Quản trị hành chính văn phòng là gì? Những công việc của nhân viên quản trị hành chính văn phòng phải làm là gì?… Để giúp các bạn hiểu rõ về công việc này, bài viết dưới đây Lê Ánh HR chia sẻ chi tiết về khái niệm, chức năng, công việc phải làm và những tiêu chuẩn của một nhân viên hành chính văn phòng.
1. Quản trị Hành chính văn phòng là gì ?
Hành chính văn phòng là nơi diễn ra những hoạt động giải trí trấn áp kinh doanh thương mại. Nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức triển khai những hồ sơ, công văn sách vở nhằm mục đích mục tiêu thông tin sao cho có hiệu suất cao .
Quản trị là sự phối hợp tổng thể những tài nguyên trải qua tiến trình hoạch định, tổ chức triển khai, chỉ huy, và kiểm tra nhằm mục đích đạt được những tiềm năng đã đề ra .
Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin.
2. Chức năng của quản trị hành chính văn phòng
- Hoạch định công việc hành chính
- Tổ chức công việc hành chính văn phòng
- Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng
- Kiểm soát công việc hành chính
- Dịch vụ hành chính văn phòng
3. Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính
Nhà quản trị hành chính cần có đủ những tiêu chuẩn sau :
- Có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng
- Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng
- Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng trong toàn công ty
- Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mở
- Có tính gần gũi, biết hoà mình, hoà đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên
- Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn
- Phong cách lịch sự
- Kiểm soát cảm xúc
- Sáng tạo
- Tự tin
- Có óc phán đoán
- Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới
4. Các chức năng vụ của cấp quản trị hành chính
Có thể chia quản trị hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc như sau :
a. Cấp nhân viên:
- Nhân viên lễ tân (Receptionist): đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp,…
- Nhân viên hỗ trợ hành chính: đảm nhận các công việc hành chính như lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…
Yêu cầu : có nhiệm vụ hành chính văn phòng tối thiểu, tương thích với những bạn sinh viên tốt nghiệp ngành ngôn từ, quản trị nhân sự, … mới ra trường hoặc mới bước chân vào nghề .
Xem chi tiết: Lễ tân văn phòng là gì?
b. Cấp thư ký:
- Trợ lý riêng (Personal Assistant): hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,…
- Thư ký tổng quát (Genaral Secretary): thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…
Yêu cầu : có nhiệm vụ trình độ cao, có đầu óc phát minh sáng tạo, biết nghiên cứu và phân tích, phán đoán trường hợp, có kinh nghiệm tay nghề trong ngành khoảng chừng từ 1 năm trở lên .
Xem chi tiết: Thư ký là gì? Những công việc của nhân viên thư ký phải làm trong thực tế
c. Cấp quản trị
- Nhân viên hành chính văn phòng (Administrative Officer)
Yêu cầu : có trình độ trình độ cao, hiểu biết thoáng rộng về nhiều nghành, tốt nghiệp những ngành ngôn từ, nhân sự, quản trị kinh doanh thương mại, … Có kinh nghiệm tay nghề tối thiểu 2 năm trong ngành .
- Trưởng phòng/giám đốc hành chính (Administrative Manager/ Office Manager)
Yêu cầu: có đầy đủ kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm từ 4 năm trở lên.
Nhân viên hành chính văn phòng
1. Công việc của nhân viên hành chính văn phòng:
Nhân viên hành chính thường thì sẽ tiếp đón những nhóm việc làm sau đây :
- Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc. (Mời các bạn tham khảo Bài 1.1.Lễ tân văn phòng là gì.docx)
- Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…
- Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.
- Chấm công, thực thi chính sách: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên.
- Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.
- Duy trì môi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty.
- Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty
2. Tiêu chuẩn của nhân viên hành chính văn phòng
Về tố chất: Khi lựa chọn công việc hành chính văn phòng, hãy chắc chắn rằng bạn là một người nhanh nhẹn, tháo vát và nhiệt tình.
- Bạn làm việc tỉ mỉ, chính xác,
- có quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc sắp xếp.
- có sức khỏe để làm tốt vì công việc của nhân viên hành chính tuy khá nhẹ nhàng nhưng lại phải liên tục vận động
Về kỹ năng: Các kỹ năng cần thiết như
- Kỹ năng quản lý thời gian,
- Kỹ năng hợp tác, làm việc nhóm, khả năng bao quát, tổng hợp,
- Kỹ năng giao tiếp, xử lý các tình huống khéo léo,
- Kỹ năng ngoại ngữ và kiến thức tin học văn
Về kinh nghiệm:
Nhân viên hành cần có nhiều kinh nghiệm tay nghề trong nhiều nghành nghề dịch vụ khác nhau để giúp bạn xử lý nhanh gọn lẹ khối việc làm phong phú mỗi ngày. Khi tuyển chọn nhân viên cấp dưới hành chính văn phòng, nhà tuyển dụng cũng tôn vinh sự đa năng của ứng viên. Những ứng viên hoàn toàn có thể đảm nhiệm nhiều kiểu việc làm như thư ký, nhân sự quan hệ đối ngoại, tiếp thị, kinh doanh thương mại, … luôn được nhìn nhận cao .
Vì tính chất công việc, công việc hành chính văn phòng thường thu hút nữ giới nhiều hơn nam giới. Nam giới làm nghề này thường tham vọng thăng tiến lên những cấp bậc cao hơn. Tương tự như vậy, nữ giới cũng thường không chỉ thực hiện công việc giấy tờ đơn thuần, với óc tổ chức tốt và kinh nghiệm phong phú trong nhiều lĩnh vực, không ít nhân viên đã phấn đấu lên các vị trí cao như quản lý.
Tóm lại, dù không phải là một ngành quá “ hot ”, nhưng hành chính văn phòng vẫn là một việc làm đáng thử với những ai mong ước tìm một việc làm không thay đổi, lâu bền hơn, và có đủ “ đất ” để “ dụng võ ” năng lượng của mình .
Ngoài ra để hiểu về quản trị hành chính văn phòng một cách rõ nét nhất các bạn hãy tham khảo: Khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp
Lê Ánh HR chúc các bạn thành công!
