Khi nhắc tới nhân viên cấp dưới văn phòng, nhiều người nghĩ tới công việc “ an nhàn ” bên những chồng sách vở và máy in, hoặc đó là những công việc kế toán, thư ký .. vv Nhưng thực tiễn công việc của nhân viên cấp dưới văn phòng không đơn thuần và tự do như tất cả chúng ta tưởng. Vậy văn phòng là gì ? Công việc của nhân viên cấp dưới văn phòng gồm những việc gì ? hãy cùng Maison Office khám phá đơn cử về yếu tố này .
Văn phòng là gì?
Có rất nhiều định nghĩa về văn phòng. Văn phòng hoàn toàn có thể là nơi thao tác của cá thể ( chỉ huy, thủ trưởng, người “ quan trọng ” ) hay là trụ sở của công ty, doanh nghiệp. Ngoài ra văn phòng cũng là nơi diễn ra những hoạt động giải trí hay tổ chức triển khai cuộc họp, đàm phán. Văn phòng thường gắn liền với những công tác làm việc thu nhận, dữ gìn và bảo vệ cũng như tàng trữ thông tin .
Theo Wikipedia văn phòng được định nghĩa như sau :
Văn phòng hay công sở là tên gọi chỉ chung về một phòng hoặc khu vực làm việc khác trong đó mọi người làm việc hay là những tòa nhà được thiết kế, bố trí để sử dụng hoặc cho thuê đối với những cá nhân, tổ chức thực hiện các hoạt động văn phòng (liên quan đến giấy tờ, sổ sách, máy vi tính….),
Văn phòng cũng hoàn toàn có thể biểu lộ một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức triển khai với những trách nhiệm đơn cử gắn liền với những hoạt động giải trí tương quan đến những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản trị văn phòng của tổ chức triển khai đó ( Văn phòng Sở, hay văn phòng được đặt trong những cơ quan, tổ chức triển khai, công ty và thường có những chức vụ Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng … ) .
Văn phòng hoàn toàn có thể được hiểu đơn thuần là nơi để thao tác của doanh nghiệp, tổ chức triển khai hay một nhóm cá thể .
Trong tiếng Anh, khi được sử dụng như một tính từ, thuật ngữ “ văn phòng ” hoàn toàn có thể chỉ những hoạt động giải trí tương quan đến việc kinh doanh thương mại, với nhiều từ tương quan như văn phòng phẩm, shop văn phòng phẩm ( Quầy văn phòng phẩm ) .
Về mặt pháp lý, văn phòng hoàn toàn có thể là tên thanh toán giao dịch của một tổ chức triển khai có tư cách pháp nhân như những văn phòng luật sư, văn phòng công chứng hoặc là một bộ phận của công ty, doanh nghiệp không có tính năng kinh doanh thương mại như văn phòng đại diện thay mặt, văn phòng thương mại, TT thực thi thương mại .
Tương tự đó. Tòa nhà văn phòng là những tòa nhà được kiến thiết xây dựng với tính năng chuyên là nơi để thao tác thay vì để ở như những mô hình tòa nhà căn hộ cao cấp, căn hộ chung cư cao cấp khác .
Các loại hình văn phòng
Tùy theo công dụng mà hoàn toàn có thể phân loại văn phòng thành nhiều nhóm khác nhau. Để thuận tiện cho việc theo dõi chúng tôi chia thành 2 mô hình văn phòng. Văn phòng theo công dụng và và phòng thao tác .
1. Văn phòng chức năng
Theo ý niệm Văn phòng là cỗ máy thao tác tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành quản lý của ban chỉ huy một cơ quan, đơn vị chức năng thì ở những cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị chức năng có quy mô lớn thì xây dựng văn phòng ( ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng nhà nước, Văn phòng đảng ủy, văn phòng nhà đất vv … )
Đặc điểm chung đây thường là những đơn vị chức năng thường trực cơ quan nhà nước, tùy theo mức thẩm quyền mà thừa hành và giải quyết và xử lý những công việc khác nhau từ tầm vi mô đến vĩ mô .
2. Văn phòng làm việc
Văn phòng thao tác hoàn toàn có thể được đặt tại những tòa nhà chuyên nghiệp hoặc đơn thuần đó chỉ là một căn hộ cao cấp, 1 gian phòng được phong cách thiết kế để thao tác. Nếu bạn thao tác tại những tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp đó hoàn toàn có thể còn nằm trong những mô hình văn phòng sau đây :
3. Văn phòng ảo
Văn phòng ảo là mô hình văn phòng chỉ dùng địa chỉ để ĐK xây dựng doanh nghiệp. Văn phòng ảo hoàn toàn có thể tiếp đón bưu kiện, văn bản ; đôi lúc có teher tiếp khách, tổ chức triển khai sự kiện, hội họp hay tương hỗ người mua. Loại hình văn phòng ảo thường không nhu yếu diện tích quy hoạnh lớn, thế cho nên tiết kiện được ngân sách phát sinh. Văn phòng ảo là lựa chọn cho cá thể kinh doanh thương mại nhỏ .
