Kế toán nội bộ
A: Mục đích chính là ghi sổ (book keeping). Chúng ta dễ dàng hình dung rằng, trong giao dịch kinh tế, tiền không bao giờ tự mất đi. Chúng chỉ chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác, trước khi bị hao mòn và bốc hơi (thua lỗ). A thiết kế một “kệ tủ 2 cửa”, có nhiều “ngăn kéo”, nguyên tắc của A là lúc nào cũng mở 2 cánh cửa cùng lúc (double entries, debit vs credit), luôn bảo đảm có sự cân đối giữa tài sản và nguồn vốn, cho dù chúng đang được đặt ở bất cứ ngăn kéo (tài khoản) nào. A có nguyên tắc nhất định và được hướng dẫn bởi những chuẩn mực địa phương (VAS), mang tính bắt buộc. Mục đích là để làm cho thông tin mà A cung cấp đạt chuẩn tin cậy, so sánh được, đối với các đối tác không điều hành như: cổ đông, cơ quan thuế, kiểm toán, ngân hàng, chủ nợ, nhà cung cấp, khách hàng…. Chính vì vậy, dữ liệu lịch sử, hóa đơn, chứng từ, hợp đồng dấu đỏ, là rất quan trọng đối với A. Nhìn chung, A chỉ có trách nhiệm báo cáo tổng thể theo pháp nhân, và cho những hoạt động đã xảy ra trong quá khứ, chứ không nhất thiết phải phân tích sâu vào các hoạt động kinh doanh và hỗ trợ ra quyết định.
B: do A bị ràng buộc bởi các yếu tố trên, nên có khá nhiều hạn chế trong việc hỗ trợ nhà quản trị ra quyết định. B ra đời để khắc phục nhược điểm đó. B chỉ phục vụ thông tin nội bộ mà thôi, vì vậy B mặc sức tung hoành với các khái niệm mang tính hợp lý với hoàn cảnh, nhiều hơn là chuẩn mực cứng nhắc. B vận dụng các khái niệm như sunk-cots, relevant- costs, opportunity-costs, learning curve, variances; các kiểu phân bổ chi phí như: ABC, absorbtion; các model như: break-even, sensitivity, simulations… Xét về chi tiết, B chia nhỏ những thông tin của A cả về chiều ngang lẫn chiều dọc (cost items, cost centers, profit centers, SKU, brands, category…); cả về quá khứ, hiện tại lẫn tương lai (budgeting). Hệ thống ERP, với những database hạng nặng, là 1 công cụ đắc lực giúp B làm được điều đó.
Ngoài ra, B còn được gọi với rất nhiều cái tên khác như business analyst, finance business partner. Họ là những cánh tay mặt để hỗ trợ nhà lãnh đạo ra quyết định, chẳng hạn như doanh nghiệp có nên chạy chương trình khuyến mãi mua 2 tặng 1? Làm xong rồi thì đánh giá hiệu quả của nó ra sao? Có nên tung một sản phẩm mới, hay xoá sổ một sản phẩm hiện có?
Ngày nay, khái niệm Performance Management trong quản lý doanh nghiệp cũng đang làm nổi bật hơn vai trò của B. Trong 1 doanh nghiệp có qui mô khá, thường thì B chính là bộ phận thiết kế và tổng hợp kế hoạch kinh doanh một/ nhiều năm, Business Scorecard, KPIs của các trung tâm kinh doanh khác nhau.
C: Tài chính nôm na là linh hồn (quyết định đầu tư) và trái tim (tính thanh khoản) của doanh nghiệp, là mảng mang tính chiến lược hơn hẳn trong bộ phận KTTC nói chung. Rõ ràng là không có sách vở nào đề cập đến “chiến lược kế toán” cả. Thi thoảng, chúng ta cũng chỉ nghe nói đến cụm từ “chiến lược tài chính” mà thôi.
Thực ra ở doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ cũng đều phải làm công tác tài chính cả. Bởi lẽ khởi sự kinh doanh là một quyết định đầu tư, và là một quá trình bỏ tiền ra ở thì hiện tại -thu hồi về ở thì tương lai (dòng tiền). Nhưng kiến thức tài chính thì phức tạp và ít có dịch vụ ngoài như dịch vụ kế toán, nên DN khởi nghiệp thường không làm tốt khâu này, và như thế rất dễ chuốc lấy thất bại, cho dù là những thất bại có thể thấy trước.
Nói đến đầu tư là nói đến risk v.s return, systematic risks v.s business risks, diversification….; là nói đến time value of money, đến cost of capital. Cost of capital của từng doanh nghiệp thì lại phụ thuộc vào hai yếu tố 1. kì vọng của chủ đầu tư; 2. cơ cấu vốn (debt/ equiy). Tài chính DN quán xuyến các vấn đề đó.
