Manual được sử dụng rất nhiều ở những công ty. Manual có rất nhiều loại, đa phần là : tổng hợp những thao tác, những bước thực thi việc làm – ” Business manual ” ; liên lạc trong trường hợp nghỉ hay có tai nạn thương tâm – ” Manual quản lí rủi ro tiềm ẩn, rủi ro đáng tiếc ” ; cách thao tác sử dụng tool ” Users manual ” ; cách đối ứng tiếp khách ” Manual giảng dạy, training “. Việc sử dụng manual hoàn toàn có thể giảm đi rất nhiều số lần phải lý giải trực tiếp bằng miệng, lại hoàn toàn có thể xem lại nhiều lần. Vì tính thuận tiện như vậy nên trong trường hợp có tool cần sử dụng lặp lại nhiều lần hoặc cần có flow trong việc làm thì nên tạo manual. Dưới đây tôi sẽ trình làng cách viết manual. Bạn đang xem : User manual là gìNên viết manual về cái gì？Nên viết manual về cái gì ？Trong khi viết manual thì không có những nguyên tắc cố định và thắt chặt, tuyệt đối là ” nên làm thế này “, ” phải làm thế kia “, tuy nhiên nếu không làm rõ mục tiêu cũng như việc sử dụng mà bất thần viết manual thì cũng như xây nhà mà không có bản thiết kế, loại sản phẩm hoàn thành xong sẽ rất khác so với ý tưởng sáng tạo được vẽ ra bắt đầu .
Bạn đang xem: User manual là gì
WHY「Tại sao bây giờ lại viết manual?」WHERE「Manual cần đạt đến mức nào （Thiết lập tiêu chuẩn thấp nhất）」WHAT「Nội dung cấu thành （đơn vị chương, đoạn）」WHEN「Viết manual tới khi nào」WHO「Ai sử dụng manual, kiến thức cũng như trình độ kĩ thuật của người đó như thế nào? 」HOW「Dự toán, nhân lực, phương tiện」
Trên đây là những điểm cần quan tâm để hoàn toàn có thể viết được manual một cách trôi chảy và phải chăng, ngay cả so với người đã hiểu rõ và có nhiều kinh nghiệm tay nghề trong việc làm. Trước khi viết manual cần xác lập và làm rõ những điều kiện kèm theo tiền đề về mục tiêu, điều hướng đến, nhu yếu của manual đó .Các bước viết manualCác bước viết manualKhông vội vã viết ngay mà trước hết cần phải sắp xếp những tâm lý và cấu trúc của manual trong đầu. Trước tiên tâm lý về ý nghĩa của việc viết manual. Sau đó tưởng tượng những hình ảnh về nội dung bên trong của manual. Dưới đây là 5 bước thiết yếu để viết manual .
１. Bước lên kế hoạch
Để làm rõ được mục đích của manual ta sẽ sắp xếp theo quan điểm 5W1H dưới đây.WHO ai là người sử dụng (người mới, vị trí công việc…)WHY sử dụng để làm gì (nâng cao chất lượng, nâng cao hiệu quả…)WHEN sử dụng trong trường hợp nào（trong gia đoạn ghi nhớ công việc, cơ bản là sử dụng định kì…）WHERE sử dụng ở đâu (trong training, dùng trong công việc hàng ngày…）HOW sử dụng như thế nào (vừa nhìn màn hình máy tính vừa thao tác, vừa đọc sách vừa thao tác…）WHAT nên viết manual như thế nào（không bị lỗi thời, dễ sử dụng…）
Khi đã sắp xếp được những nội dung phía trên thì bước tiếp theo là tâm lý cấu trúc toàn thể của manual. Đối với 1 manual mà muốn ghi quá nhiều nội dung thì về mặt cấu trúc sẽ bị phức tạp đồng thời số trang cũng sẽ bị tăng lên, điều này là không lí tưởng. Trong trường hợp đối tượng người tiêu dùng việc làm của manual mở ra khoanh vùng phạm vi rộng hoặc trường hợp việc làm phức tạp thì cần phải chia rõ mục tiêu tạo manual và mục tiêu sử dụng sau đó tâm lý cấu trúc toàn thể của manual .
