Procurement là một quy trình không hề thiếu trong doanh nghiệp, đặc biệt quan trọng là trong doanh nghiệp sản xuất. Xét trong quy trình tiến độ sản xuất loại sản phẩm, procurement là một trong những khâu chuẩn bị sẵn sàng nguồn vào, có ý nghĩa quyết định hành động đến chất lượng loại sản phẩm đầu ra. Vậy thực ra procurement là gì ? Công việc procurement như thế nào ?
1. Khái niệm về Procurement là gì và những định nghĩa liên quan
Procurement là gì ? Procurement hay còn gọi là thu mua là hoạt động giải trí tìm nguồn đáp ứng sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ. Có thể hiểu đơn thuần đây là hoạt động giải trí tích lũy ; mua sản phẩm & hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc dịch vụ nhằm mục đích mục tiêu ship hàng sản xuất hoặc kinh doanh thương mại của doanh nghiệp. Thu mua là hoạt động giải trí tiên phong trong chuỗi logistics và chuỗi đáp ứng sản phẩm & hàng hóa.
.png)
Quy trình thu mua thường là một phần của chiến lược công ty dựa vào khả năng kinh doanh và sản xuất của riêng công ty mà đưa ra những quyết dịnh thu mua để đảm bảo hoạt động được trơn tru đến cuối khâu cuối cùng. Vì vậy, khâu thu mua nguyên vật liệu là nền tảng cho các hoạt động kế tiếp khác. Việc thu mua cần được tính toán kỹ sao cho phù hợp với chu trình hoạt động để tránh sự chênh lệch cả về khối lượng cho sản xuất và giá cả của thành phẩm.
Nhân viên procurement là gì ? Là người triển khai hoạt động giải trí thu mua sản phẩm & hàng hóa hoặc dịch vụ ship hàng cho nhu yếu của công ty. Vì vậy, trách nhiệm của một nhân viên thu mua là bảo vệ số lượng cũng như chất lượng của những nguyên vật liệu và dịch vụ. Nơi đáp ứng hàng phân phối theo những lao lý đã thoả thuận, hoàn toàn có thể là những nhà sản xuất uy tín đã là bạn hàng cũ của công ty hoặc được chỉ định nhà phân phối và thậm chí còn với nhiều trường hợp bạn phải tìm kiếm và lựa chọn nhà đáp ứng khác.
Trong doanh nghiệp sản xuất, mua sắm nguyên vật liệu sẽ được thực hiện bởi một bộ phận chuyên trách riêng và đứng đầu bộ phận, có trách nhiệm quản lý điều hành cao nhất là procurement manager.
Quá trình thu mua nguyên vật liệu là một khâu vô cùng quan trọng, bởi mỗi nguyên liệu đầu vào đều quyết định chất lượng sản phẩm cuối cùng. Chình vì thế, cần làm tốt công tác quản trị chất lượng của quá trình mua sắm. Các đối tượng hữu quan (stakeholders) liên quan đến quá trình procurement về mặt lợi ích có thể kể đến như doanh nghiệp sản xuất, nhà cung ứng, khách hàng. Để quá trình thu mua hiệu quả, hạn chế nguyên vật liệu kém chất lượng tham gia vào quá trình sản xuất, nhà quản lý cần xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban, hệ thống quy chế bài bản đảm bảo mỗi cá nhân thực hiện tốt chu trình đề ra trong quá trình đánh giá chất lượng và lựa chọn nhà cung cấp.
