Phần này tập trung chuyên sâu vào bước chuẩn bị sẵn sàng những bản in của những slide Powerpoint phát cho người theo dõi cũng như bản in dành riêng cho người thuyết trình có kèm ghi chú trong buổi trình diễn. Bạn đang xem : Handout trong powerpoint là gì
Bước này rất đơn giản, bạn chỉ cần xác định bố cục cho các tài liệu phát cho khán giả muốn in (gọi là handout). Nếu muốn hiệu chỉnh layout thì vào Handout Master để hiệu chỉnh trước khi in.
Bạn đang xem : Handout trong powerpoint là gì
Handout có các lựa chọn như: 2, 3, 4, 6 hoặc 9 slide in trên một trang. Chiều của trang giấy bạn có thể chọn là nằm ngang hoặc dọc. Thông thường, người ta in handout là 2 slide trên một trang giấy khổ A4 với chiều dọc.
Mục lục
In handout
Để in handout, bạn làm theo các bước sau:
Chọn Office -> Print. Hộp thoại Print Open
Hộp thoại PrintChọn máy in, tại Print Range có những tùy chọn sau :ƒ All: in toàn bộ bài trình diễn.ƒ Current Slide: chỉ in slide hiện hành (slide dang chọn trước khi vào lệnh in).ƒ Selection: chỉ in các slide đang chọn trước khi vào lệnh.ƒ Custom Show: chỉ in các slide trong custom show mà bạn đã thiết lậpƒ Slides: in các slide mà bạn nhập vào hộp bên cạnh. Ví dụ để in từ slide 1 đến 6 thì nhập vào 1-5, để in các slide 2, 4, 5, 6, 7, 8 thì nhập vào 2, 4-8.: in hàng loạt bài trình diễn. ƒchỉ in slide hiện hành ( slide dang chọn trước khi vào lệnh in ). ƒ : chỉ in những slide đang chọn trước khi vào lệnh. ƒchỉ in những slide trong custom show mà bạn đã thiết lậpƒ : in những slide mà bạn nhập vào hộp bên cạnh. Ví dụ để in từ slide 1 đến 6 thì nhập vào 1/5, để in những slide 2, 4, 5, 6, 7, 8 thì nhập vào 2, 4-8 .
Nhập số lượng bản in cần thiết vào hộp Number of Copies (mặc định là 1). chọn tùy chọn Collate nếu muốn các bộ in ra lần lượt trọn bộ này rồi đến bộ khác.
Tại hộp Print What, …Nội dung chỉ dành cho thành viên… Chờ chút, hãy để lại email, chúng tôi sẽ gửi bài vào email bạn, cùng nhiều bài khác nữa.
Tại hộp Color/Grayscale, bạn chọn kiểu in màu sắc khi in:
ƒColor: In đầy đủ màu sắc, màu sắc các slide in ra (trên máy in màu) sẽ giống với các slide mà bạn chiếu trên máy tính.ƒGrayscale: In với tông màu xám, các màu nền sẽ không được in ra, các màu sắc sẽ được PowerPoint điều chỉnh sao cho bản in ra đҽp và rõ ràng nhất.ƒPure Black and White: Tùy chọn này thích hợp cho việc gửi fax hoặc in lên phim máy chiếu overhead.: In khá đầy đủ sắc tố, sắc tố những slide in ra ( trên máy in màu ) sẽ giống với những slide mà bạn chiếu trên máy tính. ƒ : In với tông màu xám, những màu nền sẽ không được in ra, những sắc tố sẽ được PowerPoint kiểm soát và điều chỉnh sao cho bản in ra đҽp và rõ ràng nhất. ƒ : Tùy chọn này thích hợp cho việc gửi fax hoặc in lên phim máy chiếu overhead .
Các tùy chọn hữu ích khác:
ƒ Scale to Fit Paper: Phóng to kích thước các slide (nên dùng)ƒ Frame Slides: Có thêm khung cho các slide trên handout (nên dùng khi nền slide là màu trắng)ƒ Print Comments: In các chú thích trên slideƒ Print Hidden Slides: In cả các slide đang ẩnƒ High Quality: Tối ưu hóa chất lượng bản in: Phóng to kích cỡ những slide ( nên dùng ) ƒ : Có thêm khung cho những slide trên handout ( nên dùng khi nền slide là màu trắng ) ƒ : In những chú thích trên slideƒ : In cả những slide đang ẩnƒ : Tối ưu hóa chất lượng bản inNếu muốn, bạn hoàn toàn có thể nhấn nút Preview để xem trước hình dáng của bản in, sau đó nhấn nútPrint để trở về hộp thoại Print .Nhấn OK để in handout ra giấy .
Bài này thuộc chuyên đề Hướng dẫn PowerPoint, bạn có thể click vào để xem các bài khác cùng chuyên đề này.