２．Bước điều tra
Sau khi đã có được những mục đơn cử từ bước 1, ta triển khai thu hập thông tin từ những người thực tiễn hiểu rõ nội dung việc làm cũng như những người tương quan đến việc làm đó .Ngoài ra, manual không phải là toàn bộ. Những kiến thức và kỹ năng cũng như phương pháp thao tác còn ẩn giấu chưa được tò mò mà từng cá thể nhân viên cấp dưới nắm giữ cần được chuyển từ dạng kí ức sang dạng ghi chép để san sẻ trong nội bộ, đây cũng là 1 trong những mục tiêu để tạo manual. Cách thức tìm hiểu tích lũy thông tin cần dựa trên chủ nghĩa hiện trường ( khu vực thật, vật thật, thực sự ) .Xem thêm : Giá Trần Thạch Cao Giá Bao Nhiêu ? Bảng Giá Thi Công Trọn Gói Từ A
３．Bước thiết kế
Ta cần suy nghĩ thiết kế nội dung cấu thành manual theo các bước dưới đây:
① Các mục, yếu tố của manual
・ Mục đích, tiềm năng ( tiêu chuẩn cần đạt được là gì ) ・ Phạm vi của manual ( nghành của việc làm ) ・ Công việc hiện tại có điểm gì cần cải tổ không, nếu có thì cũng cần tâm lý về yếu tố đó .
② Nội dung cấu thành (mục lục)
・ Có thể viết manual tương thích với trình độ kỹ năng và kiến thức, trình độ kĩ thuật của người sử dụng ở mức nào. ・ Phân chia nội dung ở những chương đoạn đồng đều, không bị lệch ・ Tạo mục lục
③ Quyết định hình thức, style của manual
・ Quyết định hình thức, format cơ bản của manual 。 ・ Quyết định hình thức lưu （ sách, file data trên máy tính … ）Tùy vào từng nghành nghề dịch vụ của việc làm cần tạo manual mà ta sẽ triển khai lặp lại bước tìm hiểu và phong cách thiết kế .Nếu ta văn bản hóa, tư liệu hóa những thông tin tích lũy được ở bước tìm hiểu thì sẽ rất thuận tiện cho bước tiếp theo .Trong bước này ta cũng xem xét xem nội dung cấu thành manual đã hiện thực hóa được tiềm năng đặt ra hay chưa, có tuân thủ những quy chuẩn của nội bộ công ty cũng như những quy tắc tương quan hay không, và hiệu suất cao góp phần cho việc nâng cao hiệu suất việc làm là gì .
４．Bước thực hiện
Có 4 giải pháp thực thi lớn①Người đảm nhiệm tự viết②Thực hiện theo phương pháp cross-sectional của project team③Những phần về trình độ như system thì người của bộ phận đó sẽ phụ trách④OutsourcingĐể manual bảo vệ được đặc thù dễ hiểu, dễ nhìn thì cần chú ý quan tâm 3 điểm dưới đây①Làm rõ chủ ngữ, vị ngữ②Tránh viết mơ hồ, khó hiểu ( Viết rõ dưới dạng Yes / No ) ③Phân rõ khung thời hạnCách viết đoạn văn dễ hiểu, dễ đọc ・ Sử dụng từ ngữ trình độ ở mức kỹ năng và kiến thức, trình độ kĩ thuật mà người đọc hiểu được ・ Những từ ngữ trình độ không thông dụng, những từ ngữ sử dụng nội bộ trong công ty cần được lý giải đơn cử từ đầu ・ Trong một câu không nên nêu quá nhiều thông tin mà chỉ viết về 1 vấn đề
Xét về tính tin cậy và độ thân cận của manual để quyết định thể (về ngữ pháp) phù hợp cho văn bản của manual. Trong đoạn văn cần phải thống nhất sử dụng một thể, tránh sử dụng các thể khác nhau.(Thông tin cụ thể của phần này là về các thể của tiếng Nhật nên ở đây sẽ lược bỏ)
５．Đưa vào sử dụng
Sau khi hoàn thành xong không nên đưa manual vào sử dụng ngay mà người tạo ra nó cần dùng thử trước đã. Cần xác nhận xem manual có giúp ích được như tiềm năng bắt đầu đề ra hay không, có đạt được mức tiêu chuẩn không, những điều quyết định hành động ở bước phong cách thiết kế được hiện thực hóa đến mức nào. Nếu trong bước xác nhận này mà tìm ra được những điểm cần cải tổ thì phải sửa ngay trước khi đưa vào sử dụng chính thức .Những điểm cần lưu ýManual chính là nền tảng của công việcNhững điểm cần lưu ýManual chính là nền tảng của việc làmCó rất nhiều việc làm hàng ngày được tư vấn bởi những phương pháp, lộ trình thực thi đơn cử. Những lộ trình thực thi này được hiệu suất cao hóa để quản lí nâng cao chất lượng cũng như liên hệ mật thiết đến hiệu suất cao việc làm. Từ điểm này ta hoàn toàn có thể thấy được manual chính là thứ làm hiệu suất cao hóa những lộ trình này và là yếu tố không hề thiếu cho việc quản lí chất lượng việc làm .
