Biên tập bởi Đặng Lê Huy
Cập nhật 3 tháng trước
5.118
Autofill là chức năng điền dữ liệu tự động trong Excel, giúp người dùng giảm số lượng thao tác và tiết kiệm thời gian hơn. Hãy cùng Điện máy XANH hướng dẫn cách dùng Autofill trong Excel đơn giản nhất nhé.
Ví dụ trong bài được thực thi trên phiên bản Excel năm nay. Bạn hoàn toàn có thể vận dụng tựa như trên những phiên bản Excel khác như : 2007, 2010, 2013, 2017 và Microsoft Excel 365 .
1Autofill trong Excel là gì?
Autofill là một chức năng tự động điền các ô bằng dữ liệu dựa theo một mẫu có sẵn hoặc theo dữ liệu ở các ô khác.
Ví dụ: Khi bạn đánh số thứ tự, bạn chỉ cần nhập 1,2,3 và sử dụng Autofill để điền các giá trị 4,5,6,… cho các ô khác. Nếu bạn nhập 2,4,6 thì Autofill sẽ tự động điền các giá trị 8,10,12,…. Nếu bạn nhập Jan, Feb, Mar (viết tắt của các tháng trong tiếng Anh) thì Autofill sẽ tự động điền các giá trị Apr, May, Jun,…
Để sử dụng Autofill, sau khi nhập một vài giá trị, bạn kéo chọn vùng tài liệu sẽ thấy Autofill Handle Open .
Bạn giữ Autofill Handle, kéo đến các ô khác rồi thả ra và Excel sẽ tự động điền các giá trị tiếp theo.
2Một số công dụng khi dùng Autofill
Dùng để lặp chuỗi
Như ví dụ ở trên, bạn hoàn toàn có thể sử dụng Autofill để lặp lại một chuỗi giá trị. Bạn nhập bằng tay thủ công những giá trị, sau đó sử dụng Autofill kéo đến những ô khác để tài liệu tự động hóa được điền lặp lại .
Đồng bộ dữ liệu nhập vào từ danh sách Autofill Options
Nếu như bạn có một list ( Khách hàng, loại sản phẩm, shop, … ), bạn hoàn toàn có thể lưu danh sách đó trong Excel và sử dụng Autofill để nhanh gọn tạo list. Bạn xem cụ thể về tính năng này trong mục 3 của bài viết .
Dùng để điền công thức tự động
Chức năng Autofill trong trường hợp này tựa như như khi bạn sao chép công thức trong Excel. Tại ô đang chứa công thức, bạn sử dụng Autofill và kéo đến ô khác .
Điền nhiều hàng và cột cùng lúc
Autofill hoàn toàn có thể tự động hóa điền tài liệu vào nhiều cột và hàng. Khi bạn kéo đến những ô khác theo chiều ngang và dọc thì Autofill cũng sẽ tự động hóa điền tài liệu .
3Cách cài đặt danh sách Autofill (nhập dữ liệu tự động)
Ngoài việc nhập thủ công một vài giá trị, bạn có thể tự tạo một danh sách để Autofill tự động điền các giá trị theo danh sách đó, giúp bạn tiết kiệm thời gian cho các lần sau. Danh sách như vậy gọi là Custom List.
Tạo danh sách dữ liệu Custom List
Nhập trực tiếp dữ liệu để tạo một Custom List, tại màn hình chính của Excel, bạn chọn File > Options.
Option”/>
Tại cửa sổ Excel Options hiện ra, bạn chọn Advanced > Kéo xuống dưới mục General > Edit Custom Lists…
Kéo xuống dưới mục General > Edit Custom Lists” class=”lazy” height=”603″ src=”https://cdn.tgdd.vn/Files/2021/08/19/1376449/huong-dan-dung-auto-fill-trong-excel-de-viec-thao–15.jpg” title=”Advance > Kéo xuống dưới mục General > Edit Custom Lists” width=”730″/>
Tại cửa sổ Custom Lists, bạn nhấn Add để nhập dữ liệu bên khung List entries. Sau khi hoàn thành, bạn nhấn Add một lần nữa và nhấn OK.
Giờ đây khi bạn nhập giá trị đầu trong List và sử dụng Autofill, Excel sẽ tự động hóa điền tài liệu cho bạn theo List .
Nhập dữ liệu từ bảng tính vào Custom List
Ngoài việc tạo list tài liệu bằng tay thủ công, bạn còn hoàn toàn có thể nhập tài liệu từ ngoài bảng tính vào Custom List .
Tại cửa sổ Custom Lists, bạn nhập địa chỉ của vùng dữ liệu hoặc nhấn nút chọn vùng dữ liệu, sau đó chọn dữ liệu trong bảng tính. Cuối cùng, bạn nhấn Import và nhấn OK để hoàn thành.
4Cách xóa dữ liệu khỏi Custom List
Khi bạn không còn muốn sử dụng Custom List đã tạo, bạn hoàn toàn có thể xóa đi để không tác động ảnh hưởng về sau .
Cũng như cách tạo, bạn chọn File > Options > Advanced > Kéo xuống dưới mục General > Edit Custom Lists…
Tại cửa sổ Custom Lists, bạn chọn Custom List đã tạo, nhấn Delete và nhấn OK.
Trên đây là bài viết san sẻ đến bạn cách dùng công dụng Autofill trong Excel. Hy vọng những thông tin này đã giúp bạn sử dụng tính năng Autofill hiệu suất cao hơn cho việc làm của mình .
