Khái niệm TCO
Tổng chi phí chiếm hữu ( TCO ) là một khái niệm bao quanh toàn bộ những ngân sách tương quan đến việc mua lại, luân chuyển và tàng trữ mẫu sản phẩm trong Chuỗi đáp ứng .
Các giải pháp ngân sách truyền thống cuội nguồn như Phương sai giá mua – Purchase Price Variance ( PPV ) thường bỏ lỡ từ 20 – 40 % ngân sách thực tiễn của việc mua lại. Những giải pháp này chỉ tính đến giá sẵn có mà nhà phân phối sẵn sàng chuẩn bị bán mặt hàng – thường gồm có chi phí sản xuất của nhà sản xuất, ngân sách quản lý và vận hành và doanh thu, mà hoàn toàn có thể không gồm có nhiều ngân sách tương quan khác để đưa mẫu sản phẩm đến khu vực của bạn .
Vậy TCO có đặc thù gì nổi trội để những công ty sử dụng khi quyết định hành động mua hàng và tương hỗ những cuộc đàm phán ?
Lịch sử của TCO
Các thủ tục xác lập TCO khác nhau đã được ghi nhận sớm nhất là vào thế kỷ 20, khi công ty tư vấn Gartner Group tăng trưởng và tiếp thị TCO để nhìn nhận ngân sách cho hạ tầng CNTT. Các nhà quản trị phát hiện ra rằng việc tương hỗ cho những thiết bị và ứng dụng hoạt động giải trí suôn sẻ tiêu tốn ngân sách gấp từ 5 đến 8 lần giá mua .
Khi sự độc lạ giữa TCO và giá mua được những doanh nghiệp nhìn nhận, nhiều chiêu thức và công cụ ứng dụng khác nhau đã được tăng trưởng để nghiên cứu và phân tích TCO trong nhiều toàn cảnh và ngành công nghiệp khác nhau. Bất kể giải pháp hay ứng dụng, tiềm năng của TCO luôn là hiểu và tái tạo ngân sách thực sự của việc mua một gia tài .
Đây là công cụ hữu dụng cho những người ra quyết định hành động. Phân tích TCO hoàn toàn có thể so sánh quyền lợi thực của quyết định hành động thuê văn phòng và mua. Bằng cách phối hợp điều này vào quy trình mua lại, nó ảnh hưởng tác động trực tiếp đến hiệu quả trong việc lựa chọn nhà cung ứng, ưu tiên mua lại vốn và ngân sách doanh nghiệp nói chung .
Vậy TCO sẽ phân tích những gì?
Theo phong cách thiết kế, tổng ngân sách chiếm hữu ( TCO ) là giám sát được phong cách thiết kế để giúp mọi người đưa ra những quyết định hành động kinh tế tài chính mưu trí hơn. Thay vì chỉ nhìn vào giá mua của một đối tượng người tiêu dùng, TCO xem xét ngân sách hoàn hảo từ việc mua và bán sang sử dụng gồm có cả ngân sách dự kiến sẽ phát sinh trong suốt thời hạn sử dụng mẫu sản phẩm, ví dụ như dịch vụ, thay thế sửa chữa và bảo hiểm. TCO là yếu tố nghiên cứu và phân tích quyền lợi ngân sách .
Có 3 thành phần chính được TCO phân tích:
a ) Chi tiêu mua lại – Acquisition Costs
Ngân sách chi tiêu mua lại gồm có ngân sách thiết bị hoặc gia tài trước thuế, nhưng sau khi đã tính hoa hồng, giảm giá, khuyễn mãi thêm mua hàng và ngân sách lúc ký kết hợp đồng ( closing cost ). Đôi khi ngân sách này cũng sẽ gồm có thiết bị ngoại vi một lần hoặc tăng cấp thiết yếu để thiết lập hoặc sử dụng gia tài .
b ) Chi tiêu quản lý và vận hành
giá thành hoạt động giải trí gồm có phí ĐK hoặc những dịch vụ cần để đưa loại sản phẩm vào sử dụng kinh doanh thương mại. Điều này gồm có ngân sách tiện ích, lao động quản lý trực tiếp và ngân sách đào tạo và giảng dạy bắt đầu .
c ) Ngân sách chi tiêu nhân sự
Chi tiêu này gồm có công tác làm việc hành chính, nhân viên cấp dưới tương hỗ cho thiết bị, cơ sở chứa thiết bị và người quản lý và vận hành cần được đào tạo và giảng dạy liên tục và giải quyết và xử lý sự cố lao động cho mục tiêu bảo dưỡng .
