Mô tả công việc nhân viên quản lý đơn hàng đầy đủ và cụ thể nhất

Đơn vị quản lý hàng là một việc làm không quá mới, bài hát lại không nhiều người hiểu rõ về việc làm cũng như những công dụng, trách nhiệm của nó. Chính thế cho nên mà việc làm đọc diễn đạt việc làm nhân viên quản lý đơn hàng sẽ giúp ứng viên hoàn toàn có thể tưởng tượng đơn cử nhất về việc làm này. Từ đó ứng dụng thêm phần tin nhắn cho ứng dụng. Bài viết sau đây sẽ là bản miêu tả vừa đủ !

Tìm việc làm Quản Lý

1. Giới thiệu chung về vị trí nhân viên quản lý đơn vị chức năng

Giới thiệu chung về vị trí nhân viên quản lý đơn vị Đúng như tên gọi, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ đảm nhiệm toàn bộ những việc làm tương quan đến đơn hàng của shop, đại lý hoặc Trụ sở mà họ đang thao tác. Nhiều người thường nhầm lẫn rằng nhân viên quản lý đơn hàng sẽ giống như thu ngân hay bộ phận bán hàng. Song trên thực tiễn, thu ngân chỉ là một nhánh rất nhỏ của quản lý đơn hàng, và một nhân viên quản lý đơn hàng còn có tên riêng là Merchandiser. Bộ phận này sẽ thường thao tác cùng với người mua, nhà phân phối hoặc bộ phận sản xuất, kho để đáp ứng sản phẩm & hàng hóa, bảo vệ quy trình từ khâu nhận hàng cho đến khi mẫu sản phẩm đến tay người mua thuận tiện.

Nhân viên quản lý đơn hàng là một công việc văn phòng, nhìn chung nó là sự kết hợp giữa kinh doanh và quản lý kho, quản lý cửa hàng. Cho nên phần lớn các nhân viên này sẽ làm việc ở các văn phòng, trợ giúp cho bộ phận kinh doanh hoặc marketing. Đôi khi nhân viên quản lý đơn hàng cũng làm việc trực tiếp tại các cửa hàng và chịu sự quản lý của cửa hàng trưởng. Tùy thuộc vào từng quy mô, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp đó mà công việc cụ thể của vị trí này cũng có sự khác nhau. Tuy nhiên trách nhiệm cuối cùng của bộ phận này vẫn là đảm bảo về doanh số bán hàng của đơn vị mình quản lý. 

Tin tuyển dụng: Tìm việc làm nhân viên quản lý đơn hàng

2. Mô tả việc làm nhân viên quản lý đơn hàng

2.1. Tiếp nhận đơn hàng

Tiếp nhận đơn hàng 

Mặc dù không trực tiếp tìm kiếm và chốt đơn hàng với khách hàng, thế nhưng nhân viên quản lý đơn hàng sẽ phải tiếp nhận các đơn hàng từ bộ phận kinh doanh hoặc nhân viên bán hàng. Việc tiếp nhận này bao gồm các công việc cụ thể như:

• Ghi chép đơn hàng, thông tin người mua lên mạng lưới hệ thống quản lý và hóa đơn

• Sàng lọc loại mẫu sản phẩm, sản phẩm & hàng hóa trên mỗi hóa đơn

• Xác nhận phương pháp thanh toán giao dịch với người mua

• Lấy địa chỉ, thời hạn giao hàng cho người mua

• Thu và làm hóa đơn đặt cọc trước với những đơn hàng đặt trước hoặc giá trị sản phẩm & hàng hóa lớn

• Xuất hóa đơn ( so với loại hóa đơn đỏ ) theo đúng pháp luật của Pháp luật

• Gửi lại hóa đơn bản sao hoặc ảnh chụp lại cho người mua

Những công việc trên đều phải được thực hiện lần lượt và theo thứ tự đảm bảo đúng quy trình bán hàng và giao hàng của công ty, doanh nghiệp. Không chỉ vậy, thông qua việc tiếp nhận đơn hàng từ bộ phận bán hàng, nhân viên quản lý đơn hàng có thể nắm được số lượng đơn hàng một ngày, từ đó có thể thống kế để gửi lại cho bộ phận kế toán doanh thu. 

