Điều khoản 203 ( g ) của luật Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ qui định rằng những đương đơn xin thị thực phải nộp đơn xin thị thực trong vòng một năm kể từ ngày được thông tin chính thức. Nếu đương đơn không liên lạc với chúng tôi trong vòng một năm kể từ những ngày nêu trên, hồ sơ xin thị thực sẽ trong thời điểm tạm thời bị đóng. Thông báo về việc tạm đóng hồ sơ ( TERMLT-1 ) sẽ được gởi đến đương đơn trong những trường hợp sau :
- Không nộp đơn xin Thị thực định cư và đăng ký Ngoại kiều DS-260;
- Không đến phỏng vấn mà không có một thông báo bằng văn bản nào gởi đến Bộ phận Thị thực định cư; hay
- Không phản hồi về hồ sơ sau khi đơn xin thị thực bị từ chối theo điều khoản 221(g) của Luật Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ do hồ sơ còn thiếu giấy tờ cần phải bổ túc.
Hồ sơ xin thị thực có thể được mở lại và đơn xin bảo lãnh tiếp tục có hiệu lực nếu trong vòng một năm kể từ khi được gởi thông báo về việc đóng hồ sơ, đương đơn có thể chứng minh việc không thể theo đuổi hồ sơ xin thị thực là vì lý do khách quan ngoài tầm kiểm soát của đương đơn. Đương đơn hoặc người bảo lãnh nên liên hệ chúng tôi và cung cấp bằng chứng để trình bày lý do không thể theo đuổi hồ sơ.
Lưu ý: Trong một số trường hợp, sau khi hồ sơ được mở lại, đương đơn có hồ sơ bị từ chối theo điều khoản 221(g) của Luật Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ sẽ phải đóng lại phí xin thi thực nếu không theo đuổi hồ sơ trong vòng một năm.
Nếu đương đơn không có phản hồi trong vòng một năm kể từ ngày được gởi thư thông báo tạm đóng hồ sơ, chúng tôi sẽ gởi Thông báo đóng hồ sơ chính thức (TERMLT-2). Tại thời điểm hồ sơ bị đóng chính thức, hồ sơ bảo lãnh xin thị thực và tất cả các giấy tờ trong hồ sơ đó sẽ bị hủy bỏ.
Người bảo lãnh, đương đơn, và đại diện thay mặt hợp pháp của hồ sơ có trách nhiệm phân phối địa chỉ đúng mực hiện thời của mình cho Trung tâm Thị thực Quốc gia ( NVC ) và Lãnh sự quán Hoa Kỳ để bảo vệ những thông tin về hồ sơ xin thị thực được gởi đến đương đơn kịp thời .
