Văn phòng điện tử (hay còn gọi là E-Office) đang là hình thức quản lý doanh nghiệp từ xa được rất nhiều nhà lãnh đạo quan tâm. Đặc biệt trong thời điểm các thành phố lớn có nguy cơ giãn cách xã hội do tình hình dịch Covid-19 tại Việt Nam diễn biến vô cùng phức tạp. Vậy lợi ích của văn phòng điện tử đối với doanh nghiệp giai đoạn khó khăn này là gì?
Văn phòng điện tử (E-office) là gì?
Thuật ngữ E-office hay Văn phòng điện tử ra đời, đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến làm tiền đề cho tiến trình Chuyển đổi số doanh nghiệp.
Văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.
Lợi ích của văn phòng điện tử E-Office trong điều hành và quản trị doanh nghiệp
Một trong những công cụ giúp doanh nghiệp thiết lập văn phòng điện tử là E-office. Hiệu quả của văn phòng điện tử E-office mang lại đã được nhiều doanh nghiệp SME xác nhận.
Cắt giảm tối đa chi phí ẩn trong doanh nghiệp
Đại dịch Covid-19 diễn ra tại Nước Ta tác động ảnh hưởng không nhỏ tới doanh thu của những doanh nghiệp. Chưa hết, hậu Covid – 19, nhiều doanh nghiệp vẫn còn loay hoay trong bài toán lệch giá. Việc cắt giảm tối đa ngân sách không thiết yếu là điều cần làm .
Tuy nhiên, phương pháp quản trị kiểu cũ tiêu tốn khá nhiều ngân sách cho việc mua sách vở, mực in, góp vốn đầu tư trang thiết bị tàng trữ. Chưa kể đến là ngân sách sửa chữa thay thế, bảo dưỡng định kỳ máy chấm công vân tay, thời hạn tiêu tốn lãng phí hay ngân sách làm thêm giờ do việc làm chậm quy trình tiến độ .
Văn phòng điện tử tối ưu thời gian xử lý công việc cho nhân viên
Hầu hết những doanh nghiệp sử dụng hình thức chấm công vân tay, xuất dữ liệu qua bảng Excel sau đó tính lương thủ công bằng tay gặp phải thực trạng :
- Quá trình tổng hợp thông tin đi muộn, về sớm, tăng ca, nghỉ phép để hoàn thiện bảng chấm công chi tiết cho nhân sự mất quá nhiều thời gian
- Mỗi vị trí áp dụng một chế độ lương khác nhau nên việc tính lương hàng tháng khiến bộ phận kế toán vô cùng vất vả và áp lực.
- Trước khi gửi sếp duyệt còn phải chuyển qua nhân sự rà soát, xử lý thắc mắc, khiếu nại. Quy trình rườm rà đó cần sự cộng tác làm việc của nhiều cá nhân, phòng ban, không chỉ tốn kém nguồn lực mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, hiệu suất làm việc của bộ phận chuyên trách.
E-Office chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ – Thúc đẩy bộ máy vận hành
Bộ công cụ E-Office kiến thiết xây dựng 1 quy trình tiến độ thao tác chuyên nghiệp – nhanh gọn – đúng mực giúp nhân viên cấp dưới làm đúng, làm chuẩn, tăng hiệu suất chung của đội nhóm và doanh nghiệp. Mọi báo cáo giải trình, đơn từ, đề xuất kiến nghị bắt buộc khởi tạo trên mạng lưới hệ thống dựa trên 100 + biểu mẫu E-forms có sẵn, phân quyền chi tiết cụ thể, gán người theo dõi rõ ràng .
Văn phòng điện tử e-office: Khắc phục những bất cập khi trao đổi công việc qua Email, Zalo
Với ứng dụng văn phòng điện tử E-Office, nhà chỉ huy thuận tiện quản trị thời hạn thao tác của nhân viên cấp dưới ngay trên di động, nhìn thấy bức tranh tổng thể và toàn diện và cụ thể ai đi làm, ai vắng mặt, nhân sự nào đi muộn và đi muộn bao nhiêu phút. Tất cả đơn xin nghỉ phép, báo cáo giải trình chấm công cũng được thực thi trên ứng dụng thay vì gửi E-Mail như trước .
Phần mềm E-Office cung ứng môi trường tự nhiên trao đổi thuận tiện ngay dưới mỗi báo cáo giải trình, tránh thực trạng bàn luận qua Zalo, Skype dễ bỏ lỡ thông tin hoặc bị xao nhãng bởi những đoạn hội thoại không tương quan đến việc làm .
Hiệu quả khi làm việc từ xa – Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp
Nhờ thiết kế xây dựng một thiên nhiên và môi trường thao tác số nơi mọi thông tin, tiến trình đều minh bạch rõ ràng, nhân sự của bạn hoàn toàn có thể chớp lấy đúng chuẩn đầu việc cần làm, deadline triển khai để sắp xếp thời hạn tương thích. Nhà quản trị theo dõi sát sao quy trình tiến độ việc làm của nhân sự, phát hiện nhanh gọn những nút thắt để điều phối giải quyết và xử lý kịp thời. Ngay cả khi thao tác từ xa, hiệu suất cao việc làm của doanh nghiệp vẫn được bảo vệ .
5 bước cơ bản xây dựng Văn phòng điện tử
Để kiến thiết xây dựng văn phòng điện tử cho doanh nghiệp, bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm 5 bước sau :
- Chuẩn hóa hệ thống giấy tờ, quy trình xử lý nội bộ
- Xác định mô hình phù hợp
- Lên kế hoạch triển khai
- Đào tạo nhân sự
- Đo lường và đánh giá kết quả
