Giới thiệu sở
THÔNG TIN CHUNG
VĂN BẢN MỚI 
Trang chủVăn thư – Lưu trữ
Share
twitter
Hướng dẫn Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của Sở Nội vụ
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.Giới thiệu sởTHÔNG TIN CHUNGVĂN BẢN MỚITrang chủVăn thư – Lưu trữSharetwitterHướng dẫn Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của Sở Nội vụCăn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011 / QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 ; Thông tư số 07/2012 / TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản trị văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .Bạn đang xem : Hồ sơ công việc là gì
Để công tác lập hồ sơ công việc tại các cơ quan, tổ chức ở tỉnh và UBND các huyện, thành phố sớm đi vào nề nếp nhằm nâng cao hiệu quả công tác, tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu thông tin, tài liệu được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong cơ quan, tổ chức. Sở Nội vụ ban hành hướng dẫn cụ thể lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau:Để công tác làm việc lập hồ sơ công việc tại những cơ quan, tổ chức triển khai ở tỉnh và Ủy Ban Nhân Dân những huyện, thành phố sớm đi vào nề nếp nhằm mục đích nâng cao hiệu suất cao công tác làm việc, tạo điều kiện kèm theo cho việc tàng trữ, tra cứu thông tin, tài liệu được thuận tiện, thuận tiện, nhanh gọn, từng bước phát huy giá trị của tài liệu tàng trữ trong cơ quan, tổ chức triển khai. Sở Nội vụ phát hành hướng dẫn đơn cử lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau :
I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG
1. Giải thích từ ngữ
Trong hướng dẫn này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau :- “ Hồ sơ ” là một tập tài liệu có tương quan với nhau về một yếu tố, một vấn đề, một đối tượng người dùng đơn cử hoặc có đặc thù chung, hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý công việc thuộc khoanh vùng phạm vi công dụng, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể .- “ Hồ sơ công việc ” là một tập văn bản, tài liệu có tương quan với nhau về một yếu tố, một vấn đề, một đối tượng người tiêu dùng đơn cử được hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý công việc thuộc khoanh vùng phạm vi tính năng, trách nhiệm của cơ quan kể từ khi vấn đề khởi đầu đến khi kết thúc .- “ Hồ sơ nguyên tắc ” là tập hợp những văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm địa thế căn cứ pháp lý, tra cứu khi xử lý công việc của cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể .- “ Lập hồ sơ ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và chiêu thức nhất định .- “ Đơn vị dữ gìn và bảo vệ ” là đơn vị chức năng thống kê trong nhiệm vụ tàng trữ, đồng thời dùng để quản trị, tra tìm tài liệu. Độ dày của mỗi đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ không quá 3 cm. Nếu một hồ sơ có ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ. Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ .- “ Danh mục hồ sơ ” là bảng kê mạng lưới hệ thống những hồ sơ dự kiến hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị chức năng ( hoặc người ) lập và thời hạn dữ gìn và bảo vệ của mỗi hồ sơ .- “ Văn thư cơ quan ” là tổ chức triển khai hoặc bộ phận thực thi những trách nhiệm công tác làm việc văn thư của cơ quan, tổ chức triển khai theo pháp luật của pháp lý .- “ Văn thư đơn vị chức năng ” là cá thể trong đơn vị chức năng của cơ quan, tổ chức triển khai, được người đứng đầu đơn vị chức năng giao thực thi 1 số ít trách nhiệm của công tác làm việc văn thư như : đảm nhiệm, ĐK, trình, chuyển giao văn bản, quản trị hồ sơ, tài liệu của đơn vị chức năng trước khi giao nộp vào tàng trữ cơ quan .- “ Lưu trữ cơ quan ” là triển khai hoạt động giải trí tàng trữ so với tài liệu tàng trữ của cơ quan, tổ chức triển khai .- “ Lưu trữ lịch sử vẻ vang ” là cơ quan triển khai hoạt động giải trí tàng trữ so với tài liệu tàng trữ có giá trị dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn được đảm nhiệm từ Lưu trữ cơ quan và từ những nguồn khác .Xem thêm : Dị Ứng Da Và Kích Ứng Da Là Gì ? Nguyên Nhân, Dấu Hiệu, Cách Chữa
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan bao gồm:hồ sơ, tài liệu quản lý hành chính, khoa học công nghệ, tài liệu chuyên môn trên nền giấy, các tài liệu phim, ảnh, băng đĩa, dữ liệu điện tử được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, đơn vị và địa phương đã kết thúc ở giai đoạn văn thư, được lập hồ sơ và tập trung bảo quản tại lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.
II. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
1. Lập Danh mục hồ sơ
a ) Tác dụng của Danh mục hồ sơ- Quản lý những hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai và cá thể trải qua mạng lưới hệ thống hồ sơ .- Giúp cho cơ quan, tổ chức triển khai dữ thế chủ động trong việc tổ chức triển khai lập hồ sơ và quản trị hồ sơ, tài liệu trong tiến trình văn thư được ngặt nghèo và khoa học .- Là địa thế căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại những đơn vị chức năng, cá thể ; góp thêm phần nâng cao ý thức và nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi cá thể trong cơ quan, tổ chức triển khai so với việc lập hồ sơ và chuẩn bị sẵn sàng nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào tàng trữ cơ quan .- Là địa thế căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để tàng trữ và Giao hàng sử dụng .b ) Căn cứ lập Danh mục hồ sơCác địa thế căn cứ hầu hết để lập Danh mục hồ sơ gồm có : Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và các cơ quan, đơn vị trong cơ quan, tổ chức; Các văn bản về phân công trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo và cán bộ, chuyên viên và nhân viên cơ quan nói chung; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn vị và của mỗi cá nhân; Danh mục hồ sơ của những năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có).Các văn bản lao lý về tính năng, trách nhiệm, quyền hạn, cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của cơ quan, tổ chức triển khai và những cơ quan, đơn vị chức năng trong cơ quan, tổ chức triển khai ; Các văn bản về phân công nghĩa vụ và trách nhiệm của cán bộ chỉ huy và cán bộ, nhân viên và nhân viên cấp dưới cơ quan nói chung ; Quy chế thao tác của cơ quan, tổ chức triển khai ; Quy chế công tác làm việc văn thư, tàng trữ của cơ quan, tổ chức triển khai ; Kế hoạch, trách nhiệm công tác làm việc hàng năm của cơ quan, tổ chức triển khai, của những đơn vị chức năng và của mỗi cá thể ; Danh mục hồ sơ của những năm trước ; Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu và mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức triển khai ( nếu có ) .c ) Nội dung lập Danh mục hồ sơ- Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ+ Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được thiết kế xây dựng theo cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai hoặc theo nghành hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai. Căn cứ tình hình trong thực tiễn của mỗi cơ quan, tổ chức triển khai để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho tương thích, bảo vệ việc lập hồ sơ được khá đầy đủ, đúng chuẩn và thuận tiện. Những cơ quan, tổ chức triển khai có cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai không thay đổi, công dụng, trách nhiệm của những đơn vị chức năng được phân định rõ ràng thì vận dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai. Những cơ quan, tổ chức triển khai có cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai phức tạp, không không thay đổi, không rõ ràng thì kiến thiết xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí .
+ Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ.
+ Trong từng đề mục lớn gồm có những đề mục nhỏ là những yếu tố thuộc tính năng trách nhiệm của đơn vị chức năng – so với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai ; hoặc là những yếu tố trong khoanh vùng phạm vi một nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí – so với khung đề mục theo nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí .+ Trong mỗi đề mục nhỏ, những hồ sơ được sắp xếp từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến đơn cử, có tích hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ .Ví dụ : Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được thiết kế xây dựng theo cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của cơ quan Sở Nội vụ gồm có những đề mục lớn sau :
