Hường Nguyễn
Hàng tồn dư luôn là mối bận tâm so với nhiều doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng tác động trực tiếp đến nguồn vốn thời gian ngắn cho những hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại của doanh nghiệp. Hàng tồn dư gây tốn kém ngân sách kho bãi, quản trị, giảm chất lượng mẫu sản phẩm … nếu không được trấn áp và nhìn nhận hiệu suất cao. Do đó, yếu tố của doanh nghiệp là cần phải có một tiến trình kiểm kê hàng tồn dư hài hòa và hợp lý, tính logic và đúng chuẩn cao, tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn, ngân sách. Dưới đây là một quy trình tiến độ kiểm kê hàng tồn dư mẫu dành cho những bạn tìm hiểu thêm và vận dụng trong quy mô doanh nghiệp của mình .
MỤC LỤC: NỘI DUNG BÀI VIẾT
1. Kiểm kê là gì? Ý nghĩa của kiểm kê
2. Phương pháp kiểm kê hàng hóa
3. Quy trình kiểm kê kho
4. Kinh nghiệm kiểm kê kho hiệu quả
5. Phần mềm quản lý kho
1. Kiểm kê là gì? Ý nghĩa của kiểm kê
Theo Luật kế toán thì kiểm kê là việc cân đo, đong, đếm số lượng, xác nhận và nhìn nhận chất lượng, giá trị của gia tài, nguồn vốn hiện có tại thời gian kiểm kê để kiểm tra, so sánh số liệu trong sổ kế toán .
Ý nghĩa của kiểm kê hàng tồn dư
– Kiểm soát sản phẩm & hàng hóa ngặt nghèo, nhanh gọn xác lập được những loại sản phẩm hết hạn hoặc gần hết hạn, hàng có yếu tố, hàng có lượng tồn vượt định mức … để có cách giải quyết và xử lý thích hợp .
– Giải phóng hàng tồn dư đúng lúc, góp thêm phần hạn chế sự tiêu tốn lãng phí không đáng có khi phải vứt bỏ loại sản phẩm hết hạn ; giảm ngân sách kho bãi, nhân công …
– Góp phần tịch thu và sử dụng hiệu suất cao vốn lưu động cho những hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại khác thiết yếu hơn .
– Kịp thời phát hiện những yếu tố trong báo cáo giải trình tồn dư như sự yếu kém trong năng lượng quản trị kho ; gian lận lấy cắp hay tuồn hàng ra ngoài … để có giải pháp giải quyết và xử lý kịp thời .
Sử dụng máy kiểm kho để kiểm kê sản phẩm & hàng hóa
2. Phương pháp kiểm kê hàng hóa
Hiện nay, những doanh nghiệp thường sử dụng 2 chiêu thức kiểm kê hàng tồn dư sau đây :
– Kiểm kê hàng tồn thường xuyên
Mức độ kiểm kho tiếp tục theo ngày, tuần hoặc sau mỗi đợt xuất nhập hàng. Áp dụng cho doanh nghiệp tàng trữ những loại sản phẩm thiết bị, máy móc, sản phẩm & hàng hóa đặc trưng có giá trị cao, đơn vị chức năng kiến thiết xây dựng lắp ráp, …
Ưu điểm : xác lập được đúng chuẩn, liên tục lượng hàng tồn dư vào bất kể thời gian nào, hạn chế tối đa những yếu tố thất thoát, xô lệch. Chủ doanh nghiệp sẽ chớp lấy được tình hình sản phẩm & hàng hóa sớm để có kế hoạch kinh doanh thương mại, xả hàng .
Hạn chế : tốn nhân sự lẫn thời hạn, khối lượng việc làm của kế toán cũng nhiều hơn .
– Kiểm kê hàng tồn định kỳ
Thời gian kiểm hàng tồn dư được lên kế hoạch đơn cử, ví dụ như hàng tháng, hàng quý, nửa năm hay theo cuối kỳ quy ước của doanh nghiệp .