Tuyển dụng nhân viên thu mua
2. Mô tả chi tiết về procurement
2.1. Tổng quan về quy trình procurement
Quy trình của procurement phong phú và sẽ có sự khác nhau giữa những công ty để tương thích với hoạt động giải trí riêng không liên quan gì đến nhau. Nhưng quá trình của procurement đều bảo vệ những đặc thù chung như sau : – Quy trình thu mua mở màn từ nhu yếu đơn cử ; – Bộ phận thu mua sẽ lập bảng cụ thể về những nhu yếu một cách đơn cử ; – Sau đó, gửi một bảng mời thầu hoặc nhu yếu làm giá đến nhà cung ứng ; – Những nhà phân phối sẽ gửi làm giá và bộ phận procurement sẽ chọn nhà phân phối tốt nhất ; – Nhà cung ứng được chọn sẽ phân phối những mẫu sản phẩm, dịch vụ theo nội dung của đơn đặt hàng ; – Bộ phận thu mua so sánh hóa đơn của nhà sản xuất với sản phẩm & hàng hóa đã nhận và triển khai việc thanh toán giao dịch ;
Việc làm Logistic tại Hồ Chí Minh
2.2. Chi tiết công việc của nhân viên procurement
Với tiến trình trên thì nhân viên cấp dưới thu mua cần bảo vệ những trách nhiệm gồm có tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng ; khảo sát giá hành hóa ; thực thi việc thu mua ship hàng cho hoạt động giải trí ; những việc làm phát sinh khác tương quan đến trách nhiệm. Để thực thi những trách nhiệm và tiến trình thì, một nhân viên cấp dưới thu mua thực thi rất nhiều cụ thể như sau : Quy trình thu mua thường mở màn từ một nhu yếu hoặc một nhu yếu đơn cử, hoàn toàn có thể là nhu yếu về tàng trữ hoặc nhu yếu về dịch vụ để bảo vệ nền tảng cho những hoạt động giải trí tiếp theo. Những yêu cần này cần được trao đổi trực tiếp giữa Procurement với phòng kế hoạch và sản xuất, để lập kế hoạch và xác lập loại hàng ưu tiên cho những hoạt động giải trí thu mua ; sau đó nhìn nhận kế hoạch đặt hàng, ý kiến đề nghị mua hàng và quản trị quy trình lựa chọn của mình. Bộ phận thu mua sẽ thiết lập một bảng tiêu chuẩn nêu rõ chi tiết cụ thể những nhu yếu : đặc tính, thông số kỹ thuật kỹ thuật, đặc thù vật lý, hóa học, loại hàng, mục tiêu sử dụng, giá tốt, chất lượng tốt, thời hạn giao hàng … nhằm mục đích chuẩn bị sẵn sàng thông tin cho việc tìm kiếm nhà cung ứng.
.jpg)
Sau khi xác lập được nhu yếu, nhân viên cấp dưới thu mua triển khai việc tìm kiếm nhà phân phối bằng cách thiết lập một hồ sơ mời thầu ( rfp ) hay một nhu yếu làm giá ( rfq ) sẽ được và gửi đến những nhà sản xuất. Procurement tương hỗ truyền thông tin và những văn bản thiết yếu để Các nhà sản xuất xác lập đúng chuẩn nhu yếu và sẽ gửi đến làm giá của họ để phân phối những rfq. Bộ phận thu mua sẽ xem xét để chọn ra nhà cung ứng tốt nhất ( dựa trên những tiêu chuẩn nhìn nhận về giá thành, giá trị và chất lượng của loại sản phẩm ) để lập ra list list những nhà sản xuất có năng lực phân phối được nhu yếu thu mua. Sau đó, procurement trình hồ sơ về những thông tin tương quan đến nhà phân phối để quản trị nhà hàng quán ăn xem xét và phê duyệt. Những thông tin của nhà sản xuất cần lưu hồ sơ nhìn nhận theo pháp luật để thực thi theo dõi để nhìn nhận và update nhà cung ứng khi thiết yếu.
Sau khi lựa chọn là thỏa thuận giao hàng, đơn đặt hàng sẽ được hình thành. các nhà cung cấp sẽ cung cấp hay phân phối các sản phẩm hoặc dịch vụ theo đơn đặt hàng, nhân viên procurement tiến hàng theo dõi tình trạng đơn hàng, sẵn sàng cho các sự cố thiếu hoặc tồn đọng hàng hóa, liên hệ trực tiếp với các phòng ban có liên quan; đánh giá, cập nhật và duy trì các đơn đặt hàng cho đến khi kết thúc.
Quá trình luân chuyển đơn hàng triển khai xong thì cần xác nhận thời hạn sản xuất, thời gian giao hàng và ngân sách ; bảo vệ đơn đặt hàng tuân thủ những thỏa thuận hợp tác trong hợp đồng ; báo cáo giải trình tác dụng lên quản trị. Việc nhận hóa đơn từ nhà sản xuất phát hành nhằm mục đích mục tiêu so sánh những đơn đặt hàng với những sách vở để kiểm tra sản phẩm & hàng hóa đã nhận là một điều thiết yếu để hạn chế những sai sót cũng như bảo vệ lượng hàng. Việc giao dịch thanh toán đơn hàng cho nhà phân phối sẽ được triển khai khi những tiêu chuẩn được bảo vệ và phát hiện ra lỗi. Trường hợp hóa đơn rơi lệch, nhân viên cấp dưới procurement cần báo Quản lý tài chính và logistics để đảm nhiệm và xử lý.
