Chúng ta vẫn thường nghe nhắc đến nghề nghiệp thư ký văn phòng nhưng lại khá ít người hiểu rõ về công việc này. Vậy thư ký văn phòng là gì? Để hiểu hơn về nghề này mời mọi người cùng tham khảo thông tin chia sẻ dưới đây ngay nhé!
Thư ký văn phòng là gì?
Thư ký văn phòng là gì? Thư ký văn phòng là một trong những công việc trong ngành quản trị văn phòng doanh nghiệp. Là người đảm nhận các công việc liên quan đến công tác quản lý, điều hành chung trong văn phòng. Đồng thời thực hiện các vấn đề liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính nhân sự, hồ sơ, văn bản, họp hành, tiếp khách,… Đây được xem là vị trí đóng vai trò hỗ trợ quan trọng và thiết thực tại các văn phòng doanh nghiệp.
Thư ký văn phòng ngày này đã trở thành một ngành nghề thông dụng trong xã hội, đóng vai trò mật thiết với những công tác làm việc quản lý và điều hành, vận hành doanh nghiệp. Chính thế cho nên nó trở thành ngành nghề được nhiều bạn trẻ lúc bấy giờ chăm sóc, khuynh hướng .
Chức năng nhiệm vụ của thư ký văn phòng
Chức năng nhiệm vụ của thư ký văn phòng cũng là một trong những vấn đề được đề cập và quan tâm khá nhiều. Dưới đây là các công việc cơ bản của một thư ký văn phòng bạn có thể tham khảo để hiểu rõ hơn:
Sắp xếp lịch làm việc ở cơ quan
Công việc quan trọng nhất trong những nhiệm vụ của thư ký văn phòng đó là sắp xếp lịch làm việc tại văn phòng. Người thư ký cần nắm rõ được kế hoạch cụ thể của toàn bộ doanh nghiệp, từ đó lên kế hoạch sắp xếp chi tiết, cụ thể phù hợp để công việc được triển khai hiệu quả. Đồng thời cũng lên kế hoạch lịch họp, công tác của các sếp.
Trong những cuộc họp, thư ký còn tiếp đón vai trò ghi chép, tàng trữ những thông tin chính để Giao hàng công tác làm việc quản trị, điều hành quản lý .
Tiếp nhận và xử lý thông tin
Nhanh nhạy trong việc làm là điều thiết yếu ở một thư ký chuyên nghiệp. Tiếp nhận thông tin và nhanh gọn hoàn tất việc làm được giao. Trợ giúp những sếp xử lý những việc làm nội bộ nhanh gọn, đúng chuẩn và bảo mật thông tin. Ngoài ta thư ký còn là người tập hợp những số liệu, tài liệu tìm hiểu thêm cho cấp trên khi thiết yếu .
Đón tiếp khách hàng
Nhiệm vụ của người thư ký văn phòng còn được thể hiện qua việc khéo léo trong công tác đón tiếp khách hàng. Thư ký văn phòng trong nhiều trường hợp sẽ đảm nhận vai trò tiếp khách và giải quyết công việc trong giới hạn làm việc của mình. Tiếp nhận thông tin, ý kiến của khách và xử lý nhanh chóng nhất có thể.
Sắp xếp các chuyến đi công tác cho cấp trên
Bên cạnh những việc làm nêu trên, thư ký còn cần thực thi những việc làm như sắp xếp lịch trình chuyến đi cho những cấp chỉ huy, lên kế hoạch hẹn gặp người mua, đặt vé máy bay, đặt khách sạn, tạm ứng và quyết toán những ngân sách trong những chuyến đi .
Làm thư ký văn phòng cần những phẩm chất và kỹ năng gì?
Trên đây chúng ta đã nắm được các công việc cơ bản của một thư ký. Và chắc chắn bạn sẽ thắc mắc với những chức năng của thư ký văn phòng nêu trên, cần có những phẩm chất và kỹ năng như thế nào để có thể đảm nhận vị trí công việc này. Dưới đây là những kỹ năng và phẩm chất cần thiết, bạn có thể tham khảo để hiểu rõ hơn nhé!
Các kiến thức chuyên môn cần nắm được
-
Hiểu về ngành nghề thư ký của mình, hiểu rõ nhiệm vụ của một thư ký văn phòng
- Nắm vững những thao tác và nhiệm vụ trình độ, thực thi đúng nhu yếu và hiệu suất cao nhất
- Có năng lực truyền đạt thông tin, hướng dẫn
- Nắm vững những kỹ năng và kiến thức cơ bản trong nhiệm vụ hành chính
- Có kỹ năng và kiến thức và kỹ năng và kiến thức sử dụng những trang thiết bị tại văn phòng
Kỹ năng quản lý là điều cần thiết
Biết cách sắp xếp và tổ chức triển khai những việc làm, tương hỗ cấp trên trong công tác làm việc quản trị văn phòng, nhân sự, quản trị hồ sơ, tài liệu, thông tin. Thư ký văn phòng nhất định phải là một người có tư duy logic và nhạy bén để kịp thời phản ứng và giải quyết và xử lý những yếu tố trong tổ chức triển khai quản trị doanh nghiệp .
Thư ký văn phòng cần có kỹ năng giao tiếp tốt
Là một thư ký bạn sẽ tiếp đón khá nhiều vai trò trong một doanh nghiệp, chính thế cho nên tiếp xúc tốt và yếu tố quan trọng để đạt được hiệu suất cao việc làm. Bạn cần tạo cho mình một phong thái tự tin, giọng nói thuyết phục. Đặc biệt là sự hiểu biết sâu rộng trong việc làm và cả xã hội .
Thành thạo các kỹ năng vi tính, tin học
Làm việc trong một doanh nghiệp ở thời 4.0 nhất định bạn phải thành thạo các kỹ năng công nghệ thông tin cơ bản. Công việc của một thư ký đòi hỏi làm việc máy tính và các trang thiết bị hiện đại khác mỗi ngày. Vì vậy bạn cần phải biết sử dụng các chương trình cơ bản như: Word, Excel, soạn hợp đồng, văn bản, thư mời,…
Nhạy bén trong công việc, kiên định và có chính kiến
Đây là phẩm chất rất quan trọng của thư ký văn phòng. Đóng vai trò là người sắp xếp toàn bộ những việc làm, kế hoạch của công ty, thư ký phải thực sự là người nhạy bén để hoàn toàn có thể giải quyết và xử lý tốt thông tin và những trường hợp phát sinh. Trong nhiều trường hợp thiết yếu hoàn toàn có thể xử lý yếu tố thay cấp trên. Nếu không cũng cần biết cách điều hướng việc làm sang một hướng có lợi cho công ty mình nhất .
Xem thêm học ngành quản trị văn phòng ra làm gì để định hướng công việc cho tương lai của mình tốt hơn nhé!
Như vậy những chia sẻ trên đây hy vọng đã giúp mọi người hiểu được thư ký văn phòng là gì và các vấn đề liên quan. Nếu bạn đang quan tâm ngành nghề này thì chắc chắn đây là những thông tin hữu ích dành cho bạn. Tham khảo và trau dồi ngay các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho bản thân mình để theo đuổi công việc này trong tương lai sắp tới nhé!