Hình thức này được nhiều doanh nghiệp lúc bấy giờ vận dụng so với mô hình kinh doanh thương mại hàng số lượng lớn, giá trị thấp hoặc trung bình, loại sản phẩm phong phú chủng loại mẫu mã, hàng thương mại điện tử tiếp tục xuất lẻ, …
Ưu điểm : việc làm tập trung chuyên sâu vào một thời gian, không mất nhiều thời hạn như hình thức kiểm kê liên tục. Giảm áp lực đè nén cho nhân viên cấp dưới kế toán về dài hạn .
Hạn chế : thời hạn giãn cách giữa những lần kiểm kho khá xa, nên chủ doanh nghiệp khó chớp lấy đúng mực tình hình, nếu có yếu tố sơ sót sẽ khó tìm hiểu phát hiện hơn .
Như vậy, tùy nhu yếu của doanh nghiệp cũng như quy mô kho, loại hàng, nguồn nhân lực và chủ trương kho hàng để chọn ra chiêu thức kiểm kê hàng tồn dư tương thích .
>>> Xem thêm: Thủ tục nhập khẩu máy đọc mã vạch
3. Quy trình kiểm kê kho
– Trước khi kiểm kê hàng tồn kho
Đối với kiểm kê hàng định kỳ, việc làm như sau :
– Thông báo cho những bộ phận tương quan để có sự sẵn sàng chuẩn bị tốt hơn. Trong những ngày thực thi kiểm kê kho hàng, nếu cảm thấy thiết yếu hoàn toàn có thể thông tin với nhà cung ứng hoặc đối tác chiến lược, người mua ( nếu có ) để tránh sự phiền hà, hoặc hạn chế tần suất nhập xuất hàng .
– Phân công người chịu trách nhiệm tham gia kiểm kê kho hàng (thường là thủ kho kết hợp với kế toán, hoặc người quản lý, chủ doanh nghiệp,…).
– Lên kế hoạch kiểm kê đơn cử : khu vực nào kiểm hàng trước, khu vực nào kiểm hàng sau, từ ngày nào đến ngày nào, …
Trước ngày triển khai kiểm kho, cần thanh tra rà soát lại báo cáo giải trình list tồn dư gần nhất để triển khai thanh lý, xả hàng hoặc giải quyết và xử lý hàng cận date, hàng hư lỗi, … Việc này nhằm mục đích để giảm bớt khối lượng việc làm trong quy trình tiến độ kiểm kê sản phẩm & hàng hóa .
– Các bước kiểm kê hàng hóa
Bước 1 : Căn cứ vào ứng dụng quản trị, báo cáo giải trình tồn dư hoặc thẻ kho để lập bảng kê hàng tồn dư theo list rất đầy đủ nhất ( Lưu ý sắp xếp thứ tự theo từng khu vực như kế hoạch đã dự tính ). Trong mẫu kiểm kê hàng tồn dư có những cột chi tiết cụ thể như Tên hàng ; Mã hàng ; Số lượng hàng trong báo cáo giải trình ; Số lượng kiểm kê thực tiễn ; Ghi chú, …
Bước 2 : Tiến hành kiểm điểm số lượng hàng trong thực tiễn tại kho, ghi chú vào mẫu kiểm kê kho hàng có sẵn. Nguyên tắc nên có 2 người cùng triển khai song song, ghi số liệu độc lập vào hai biên bản khác nhau để tăng tính đúng chuẩn .
Bước 3 : So sánh 2 biên bản kiểm kê ( cột số lượng thực tiễn ) xem có sự chênh lệch hay không. Nếu có, cần kiểm đếm lại một lần nữa để có được số liệu hàng tồn dư trong thực tiễn đúng chuẩn nhất .
Bước 4 : Sau khi đã chốt lại lượng tồn dư trong thực tiễn sau cuối, thực thi so sánh giữa số lượng này với số lượng trong báo cáo giải trình. Trường hợp có sự chênh lệch thì người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trực tiếp ( như thủ kho, nhân viên cấp dưới kho khu vực, … ) phải báo cáo giải trình đơn cử .
