Một tổ chức được cấu trúc hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đủ ổn định để thực thi chiến lược thành công và duy trì lợi thế cạnh tranh hiện tại. Đồng thời cũng đủ linh hoạt để phát triển các lợi thế cạnh tranh cho chiến lược tương lai.
Cụ thể, tính ổn định của cơ cấu tổ chức giúp doanh nghiệp quản trị công việc một cách hệ thống, trật tự, nhịp nhàng. Trong khi đó, tính linh hoạt của nó sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp phân bổ nguồn lực thích hợp để khai thác các lợi thế cạnh tranh tốt hơn trong tương lai.
Hãy cùng Vinaseco tìm hiểu một số loại hình mô hình tổ chức bộ máy doanh nghiệp nổi bật hiện nay.
1. Cơ cấu tổ chức (Organization Structure) là gì?
Cơ cấu tổ chức là mạng lưới hệ thống những trách nhiệm, mối quan hệ báo cáo giải trình và quyền lực tối cao nhằm mục đích duy trì sự hoạt động giải trí của tổ chức. Cơ cấu tổ chức xác lập phương pháp phân loại, tập hợp và phối hợp những trách nhiệm việc làm trong tổ chức nhằm mục đích đạt được tiềm năng của tổ chức .Có thể hiểu cơ cấu tổ chức tổ chức gồm có :
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức là hình vẽ thể hiện vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin (giao tiếp) chính thức trong tổ chức.
- Mô tả nhiệm vụ cơ bản của các phòng ban, bộ phận (department)
- Mô tả công việc, quyền hạn trách nhiệm cho các vị trí trong sơ đồ cơ cấu tổ chức.
- Quy trình làm việc của các phòng ban
2. Sơ đồ tổ chức – Org chart là gì?
Sơ đồ tổ chức là một sơ đồ trực quan bộc lộ cấu trúc bên trong của một công ty bằng cách cụ thể vai trò, nghĩa vụ và trách nhiệm và mối quan hệ giữa những cá thể trong một tổ chức .Sơ đồ cơ cấu tổ chức tổ chức định dạng tổ chức, mang lại cho mọi người cái nhìn tổng quan về cách tổ chức doanh nghiệp, mặc dầu đó là văn phòng, một start-up, xí nghiệp sản xuất sản xuất hay hình thức nào khác :
- Hiển thị cấu trúc và hệ thống thứ bậc nội bộ
- Giúp nhân viên biết được người cần báo cáo cũng như người cần liên hệ khi xảy ra vấn đề
- Hỗ trợ làm rõ vai trò và trách nhiệm
- Lưu giữ thông tin liên hệ của nhân viên ở một nơi thuận tiện
- Giúp bộ phận quản lý biết được số lượng nhân viên trong từng phòng ban cũng như cách phân bổ nhân viên và các nguồn lực khác hiệu quả nhất
3. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức
3.1. Tuyến mệnh lệnh
Một trong những yếu tố cơ bản để kiến thiết xây dựng nên mô hình tổ chức đó là tuyến mệnh lệnh. Mô hình tổ chức là sự sắp xếp tiến trình nhận lệnh của những cấp. Việc thiết kế xây dựng tuyến lệnh có công dụng tạo nên bộ khung cho việc hoàn thành xong mô hình sau này .
3.2. Số lượng kiểm soát tối ưu
Mục này đề cập đến số lượng cấp dưới nhà quản trị hoàn toàn có thể quản trị hiệu suất cao. Càng nhiều nhân sự cấp dưới, số lượng nhân sự cấp trên ngày càng phải được tăng cường .
3.3. Phân bổ quyền quyết định
Nếu quyền quyết định hành động chỉ tập trung chuyên sâu vào tay một cá thể, tổ chức sẽ thuộc cơ cấu tổ chức tập trung chuyên sâu. Còn nếu quyền được chia cho nhiều người, đó là biểu lộ của cơ cấu tổ chức phân cấp .
4. Phân chia phòng ban
Hay còn được gọi là trình độ hóa phòng ban. Tính chuyên môn hóa càng cao, doanh nghiệp càng có nhiều quyền lợi bởi nó cho phép nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể làm chủ trong từng nghành nghề dịch vụ đơn cử. Tuy nhiên, chuyên môn hóa thấp lại mang đến sự linh động vì nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể thuận tiện xử lý phong phú trách nhiệm .