4. Văn phòng làm việc truyền thống
Là loại hình văn phòng phổ biến. Văn phòng truyền thống mang tính ổn định và lâu dài. Loại hình văn phòng này, doanh nghiệp có thể tự do trang trí, sinh hoạt cũng như phát triển theo ý thích.
Văn phòng truyền thống cuội nguồn bảo vệ sự riêng tư cũng như yên tĩnh cho nhân viên cấp dưới. Tuy nhiên sẽ phát sinh thêm những ngân sách khác như phí dịch vụ, tiền điện nước, thay thế sửa chữa, …
Xem ngay 25 tiêu chuẩn nhìn nhận văn phòng cho thuê để có thêm kỹ năng và kiến thức về nhìn nhận văn phòng thao tác
5. Văn phòng chia sẻ
Văn phòng san sẻ là nơi thao tác của 1 hoặc nhiều công ty khác nhau. Văn phòng san sẻ tương thích với những công ty nhỏ. Loại hình văn phòng này xử lý bài toán ngân sách cho doanh nghiệp, nhưng vẫn mang đến sự tin yêu của người mua cũng như đối tác chiến lược .
Nhân viên văn phòng là gì?
Nhân viên văn phòng được coi là “ bảo mẫu ” của công ty. Nhân viên văn phòng là bộ phận gần như không hề thiếu của bất kỳ doanh nghiệp nào .
Vậy nhân viên cấp dưới văn phòng làm gì ? Nhân viên văn phòng làm những công việc tương quan đến thủ tục hành chính như : Công tác lễ tân, sắp xếp lịch thao tác, lịch họp cũng như trang bị cơ sở vật chất cho công ty khi có nhu yếu .
Ngoài ra nhân viên cấp dưới văn phòng còn chăm nom sức khỏe thể chất cho nhân viên cấp dưới cũng như nhu yếu khác của những phòng ban trong công ty .
Danh sách công việc các nhóm nhân viên văn phòng
Nhân viên văn phòng là gì ? Danh sách nhóm công việc của nhân viên cấp dưới văn phòng gồm có :
Lễ tân văn phòng
- Trả lời điện thoại từ khách hàng
- Đón khách thay ban giám đốc
- Xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến bộ phận chức năng
- Hỗ trợ các cuộc họp của công ty
- Tổ chức thực hiện hội thảo, hội họp, lớp học của công ty (nếu có)
Công tác văn thư
- Tiếp nhận công văn, văn bản gửi đến công ty, phân loại và gửi đến bộ phận chức năng.
- Xử lý công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài
- Tiếp nhận, bảo quản và lưu trữ công văn, hợp đồng, tài liệu liên quan trên hệ thống công ty.
- Chấm công cho nhân viên công ty ( xin đến muộn, về sớm, nghỉ phép).
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp
- Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên
- Thu xếp in ấn, photocopy khi cần thiết
Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị
- Theo dõi và quản lý trang thiết bị, tài sản công ty cũng như đặt mua khi cần thiết.
- Mua sắm văn phòng phẩm và đồ dùng theo nhu cầu của nhân viên.
- Quản lý văn phòng phẩm như sách, báo, tạp chí theo nhu cầu của công ty
> Top những đại lý văn phòng phẩm giá tốt tại TP.HN ; Top 10 loại máy in trong văn phòng
Hỗ trợ dự án
- Tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý
- Hỗ trợ quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo
- Hỗ trợ làm hồ sơ cho dự án của công ty
* * * Trên đây là nhóm công việc của nhân viên cấp dưới đảm nhiệm văn phòng và hành chính nhân sự. Trên trong thực tiễn tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh thương mại của mỗi doanh nghiệp mà những vị trí, tên gọi của nhân viên cấp dưới văn phòng cũng vô cùng nhiều : kế toán, thư ký, IT, coder, developer, nhân viên cấp dưới kỹ thuật, marketing, CEO hay manager … .
Nếu bạn đang tìm hiểu thông tin văn phòng để tìm kiếm việc làm văn phòng hay định hướng công việc. Chúng tôi khuyên bạn NÊN tìm kiếm theo 1 tiêu chí hay ngành nghề cụ thể. VD Kế toán, thiết kế, lập trình viên, thư ký vv.vv
Cuộc sống tại văn phòng luôn có nhiều “ dịch chuyển ” hãy sẵn sàng chuẩn bị kiến thức và kỹ năng cho mình với 10 điều ‘ dân văn phòng ’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
Tham khảo :
Maison Office – Tư vấn tìm thuê văn phòng tại TP. Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh
