Các mặt hàng có vòng đời sản phẩm ngắn như thực phẩm, sữa, thuốc, đồ mỹ phẩm, v.v… thường cần phải quản lý hàng theo lô sản xuất với việc quản lý hạn sử dụng.Bạn đang xem : Lot và exp là gì
Mỗi mặt hàng (item) được nhà sản xuất sẽ sản xuất theo nhiều đợt khác nhau, mỗi lần ra sản phẩm tung ra thì thị trường thì gọi là một lô sản xuất (batch/lot). Vòng đời của hàng hoá đc qui định bởi sự nghiên cứu của nhà máy đó, và được đo từ ngày sản xuất (manufacture date – viết tắt là mfg date) đến ngày hết hạn (expiration date, viết tắt là exp date). Mỗi lô được đánh số, thường có tên là Lot Number (hay Batch Number). Như vậy khái niệm lô ở đây là lô sản xuất chứ ko phải lô nhập hàng nhé. Mỗi lô sx sẽ có mfg date và exp date.
Khi nhập hàng theo kim chỉ nan hoàn toàn có thể nhập nhiều lô sx trên cùng một đợt, tức là trên cùng 1 chứng từ nhập ( rất hiếm nhưng kim chỉ nan vẫn hoàn toàn có thể có ). Và nhiều khi tồn dư hoàn toàn có thể vẫn còn lô cũ và lô mới. Đấy là chưa kể những lô nhập khác nhau thì giá khác nhau nữa cơ ( hàng cũ giá rẻ, hàng mới giá cao hơn, kiểu như bán hoa quả ấy ) .Như vậy chứng từ nhập là phải chỉ rõ nhập từ lô nào, exp date là bao nhiêu, và một chứng từ nhập hoàn toàn có thể nhập nhiều lô sx cho 1 mã hàng .
Vấn đề đặt ra là các chứng từ như xuất bán, điều chỉnh kiểm kê, điều chuyển kho, trả lại ncc, kh trả lại, v.v… đều phải chỉ rõ lô nào (chứ ko phải chứng từ nhập nào vì có thể một chứng từ nhập 2 lô cùng lúc). Việc chọn lô khi xuất là dạng xuất đích danh theo lô, gần giống như xuất theo kiểu First In First Out (FIFO), chính xác là First Expire First Out (FEFO). Nhưng cái rất khó của bán tạp hoá là ko biết khách hàng chọn hàng thuộc lô nào nếu mình để cả 2 lô trên cùng kệ và khách hàng tự chọn có thể chọn ngẫu nhiên bất cứ hàng thuộc lô nào (có thể chọn lô cũ hoặc chọn lô mới, mà thường họ sẽ chọn lô mới hơn vì có hạn sử dụng lâu hơn). Do đó việc sắp xếp hàng theo lô lên kệ là cực quan trọng (cái này nên học các dược sĩ vì họ luôn bán hết lô cũ mới bỏ lô mới ra bán tiếp). Xếp hàng lô cũ (cận date) ra trước, bán khi nào hết sạch mới đưa lô mới lên ra bán tiếp. Đây là cách xuất hàng tự động nhằm giảm thời gian bán hàng của thu ngân.
Còn nếu để lộn xộn cả 2 lô trên kệ và để khách tự chọn hàng thì chỉ có cách in thêm mã vạch tổ hợp bao gồm mã hàng + mã lô. Khi quét mã thì phần mềm tự động bóc tách mã hàng và mã lô ra. Phương pháp này khá chính xác giữa phần mềm với thực tế xuất ở kho nhưng lại rất tốn kém khâu in mã vạch tổ hợp.
Như vậy, để trấn áp sản phẩm & hàng hóa theo lô với hạn sử dụng thì tất cả chúng ta hoàn toàn có thể có những cách sau :
1. Kiểm soát bằng qui trình ngoài + nhân công
Kiểm soát từ khâu nhập hàng, khâu quản lý kho, khâu bán hàng. Những nhân viên có vai trò thuộc các khâu trên thường xuyên thực hiện công việc theo dõi những mặt hàng theo lô này. Đây là phương pháp phổ biến nhất dù không sử dụng công nghệ để quản lý vì việc kiểm tra tình trạng hàng hóa thường xuyên cũng giúp chúng ta biết được trạng thái, chất lượng của hàng hóa. Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều thời gian của các nhân sự (đối với những nơi ko có nhân sự thực hiện các vai trò trên).
Xem thêm : Tính Cách Đặc Trưng Của Người Có Nạp Âm Bình Địa Mộc Là Gì, Mệnh Bình Địa Mộc Là Gì
2. Kiểm soát bằng phần mềm
Như đã lý giải ở đoạn trên, việc trấn áp về hạn sử dụng là kiểm tra xem TỒN VỀ SỐ LƯỢNG của TỪNG LÔ sản xuất đơn cử. Có 3 cách để xuất kho theo lô :– Xuất hàng và chọn lô thủ công bằng tay : Cách này thì đúng chuẩn nhưng tốn thời hạn vì bán hàng phải chọn số lô, điều này là ko hài hòa và hợp lý cho kinh doanh bán lẻ nhà hàng, tạp hóa vì việc thanh toán giao dịch ở thu ngân cần vận tốc nhanh .– Xuất hàng và tự động hóa chọn lô theo chiêu thức FEFO ( như đã trình làng ở trên ). Cách này giúp bạn thanh toán giao dịch hàng nhanh tại quầy thu ngân nhưng cũng rất khó vận dụng cho kinh doanh nhỏ nhà hàng siêu thị, tạp hóa vì hàng xuất thực tiễn hoàn toàn có thể không đúng theo trình tự FEFO do người mua lựa chọn hàng hoàn toàn có thể chọn lô mới chứ ko chọn lô cũ dù ta sắp xếp hàng kiểu gì đi chăng nữa. Việc con người lựa chọn hàng là ko thể tính theo nguyên tắc của máy móc được. Khi đó, việc tồn lô trên máy tính sẽ khác với tồn lô trong trong thực tiễn và việc trấn áp không còn có ý nghĩa .– Xuất hàng tự động hóa theo lô bằng giải pháp sử dụng mã vạch tự in ghép mã hàng với mã lô. Đây là giải pháp xuất đích danh đem lại số liệu chuẩn nhất nhưng lại tốn khá nhiều ngân sách vào khâu in mã vạch cho tổng thể những loại sản phẩm quản trị theo lô ( tốn cả nhân công lẫn ngân sách in tem )
Nếu quản lý hàng theo lô thì việc sửa/xoá chứng từ là cực kỳ khó và đây là nguyên nhân chính mà rất ít nơi áp dụng quản lý hàng theo lô bằng phần mềm. Ngoài ra rất khó khi kiểm kê, điều chuyển kho giữa các cửa hàng vì cũng như xuất bán hàng, một chứng từ có thể có 2 hay nhiều dòng hàng trùng mã nhưng khác lô. Kiểm kê kho cũng phải kiểm kê chính xác cho từng lô, rất phức tạp.
Nếu làm đúng về quản trị hàng theo lô thì ở phần theo dõi nhập-xuất-tồn có tính năng lọc những mẫu sản phẩm có hạn dùng cách hiện thời bao nhiêu ngày ( chỉ rõ lô nào, còn tồn bao nhiêu, và còn bao ngày thì hết hạn ). Khi bán hàng cận date thì ứng dụng hiện thông tin về lô hàng và đổi màu thông tin về dòng hàng đó trên chứng từ .Hiện nay, rất ít những ứng dụng trên thị trường có năng lực hiểu và làm đúng việc xuất hàng theo lô sản xuất. Chủ yếu việc vận dụng theo lô thành công xuất sắc là ở những công ty SX lớn với qui trình xuất kho chuyên nghiệp và bài bản, có đủ nhân lực để thực thi. Nhiều siêu thị nhà hàng kinh doanh nhỏ tầm trung hay cả ẩm thực ăn uống lớn cũng không vận dụng quản trị theo lô bằng ứng dụng vì sự khó khăn vất vả này .
Như vậy, đối với các bạn trong Hội Liên Minh Bán Lẻ, trước khi nghĩ đến chuyện quản lý hàng theo lô, theo hạn sử dụng thì hãy làm quản lý hàng tồn kho chính xác đi đã vì ngay cả kiểm soát hàng tồn theo kho chúng ta đã phần lớn là không tuân thu qui trình và sai dữ liệu rồi (đọc bài bit.ly/hlmbl_hangtonkho để hiểu vấn đề này). Còn về vấn đề quản lý hạn sử dụng thì các bạn nên thường xuyên kiểm tra những mặt hàng này trong kho, trên kệ trong quá trình bán hàng.