5. Phân chia bộ phận
Điều này tương quan đến quy trình thao tác giữa những phòng ban với nhau. Nếu tổ chức có sự phân loại cứng ngắc, sự tương tác giữa những phòng ban sẽ bị hạn chế. Có 5 phương pháp phân loại bộ phận doanh nghiệp hoàn toàn có thể vận dụng :
- Theo chức năng
- Theo sản phẩm
- Theo khu vực
- Theo quy trình
- Theo khách hàng
6. Các mô hình tổ chức phổ biến
6.1. Mô hình 1: Tổ chức phân quyền (Hierarchical Organization)
Đây là hình thức tổ chức đơn thuần và truyền kiếp nhất. Cơ cấu tổ chức phân quyền hoạt động giải trí theo trình tự : thông tư được phát hành từ cấp cao nhất, sau đó truyền đạt xuống những quản trị cấp trung rồi đến cấp nhân viên cấp dưới. Nếu nhân viên cấp dưới có mong ước yêu cầu quan điểm, họ sẽ gửi yêu cầu lên quản trị trực tiếp. Sau khi phê duyệt, yêu cầu lại được chuyển tiếp lên quản trị cấp cao. Kết quả sau đó sẽ được trả về nhân viên cấp dưới theo trình tự ngược lại .Kiểu mô hình này mang khuynh hướng quan liêu và có sự phân biệt lớn. Mối quan hệ giữa chủ và nhân viên cấp dưới trở nên xa cách do không có sự tiếp xúc tiếp tục. Nhân viên chỉ đi làm vì họ cần đồng lương. Họ không có mong ước kết nối với công ty ..
Ưu điểm:
- Trách nhiệm được cố định và thống nhất ở mỗi cấp, thẩm quyền và trách nhiệm rõ ràng. Do đó mỗi cá nhân đều biết mình chịu trách nhiệm với ai và ai là người chịu trách nhiệm thật sự với mình.
- Lộ trình thăng tiến rõ ràng
- Tập trung phát triển nhân viên dựa trên kỹ năng chuyên môn
- Cấu trúc này giúp xác định các nhóm chia sẻ nguồn lực một cách dễ dàng
- Xác định được sự trùng lặp hoặc chồng chéo trách nhiệm
Nhược điểm:
- Cần rất nhiều thời gian để đưa ra và thực hiện các quyết định khả thi vì chuỗi mệnh lệnh phải được xử lý và thông qua bởi các cấp độ lãnh đạo.
- Cách biệt trong giao tiếp, đặc biệt là cấp dưới với cấp trên.
- Không thống nhất mục tiêu chung
- Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban. Các nhà quản lý có xu hướng trở nên cạnh tranh. Thay vì nhìn tổng thể tổ chức, họ chỉ lo lắng về bộ phận của mình.
- Tổ chức phản ứng chậm với áp lực môi trường và cạnh tranh.
6.2. Mô hình 2: Cơ cấu theo chức năng (Functional Organization)
Cơ cấu theo chức năng là loại hình cơ cấu tổ chức trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phận một cơ quan đảm nhận. Cơ cấu này có đặc điểm là những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình .
Theo Terry, “ Tổ chức theo tính năng là tổ chức được chia thành 1 số ít tính năng như kinh tế tài chính, sản xuất, bán hàng, nhân sự, hành chính và bộ phận điều tra và nghiên cứu tăng trưởng. Mỗi công dụng được thực thi bởi một chuyên viên ”. Quyền hạn của bộ phận điều hành quản lý, của nhân viên cấp dưới và quyền hạn thuộc về tính năng như một loại quyền lực tối cao thứ ba thuộc loại tổ chức này .
Ưu điểm:
- Đưa ra các chỉ dẫn rõ ràng cho mọi nhân viên trong bộ phận.
- Trách nhiệm của mọi công nhân và tất cả các bộ phận được cố định, giúp cho trách nhiệm giải trình trở nên chính xác đối với công việc của họ.
- Mỗi người quản lý là một chuyên gia trong lĩnh vực của mình và phải thực hiện một số lượng giới hạn các chức năng. Vì vậy, chuyên môn hóa hoàn toàn sẽ là một phần của cơ cấu chức năng.
- Mức độ chuyên môn hóa cao hơn dẫn đến sự cải thiện về chất lượng sản phẩm.
- Vì yêu cầu công việc là xác định và hữu hình, tổ chức có sử dụng một cách chuyên sâu nguyên tắc chuyên môn hóa lao động ở cấp quản lý.
- Chuyên môn hóa sẽ dẫn đến sản xuất hàng loạt và tiêu chuẩn hóa.
