Người lao động tham gia bảo hiểm xã hội ( BHXH ) bắt buộc sẽ được hưởng nhiều quyền hạn về ốm đau, thai sản, tai nạn thương tâm lao động, … Quá trình tham gia của mỗi người đều được ghi nhận trên sổ BHXH mà người đó được cấp. Dưới đây là 10 thông tin quan trọng về sổ BHXH mà ai cũng cần phải biết .10 / Người lao động có được tự chốt sổ BHXH ?8 / Trường hợp có nhiều sổ BHXH, người lao động phải làm gì ?
6/ Thủ tục cấp lại sổ BHXH mới nhất
5 / Sổ BHXH được cấp lại khi nào ?3 / Sổ BHXH do ai giữ và dữ gìn và bảo vệ ?
1/ Sổ Bảo hiểm xã hội là gì?
Khoản 1 Điều 96 Luật BHXH năm năm trước đã nêu rõ :
1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng những chính sách bảo hiểm xã hội là cơ sở để xử lý những chính sách bảo hiểm xã hội theo lao lý của Luật này .
Theo đó, sổ BHXH là loại sổ dùng để ghi chép quy trình đóng, hưởng những chính sách BHXH. Đây cũng là địa thế căn cứ quan trọng để cơ quan BHXH xử lý chính sách cho người tham gia. Những thông tin trong sổ gồm thời hạn thao tác, quy trình đóng và hưởng BHXH .
2/ Mỗi người lao động tham gia được cấp mấy sổ BHXH?
Căn cứ khoản 2 Điều 18 Luật BHXH năm năm trước, người lao động tham gia BHXH bắt buộc sẽ được cấp và tự quản lý sổ BHXH. Mẫu sổ BHXH lúc bấy giờ đang được triển khai theo pháp luật tại Quyết định 1035 / QĐ-BHXH .
Theo Quyết định này, một trong những nội dung được in ngay trên trang 04 của sổ BHXH đó là :
3. Người tham gia được cấp và dữ gìn và bảo vệ một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất. Cơ quan bảo hiểm xã hội quản trị sổ bảo hiểm xã hội khi người tham gia hưởng chính sách hưu trí, tử tuất .
Theo đó, mỗi người lao động khi tham gia BHXH bắt buộc chỉ được cấp 01 sổ BHXH duy nhất. Đồng thời mỗi người cũng chỉ được cấp 01 mã số BHXH là số định danh cá nhân duy nhất do cơ quan BHXH cấp và được ghi trên sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế (theo điểm 2.13 khoản 2 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH).
3/ Sổ BHXH do ai giữ và bảo quản?
Hiện nay, theo quy định của Luật BHXH năm 2014, người lao động có trách nhiệm giữ và bảo quản sổ BHXH mình. Nội dung này được ghi nhận cụ thể tại khoản 2 Điều 18 và khoản 3 Điều 19 Luật BHXH năm 2014 như sau:
Điều 18. Quyền của người lao động
2. Đ ược cấp và quản trị sổ bảo hiểm xã hội .
Điều 19. Trách nhiệm của người lao động
3. Bảo quản sổ bảo hiểm xã hội .
Mặc dù người lao động được trực tiếp cầm sổ BHXH nhưng trên thực tiễn, do quan ngại về việc thất lạc trong quá trình tự mình dữ gìn và bảo vệ nên lúc bấy giờ phần đông sổ BHXH đều do người sử dụng lao động giữ .
_2705172506.png "sổ bảo hiểm xã hội")
Điều này vừa giúp người lao động tránh được việc làm mất, hỏng sổ ; đồng thời giúp đơn vị chức năng sử dụng lao động thuận tiện trong việc thực thi những thủ tục hưởng chính sách cho người lao động .
Sổ Bảo hiểm xã mội – Những thông tin cần biết (Ảnh minh họa)
4/ Cách đăng ký để được cấp sổ BHXH
Theo khoản 1 Điều 96 Luật Bảo hiểm xã hội năm trước, sổ BHXH được cấp cho người tham gia. Thủ tục ĐK tham gia BHXH lần đầu được pháp luật tại Điều 23 Quyết định 595 / QĐ-BHXH như sau :
* Về hồ sơ đăng ký:
– Đối với người lao động : Nộp cho người sử dụng lao động 01 bộ hồ sơ gồm :
+ Tờ khai tham gia, kiểm soát và điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế ( Mẫu TK1-TS ) ;
+ Trường hợp được hưởng quyền hạn bảo hiểm y tế cao hơn thì bổ trợ Giấy tờ chứng tỏ ( nếu có ) .
– Đối với người sử dụng lao động : Tập hợp hồ sơ từ người lao động cùng những sách vở :
+ Tờ khai đơn vị chức năng tham gia, kiểm soát và điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế ( Mẫu TK3-TS ) ;
+ Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn thương tâm lao động, bệnh nghề nghiệp ( Mẫu D02-TS ) ;
+ Bảng kê thông tin ( Mẫu D01-TS ) .
