589 lượt xem
Scan tài liệu là nhu cầu phổ biến, thường xuyên trong các văn phòng công ty được thực hiện bởi thiết bị máy scan. Chức năng chính của máy scan được biết đến là quét tài liệu, gửi hình ảnh và sao lưu hồ sơ. Ngoài ra, máy scan dùng để làm gì khác, hay bạn đã thật sự hiểu rõ máy scan là gì? Hãy cùng META tìm hiểu về máy scan, chức năng của máy scan trong bài viết dưới đây.
Máy scan là gì?
Máy scan ( đúng chuẩn hơn là máy scanner, hay còn gọi là máy quét ) hiểu đơn thuần là một thiết bị chụp ảnh tài liệu ( bản cứng, bản in giấy thành bản mềm ), sau đó chuyển hình ảnh đó đến máy tính để giải quyết và xử lý và Giao hàng những mục tiêu tiếp theo .
Khi đưa một tài liệu giấy vào máy scan sẽ cho ra một hình ảnh của tài liệu đó. Sau đó hoàn toàn có thể chỉnh sửa, san sẻ hình ảnh hoặc tàng trữ file ảnh của tài liệu đó. Như vậy, tài liệu giấy đã được số hóa thành dạng file tài liệu mềm qua máy scan .
Tài liệu nguồn vào của máy scan là dạng tờ phẳng ( của văn bản, tạp chí, hợp đồng, áp phích … ). Nhiều máy có tích hợp kèm những ứng dụng chỉnh sửa ảnh để phối hợp chỉnh sửa ảnh thuận tiện .
Các dạng máy scan hiện có trên thị trường khá phong phú như máy scan 2 mặt, máy scan 1 mặt, máy scan cầm tay, máy scan A3, máy scan A4. Có 2 dạng scan là cho ra ảnh đen trắng hoặc có sắc tố .
Một số hãng sản xuất máy quét nổi tiếng được người dùng nhìn nhận cao như máy scan HP, máy scan Epson, máy scan Canon …
Chức năng của máy scan
Máy scan hoạt động giải trí với phương pháp tựa như như máy photocopy, tức là cho ra một bản khác của một tài liệu bằng cách sử dụng điện tích kép để thu lấy một hình ảnh điện tử của tài liệu. Tuy nhiên, ngược lại với máy photocopy ở chỗ, máy photocopy dùng để lấy ra bản in giấy, trong khi máy scan lại đưa bản in giấy thành dạng file số .
Dạng file sau scan này hoàn toàn có thể lưu vào ổ cứng, CD trên máy tính dạng file ảnh PNG, JPG hoặc dạng file sách điện tử PDF. Sau đó, hoàn toàn có thể gửi trực tiếp vào một chương trình fax để truyền tài liệu, hoặc đổi khác văn bản bằng ứng dụng OCR ( nhận dạng ký tự bằng quang học ) để chuyển tài liệu thành văn bản hoàn toàn có thể giải quyết và xử lý .
Cấu tạo máy scan
Máy quét ( máy scan ) gồm ba bộ phận chính :
- Thấu kính nhạy quang.
- Cơ cấu phân phối tài liệu để có thể tiến hành quét một vùng tài liệu nhất định (nhờ các phần tử cảm biến quang chạy trên giấy).
- Mạch logic điện tử: Biến đổi ánh sáng phản xạ giúp chuyển đổi các thông tin được quét thành hình ảnh điện tử (hình ảnh số).
Máy scan dùng để làm gì?
Trong thời đại thời nay, doanh nghiệp cần giải quyết và xử lý, tàng trữ hàng loạt thông tin về hợp đồng, hồ sơ, chứng từ, công văn, tài liệu … Đâu là cách để tàng trữ những tài liệu này và hoàn toàn có thể thuận tiện tìm thấy khi cần ? Đó là nhờ quá trình scan để biến tài liệu giấy thành dạng số hóa được tàng trữ hàng loạt trên máy tính. Sau đây là những tính năng của máy scan :
Lưu trữ tài liệu hiệu quả
Tài liệu cần được tàng trữ và dữ gìn và bảo vệ cẩn trọng, đặc biệt quan trọng là những tài liệu quan trọng. Quá trình scan giúp tài liệu được sao chép một cách đúng mực thành dạng số, từ đó những cá thể, tổ chức triển khai, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tàng trữ tài liệu thuận tiện trên máy tính, giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn mất những tài liệu quan trọng. Ngoài ra, việc tàng trữ dạng file mềm còn giúp tiết kiệm ngân sách và chi phí khá nhiều ngân sách in ấn .
Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng khi cần thiết
Khác với bản cứng, tài liệu bản mềm trên máy tính hoàn toàn có thể được sắp xếp một cách khoa học, thuận tiện với khối lượng tài liệu lớn. Khi đó, người dùng hoàn toàn có thể tìm kiếm tài liệu nhanh gọn, thuận tiện, thuận tiện hơn .
Thêm nữa, 1 số ít loại máy quét có tính năng san sẻ tài liệu qua công cụ đám mây, email. Vì thế mà người dùng hoàn toàn có thể truy vấn thông tin từ xa mà không nhất thiết phải xuất hiện ở máy tính tàng trữ tại văn phòng .
Bảo mật thông tin ở mức độ cao
Thông tin dạng số qua quy trình scan hoàn toàn có thể được setup mã truy vấn bảo đảm an toàn giúp bảo mật thông tin thông tin quan trọng, từ đó người dùng hoàn toàn có thể yên tâm về tài liệu thông tin .
>> Tham khảo:
Trên đây là định nghĩa máy scan là gì, cấu trúc và hiệu quả của máy scan. Hy vọng bài viết đã cung ứng cho bạn những thông tin có ích ! Nếu có nhu yếu đặt mua những loại máy scan, máy photocopy …, hãy truy vấn vào website META.vn hoặc liên hệ trực tiếp với chúng tôi theo địa chỉ :
Tại Hà Nội:
56 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy
Điện thoại: 024.3568.6969
Tại TP. HCM:
716 – 718 Điện Biên Phủ, P. 10, Quận 10
Điện thoại: 028.3833.6666303 Hùng Vương, P. 9, Quận 5
Điện thoại: 028.3833.6666
