Chương 1
VĂN PHÒNG – HÀNH CHÍNH VĂN
PHÒNG
I. VĂN PHÒNG
1. Khái niệm:
Văn phòng là cỗ máy thao tác tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, ship hàng cho việc quản lý của chỉ huy. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì xây dựng văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính .
Văn phòng được hiểu là trụ sở thao tác của cơ quan, đơn vị chức năng, là khu vực tiếp xúc đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị chức năng đó .
Văn phòng là một phòng thao tác đơn cử của chỉ huy, của những người có chức vụ như Tổng giám đốc, nghị sĩ
Văn phòng là một dạng hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai, trong đó diễn ra việc thu nhận, dữ gìn và bảo vệ, tàng trữ những loại văn bản, sách vở, những việc làm tương quan đến công tác văn thư .Tóm lại : Văn phòng là cỗ máy thao tác tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, Giao hàng cho việc điều hành quản lý của chỉ huy ; là nơi tích lũy, giải quyết và xử lý thông tin tương hỗ cho hoạt động giải trí quản trị ; đồng thời bảo vệ những điều kiện kèm theo về vật chất kỹ thuật cho hoạt động giải trí chung của toàn cơ quan, tổ chức triển khai đó .
2. Chức năng của Văn phòng
:
a. Chức
năng giúp việc điều hành :
– Xây dựng ch ương trình, kế hoạch, lịch thao tác .
– Theo dõi, đôn đốc những đơn vị chức năng thực thi kế hoạch .
– Tổ chức, điều phối những hoạt động giải trí chung của cơ quan
b.
Chức năng tham mưu tổng hợp:
Tổng hợp, giải quyết và xử lý và phân phối thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động giải trí của cơ quan và tham mưu cho chỉ huy về những giải pháp xử lý và giải quyết và xử lý .
c. Chức năng hậu cần,
qủan trị:
Đảm bảo cơ sở vật chất và phư ơng tiện, điều kiện kèm theo thao tác cho cơ quan
3.
Nhiệm vụ của Văn phòng :
– Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực thi chương trình đó ; sắp xếp ; sắp xếp chương trình thao tác hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơ quan ;
– Thu thập, giải quyết và xử lý, quản trị và tổ chức triển khai sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo giải trình tình hình hoạt động giải trí trong đơn vị chức năng, đề xuất kiến nghị yêu cầu những giải pháp thực thi, ship hàng sự chỉ huy, quản lý của thủ trưởng
– Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chiụ nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan phát hành
– Thực hiện công tác văn thư tàng trữ, xử lý những văn thư tờ trình của những đơn vị chức năng và cá thể theo quy định của cơ quan ; tổ chức triển khai theo dõi việc xử lý những văn thư, tờ trình đó ;
– Tổ chức tiếp xúc đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức triển khai trong công tác thư từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức triển khai mình với cơ quan, tổ chức triển khai khác ;
– Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, quý, dự
kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả
tiền lương, thưởng, nghiệp vụ;
– Mua sắm trang thiết bị cơ quan, kiến thiết xây dựng cơ bản, sửa chữa thay thế, quản trị cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện đi lại thao tác của cơ quan, bảo vệ nhu yếu phục vụ hầu cần cho họat động và công tác của cơ quan ;
– Tổ chức và triển khai công tác y tế, bảo vệ sức khỏe thể chất ; bảo vệ trật tự bảo đảm an toàn cơ quan ; tổ chức triển khai ship hàng những buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, triển khai công tác lễ tân, tiếp khách một những khoa học và văn minh
– Thường xuyên kiện toàn bộ máy, kiến thiết xây dựng đội ngũ Cán bộ nhân viên cấp dưới trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính – văn phòng ; hướng dẫn và hướng dẫn nhiệm vụ văn phòng cho những văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chức năng trình độ khi thiết yếu .
II.
QUẢN TRỊ:
1.Khái niệm:
– Administration : sự quản trị, sự hợp tác của 1 số người trong 1 tổ chức triển khai để triển khai tiềm năng mà cá thể theo đuổi bằng 1 phương cách có hiệu suất cao nhất
Quản trị là sự phối hợp tổng thể những tài nguyên, trải qua tiến trình : hoạch định, tổ chức triển khai, chỉ huy và kiểm tra nhằm mục đích đạt những tiềm năng đã đề ra .
