Ngày nay, công nghệ tiên tiến luôn góp mặt trong mọi nghành của đời sống, và tuyển dụng cũng không ngoại lệ. Chính vì lẽ đó, Applicant Tracking System ( ATS ) đã sinh ra với mục tiêu giúp cho việc làm của những nhân viên cấp dưới quản trị nhân sự trở nên thuận tiện hơn .
Hãy cùng tìm hiểu và khám phá ATS là gì và tại sao những ứng viên lại cần chăm sóc đến những ứng dụng quản trị tuyển dụng này ?
Applicant Tracking System là gì?
© Freepik.com
Applicant Tracking System, hay còn gọi là Hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên, là phần mềm quản lý tuyển dụng hoạt động như một cơ sở dữ liệu để lưu trữ hồ sơ xin việc từ các ứng viên.
Phần mềm Applicant Tracking System được những công ty sử dụng để tương hỗ quy trình tuyển dụng. Mỗi ứng dụng sẽ phân phối những tính năng khác nhau, nhưng ATS hầu hết được sử dụng để giúp những nhà tuyển dụng tích lũy, sắp xếp và sàng lọc những ứng viên .
Tại sao nhà tuyển dụng sử dụng Applicant Tracking System?
Applicant Tracking System được tạo ra để tương hỗ những nhân viên cấp dưới quản trị nhân sự đương đầu với khối lượng việc làm khổng lồ mỗi ngày .
Ngày nay, nộp đơn xin việc trực tuyến trở nên thuận tiện hơn khi nào hết. Vì vậy, với mỗi vị trí mở tuyển, một công ty hoàn toàn có thể nhanh gọn thu về hàng trăm, thậm chí còn hàng nghìn hồ sơ xin việc từ những ứng viên .
Điều này còn trở nên đặc biệt quan trọng khó khăn vất vả hơn với những tập đoàn lớn lớn. Do cấu trúc tổ chức triển khai phức tạp hơn rất nhiều nên số lượng nhân viên cấp dưới họ cần tuyển thêm cũng tăng lên theo cấp số nhân .
Rất nhiều vị trí được đăng tuyển cùng một thời gian khiến cho bộ phận nhân sự phải rất khó khăn vất vả để hoàn toàn có thể giải quyết và xử lý được hàng loạt hồ sơ xin việc họ nhận được và chọn ra những người tương thích nhất .
© Freepik.com
Phần mềm ATS là chìa khóa để giải quyết vấn đề này cho nhà tuyển dụng. Thay vì phải làm việc với một núi hồ sơ xin việc trên giấy hoặc hộp thư email lúc nào cũng đầy, họ sử dụng phần mềm quản lý tuyển dụng để lưu trữ và sắp xếp công việc một cách hiệu quả.
Giải pháp này đặc biệt quan trọng quan trọng so với những công ty lớn đang tuyển dụng đồng thời cho nhiều vị trí và phòng ban .
Đọc thêm: Quy trình phỏng vấn xin việc diễn ra thế nào?
Applicant Tracking System (ATS) có gì nổi trội hơn các phần mềm xử lý bảng tính truyền thống?
Các nhà tuyển dụng vẫn thường quản trị những tài liệu ứng viên trên những ứng dụng giải quyết và xử lý bảng tính ( spreadsheet ) thường thì trước khi biết đến Applicant Tracking System .
Những ứng dụng truyền thống cuội nguồn dùng để quản trị hồ sơ ứng viên gồm có Excel, Google Sheets, v.v. Với giao diện quen thuộc và tính năng không tính tiền, những ứng dụng mang lại ưu điểm vừa đủ để phía HR thể quản trị mạng lưới hệ thống tuyển dụng nhân sự cơ bản .
Tuy nhiên, công ty càng tăng trưởng tương ứng với nhu yếu tuyển dụng càng tăng cao. Điều này yên cầu tiến trình tuyển dụng phải được nâng cao quản trị, giải quyết và xử lý nhanh gọn và hiệu suất cao hơn .