Thiết lập khung đánh giá TCO
Khi khởi đầu quy trình xác lập TCO, hãy thiết lập một khung và xác lập những giả định sẽ hướng dẫn việc làm, gồm có :
- Định nghĩa về những gì thiết yếu và ai sẽ sử dụng nó
- Ước tính thời hạn sử dụng vật phẩm
- Giả định về số lượng hoặc tỷ suất thời lượng sử dụng
- Định nghĩa tiến trình dùng để xác lập những nghành cần có ngân sách
- Định nghĩa quy trình tiến độ tính toán số liệu ngân sách cho những nghành tốn ngân sách
- Ước tính ngân sách cho toàn bộ những nghành nghề dịch vụ tương quan của doanh nghiệp
Tách hàng tồn dư khỏi thiết bị vốn
Các nghành ngân sách sẽ khác nhau giữa những loại sản phẩm tồn dư so với thiết bị vốn. Các loại sản phẩm được kiểm kê có giá trị trên mỗi đơn vị chức năng thấp sẽ thường nhiều về số lượng. Các mẫu sản phẩm tồn dư thường được di dời trong doanh nghiệp và được tính vào lệch giá ( turnover ). Trong khi đó, thiết bị vốn là không thay đổi và giữ nguyên vị trí trong thời hạn dài. Các nghành nổi bật gồm có trong tổng ngân sách chiếm hữu này gồm có :
Hàng tồn dư
- Ngân sách chi tiêu không giao hàng được ( non-delivery )
- giá thành cho mẫu sản phẩm kém chất lượng ( non-quality )
- Chi tiêu luân chuyển và đóng gói
- Ngân sách chi tiêu luân chuyển hàng tồn dư
- Chi tiêu tương quan đến sản xuất
- giá thành quản trị cho mỗi đơn vị chức năng
- Tính khả dụng / tính linh động
- Hỗ trợ kỹ thuật
Thiết bị chính
- Cơ cấu thanh toán giao dịch theo thời hạn
- Ước tính tuổi thọ của thiết bị mới
- Giá trị trao đổi của thiết bị cũ
- Giá trị trao đổi còn lại của thiết bị mới
- Ngân sách chi tiêu sửa đổi website
- Ngân sách chi tiêu đóng gói và đóng gói
- giá thành luân chuyển
- Chi tiêu rigging và lắp ráp
- Hỗ trợ kỹ thuật khi khởi nghiệp
- Đào tạo người quản lý và vận hành
- giá thành dịch vụ và bảo dưỡng
- Ngân sách chi tiêu vật tư và phụ tùng
Ngoài những yếu tố ngân sách cho hàng tồn dư và mua thiết bị vốn, một bộ yếu tố ngân sách khác vận dụng cho bất kể thanh toán giao dịch mua nào từ nguồn quốc tế. Những yếu tố này gồm có :
- Chi tiêu đóng gói / chuẩn bị sẵn sàng cho luân chuyển quốc tế
- Vận chuyển đến cảng người bán
- Chi tiêu giải quyết và xử lý hàng tại cảng nguồn gốc
- Thuế xuất khẩu và lệ phí từ bởi cơ quan chính phủ nguồn gốc
- Giấy ghi nhận kiểm định
- Ngân sách chi tiêu luân chuyển đường thủy
- Phí bảo hiểm hàng hải
- Chi tiêu giải quyết và xử lý cảng nhập
- Phí môi giới hải quan
- Thuế hải quan
- Chi tiêu luân chuyển trong nước
-
Phí giao dịch tài chính (như phí ngân hàng cho thư tín dụng)
- Biến động tiền tệ / phòng ngừa rủi ro đáng tiếc
- giá thành liên lạc ( điện thoại cảm ứng quốc tế, fax, bưu chính )
- Mức tồn dư bổ trợ
- Tăng thời hạn quản trị và pháp lý
- Chi tiêu số liệu ( quy đổi số liệu tiếng Anh )
- Chi tiêu dịch thuật, nếu cần
- Ngân sách chi tiêu đi lại, nếu cần
Cơ sở đo lường và thống kê
Thông thường, nếu bạn sử dụng thống kê giám sát để so sánh tương đối giữa nhà sản xuất A và nhà phân phối B hoặc loại sản phẩm X và mẫu sản phẩm Y, bạn hoàn toàn có thể tự do hơn trong việc xác lập ngân sách. Ước tính nào cũng được đồng ý, miễn là có cơ sở hợp lệ để so sánh. Hai tiêu chuẩn rất quan trọng trong việc đo lường và thống kê ngân sách tương đối :
- Công thức có ý nghĩa : Sử dụng những yếu tố có giá trị và hoàn toàn có thể được đo lường và thống kê .