2. Các chức năng quản trị:
a. Hoạch định (planning): xây dựng chương
trình, mục tiêu chiến lược, kế hoạch hoạt động cho từng giai đoạn, từng bộ phận
và quyết định lựa chọn các giải pháp thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó.
b. Tổ chức:
(organizing):
lựa chọn, bồi dưỡng và sắp xếp nhân sự theo một cơ cấu, bộ phận phù hợp để đảm nhiệm các hoạt động nhằm đạt
được mục tiêu. Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm các cá nhân, bộ phận, mối quan hệ giữa các cá nhân, bộ
phận đó.
c. Lãnh đạo (leading): Phân công, giao nhiệm
vụ, hướng dẫn nhân viên thực hiện cụ thể động viên, khuyến khích nhân viên .
d. Kiểm soát (controlling): Theo dõi, kiểm tra,
đánh giá tình hình & kết qủa của từng công việc, từng nhiệm vụ và toàn bộ
chương trình, kế hoạch, áp dụng các biện pháp xử lý (khen thưởng, xử phạt).
Rút kinh nghiệm tay nghề, chỉnh sửa nguyên tắc, ch ương trình, giải pháp tổ chức triển khai thực thi
3. Quản trị hành chính văn phòng:
a. Khái niệm về Quản trị
hành chính VP:
Quản trị HC-VP là việc hoạch định, tổ chức triển khai, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và trấn áp những hoạt động giải trí giải quyết và xử lý thông tin
b. Các chức năng quản
trị HCVP:
– Hoạch định việc làm hành chính
– Tổ chức việc làm hành chính
– Lãnh đạo việc làm hành chính
– Kiểm soát việc làm hành chính
– Thực hiện dịch vụ hành chính
Như vậy, Quản trị HC-VP trước hết phải triển khai những công dụng quản trị ( phòng, ban nào cũng có ), và bổ trợ thêm công dụng dịch vụ hành chính ( chỉ có ở phòng hành chính )
Hoạt động của Doanh Nghiệp ví như 1 chiếc xe xe hơi, thì những công dụng dịch vụ HCVP là 4 bánh xe .
4. Phân biệt công việc hành chính văn phòng và công việc
quản trị:
a. Công việc hành chính
văn phòng:
Đó là những việc làm hành chính đơn thuần như giải quyết và xử lý công văn, soạn thảo VB, thanh toán giao dịch điện thoạido những nhân viên cấp dưới hành chính văn phòng triển khai. Họ thao tác với sách vở, máy móc, trang thiết bị văn phòng .
Mặc dù việc làm hành chính văn phòng đa phần do nhân viên cấp dưới văn phòng triển khai, nhưng việc làm hành chính VP xuất hiện ở mọi phòng ban trong tổ chức triển khai, mọi thành viên ( từ cấp nhân viên cấp dưới đến cấp quản trị ) đều triển khai việc làm hành chính ở những mức độ khác nhau .
b. Công việc quản trị:
Công việc quản trị do nhà quản trị triển khai, đó chính là : hoạch định, tổ chức triển khai, chỉ huy và kiểm tra. Họ thao tác với con người và những sáng tạo độc đáo
Mọi thành viên đều triển khai việc làm hành chính VP, nhưng cáp quản trị càng cao thì những việc làm hành chính văn phòng càng ít và việc làm quản trị càng nhiều .
III. TỔ
CHỨC VĂN PHÒNG:
1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng:
a. Lãnh đạo Văn phòng (Phòng HC) :
– Chánh văn phòng ( Trưởng phòng hành chính ) : Chánh VP là người quản lý chung, chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về hàng loạt công tác VP, chỉ huy một số ít việc làm quan trọng như kiến thiết xây dựng và theo dõi thực thi chương trình, kế hoạch công tác, hoàn hảo những dự thảo việt nam quan trọng, công tác cơ yếu
– Giúp
việc có các Phó văn phòng (hoặc Phó Trưởng phòng HC)
Văn phòng thao tác theo chính sách thủ trưởng. Chánh, Phó Chánh văn phòng phải tôn vinh nghĩa vụ và trách nhiệm quản trị trong VP và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước thủ trưởng .
b. Các bộ phận trực thuộc Văn phòng :
– Bộ phận hành chính, văn th ư :
+ Quản lý, quản lý và điều hành công tác tiếp đón, giải quyết và xử lý, dữ gìn và bảo vệ, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, doanh nghiệp ;
+ Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết
+ Quản lý, sử dụng có hiệu suất cao những trang thiết bị kỹ thuật Giao hàng cho hoạt động giải trí của văn thư
– Bộ phận tổng hợp : gồm một số ít nhân viên, có trách nhiệm nghiên cứu và điều tra chủ trương, đường lối, chủ trương của cấp trên, những nghành nghề dịch vụ trình độ có tương quan ;
+ Tư vấn văn bản cho thủ trưởng trong công tác chỉ huy, điều hành quản lý hoạt động giải trí ;
+ Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động giải trí của cơ quan đơn vị chức năng để báo cáp kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất kiến nghị giải pháp xử lý .