Nếu chỉ dừng lại ở việc sử dụng những ứng dụng giải quyết và xử lý bảng tính truyền thống lịch sử, phía công ty sẽ khó hoàn toàn có thể phân phối nhu yếu quản trị và theo dõi ứng viên phức tạp .
Khả năng tự động hóa
Spreadsheet truyền thống cuội nguồn không tự động hóa nhập tài liệu như những ứng dụng Applicant Tracking System. Quá trình nhập liệu bằng tay thủ công không chỉ gây tốn kém thời hạn mà còn hoàn toàn có thể dẫn tới nhiều thực trạng sai sót, thất lạc dữ liệu .
Vì vậy, sử dụng ATS chính là giải pháp giúp công ty tối ưu được thời hạn và tránh những yếu tố không đáng có khi quản trị tài liệu từ hồ sơ ứng viên .
Tính tương tác
Applicant Tracking System dưới hình thức những SaaS ( software-as-a-service, hình thức ứng dụng 4.0 ) luôn tương tác với người dùng trải qua thông tin và những gợi ý tương quan sẽ mang lại thưởng thức sử dụng tốt hơn .
Khả năng lưu trữ và trao đổi thông tin
Được kiến thiết xây dựng trên nền tảng đám mây, Applicant Tracking System cho phép nhà tuyển dụng tàng trữ và trao đổi thông tin không số lượng giới hạn cùng với năng lực bảo mật thông tin tối ưu .
Trong khi đó, một số ít ứng dụng giải quyết và xử lý bảng tính offline sẽ mang lại không ít hạn chế trong việc tàng trữ tài liệu trên máy và trao đổi thông tin .
Các tính năng cơ bản của Applicant Tracking System
Quản lý quy trình tuyển dụng
Thông thường, một quá trình tuyển dụng chuẩn hoàn toàn có thể “ ngốn ” rất nhiều thời hạn của người quản trị khi phải triển khai thủ công bằng tay những khâu phức tạp, từ ứng tuyển đến tinh lọc hồ sơ .
Phần mềm Applicant Tracking System lúc này tích hợp mọi tính năng để trên mạng lưới hệ thống, giúp đơn giản hóa và tinh gọn quá trình tuyển dụng. Từ đó, phía đội ngũ nhân sự của công ty sẽ có năng lực quản trị việc làm một cách thuận tiện, nhanh gọn hơn .
Tạo nguồn và quản lý dữ liệu cá nhân ứng tuyển
Thay vì tiêu tốn lãng phí thời hạn cho khâu nhập liệu bằng tay thủ công, bạn hoàn toàn có thể nhờ vào Applicant Tracking System để tối ưu hóa việc làm này và tập trung chuyên sâu vào việc nhìn nhận năng lượng của ứng viên. Điều này sẽ giúp cho chất lượng tuyển dụng của bạn tăng cao hơn .
Hơn thế, Applicant Tracking System hoàn toàn có thể tích hợp những trang mạng xã hội và thông tin việc làm giúp tạo nguồn ứng viên chất lượng và vững chắc. Tất cả những thông tin tương quan đến ứng viên, từ tiến trình thao tác đến những thông tin trao đổi đều sẽ được ghi nhận và tự động hóa tàng trữ tại nguồn .
Nhà tuyển dụng hoàn toàn có thể yên tâm sử dụng ATS để tránh việc thất lạc thông tin. Các hoạt động giải trí tìm kiếm, sàng lọc cũng nhờ vậy trở nên thuận tiện hơn khi nào hết .
Cộng tác tuyển dụng
Công ty tuyển dụng hoàn toàn có thể san sẻ thông tin trong một nhóm chung qua Applicant Tracking System. Từ đó, những quản trị và nhân viên tương quan sẽ thuận tiện tiếp đón thông tin và cùng tham gia vào quy trình phỏng vấn, nhìn nhận ứng viên .