- Công thức hoàn toàn có thể được vận dụng giữa những nhà sản xuất và được sử dụng để phân biệt chúng một cách hợp lệ
5 bước tính TCO
Dưới đây là những bước để xác lập tổng ngân sách chiếm hữu :
- Thành lập một nhóm ( hoặc thu thập dữ liệu từ những người khác ) gồm có người mua, người tiêu dùng cuối, chuyên viên kỹ thuật và kinh tế tài chính. Thêm người khác khi thích hợp .
- Xác định những quy tắc cơ bản cho quá trình và những giả định .
- Xác định những nghành ngân sách, cả hiện tại và Dự kiến, tương quan đến việc mua .
- Xác định giải pháp hài hòa và hợp lý * để giám sát ngân sách .
- Thêm tổng thể những ngân sách có tương quan. Đưa ra quyết định hành động dựa trên đo lường và thống kê của bạn về tổng ngân sách .
* “ Hợp lý ” là một thuật ngữ tương đối. Nó được dự tính để phân phối vĩ độ trong tiến trình TCO. Bạn sẽ hoàn toàn có thể tạo những giải pháp của riêng bạn để tính những yếu tố ngân sách. Điều này nhu yếu kiểm tra toàn bộ những yếu tố tương quan đến quyết định hành động TCO của bạn và quyết định hành động giải pháp nào tương thích nhất với bạn .
Case Study : British Petroleum Exploration
Ngành MRO ( bảo dưỡng, thay thế sửa chữa và quản lý và vận hành vật tư ) là ngành lý tưởng nhất vận dụng TCO. British Petroleum Exploration ( Alaska ) đã sử dụng những giải pháp ngân sách dựa trên hoạt động giải trí để xác lập tổng ngân sách cho quy trình shopping MRO từ việc mua lại trải qua giao dịch thanh toán. Tổ chức muốn tìm những giải pháp shopping hiệu suất cao hơn về ngân sách và một công cụ bán hàng nội bộ để chứng tỏ chương trình đáp ứng tích hợp của công ty. Đồng thời, BPE cũng chăm sóc đến việc nhìn nhận tác dụng để so sánh với những hoạt động giải trí tựa như khác .
Để xác lập ngân sách quản trị nội bộ bằng những giải pháp ngân sách dựa trên hoạt động giải trí, công ty đã :
- Sử dụng một nhóm để xác lập những trách nhiệm và thiết lập dòng tiến trình
- Xác định tỷ suất thời hạn những trách nhiệm này chiếm ( chỉ dành cho MRO )
- Phân bổ tỷ suất % của từng khu vực ngân sách tương ứng với tỷ suất thời hạn được sử dụng
Đến cuối nghiên cứu và phân tích, họ đã xác lập được những nghành ngân sách và tỷ suất % tài nguyên sau đây được tiêu thụ :
- giá thành vốn 8,11 % giá trị hàng tồn dư
- Thuế gia tài 1,45 % giá trị hàng tồn dư
- Obsolescence 3,20 % giá trị hàng tồn dư
- Yêu cầu vật tư điện tử 1,52 % ngân sách
- Đơn hàng thủ công bằng tay 1,77 % ngân sách
- Quy trình mua hàng 14,06 % ngân sách
- Logistics trong nước 11,54 % ngân sách
- Giao hàng 1,78 % ngân sách
- Nhận / phát hành 8,88 % ngân sách
- Lưu trữ / thặng dư 22,40 % ngân sách
- Xử lý hóa đơn 5,98 % ngân sách
- Quản lý / giám sát 5,64 % ngân sách
Lợi ích TCO
Lợi ích hữu hình :
- Dễ dàng so sánh những nhà sản xuất khác nhau
- Đo lường và nhìn nhận hiệu suất của nhà sản xuất khác nhau và quyết định hành động loại nào tương thích nhất .
