Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (435.47 KB, 78 trang )
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
máy điều hành tổng hợp của cơ quan,là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo,là nơi chăm no mọi vấn đề về
hậu cần và đảm bảo các điều kiện về vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả. NguồnTrần Thị Ngà 2008
1.1.2. Chức năng của văn phòng
Văn phòng là một bộ phận tồn tại khách quan trong mối đơn vị, bởi vậy nó cũng có những điều kiện tồn tại như bất kỳ một bộ phận nào thông qua mối quan
hệ đặc trưng với mơi trường mà nó tồn tại tức là nó vận động theo quy luật và chức năng liên hệ, tác động lẫn nhau trong hệ thống và các hoạt động có ý thức, mục
tiêu, chức năng tự điều chỉnh cho phù hợp với mơi trường. Văn phòng có các chức năng chung như phục vụ sự lãnh đạo điều hành của
lãnh đạo cơ quan cụ thể là thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho sự hoạt động của công ty, tức là chăm lo công tác hậu cần,
quản trị cho tồn bộ cơ quan. Có hai nhóm chức năng chính : chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng
hậu cần, chức năng tổ chức hội nghị.
a. Chức năng tham mưu tổng hợp.
Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng
Văn phòng giúp lãnh đạo cơ quan lập chương trình kế hoạch cơng tác, đề xuất chủ trương chính sách và cơng tác quả lý của cơ quan trong từng thời kỳ, tham
mưu cho lãnh đạo đề ra quyết định quản lý, giúp lãnh đạo tìm biện pháp tổ chức thực hiện quyết định, tham mưu cho lãnh đạo những phương án, giải pháp xử lý
những tình huống cụ thể. Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý
phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học.
Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải có kiến thức sâu rộng về mọi lĩnh vực, có mặt ở mọi lúc mọi nơi, phải quyết định kịp thời chính xác mọi vấn đề. Điều đó
Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 6
Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái
vượt khả năng thực hiện của các nhà quản lý. Do đó đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp.
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể là công tác tham
mưu trong doanh nghiệp có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Thực tế các doanh nghiệp thường dặt bộ phận tham mưu tại văn
phòng. Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thơng tin bên trong và bên ngồi doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thơng tin theo quy tắc
trình tự nhất định. Ngồi bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chun sâu
như: Cơng nghệ, tiếp thị, tài chính, kế tốn… Để có được những thơng tin chun sâu này thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ
phòng ban chun mơn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp.
Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện cơng tác tham mưu vừa là nơi thu nhận, tiếp nhận, tổng hợp thơng tin, ý kiến của các phòng ban khác cung cấp cho
lãnh đạo doanh nghiệp. Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho bộ phận điều hành quản lý của
lãnh đạo doanh nghiệp thông qua các nghiệp vụ như: Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác năm, tháng, quý, tuần, ngày cho lãnh đạo doanh nghiệp. Đồng thời
văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…
b.Chức năng hậu cần.
Văn phòng là một bộ phận tồn tại khách quan trong mối đơn vị, bởi vậy nó cũng có những điều kiện tồn tại như bất kỳ một bộ phận nào thông qua mối quanhệ đặc trưng với mơi trường mà nó tồn tại tức là nó vận động theo quy luật và chức năng liên hệ, tác động lẫn nhau trong hệ thống và các hoạt động có ý thức, mụctiêu, chức năng tự điều chỉnh cho phù hợp với mơi trường. Văn phòng có các chức năng chung như phục vụ sự lãnh đạo điều hành củalãnh đạo cơ quan cụ thể là thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho sự hoạt động của công ty, tức là chăm lo công tác hậu cần,quản trị cho tồn bộ cơ quan. Có hai nhóm chức năng chính : chức năng tham mưu tổng hợp và chức nănghậu cần, chức năng tổ chức hội nghị.Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòngVăn phòng giúp lãnh đạo cơ quan lập chương trình kế hoạch cơng tác, đề xuất chủ trương chính sách và cơng tác quả lý của cơ quan trong từng thời kỳ, thammưu cho lãnh đạo đề ra quyết định quản lý, giúp lãnh đạo tìm biện pháp tổ chức thực hiện quyết định, tham mưu cho lãnh đạo những phương án, giải pháp xử lýnhững tình huống cụ thể. Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lýphải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học.Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải có kiến thức sâu rộng về mọi lĩnh vực, có mặt ở mọi lúc mọi nơi, phải quyết định kịp thời chính xác mọi vấn đề. Điều đóSinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 6Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Tháivượt khả năng thực hiện của các nhà quản lý. Do đó đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp.Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể là công tác thammưu trong doanh nghiệp có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Thực tế các doanh nghiệp thường dặt bộ phận tham mưu tại vănphòng. Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thơng tin bên trong và bên ngồi doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thơng tin theo quy tắctrình tự nhất định. Ngồi bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chun sâunhư: Cơng nghệ, tiếp thị, tài chính, kế tốn… Để có được những thơng tin chun sâu này thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từphòng ban chun mơn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp.Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện cơng tác tham mưu vừa là nơi thu nhận, tiếp nhận, tổng hợp thơng tin, ý kiến của các phòng ban khác cung cấp cholãnh đạo doanh nghiệp. Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho bộ phận điều hành quản lý củalãnh đạo doanh nghiệp thông qua các nghiệp vụ như: Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác năm, tháng, quý, tuần, ngày cho lãnh đạo doanh nghiệp. Đồng thờivăn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…