2.2. Theo dõi quy trình tiến độ sản xuất và vận đơn

Công việc thứ hai mà nhân viên quản lý đơn hàng phải làm đó chính là theo dõi tiến độ sản xuất và vận đơn. Việc theo dõi này sẽ kéo dài từ khi bộ phận này gửi yêu cầu xuất hàng đến bộ phận sản xuất hoặc bộ phận kho. Trong quá trình, các bạn phải luôn nắm được tình hình sản xuất cũng như chuẩn bị đơn hàng đã đến đâu. Trong một vài trường hợp thì nhân viên quản lý đơn hàng còn phải cập nhập tiến độ này lên trên hệ thống đơn hàng của khách hàng ở ứng dụng đặt hàng hoặc các website. Đây được xem một nhiệm vụ điển hình mới đối với nhân viên quản lý đơn hàng của doanh nghiệp kinh doanh thương mại điện tử hiện nay. Nếu tiến độ sản xuất hoặc xuất kho bị chậm trễ thì các bạn cũng có trách nhiệm hối thúc để đảm bảo kịp thời gian giao hàng cho khách. 

2.3. Làm thủ tục xuất hàng

Làm thủ tục xuất hàng

Sau khi hàng hóa đã được chuẩn bị đầy, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ tiếp tục thực hiện công việc đóng gói và gửi hàng. Ở đây, công việc này sẽ được chia ra làm 2 hình thức cụ thể đó là đối với đơn hàng ship COD (khách hàng trả tiền sau khi nhận hàng) và đơn hàng ship thường (khách hàng thanh toán trước khi nhận hàng). Tùy từng hình thức mà thủ tục xuất hàng cũng có sự khác nhau để đảm bảo sự an toàn tuyệt đối của đơn hàng khi đến tay khách hàng. Để thực hiện trơn tru công việc này, bộ phận quản lý đơn hàng sẽ phải làm việc với một bên thứ ba đó chính là bộ phận vận chuyển. Trong đó nếu như bộ phận vận chuyển là một công ty khác, thì nhân viên quản lý đơn hàng cũng chịu trách nhiệm về việc hợp tác và thanh toán với công ty này. 

2.4. Hỗ trợ vướng mắc của khách về đơn hàng

Tuy không phải bộ phận thao tác với người mua từ đầu nhưng nhân viên quản lý đơn hàng vẫn phải triển khai tương hỗ người mua sau khi đơn hàng thành công xuất sắc. Công việc tương hỗ này thực thi qua 2 cách :

• Thứ nhất nhân viên quản lý đơn hàng tự động hóa liên lạc với người mua để hỏi về thưởng thức người mua về dịch vụ

• Thứ hai người mua khi có vướng mắc gọi điện hoặc email lại về đơn hàng, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ có nghĩa vụ và trách nhiệm giải đáp cũng như đưa ra hướng xử lý

Việc tương hỗ người mua này nhằm mục đích mục tiêu đó là giúp cho bộ phận quản lý đơn hàng hoàn toàn có thể nắm được hiệu quả của đơn hàng cũng như giữ được nguồn người mua lâu dài hơn cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, những tình hình hoặc yếu tố phát sinh về đơn hàng sau khi giao ấy qua quy trình tương hỗ cũng sẽ được bộ phận này gửi về và báo cáo giải trình lại cho những bộ phận tương quan. Từ đó bảo vệ được quyền hạn người mua cũng như uy tín doanh nghiệp.

2.5. Xử lý những hóa đơn, chứng từ

Xử lý các hóa đơn, chứng từ 

Thứ năm không thể thiếu khi nói về công việc của nhân viên quản lý đơn hàng chính là việc xử lý các hóa đơn, chứng từ. Vì làm việc liên quan trực tiếp đến đơn hàng cho nên việc xuất và làm hóa đơn, đặc biệt là làm hóa đơn đỏ cũng thuộc trách nhiệm của bộ phận này. Để xử lý các loại hóa đơn, chứng từ này đôi khi nhân viên quản lý đơn hàng cũng phải làm việc cùng bộ phận kế toán. Thông qua việc trao đổi giữa 2 bộ phận, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ có những số liệu chuẩn xác nhất, đồng thời kế toán cũng nắm được tình hình doanh thu để sao lưu dữ liệu, giải trình trước thanh tra Thuế. 

2.6. Báo cáo tình hình đơn hàng theo định kỳ

Cuối cùng, mỗi nhân viên quản lý đơn hàng phải có nghĩa vụ và trách nhiệm tổng hợp cũng như báo cáo giải trình tổng số đơn hàng, tình hình đơn hàng theo định kỳ hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Trong báo cáo giải trình, nhân viên quản lý đơn hàng phải ghi rõ tình hình đơn hàng như :

• Phân loại những giá trị đơn hàng

• Tính tổng giá trị những đơn hàng theo loại và tổng hợp

• Ghi rõ những đơn hàng còn chưa xong

• Ghi rõ những đơn hàng đã xong

• Thống kê những đơn hàng của người mua cũ

• Thống kê các đơn hàng của khách hàng lần đầu 

• …

Tất cả những số liệu báo cáo giải trình này sẽ được trình duyệt tại những cuộc họp trước toàn thể ban quản trị, ban chỉ huy doanh nghiệp. Đồng thời sẽ được đối chứng với những hiệu quả của phòng kinh doanh thương mại, phòng kế toán, kho hàng để có được hiệu quả bán hàng đúng chuẩn nhất trong khoảng chừng thời hạn cố định và thắt chặt được tổng hợp để làm báo cáo giải trình.