– Bộ phận l ưu trữ : Thực hiện công tác tàng trữ
+ Phân loại, nhìn nhận, chỉnh lý, thống kê tài liệu tàng trữ ;
+ Khai thác, tổ chức triển khai sử dụng tài liệu tàng trữ
– Bộ phận Quản trị :
+ Cung cấp rất đầy đủ kịp thời những phương tiện đi lại, điều kiện kèm theo vật chất cho hoạt động giải trí của cơ quan, doanh nghiệp ;
+ Sửa chữa, quản trị, sử dụng những phương tiện đi lại vật chất có hiệu suất cao .
– Bộ phận tài vụ ( tuỳ từng cơ quan )
– Bộ phận bảo vệ,
lễ tân, tạp vụ
2.
Tổ chức và bố trí nơi làm việc :
Nơi thao tác là những khoảng chừng khoảng trống nhất định được trang bị và sắp xếp những phương tiện đi lại thiết yếu, trong đó Cán bộ, công chức triển khai công vụ, trách nhiệm của mình .
a
Những yêu cầu chung cần thiết của nơi làm
việc:
– Phù hợp với đặc thù và quy mô hoạt động giải trí của cơ quan : trụ sở cơ quan phải biểu lộ được bộ mặt cơ quan, thích hợp với vị trí, tuy nhiên không phô trương quá mức làm tiêu tốn lãng phí tiền của so với cơ quan nhà nước. Các cơ quan cần sắp xếp, sắp xếp, sử dụng hài hòa và hợp lý trụ sở thao tác và phương tiện đi lại hiện có để ship hàng việc làm .
– Tính thuận tiện ship hàng việc làm : thiên nhiên và môi trường xung quanh thích hợp ( không quá ồn ào ), trang bị phương tiện đi lại rất đầy đủ ( luôn được hoàn thành xong, nâng cấp cải tiến ) Giao hàng cho công vụ và hoạt động và sinh hoạt cá thể, phương pháp tổ chức triển khai và tạo ra một tâm ý tích cực, giảm căng thẳng mệt mỏi, mệt nhọc, tình cảm gắn bó giữa cán bộ, nhân viên cấp dưới cũng như giữa họ và nơi thao tác .- Tính thuận tiện liên hệ thanh toán giao dịch- Tính bảo mật thông tin .
b.
Sắp xếp bố trí nơi làm việc:
– Các bộ phận chỉ huy, văn phòng : cần được sắp xếp ở nơi dễ thanh toán giao dịch nhất và có tư thế nhất. Các phòng thao tác được sắp xếp theo nguyên tắc bảo vệ xử lý dây chuyền sản xuất xử lý việc làm, những phòng ban có quan hệ tiếp tục với nhau được sắp xếp gần nhau, những phòng ban tiếp khách được sắp xếp gần lối ra vào
– Các phòng có phương tiện đi lại máy móc, kỹ thuật, tàng trữ nên sắp xếp ở vị trí khác biệt, cần trang bị những phương tiện đi lại dữ gìn và bảo vệ giữ gìn máy móc, thiết bị
– Diện tích phòng thao tác phải tương thích với đặc thù của từng bộ phận
– Các vật dụng văn phòng, bàn và ghế, tủ hồ sơ, những lọai sổ sách, giấy bútcần sắp xếp sắp xếp tương thích với động tác thao tác, ngăn nắp tạo không khí tự do trong thao tác .
– Phòng thao tác phải bảo vệ phát huy hết công dụng tích cực của những yếu tố ảnh hưởng tác động đến hiệu suất lao động như sự thoáng rộng, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, sắc tố .
– Có mạng lưới hệ thống bảng hướng dẫn hành chính toàn cơ quan, từng phòng thao tác, từng chức vụ công vụ để dễ tìm, liên hệ công tác .
c. Các phương pháp bố trí văn phòng:
*
Văn phòng mở:
Hiện nay những cơ quan, Doanh nghiệp có xu thế sắp xếp mạng lưới hệ thống văn phòng mở. Các phòng ban được ngăn cách bởi vách ngăn kính, mica trong, những ô vuông cao khoảng chừng 2 m .