Sử dụng Handout Master
Các bài trong chuyên đề Hướng dẫn học PowerPoint online
Giống như Slide Master, Handout Master giúp bạn điều chỉnh bố cục, định dạng dùng chung của handout. Để vào Handout Master, bạn chọn ngăn View và nhấp Handout Master, cửa sổ Handout Master như hình sau:
hành lang cửa số Handout MasterChọn số slide trên mỗi trang in, bạn vào Slides Per Page và chọn số slide trên mỗi trang in
Chọn số slide trên mỗi trang in và những placeholder trên handout
Handout Master có bốn placeholders theo mặc định là: Header, Footer, Date, và Page Number được bố trí ở bốn góc của handout.
ƒ Header: ở góc trên bên trái, bạn có thể nhập đoạn văn bản vào đây.ƒ Footer: ở góc dưới bên trái handout, bạn có thể nhập đoạn văn bản vào đây.ƒ Date: ở góc trên bên phải, nó sẽ hiện ngày tháng hiện hành nếu được chọn.ƒ Page Number: ở góc dưới bên phải và có sẵn ký hiệu. Ký hiệu này sẽ được thay bằng số trang in in.: ở góc trên bên trái, bạn hoàn toàn có thể nhập đoạn văn bản vào đây. ƒ : ở góc dưới bên trái handout, bạn hoàn toàn có thể nhập đoạn văn bản vào đây. ƒ : ở góc trên bên phải, nó sẽ hiện ngày tháng hiện hành nếu được chọn. ƒ : ở góc dưới bên phải và có sẵn ký hiệu. Ký hiệu này sẽ được thay bằng số trang in in .Bạn hoàn toàn có thể dùng chuột vận động và di chuyển và sắp xếp lại những placeholder hoặc xóa chúng đi bằng phím Delete hoặc bỏ chọn những placeholder này trên thanh Ribbon .
Để điều chỉnh hướng trang in cho handout, bạn vào …Nội dung chỉ dành cho thành viên…Để điều chỉnh hướng trang in cho các slide trên handout, bạn vào thanh Ribbon -> chọn Slide Orientation tại nhóm Page Setup -> chọn hướng là Portrait (dọc) hoặc Landscape (ngang).
Bạn có thể định dạng kiểu nền, các bộ màu, font chữ và các mẫu (theme) và các hiệu ứng cho handout từ nhóm Edit Theme trên thanh Ribbon. (Các Theme cho handlout ít khi được sử dụng vì trên handout thường không có các đối tượng để áp dụng).
Thêm header và footer vào handout
Thêm tiêu đề đầu và chân slide vào bản in handout, bạn vào …Nội dung chỉ dành cho thành viên… hộp thoại Header and Footer xuất hiện như hình sau:
Hộp thoại Header and Footer thêm header và footer cho bản in Handout
Chọn Tab Note and Handout (Quan trọng) để thiết lập các header, footer cho Note và bản in Handout. Các header & footer này sẽ xuất hiện trong bản in chứ không phải xuất hiện trong silde.
Header và footer thiết lập trong Open trong bản in Handout
Cần phân biệt với trường hợp header & footer trong slide như hình ngay dưới đây:
Hộp thoại Header and Footer
In các slide Powerpoint có kèm ghi chú dành cho diễn giả
Giống như handout, nhưng trước khi in các bản in có ghi chú (notes pages) thì bạn phải kiểm tra hoặc nhập thông tin ghi chú các các slide. Trước hết, bạn phải chuyển sang chế độ Notes Page bằng cách vào thanh Ribbon -> chọn ngăn View -> chọn Notes Page.Xem thêm : Scrum ( Mô Hình Scrum Là Gì ? Scrum ( Mô Hình Phát Triển Phần Mềm )
Ghi chú cho slide trong chính sách Notes Page
Bạn có thể thay đổi định dạng cho các Notes Page bằng cách vào Ribbon -> View -> Notes Master. Các hiệu chỉnh có thể là:
ƒ Di chuyển những placeholder cho slide, cho vùng ghi chú hoặc những header và footer .ƒ Thay đổi font chữ cho các văn bản.ƒ Thay đổi kích thước của placeholder.ƒ Thêm ClipArt hoặc hình ảnh vào.ƒ Thêm màu, nền dạng kết cấu (textured) hoặc hoa văn (patterned) vào các trang ghi chú.ƒ Thay đổi font chữ cho những văn bản. ƒ Thay đổi kích cỡ của placeholder. ƒ Thêm ClipArt hoặc hình ảnh vào. ƒ Thêm màu, nền dạng cấu trúc ( textured ) hoặc hoa văn ( patterned ) vào những trang ghi chú .
Sau khi hiệu chỉnh xong thì nhấn nút Close Master View để trở về chế độ soạn thảo Normal.
Muốn in Notes Pages thì bạn vào Office -> Print, hộp thoại Print xuất hiện. Tại Print What, bạn chọn Notes Pages, sau đó thiết lập thêm các tùy chọn khác như phần hướng dẫn trên và nhấn nút OK để in.