- Vì các chuyên viên có đủ thời gian để tư duy sáng tạo, việc lập kế hoạch và giám sát được thực hiện hiệu quả.
Nhược điểm:
- Vì không có người đứng đầu hoặc kiểm soát trực tiếp công nhân, sự phối hợp là khó có thể đạt được.
- Thiếu khả năng đưa ra quyết định tức thì vì hệ thống phân cấp.
- Tạo ra rào cản giữa các bộ phận chức năng khác nhau và có thể trở nên kém hiệu quả nếu doanh nghiệp có nhiều sản phẩm hoặc thị trường mục tiêu. Các rào cản được tạo ra cũng có thể hạn chế sự trao đổi và giao tiếp của các bộ phận, gây trở ngại nếu cần bất kỳ sự hợp tác nào
- Do việc phân chia giám sát, việc thực hiện không thể được thực hiện ngay lập tức.
- Vì sẽ có nhiều người quản lý có thứ hạng ngang nhau trong cùng một bộ phận, các xung đột lãnh đạo có thể phát sinh.
- Chuyên viên có ít cơ hội được đào tạo một cách toàn diện, nên khó để lên được các chức lãnh c mục tiêu cá nhân của họ, và họ bắt đầu bỏ qua các mục tiêu do tổ chức thiết lập.
6.3. Mô hình 3: Cấu trúc ma trận (Matrix Organization)
Cơ cấu tổ chức ma trận được quản lý và vận hành dựa trên mạng lưới hệ thống quyền hạn và tương hỗ đa chiều. Thông tin sẽ được luân chuyển theo cả chiều dọc ( tuyến công dụng hoạt động giải trí ) và chiều ngang ( tuyến mẫu sản phẩm hay cơ sở hoạt động giải trí ) .
Ma trận được coi là cấu trúc khó nhất vì những nguồn lực bị kéo theo nhiều hướng. Cấu trúc tổ chức ma trận phức tạp và đa chiều. Tuy nhiên nó hoàn toàn có thể giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và hiệu suất cao hơn rất nhiều. Điểm mê hoặc của cấu trúc ma trận là nó hoàn toàn có thể cung ứng cả tính linh động và năng lực ra quyết định hành động cân đối hơn. Một dự án Bất Động Sản được giám sát bởi nhiều ngành kinh doanh thương mại cũng tạo thời cơ cho những bộ phận này san sẻ nguồn lực và tiếp xúc cởi mở hơn với nhau. Đó là những điều mà họ thường không làm được .
Ưu điểm:
- Nâng cao hiệu quả giao tiếp trong toàn bộ tổ chức.
- Cho phép các cá nhân sử dụng các kỹ năng chuyên môn trong nhiều bối cảnh khác nhau
- Thúc đẩy sự phối hợp giữa các phòng bạn
- Rút ngắn quá trình đưa ra quyết định
- Tận dụng được nguồn lực giữa các phòng ban
Nhược điểm:
- Các thành viên trong nhóm có thể bỏ bê trách nhiệm
- Các nhân viên đang làm việc dưới quyền của nhiều quản lý
- Phải mất thời gian để nhân sự có thể quen với cấu trúc vận hành này
- Dễ xảy ra xung đột lợi ích giữa quản lý dự án và quản lý chức năng. Người quản lý chức năng coi trọng chất lượng về mặt kỹ thuật ngay cả khi nó đang không tuân theo lịch trình, trong khi quản lý dự án coi trọng những vấn đề về chi phí và thời gian.
- Không dễ dàng để đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên khi họ làm việc đồng thời trên các dự án khác nhau
6.4. Mô hình 4: Cấu trúc phẳng (Flat Organization)
Các công ty vận dụng hình thức tổ chức theo cấu trúc phẳng thường không có chức vụ việc làm. Tất cả mọi người trong tổ chức đều bình đẳng với nhau. Hình thức tổ chức công ty theo cấu trúc phẳng còn được gọi là tổ chức tự quản trị .Cấu trúc phẳng hoạt động giải trí tốt nhất khi nhân viên cấp dưới có sự kết nối ngặt nghèo. Truyền thông nội bộ chính là chìa khóa liên kết mọi người, bảo vệ toàn bộ đều tham gia với trách nhiệm thống nhất. Bên cạnh đó, những nền tảng quản trị việc làm với công dụng giám sát và trấn áp quy trình quản lý và vận hành rất hữu dụng trong những doanh nghiệp vận dụng mô hình tổ chức phẳng .