Ở một doanh nghiệp mà phải lưu tâm đến dòng tiền nhiều hơn lợi nhuận, thì vai trò Tài chính sẽ nổi bật hơn vai trò Kế toán. Ví dụ: kinh doanh dịch vụ thì thường đầu tư ban đầu ít, chi phí vận hành cao, gần như chỉ cần có bộ phận Kế toán. Trái lại, trong lĩnh vực phát triển dự án bất động sản, để quản trị được dòng tiền của cả dự án, giám đốc tài chính phải biết xây dựng các mô hình tính toán NPV, IRR xuyên suốt vòng đời của dự án.
Vai trò Treasury trong C cũng rất quan trọng. Đặc biệt ở những tập đoàn lớn, ngoài việc chăm chút các qui chế chế tài chính, currency hedging, treasury directors còn thậm chí còn có thể xây dựng cả hệ thống “in-house banking” để tích hợp dòng tiền ngắn hạn 1 cách hiệu quả nhất.
Kế toán doanh nghiệp
Trên đây là một góc nhìn sơ lược về công việc của A, B, C. Mặc dù khác nhau, nhưng người giỏi chuyên môn đều có kiến thức và khả năng nhất định để làm lấn việc của nhau. Tùy vào quy mô doanh nghiệp và ngành nghề kinh doanh, mà nên thiết kế mức độ tách bạch hay kiêm nhiệm của các vị trí này. Một doanh nghiệp khởi nghiệp nên có sáng lập viên nắm vững chuyên môn tài chính kế toán, để tránh những bất cập dưới đây:
– quyết định đầu tư thiếu kế hoạch tính toán dòng tiền, đánh giá chi tiết rủi ro và lợi nhuận;
– khởi nghiệp với một nền tảng KTTC sơ khai ban đầu, đến khi lớn mạnh mất nhiều thời gian thay đổi cách làm cũ, để chuyển qua cách làm mới, bài bản hơn, phù hợp hơn.
Trong thực tế tổ chức doanh nghiệp, thì không cần phải luôn quá rạch ròi, tách bạch giữa ba bộ phận Kế toán tài chính, Kế toán quản trị và Tài chính DN. Ở trong khuôn khổ bài viết ta tạm lần lượt gọi tắt là A, B và C. Không ít doanh nghiệp khởi nghiệp với một kế toán viên, người này đóng góp rất lớn cho sự thành công ban đầu của DN nhưng dần dà có thể trở thành rào cản đối với sự phát triển lớn mạnh của chính DN đó. Chủ DN nếu hiểu rõ bản chất công việc của họ, sẽ có cái nhìn chuẩn xác, để tổ chức bộ phận KTTC phù hợp hơn.A: Mục đích chính là ghi sổ (book keeping). Chúng ta dễ dàng hình dung rằng, trong giao dịch kinh tế, tiền không bao giờ tự mất đi. Chúng chỉ chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác, trước khi bị hao mòn và bốc hơi (thua lỗ). A thiết kế một “kệ tủ 2 cửa”, có nhiều “ngăn kéo”, nguyên tắc của A là lúc nào cũng mở 2 cánh cửa cùng lúc (double entries, debit vs credit), luôn bảo đảm có sự cân đối giữa tài sản và nguồn vốn, cho dù chúng đang được đặt ở bất cứ ngăn kéo (tài khoản) nào. A có nguyên tắc nhất định và được hướng dẫn bởi những chuẩn mực địa phương (VAS), mang tính bắt buộc. Mục đích là để làm cho thông tin mà A cung cấp đạt chuẩn tin cậy, so sánh được, đối với các đối tác không điều hành như: cổ đông, cơ quan thuế, kiểm toán, ngân hàng, chủ nợ, nhà cung cấp, khách hàng…. Chính vì vậy, dữ liệu lịch sử, hóa đơn, chứng từ, hợp đồng dấu đỏ, là rất quan trọng đối với A. Nhìn chung, A chỉ có trách nhiệm báo cáo tổng thể theo pháp nhân, và cho những hoạt động đã xảy ra trong quá khứ, chứ không nhất thiết phải phân tích sâu vào các hoạt động kinh doanh và hỗ trợ ra quyết định.B: do A bị ràng buộc bởi các yếu tố trên, nên có khá nhiều hạn chế trong việc hỗ trợ nhà quản trị ra quyết định. B ra đời để khắc phục nhược điểm đó. B chỉ phục vụ thông tin nội bộ mà thôi, vì vậy B mặc sức tung hoành với các khái niệm mang tính hợp lý với hoàn cảnh, nhiều hơn là chuẩn mực cứng nhắc. B vận dụng các khái niệm như sunk-cots, relevant- costs, opportunity-costs, learning curve, variances; các kiểu phân bổ chi phí như: ABC, absorbtion; các model như: break-even, sensitivity, simulations… Xét về chi tiết, B chia nhỏ những thông tin của A cả về chiều ngang lẫn chiều dọc (cost items, cost centers, profit centers, SKU, brands, category…); cả về quá khứ, hiện tại lẫn tương lai (budgeting). Hệ thống ERP, với những database hạng nặng, là 1 công cụ đắc lực giúp B làm được điều đó.Ngoài ra, B còn được gọi với rất nhiều cái tên khác như business analyst, finance business partner. Họ là những cánh tay mặt để hỗ trợ nhà lãnh đạo ra quyết định, chẳng hạn như doanh nghiệp có nên chạy chương trình khuyến mãi mua 2 tặng 1? Làm xong rồi thì đánh giá hiệu quả của nó ra sao? Có nên tung một sản phẩm mới, hay xoá sổ một sản phẩm hiện có?Ngày nay, khái niệm Performance Management trong quản lý doanh nghiệp cũng đang làm nổi bật hơn vai trò của B. Trong 1 doanh nghiệp có qui mô khá, thường thì B chính là bộ phận thiết kế và tổng hợp kế hoạch kinh doanh một/ nhiều năm, Business Scorecard, KPIs của các trung tâm kinh doanh khác nhau.C: Tài chính nôm na là linh hồn (quyết định đầu tư) và trái tim (tính thanh khoản) của doanh nghiệp, là mảng mang tính chiến lược hơn hẳn trong bộ phận KTTC nói chung. Rõ ràng là không có sách vở nào đề cập đến “chiến lược kế toán” cả. Thi thoảng, chúng ta cũng chỉ nghe nói đến cụm từ “chiến lược tài chính” mà thôi.Thực ra ở doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ cũng đều phải làm công tác tài chính cả. Bởi lẽ khởi sự kinh doanh là một quyết định đầu tư, và là một quá trình bỏ tiền ra ở thì hiện tại -thu hồi về ở thì tương lai (dòng tiền). Nhưng kiến thức tài chính thì phức tạp và ít có dịch vụ ngoài như dịch vụ kế toán, nên DN khởi nghiệp thường không làm tốt khâu này, và như thế rất dễ chuốc lấy thất bại, cho dù là những thất bại có thể thấy trước.Nói đến đầu tư là nói đến risk v.s return, systematic risks v.s business risks, diversification….; là nói đến time value of money, đến cost of capital. Cost of capital của từng doanh nghiệp thì lại phụ thuộc vào hai yếu tố 1. kì vọng của chủ đầu tư; 2. cơ cấu vốn (debt/ equiy). Tài chính DN quán xuyến các vấn đề đó.Ở một doanh nghiệp mà phải lưu tâm đến dòng tiền nhiều hơn lợi nhuận, thì vai trò Tài chính sẽ nổi bật hơn vai trò Kế toán. Ví dụ: kinh doanh dịch vụ thì thường đầu tư ban đầu ít, chi phí vận hành cao, gần như chỉ cần có bộ phận Kế toán. Trái lại, trong lĩnh vực phát triển dự án bất động sản, để quản trị được dòng tiền của cả dự án, giám đốc tài chính phải biết xây dựng các mô hình tính toán NPV, IRR xuyên suốt vòng đời của dự án.Vai trò Treasury trong C cũng rất quan trọng. Đặc biệt ở những tập đoàn lớn, ngoài việc chăm chút các qui chế chế tài chính, currency hedging, treasury directors còn thậm chí còn có thể xây dựng cả hệ thống “in-house banking” để tích hợp dòng tiền ngắn hạn 1 cách hiệu quả nhất.Trên đây là một góc nhìn sơ lược về công việc của A, B, C. Mặc dù khác nhau, nhưng người giỏi chuyên môn đều có kiến thức và khả năng nhất định để làm lấn việc của nhau. Tùy vào quy mô doanh nghiệp và ngành nghề kinh doanh, mà nên thiết kế mức độ tách bạch hay kiêm nhiệm của các vị trí này. Một doanh nghiệp khởi nghiệp nên có sáng lập viên nắm vững chuyên môn tài chính kế toán, để tránh những bất cập dưới đây:- quyết định đầu tư thiếu kế hoạch tính toán dòng tiền, đánh giá chi tiết rủi ro và lợi nhuận;- khởi nghiệp với một nền tảng KTTC sơ khai ban đầu, đến khi lớn mạnh mất nhiều thời gian thay đổi cách làm cũ, để chuyển qua cách làm mới, bài bản hơn, phù hợp hơn.