Với bất kể buổi phỏng vấn nào, ATS cũng đều có tính năng tự động hóa gửi thông tin tới ứng viên và hội đồng phỏng vấn .
Báo cáo tự động
Hầu hết những Applicant Tracking System đều có năng lực tự động hóa đo lường và thống kê và quy đổi những bước triển khai, cũng như ngân sách tuyển dụng cho một ứng viên .
Dựa vào những thông tin gợi ý có ích này, nhà tuyển dụng hoàn toàn có thể xem xét những giải pháp quản trị ngân sách tuyển dụng khác nhau, lên kế hoạch mới hoặc nâng cấp cải tiến chủ trương tuyển dụng một cách tương thích và đúng chuẩn nhất .
Đọc thêm: 3 Tiêu Chuẩn Đánh Giá Ứng Viên Cho Nhà Tuyển Dụng
Phần mềm Applicant Tracking System hoạt động như thế nào?
Bất kể sự độc lạ về tính năng giữa những ứng dụng quản trị tuyển dụng là gì, toàn bộ Applicant Tracking System đều tuân theo cùng một quá trình cơ bản .
Sử dụng câu hỏi loại trừ
Khi bạn nộp hồ sơ xin việc qua cổng thông tin của công ty, bạn hoàn toàn có thể sẽ được nhu yếu vấn đáp một vài câu hỏi bắt buộc. Những câu hỏi này được gọi là “ câu hỏi loại trực tiếp ” và mục tiêu của chúng là thu hẹp khoanh vùng phạm vi ứng viên tiềm năng .
Sàng lọc hồ sơ qua từ khóa
Một cách phổ cập mà những nhà tuyển dụng dùng để lọc hồ sơ trong ứng dụng quản trị tuyển dụng là tìm kiếm những kiến thức và kỹ năng hoặc chức vụ có tương quan đến vị trí họ cần tuyển. Chính vì thế, từ khóa là một yếu tố vô cùng quan trọng trong Applicant Tracking System .
Các ứng dụng Applicant Tracking System nghiên cứu và phân tích và tàng trữ thông tin ứng viên theo những từ khóa. Nhờ vậy, công ty hoàn toàn có thể thuận tiện tìm kiếm những từ khóa có tương quan đến vị trí đang tuyển và những ứng viên có gồm có những từ khóa đó trong hồ sơ sẽ được lọc ra .
Đọc thêm: Những Từ Khóa Vàng Về Kỹ Năng Mềm Trong CV Bạn Không Nên Bỏ Qua
Xếp hạng hồ sơ phù hợp
Một số mạng lưới hệ thống ATS còn hoàn toàn có thể so sánh hồ sơ của bạn với miêu tả việc làm và xếp hạng ứng viên dựa trên mức độ tương thích của sơ yếu lý lịch đó .
Vì vậy, nhà tuyển dụng hoàn toàn có thể tập trung chuyên sâu vào những ứng viên được xếp hạng số 1 thay vì đọc qua từng bản sơ yếu lý lịch .
Đọc thêm: Cách Chỉnh Sửa CV Phù Hợp Với Từng Công Việc Cụ Thể
Tại sao Applicant Tracking System được coi là hung thần với các ứng viên?
Các nhà tuyển dụng được cho phép ATS của họ tự động hóa trích xuất thông tin từ sơ yếu lý lịch của ứng viên để hoàn toàn có thể tìm kiếm, sàng lọc và xếp hạng .
Mục đích là nhanh gọn vô hiệu những hồ sơ không đủ tiêu chuẩn, thu nhỏ khoanh vùng phạm vi tìm kiếm và xác lập những ứng viên số 1 .
© Freepik.comThật không may cho những người tìm việc, Applicant Tracking System chỉ đơn thuần là một công nghệ tiên tiến được thiết kế xây dựng dựa trên những thuật toán ngặt nghèo và hoạt động giải trí dựa vào những từ khóa. Vì vậy, ATS không hề nhìn nhận năng lực hay tiềm năng của ứng viên .