Xem thêm: Mô tả công việc Product manager

3. Yêu cầu khi tuyển dụng nhân viên quản lý đơn hàng

Yêu cầu khi tuyển dụng nhân viên quản lý đơn hàng  Với mỗi quy mô doanh nghiệp mà nhu yếu khi tuyển dụng nhân viên quản lý đơn hàng cũng có sự khác nhau. Song nhìn chung, nhu yếu tuyển dụng bộ phận này không quá chú trọng vào trình độ trình độ mà thay vào đó là kiến thức và kỹ năng cũng như thái độ và kinh nghiệm tay nghề thao tác trước đó. Trong đó, về trình độ trình độ hoàn toàn có thể đơn thuần là tốt nghiệp những trường ĐH, cao đẳng tầm trung về bất kể ngành nào tương quan đến kinh doanh thương mại, thương mại hoặc những ngành thuộc nhóm ngành dịch vụ, kế toán, … Ở một vài vị trí nhân viên quản lý đơn hàng tại shop kinh doanh nhỏ, nhà tuyển dụng còn gật đầu so với ứng viên chỉ cần tốt nghiệp trung học phổ thông trở lên.

Tuy nhiên đổi lại, điều kiện cần nhất về kỹ năng làm việc của vị trí này khi tuyển dụng đó là sự thành thạo về các phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý đơn hàng và các ứng dụng tin học văn phòng khác. Không chỉ vậy ứng viên còn phải biết cách sử dụng các loại máy thu ngân, máy in hay kiến thức về các loại hóa đơn bán hàng để có thể đảm bảo việc chính xác trong quá trình quản lý đơn hàng. Tiếp đó, các điều kiện khác về kỹ năng mềm, thái độ cần có ở ứng viên ứng tuyển vị trí này bao gồm:

• Nhanh nhẹn, tháo vát trong việc làm

• Có nhạy bén với số lượng cũng như những loại hóa đơn, chứng từ

• Linh hoạt giải quyết và xử lý những trường hợp xảy ra với người mua và đơn hàng

• Kỷ cương, tuân thủ những tiến trình bán hàng, vận đơn, xuất kho của doanh nghiệp

• Có năng lực thao tác nhóm hiệu suất cao với những bộ phận khác

• Chủ động, cẩn trọng và cần mẫn trong những việc làm thuộc nghĩa vụ và trách nhiệm

• Trung thực và luôn có ý chí cầu tiến trong việc làm

• Không ngại khó và chuẩn bị sẵn sàng học hỏi

4. Mức lương và đãi ngộ dành cho nhân viên quản lý đơn hàng

Mức lương và đãi ngộ dành cho nhân viên quản lý đơn hàng Một trong những điều mà ứng viên chăm sóc nhất khi nhìn vào một tin tuyển dụng đó chính là mức lương và đãi ngộ. Cũng như những bộ phận, vị trí việc làm khác, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ được hưởng những chủ trương đãi ngộ của doanh nghiệp như :

• Được đóng vừa đủ những loại bảo hiểm theo lao lý của nhà nước

• Được khám sức khỏe thể chất tổng quát định kỳ hàng năm

• Được thao tác trong những thiên nhiên và môi trường năng động

• Được phát huy những thế mạnh của bản thân

• Được tăng lương theo số năm góp sức

• Được thưởng sinh nhật, lễ, Tết vừa đủ

• Được đào tạo và giảng dạy và tu dưỡng nhiệm vụ nâng cao

• Được mở rộng mối quan hệ thông qua khách hàng và đối tác 

Đáng quan tâm là mức lương của vị trí này, bạn hoàn toàn có thể nhận được từ 7.000.000 đ cho đến 9.000.000 đ một tháng. Đây là lương cơ bản, quân đội và được nhìn nhận là không thay đổi ở thành phố lớn và khá cao so với lao động ở nông thôn.

Với các quyền lợi trên, còn điều gì khiến bạn phải nâng cấp mà không đi ứng dụng nhân viên quản lý đơn hàng. Không chỉ thông qua bản mô tả công việc nhân viên quản lý đơn hàng, nếu bạn là doanh nghiệp, bạn có thể tạo ngay một JD thu hút để đăng ký lên trang web timviec365.com để tìm ứng dụng có chất lượng tốt nhất! Các bạn có thể tham khảo mẫu mô tả dưới đây!

Mô tả việc làm nhân viên quản lý đơn hàng. doc