Thêm và hiệu chỉnh chú thích cho slide
Chúng ta hoàn toàn có thể thêm và hiệu chỉnh những chú thích ( comment ) cho slide. Các bước triển khai :
• Thêm mới: chọn slide cần thêm comment -> chọn ngăn Review và nhấp chọn nút New Comment -> Nhập nội dung chú thích vào hộp văn bản -> Nhấp chuột ra khỏi vùng comment để hoàn tất.
• Hiệu chỉnh: chọn comment cần hiệu chỉnh bằng cách nhấn nút Show Markup trong ngăn Review của thanh Ribbon -> sau đó nhấn nút Next (di chuyển tới) hoặc Previous (di chuyển lui) trong các comment có trên slide để đến comment cần hiệu chỉnh -> nhấn nút Edit Comment và bắt đầu hiệu chỉnh -> nhấp ra khỏi vùng comment đề hoàn tất việc hiệu chỉnh.
• Xóa: chọn comment cần xóa -> nhấn phí Delete trên bàn phím để xóa hoặc vào ngăn Review -> chọn Delete. Có các tùy chọn sau:
ƒ Delete: xóa comment đang chọn.ƒ Delete All Markup on the Current Slide: xóa tất cả comment trên slide hiện hành.ƒ Delete All Markup in this presentation: xóa tất cả comment trong bài thuyết trình này.xóa comment đang chọn. xóa tổng thể comment trên slide hiện hành. xóa toàn bộ comment trong bài thuyết trình này .
• Sao chép nội dung comment: chọn comment cần sao chép -> nhấp phải chuột -> chọn lệnh Copy Text -> nhấn nút Paste tại ngăn Home của Ribbon để dán đoạn văn bản vào slide.
In ấn dàn bài
Khi bài trình diễn có chứa nhiều đoạn văn ( nằm trong những placehoder ), bạn hoàn toàn có thể sẽ in nó dưới dạng dàn bài ( outline ) cho dễ theo dõi. Các bước in dạng outline như sau :
Vào Office -> chọn Print, hộp thoại Print xuất hiện. Tại Print What, bạn chọn Outline View -> chọn các thiết lập khác sau đó nhấn OK để in.
Chuyển handout / notes pages từ Powerpoint sang Word
Việc chuyển các Handout hoặc Notes Pages sang Word sẽ giúp bạn có thể thêm các định dạng mong muốn khác mà PowerPoint không hỗ trợ trước khi in. Các bước thực hiện việc chuyển
Handout hoặc Notes Pages sang MS Word như sau:
Chọn … Nội dung chỉ dành cho thành viên … hộp thoại sẽ Open như hình sau :
Chuyển handout hoặc notes pages sang Wordƒ chọn kiểu layout để chuyển dang Word
ƒNếu Paste được chọn, thì các handout hoặc notes pages sẽ độc lập trong tài liệu Word, ngược lại thì bạn chọn Paste link để mỗi khi có sự hiệu chỉnh trên slide thì các hiệu chỉnh này sẽ tự động cập nhật sang tài liệu Word.
ƒNhấp OK, Word sẽ mở lên và những slide sẽ được lần lượt chuyển sang Word .
In slide Powerpoint 2 mặt
Dù là Word, Excel hay Power Point thì bạn cũng chỉ hoàn toàn có thể tùy chọn in trên 1 mặt giấy so với máy in thường thì, do vậy tất cả chúng ta sẽ phải lựa chọn in trang theo kiểu chẵn – lẻ, tức là in một mặt gồm toàn bộ những trang chẵn sau đó lật lại in một mặt gồm tổng thể những trang lẻ .
In slide PowerPoint 2 mặt tiết kiệm chi phí giấy. Chọn những slide cần in trong mục Slide .
Ví dụ:
Bạn in Handout cho 12 slide Powerpoint, in thành 6 trang, mỗi trang 2 slide trên 1 mặt như vậy ta sẽ có tổng số 3 tờ A4 :Trang 1: Slide 1, 2Trang 2: Slide 3, 4Trang 3: Slide 5, 6Trang 4: Slide 7, 8Trang 5: Slide 9, 10Trang 6: Slide 11,12Trang 1 : Slide 1, 2T rang 2 : Slide 3, 4T rang 3 : Slide 5, 6T rang 4 : Slide 7, 8T rang 5 : Slide 9, 10T rang 6 : Slide 11,12
Như vậy bạn in đợt 1 gồm các trang lẻ, bạn in các slide sau: 1,2,5,6,9,10
Sau đó, quan trọng nhất, bỏ lại những tờ giấy này vào … Nội dung chỉ dành cho thành viên … rồi in đợt 2 :Đợt in 2 gồm những trang chẵn, bạn in những slide sau : 3,4,7,8,11,12Nếu bạn muốn cảm ơn, vui vẻ sử dụng những icon Facebook phía dưới cùng để san sẻ cho bạn hữu mình. Đó là cách để trình làng cũng như giúp chúng tôi tăng trưởng .