Vì lý do đó, nó không hề lọc ra những ứng viên có trình độ tương thích với vị trí đang tuyển nhưng đơn thuần là không biết cách tối ưu nội dung sơ yếu lý lịch của họ cho những ứng dụng ATS.
Một số ứng viên có trình độ cao bị loại do sơ yếu lý lịch của họ có yếu tố về định dạng hoặc thiếu những từ khóa tìm kiếm đúng chuẩn .
Đây là sự đánh đổi thiết yếu so với nhiều chuyên viên tuyển dụng với thời hạn và nguồn lực hạn chế. Tuy nhiên, nó cũng mang đến một thử thách không hề nhỏ so với những ứng viên khi chuẩn bị sẵn sàng hồ sơ xin việc .
Đọc thêm: Elevator Pitch: Phương Pháp Giao Tiếp Hiệu Quả Trong Quá Trình Xin Việc
Ứng viên nên làm gì để đánh bại Applicant Tracking System?
Bao gồm các từ khóa phù hợp
Yếu tố số 1 mà bạn cần chăm sóc trong cách viết CV cho ATS chính là những từ khóa. Một trong những cách viết CV tốt nhất để kiếm được điểm với ATS là tối ưu hóa sơ yếu lý lịch của bạn với những từ khóa tương thích .
Đọc thêm: Những Điều “Nên” Và “Không Nên” Viết Trong Nội Dung CV Xin Việc
Xác định từ khóa hiệu quả
Nhà tuyển dụng sẽ quyết định hành động những từ khóa tương quan đến kỹ năng và kiến thức, trình độ, kinh nghiệm tay nghề hoặc phẩm chất họ cần từ ứng viên và đặt chúng vào trong diễn đạt việc làm. Nếu bạn không chắc nên sử dụng từ khóa nào trong CV, hãy mở màn với diễn đạt việc làm trong tin tuyển dụng của công ty .
Bạn cũng hoàn toàn có thể tích lũy ba đến năm miêu tả việc làm tương tự như với loại vị trí bạn đang theo đuổi để xác lập những thuật ngữ được sử dụng tiếp tục cho những vị trí đó. Sau đó, hãy tích hợp những thuật ngữ này vào sơ yếu lý lịch của bạn .
Nếu bạn gặp khó khăn vất vả khi xác lập những từ khóa quan trọng khi viết CV cho ATS, những công cụ trực tuyến, như Jobscan, Resume Worded, hay SkillSyncer, hoàn toàn có thể giúp bạn .
Đọc thêm: Cách Sử Dụng Action Verbs Hiệu Quả Khi Viết CV Tiếng Anh
Tần suất xuất hiện của từ khóa
Khi nói đến việc tối ưu hóa từ khóa trong cách viết CV cho ATS, bạn cần tâm lý về tần suất, cũng như vị trí của những từ khóa này trong suốt CV của bạn. Một số Applicant Tracking System sẽ xác lập sự thành thạo về một kỹ năng và kiến thức dựa trên số lần thuật ngữ đó Open trong sơ yếu lý lịch .
Đừng cố “nhồi nhét” từ khóa
Trên kim chỉ nan, bạn hoàn toàn có thể vượt qua sự kiểm định của Applicant Tracking System với nhìn nhận tốt bằng cách bảo vệ tần suất Open của những từ khóa tương quan đến việc làm .
Tuy nhiên, hành vi này sẽ được xem là không bình thường nếu như bạn sử dụng chúng quá đà và bất hài hòa và hợp lý. Một số cá thể còn có chiêu trò không hay để “ vượt mặt ” mạng lưới hệ thống, ví dụ điển hình như “ spam ” từ khóa tương quan đến việc làm và để màu chữ trắng để người đọc không phân biệt được .