Ưu điểm:
- Tiết kiệm chi phí: Không có nhiều cấp quản lý trong một cơ cấu tổ chức phẳng. Như vậy công ty phải chi ít hơn về tiền lương, phúc lợi… cho cấp quản lý.
- Nâng cao mức độ trách nhiệm của nhân viên
- Tinh gọn bộ máy, loại bỏ những lớp quản lý dư thừa
- Tăng mức độ giao tiếp
- Rút ngắn thời gian phê duyệt quyết định: Cấu trúc phẳng thường cho người quản lý quyền đưa ra các quyết định độc lập. Điều này dẫn đến quá trình ra quyết định nhanh hơn.
Nhược điểm:
- Khả năng mất kiểm soát cao: Số lượng nhân viên quá lớn dễ mất kiểm soát tình hình.
- Duy trì kết nối khó khăn: Một nhà quản lý có trách nhiệm với quá nhiều người làm việc dưới quyền của mình, không dễ dàng giám sát họ hàng ngày.
- Tạo ra sự tranh giành quyền lực giữa các cấp quản lý cho nhân viên không có quản lý cố định để báo cáo
- Là rào cản đối với sự tăng trưởng của công ty.
- Khó khăn trong việc phê duyệt bởi không có sự phân định rõ ràng về quyền hạn
- Hình thành khoảng trống quyền lực
- Ít có cơ hội thăng tiến cho nhân viên, nhân viên trở nên thiếu động lực hơn.
6.5. Mô hình 5: Quản lý phi tập trung (Holacratic Organizations)
Mô hình quản trị phi tập trung chuyên sâu không cần đến chức vụ, cấp bậc. Quyền lực giữa những cá thể được phân chia như nhau. Khác với mô hình phẳng, với mô hình này, việc làm sẽ được phân công theo vai trò. Một nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể giữ nhiều vai trò khác nhau và nằm trong một vòng tròn gọi là circle .Đây là mô hình quản trị không có cấp trên. Nhân viên sẽ tự quản trị và đóng vai trò là sếp của chính mình. Trong mô hình phi tập trung chuyên sâu, sự minh bạch luôn là yếu tố được tôn vinh. Tất cả nhân viên cấp dưới và cấp quản trị đều phải tuân thủ theo cùng một nguyên tắc rõ ràng. Hiện nay, quản trị phi tập trung chuyên sâu đang được vận dụng tại những doanh nghiệp SME và tổ chức phi doanh thu tại những nước tiên tiến và phát triển .
Lợi ích của mô hình quản lý phi tập trung mang lại cho doanh nghiệp:
- Thay đổi sức mạnh cơ bản của doanh nghiệp
- Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp: Điều này tạo ra sự rõ ràng về người chịu trách nhiệm cho công việc của mình. Mỗi nhân viên trong doanh nghiệp là một người “sếp” tự quản lý công việc của chính mình. Một số cá nhân có năng lực hơn có phạm vi quyền hạn rộng hơn so với người khác
- Tạo cho doanh nghiệp quy trình quản lý mới hợp lý chứng minh năng lực của tổ chức: Thay vì tái tổ chức lớn sau vài năm thì hãy thay đổi cấu trúc của Công ty ngay khi bạn cảm thấy rằng điều đó có thể được cải thiện. Điều này có thể được xảy ra ở mọi cấp độ của tổ chức – mỗi nhóm có quy trình quản trị riêng. Từ đó công ty bạn có thể liên tục được phát triển để đáp ứng với môi trường của nó.
- Thực hiện tốt nhất mọi hoạt động: Sẽ có thường xuyên các cuộc họp chiến thuật để hoạt động được thực hiện tốt nhất. Chúng dẫn đến kết quả đầu ra có thể hành động với quyền sở hữu rõ ràng. Quản lý phi tập trung còn hỗ trợ tự chủ triệt để. Đồng thời đảm bảo sự phù hợp với các mục tiêu của tổ chức.
Mỗi dạng cấu trúc trên lại tương thích với những đặc trưng về quy mô, công dụng, trách nhiệm và tiềm năng hoạt động giải trí của một tổ chức đơn cử. Trong thực tiễn, những nhà quản trị hoàn toàn có thể vận dụng linh động, mềm dẻo những dạng mô hình nêu trên để thiết lập cơ cấu tổ chức tổ chức để mang lại hiệu suất cao tốt nhất cho doanh nghiệp .
Trên đây là những chia sẻ của Vinaseco. Chúng tôi mong rằng bài viết trên sẽ hữu ích với bạn đọc. Hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết tiếp theo. Cùng theo dõi nhé!