Các công việc nhân viên procurement nhằm xác định các cơ hội và thực hiện hoạt động thu mua mang lại hiệu quả nhất, đồng thời góp phần củng cố, giảm chi phí (chi phí mua sắm, chi phí tài chính, chi phí vốn…) cho doanh nghiệp bằng cách tìm đến các nhà cung cấp địa phương (thuận lợi và giảm chi phí vận chuyển, han chế rủi ro khi giao hàng).
Mẫu CV xin việc
2.3. Một số nguyên tắc của procurement
Nguyên tắc cơ bản nhất của thu mua là sản phẩm & hàng hóa được mua tại mức giá tốt nhất với chất lượng bảo vệ nhất để tạo ra doanh thu cao nhất cho công ty. Đây là một trong điều mà nhà tuyển dụng cần ở bạn để giảm thiểu ngân sách thấp nhất hoàn toàn có thể cho quy trình hoạt động giải trí. Để giúp bạn lựa chọn được nhà cung ứng tốt nhất thì những số liệu nghiên cứu và phân tích thu mua là một trong những phương tiện đi lại trợ giúp. Những số liệu này được lập dựa trên đa chiều : từ nhu yếu đơn cử của công ty và từ nguồn phân phối trên thị trường giúp cho tổng hợp và đưa ra quyết định hành động thu mua một cách đúng mực. Việc thu mua sản phẩm & hàng hóa cần được bảo vệ sự khách quan và đúng chuẩn trong số liệu. Để quản trị được điều này, doanh nghiệp thường đề ra những quy tắc thủ tục và nhu yếu nhân viên cấp dưới procurement thực thi. Phương pháp vận dụng những quy tắc và thủ tục có sẵn vừa tạo điều kiện kèm theo thu mua thuận tiện vừa hạn chế những nhu yếu và đơn hàng không thực sự quan trọng nhằm mục đích hướng tới tạo doanh thu lớn nhất cho doanh nghiệp.
Việc làm Logistic tại Hồ Chí Minh
3. Kỹ năng của một nhân viên procurement
Với vị trí việc làm này, bạn cần một số ít kỹ năng và kiến thức quan trọng, gồm có : “ năng khiếu sở trường ” kinh doanh thương mại, chớp lấy và nhạy bén với sự biến hóa của thị trường, năng lực tiếp xúc và đàm phán, có phát minh sáng tạo luôn thay đổi và tính trung thực. Những kỹ năng và kiến thức này thường không đứng độc lập mà tương hỗ bổ trợ cho nhau nhằm mục đích đem lại sự hiệu suất cao. Trong môi trường tự nhiên thu mua kế hoạch thời nay. Một nhân viên cấp dưới procurement cần có kiến thức và kỹ năng về sản phẩm & hàng hóa và thị trường để biết rõ mẫu sản phẩm mình mua và hoàn toàn có thể nhanh gọn tìm được đối tác chiến lược đáp ứng. Đồng thời cho năng lực Dự kiến về khuynh hướng tiêu dùng của chính người mua bên mình để có chủ trương thu mua tương thích. Đàm phán là kỹ năng và kiến thức cốt lõi mà nhân viên cấp dưới procurement phải có. Với nhân viên cấp dưới procurement đóng vai trò là người mua hàng cũng là người đáp ứng hàng. Các mối quan hệ mua và bán hiện tại tương đối bình đẳng. Với tư cách là người mua hàng, nhân viên cấp dưới procurement thực thi đàm phán với nhà phân phối để san sẻ thông tin, giảng dạy, tương hỗ, đầu vào kỹ thuậtvề loại sản phẩm cũng như nhận được giá thu mua hời nhất. Còn với tư cách là người bán hàng, thì việc đàm phán, thuyết phục người mua sử dụng và lựa chọn mẫu sản phẩm hoặc dịch vụ mình đáp ứng.
Năng động, phát minh sáng tạo và nhạy bén với dịch chuyển của thị trường là kiến thức và kỹ năng vô cùng quan trọng. Thị trường dịch chuyển không ngừng cùng với nhu yếu phong phú của người mua luôn biến hóa thì việc không chớp lấy được thị trường sẽ dẫn đến thất bại nhanh gọn.
Tìm việc làm
Trên đây là những thông tin chi tiết cụ thể về nghề Procurement mà Timviec365. vn phân phối cho bạn. đây cũng là ngành nghề đang lôi cuốn nhân lực do tiềm năng lớn cùng sự tăng trưởng của công nghệ thông tin giúp mối quan hệ thu mua – đáp ứng, tiếp cận người mua trở nên thuận tiện. Hy vọng bài viết có ích cho bạn trong quy trình tìm kiếm và lựa chọn việc làm.
Chia sẻ:
Từ khóa tương quan
Chuyên mục