Bạn hoàn toàn có thể đánh lừa mạng lưới hệ thống ATS nhưng nhà tuyển dụng thì không. Nội dung của bạn san sẻ sẽ phản ánh tổng thể. Vì vậy, hãy tập trung chuyên sâu vào tinh lọc ngôn từ và bộc lộ năng lực của mình qua diễn đạt trên CV một cách tốt nhất nhé !
Đọc thêm: Bí quyết viết kinh nghiệm làm việc trong CV “cực chuẩn”
Cách thiết kế CV
Trung thành với đơn giản và truyền thống
Cách viết CV phát minh sáng tạo sẽ khó đọc hơn so với Applicant Tracking System. Mặc dù những hồ sơ này hoàn toàn có thể trông thích mắt, nhưng khi đi qua ATS, những hình ảnh hoàn toàn có thể bị cắt xén hoặc vô hiệu trọn vẹn .
Ví dụ, nếu bạn chèn một hình ảnh hoặc biểu đồ để trình làng những kỹ năng và kiến thức chính của mình, ATS sẽ không hề đọc được .
Để tìm những từ khóa có tương quan, Applicant Tracking System sẽ quét CV của bạn và chuyển thành dạng tệp chỉ gồm văn bản ( text-only file ). Vì vậy, mọi trình diễn phát minh sáng tạo sẽ bị mất. Tệ hơn nữa là ATS sẽ không hề lấy ra những thông tin quan trọng đủ để hồ sơ của bạn được xem xét .
Đọc thêm: Cách Làm Nên Một CV Ấn Tượng
Đề mục và phông chữ
Để bám sát với cách viết CV truyền thống lịch sử có tính thích hợp cao với ATS, hãy sử dụng tên đề mục thông dụng, như “ Học vấn ”, “ Kinh nghiệm thao tác ” và “ Kỹ năng ”. Bạn không nên quá phát minh sáng tạo trong trường hợp này .
Thêm vào đó, bạn nên sử dụng những phông chữ phổ cập như Arial, Helvetica, Times New Roman, Georgia hoặc Cambria. Tránh những phông chữ độc lạ, khác lạ mà ATS hoàn toàn có thể gặp khó khăn vất vả khi nghiên cứu và phân tích cú pháp .
Đọc thêm: Thiết Kế CV Đậm Chất Riêng Bằng Gam Màu Chủ Đạo, Tại Sao Không?
Cách trình bày
Hãy sử dụng cách viết CV theo trình tự thời hạn đảo ngược ( chronological ). Điều này có nghĩa là liệt kê những kinh nghiệm tay nghề thao tác của bạn theo thứ tự thời hạn ngược lại. Công việc mới nhất của bạn sẽ ở trên cùng, theo sau bên dưới là những việc làm xa hơn trong quá khứ .
Đọc thêm: 7 Sai Lầm Không Đáng Có Khi Viết CV Bạn Cần Tránh Xa
Chọn đúng định dạng file
Bên cạnh những quan tâm trong cách viết CV, chỉ có hai loại định dạng file nên được sử dụng :. docx và. pdf .
Mặc dù PDF là sự lựa chọn tốt nhất cho việc giữ nguyên định dạng về phong cách thiết kế và nội dung, nhưng tệp. docx được cho là hiệu suất cao hơn khi nghiên cứu và phân tích qua ATS .
Bài viết có hữu dụng so với bạn ?
Đánh giá trung bình 5 / 5. Lượt nhìn nhận : 1 Chưa có nhìn nhận nào ! Hãy là người tiên phong nhìn nhận bài viết. Chúng tôi rất buồn khi bài viết không có ích với bạn Hãy giúp chúng tôi cải tổ bài viết này ! Làm sao để chúng tôi cải tổ bài viết này ? Tác Giả
Thao Nguyen
An experienced Content Marketer, creativity lover and digital marketing enthusiast!
See author’s posts