* Về trình tự thực hiện:
– Doanh nghiệp nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH theo một trong những hình thức : Giao dịch điện tử, dịch vụ bưu chính công ích hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH .
Lưu ý : Chi nhánh của doanh nghiệp thì đóng BHXH tại địa phận nơi cấp giấy phép kinh doanh thương mại cho Trụ sở .
– Sau 05 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ, doanh nghiệp nhận sổ BHXH và thẻ bảo hiểm y tế cho người lao động .
Xem cụ thể thủ tục ĐK BHXH lần đầu tại đây .
5/ Sổ BHXH được cấp lại khi nào?
Khoản 2 Điều 46 Quyết định 595 / QĐ-BHXH năm 2017 đã lao lý đơn cử những trường hợp cấp lại sổ BHXH, gồm có :
2. Cấp lại sổ BHXH
2.1. Cấp lại sổ BHXH ( bìa và tờ rời ) những trường hợp : mất, hỏng ; gộp ; biến hóa số sổ ; họ, tên, chữ đệm ; ngày, tháng, năm sinh ; người đã hưởng BHXH một lần còn thời hạn đóng BHTN chưa hưởng .
2.2. Cấp lại bìa sổ BHXH những trường hợp : sai giới tính, quốc tịch .
2.3. Cấp lại tờ rời sổ BHXH những trường hợp : mất, hỏng .
Theo đó, người lao động khi bị mất, hỏng sổ BHXH, hay đổi khác những thông tin về số sổ ; họ, tên, chữ đệm ; ngày, tháng, năm sinh ; người đã hưởng BHXH một lần còn thời hạn đóng BHTN chưa hưởng ; giới tính, quốc tịch thì sẽ được cấp lại sổ BHXH .
Còn với những đổi khác khác, người lao động chỉ cần làm thủ tục kiểm soát và điều chỉnh thông tin sổ BHXH tại cơ quan BHXH .
Xem thêm : 3 trường hợp được cấp lại sổ bảo hiểm xã hội
6/ Thủ tục cấp lại sổ BHXH mới nhất
Căn cứ Quyết định 595 / QĐ-BHXH năm 2017, sửa đổi bởi Quyết định 505 / QĐ-BHXH năm 2020 và Quyết định 222 / QĐ-BHXH năm 2021, việc cấp lại sổ BHXH được triển khai như sau :
– Hồ sơ cần chuẩn bị:
Người lao động cần chuẩn bị sẵn sàng 01 bộ hồ sơ gồm :
+ Tờ khai tham gia, kiểm soát và điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT ( mẫu TK1-TS ) .
+ Hồ sơ tương quan kèm theo tương ứng : Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh do cơ quan có thẩm quyền về hộ tịch cấp theo pháp luật và thẻ CCCD / CMND / hộ chiếu .
– Nơi nộp:
+ Người lao động đang thao tác : Nộp hồ sơ cho đơn vị chức năng nơi đang thao tác hoặc nộp cho cơ quan BHXH trực tiếp thu .
Đơn vị sử dụng lao động phải chuẩn bị sẵn sàng thêm những sách vở sau :
+ Xác nhận Tờ khai ( TK1-TS ) khi NLĐ kiểm soát và điều chỉnh thông tin nhân thân trên sổ BHXH : thông tin kiểm soát và điều chỉnh là đúng với hồ sơ quản trị và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước pháp lý về nội dung xác nhận, ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên. Đối với người đang bảo lưu thời hạn đóng BHXH thì không phải xác nhận ;
+ Bảng kê thông tin ( mẫu D01-TS ) .
Sau đó nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH tỉnh / huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công những cấp .
– Thủ tục thực hiện:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ.
Bước 2: Nộp hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động hoặc cơ quan BHXH
+ Người lao động : Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan BHXH, Trung tâm Phục vụ HCC những cấp hoặc trải qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc thanh toán giao dịch điện tử với cơ quan BHXH .
+ Người sử dụng lao động : Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH trải qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc thanh toán giao dịch điện tử .
Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định.
Thời hạn xử lý : Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ .
Bước 4: Nhận sổ BHXH.
– Lệ phí: Không mất phí.
Không mất phí .
Thủ tục đổi sổ BHXH mới nhất (Ảnh minh họa)
7/ Thủ tục điều chỉnh thông tin sổ BHXH
Nếu người lao động có biến hóa về thông tin trên sổ BHXH nhưng không thuộc những trường hợp phải cấp lại sổ BHXH thì cần triển khai thủ tục sau :
Bước 1: Lập Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS)
Bước 2: Nộp cho cơ quan BHXH
Tại đây cơ quan BHXH sẽ tự động hóa update và kiểm soát và điều chỉnh thông tin trong cơ sở tài liệu về BHXH của người lao động .
Xem thêm : Thủ tục kiểm soát và điều chỉnh thông tin sổ bảo hiểm xã hội mới nhất
8/ Trường hợp có nhiều sổ BHXH, phải làm gì?