- Dễ dàng xác lập tiềm năng tối ưu hóa
- Cải thiện tính tính minh bạch từ Chuỗi nghiên cứu và phân tích nguyên do và hiệu quả .
- Tăng sự hiểu biết về ngân sách trong toàn công ty
- Chia nhỏ ngân sách và san sẻ thông tin với nhân viên cấp dưới được cho phép họ hiểu tối ưu hóa ngân sách .
- Giúp quyết định hành động nên mua hay mua
- Đánh giá tổng ngân sách chiếm hữu là điều thiết yếu trong việc đưa ra lựa chọn hài hòa và hợp lý khi đưa ra quyết định hành động mua hoặc mua .
- Giúp xác lập số lượng đặt hàng kinh tế tài chính
- Tính toán TCO phân phối cho bạn cơ sở để nhìn nhận số lượng đơn hàng kinh tế tài chính ( EOQ ), được cho phép bạn giảm thiểu tổng ngân sách hàng tồn dư .
Lợi ích vô hình dung
- Cải thiện tiếp xúc nội bộ doanh nghiệp : Đưa ra quyết định hành động dựa trên bộ tài liệu đồng điệu và lý luận rõ ràng, giảm xung đột và nhầm lẫn giữa nhân viên cấp dưới và quản trị .
- Tăng hiệu suất cao trong quy trình đàm phán : Khi đàm phán với những nhà sản xuất, bạn hoàn toàn có thể củng cố quan điểm của mình với tác dụng từ nhìn nhận TCO .
- Hữu ích cho việc tăng trưởng loại sản phẩm và bán hàng : Nhìn từ góc nhìn TCO với quan điểm của người mua tiềm năng để xem bạn đứng ở đâu trong cuộc cạnh tranh đối đầu .
Cần chú ý gì khi áp dụng TCO?
Vẫn có những yếu tố hoàn toàn có thể xảy ra trong quy trình tiến hành TCO, đặc biệt quan trọng khi khái niệm này còn lạ lẫm với 1 số ít tổ chức triển khai .
Vấn đề sẽ xảy ra khi công ty cố gắng nỗ lực sao chép quy mô TCO từ một công ty khác. Do nhiều yếu tố phức tạp đi vào nhìn nhận TCO, đơn thuần là không hiệu suất cao để sao chép quy mô từ một công ty khác. Nhân viên phải được đào tạo và giảng dạy và những quy trình tiến độ quản lý và vận hành nội bộ hoàn toàn có thể cần phải được biến hóa. Điều này dễ dẫn đến xung đột trong văn hóa truyền thống doanh nghiệp hiện tại .
Thời gian cần để nhìn nhận TCO cũng như không có đủ những nguồn tài liệu và mạng lưới hệ thống để giúp xác lập những yếu tố ngân sách thường thì, điều đó sẽ tạo ra một trở ngại khác cho việc tiến hành TCO.
Tuy nhiên, TCO vẫn là một phần quan trọng của quy trình ra quyết định hành động. Cần nỗ lực để giảm thiểu những yếu tố tương quan đến việc tiến hành TCO để công ty của bạn hoàn toàn có thể gặt hái quyền lợi .
Theo cmtc.com, supplytechnologies.com, smartfactorylogistics.com, iscsglobal.com và purchasing-procurement-center.com