Bước 5 : Nếu có chênh lệch, kiểm soát và điều chỉnh lại số liệu tồn dư đúng theo trong thực tiễn
Bước 6 : Lập biên bản kiểm kê hàng tồn dư sau khi hoàn tất, những bên tương quan ký xác nhận rất đầy đủ .
Bước 7 : Với những trường hợp rơi lệch, ban quản trị hoặc chủ doanh nghiệp cần khám phá để làm rõ nguyên do. Có những trường hợp sau :
Chênh lệch thừa ( số lượng trong thực tiễn nhiều hơn trong báo cáo giải trình ) hoàn toàn có thể do nhầm lẫn trong khâu ghi số liệu báo cáo giải trình, làm báo cáo giải trình sai, quên nhập số liệu vào mạng lưới hệ thống khi nhập hàng, …
Chênh lệch thiếu ( hàng ít hơn trong báo cáo giải trình ) là yếu tố cần đặc biệt quan trọng chăm sóc. Có thể do nhân viên cấp dưới quên quét mã vạch hay ghi sổ khi xuất hàng, hao hụt do chuyển vị trí, cũng không loại trừ năng lực thất thoát hàng do mất cấp, gian lận, …
4. Kinh nghiệm kiểm kê kho hiệu quả
Để hoạt động giải trí kiểm kê kho đạt hiệu suất cao cao, dưới đây là 1 số ít kinh nghiệm tay nghề cho doanh nghiệp và thủ kho :
Tiến hành kiểm sản phẩm & hàng hóa tồn dư định kỳ liên tục, không để quá lâu sẽ dễ nhầm lẫn hoặc khó thanh tra rà soát khi có sai sót .
Cách sắp xếp kho hàng khoa học đóng vai trò rất quan trọng giúp tương hỗ quá trình kiểm kê gia tài được diễn ra để thuận tiện, nhanh gọn và đúng mực hơn .
Bản thân người thủ kho và những nhân viên cấp dưới kho phải thao tác khoa học theo đúng tiến trình quản trị kho hàng được hoạch định trước
Để không phải mất thời hạn sức lực lao động cho việc tự kiểm kê, báo cáo giải trình quản trị kho hàng, doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có thể thuê bên dịch vụ thứ 3 chuyên tàng trữ sản phẩm & hàng hóa và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm dữ gìn và bảo vệ, báo cáo giải trình hàng tháng. Đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lúc bấy giờ vận dụng nhằm mục đích tiết kiệm chi phí ngân sách, nhân sự nhưng vẫn mang lại hiệu suất cao rõ ràng .
5. Phần mềm quản lý kho
Công việc kiểm kê kho luôn yên cầu tính tỷ mỷ và đúng chuẩn cao. Tuy nhiên, nếu quản trị bằng sổ sách theo giải pháp truyền thống lịch sử thì không tránh khỏi những sai sót. Do đó, bạn nên khám phá một só ứng dụng quản trị kho chuyên sử dụng tương thích với quy mô quản trị của mình để tương hỗ việc làm hiệu suất cao nhất .
Một số ứng dụng quản trị kho bạn nên tìm hiểu thêm dưới đây :
Phần mềm Sapo : https://www.sapo.vn/quan-ly-kho-linh-hoat.html
Phần mềm Suno : https://suno.vn/
Phần mềm Kiot Việt : https://www.kiotviet.vn/
Trên đây là một tiến trình kiểm kê kho sản phẩm & hàng hóa minh họa. Các bạn hoàn toàn có thể xem xét và vận dụng và tích hợp với quy trình tiến độ kiểm kho những bạn đang sử dụng để có được sự tương thích và hiệu suất cao cao nhất .
Tham khảo: https://sec-warehouse.vn/quy-trinh-kiem-ke-hang-ton-kho.html
BÀI VIẾT LIÊN QUAN
MÁY KIỂM KÊ KHO GIÁ RẺ CHO KHO BÃI, NHÀ XƯỞNG