Khi người lao động có nhiều sổ BHXH sẽ xảy ra những trường hợp sau :
* Nhiều sổ BHXH có thời gian đóng trùng nhau
Căn cứ tại điểm 2.5 khoản 2 Điều 2 Quyết định 595 / QĐ-BHXH, trường hợp đóng trùng BHXH sẽ được hoàn trả lại số tiền BHXH đã nộp .
Đồng thời theo tiết e điểm 3.1 khoản 3 Điều 43 Quyết định 595 được sửa bởi khoản 67 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020, nếu người lao động có nhiều sổ BHXH có thời gian đóng trùng BHXH thì được cơ quan BHXH hoàn trả số tiền đã đóng thừa, bao gồm cả số tiền người lao động và người sử dụng lao động đã đóng.
Để được hoàn số tiền BHXH nêu trên, người lao động phải triển khai việc gộp sổ BHXH theo lao lý .
* Nhiều sổ BHXH có thời gian đóng không trùng nhau
Khoản 4 Điều 46 Quyết định 595 / QĐ-BHXH đã chỉ rõ :
Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời hạn đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH tịch thu toàn bộ những sổ BHXH, hoàn hảo lại cơ sở tài liệu, in thời hạn đóng, hưởng BHXH, BHTN của những sổ BHXH vào sổ mới .
Theo đó, người lao động có nhiều sổ BHXH có thời gian đóng không trùng nhau sẽ được gộp quá trình đóng của các sổ BHXH lại với nhau. Đồng thời, cơ quan BHXH sẽ tiến hành thu hồi các sổ BHXH đã cấp và cấp sổ BHXH mới cho người lao động.
Xem thêm:
9/ Thủ tục gộp sổ Bảo hiểm xã hội
Xem thêm : Phải làm gì khi người lao động có 2 sổ BHXH trở lên ?
* Thủ tục gộp sổ BHXH khi có thời gian đóng trùng nhau
– Hồ sơ cần chuẩn bị:
+ Tờ khai tham gia, kiểm soát và điều chỉnh thông tin BHXH, BHTN ( Mẫu TK1-TS ) .
+ Các sổ BHXH .
– Nơi nộp: Cơ quan BHXH tỉnh/huyện nơi quản lý hoặc cư trú.
– Thời gian giải quyết:
+ Không quá 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ .
– Lệ phí: Không.
– Kết quả:
+ Sổ BHXH .
+ Tiền hoàn trả thời hạn đóng trùng BHXH, BHTN .
+ Quyết định hoàn trả ( Mẫu C16-TS ) .
* Thủ tục gộp sổ BHXH khi có thời gian đóng không trùng nhau
– Hồ sơ cần chuẩn bị:
+ Tờ khai tham gia, kiểm soát và điều chỉnh thông tin BHXH, BHTN ( Mẫu TK1-TS ) .
+ Các sổ BHXH ý kiến đề nghị gộp ( nếu có ) .
– Nơi nộp:
+ Đơn vị sử dụng lao động .
+ Cơ quan BHXH tỉnh / huyện trực tiếp thu .
– Thời gian giải quyết:
+ Không quá 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ .
+ Không quá 45 ngày : Trường hợp phải xác định quy trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị chức năng nơi người lao động có thời hạn thao tác và phải có văn bản thông tin .
– Lệ phí: Không.
– Kết quả: Người lao động được cấp sổ BHXH mới, gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp.
Căn cứ : Quyết định 595 / QĐ-BHXH năm 2017, Quyết định 505 / QĐ-BHXH năm 2020 và Quyết định 222 / QĐ-BHXH năm 2021 .
Xem thêm …
10/ Người lao động có được tự chốt sổ BHXH?
Điểm a khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động ( BLLĐ ) năm 2019 đã nêu rõ nghĩa vụ và trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm hết hợp đồng lao động như sau :
Hoàn thành thủ tục xác nhận thời hạn đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính sách vở khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động ;
Bên cạnh đó, khoản 5 Điều 21 Luật BHXH năm năm trước cũng pháp luật :
5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời hạn đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm hết hợp đồng lao động, hợp đồng thao tác hoặc thôi việc theo pháp luật của pháp lý .
Từ những căn cứ trên, có thể thấy, trách nhiệm chốt sổ BHXH sẽ do người sử dụng lao động thực hiện, đồng thời có sự phối hợp của cơ quan BHXH. Vì vậy, người lao động không thể tự mình chốt sổ BHXH khi nghỉ việc.
Xem thêm: Người lao động nghỉ ngang có được tự chốt sổ BHXH?
Trên đây là những thông tin quan trọng liên quan đến sổ bảo hiểm xã hội mà mọi người lao động cần quan tâm. Nếu còn vấn đề vướng mắc, bạn đọc vui lòng liên hệ: 1900.6192 để được hỗ trợ.
>> 5 vướng mắc thường gặp về sổ Bảo hiểm xã hội
>> Hướng dẫn cách tra cứu bảo hiểm xã hội nhanh và chuẩn xác nhất
>> Xem thêm các Video mới nhất về lĩnh vực bảo hiểm tại đây.