– Ưu điểm :
+ Tiết kiệm ngân sách diện tích quy hoạnh ;
+ Dễ giám sát quản trị ;
+ Thuận tiện trong việc tiếp xúc giữa nhân viên cấp dưới và việc làm ;
+ Dễ tập trung chuyên sâu những hoạt động giải trí trong văn phòng ;
+ Dễ đổi khác khi thiết yếu
*
Văn phòng đóng:
Hệ thống văn phòng đóng được ngăn cách bởi những phòng riêng. Ưu điểm của nó là bảo vệ tính bảo đảm an toàn, bí hiểm, sự riêng tư, và tương thích với việc làm yên cầu tập trung chuyên sâu cao .
Tuy nhiên nó có những điểm yếu kém là chiếm diện tích quy hoạnh, tăng ngân sách trong việc chi trả tiền điện, trang thiết bị văn phòng, khó kiểm tra và làm ngưng trệ luồng việc làm .
d.
Các yếu tố gây ảnh hưởng đến khả năng làm việc :
– Ánh sáng không thiếu, thích hợp làm giảm căng thẳng mệt mỏi, giảm sai sót và nâng cao hiệu năng. Ánh sáng nơi thao tác phải đạt độ đồng đều. nên tận dụng tối đa ánh sáng vạn vật thiên nhiên
– Màu sắc có tính năng tâm ý đến người thao tác trong văn phòng và khách đến. Màu sắc phản chiếu ánh sáng rất phong phú. Sau đây là một số ít khái niệm về sự phản chiếu ánh sáng :
+ Màu trắng : 85 % ; màu trắng ngà : 77 % ; Màu kem : 66 % ; Màu xám bạc : 50 % ; màu xanh da trời : 50 % ; Màu xanh lá cây 40 % ; Nói chung những văn phòng hãy dùng màu trắng trên trần nhà, màu mát trên bức tường trước mặt nhân viên cấp dưới vì nó làm dịu mắt. Các phòng tiếp tân nên dùng màu vui tươi, trung hoà tránh đơn điệu ; phòng tầng hầm dưới đất hoặc kho nên dùng màu sáng và phản chiếu ánh sáng cao .- Tiếng ồn là một tác nhân môi trường tự nhiên có nhiều ảnh hưởng tác động đến hiệu năng của văn phòng. cần sử dụng vách ngăn cách âm một số ít trang thiết bị để giảm tiếng ồn, tránh dùng nhiều đồ vật bằng sắt kẽm kim loại, gỗ cứng. Bảo đảm bảo đảm an toàn khi dùng những thiết bị điện, thực thi phòng cháy chữa cháy theo đúng pháp luật .
3. Hiện đại hóa công tác văn phòng:
Là một yên cầu cấp thiết của nhà quản trị, nó hoàn toàn có thể thực thi theo những hướng : văn phòng điện tử, văn phòng tự động hóa
a. Mục tiêu của hiện đại
hoá văn phòng:
+ Tạo tiền đề để tăng trưởng cho mỗi cơ quan tổ chức triển khai
+ Giảm thời hạn tiêu tốn lãng phí và những ách tắc trong đảm nhiệm, giải quyết và xử lý, chuyển tải thông tin Giao hàng cho hoạt động giải trí của cơ quan tổ chức triển khai+ Nâng cao hiệu suất lao động của cơ quan tổ chức triển khai, giúp cho nhà quản trị thoát khỏi những việc làm hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện kèm theo phát huy tính phát minh sáng tạo của mỗi Cán bộ công nhân viên chức trong VP, tìm kiếm những giải pháp tối ưu để quản lý và điều hành việc làm đạt hiệu suất cao cao nhất .
+ Thực hiện tiết kiệm ngân sách và chi phí ngân sách cho công tác văn phòng .
b. Những
nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng:
– Tổ chức
bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ, đúng chức năng
– Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng, tin học hóa văn phòng, sử dụng mạng LAN, internet, wireless
– Trang bị những thiết bị tân tiến như máy tính, fax, photocopy, máy scan, máy ghi âm, máy chiếu đa năngCác máy móc tân tiến này giảm thiểu ngân sách công sức của con người, đem lại hiệu suất cao trong hoạt động giải trí .
– không ngừng triển khai xong kiến thức và kỹ năng và nhiệm vụ .
