Như các bạnđã biết, sau khi nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu ký kết hợp đồng ngoại thương theo điều kiện giao hàng cụ thể nào đó theo Incoterm thì đó là lúc phát sinh vấn đề tìm Công ty vận tải. Nếu làm việc tại các Công ty vận tải Quốc tế (Forwarder hoặc Công ty Logistics) thì các em đang đóng vai trò là người xử lý các thông tin mà khách hàng hỏi (Booking Request).
Nghiệp vụ xử lýBooking đó diễn ra như sau:
Bước 1: Báo giá
Khách hàng điền vào Booking Request, thường mỗi công ty Forwarder có mẫu cho người mua điền hoặc nhân viên cấp dưới Sales cước sẽ trao đổi và ghi lại thông tin rồi điền giúp người mua, sau đó đưa cho người mua xác nhận. Từ những thông tin này, công ty Forwarder sẽ tìm những Shipping Line tương thích. Quá trình này hoàn toàn có thể diễn ra từ khoảng chừng 3 cho đến 12 tiếng sau khi nhận được BookingRequest .
Mẫu Booking Request gồm các thông tin cơ bản sau:
- Vessel Name& Voyage (Tên tàu và số chuyến đi lựa chọn): nếu khách hàng đã có dự định chuyến tàu muốn Book
Port of Loading ( Cảng xếp hàng )
Port of Discharge ( Cảng dỡ hàng )
Container Type ( Loại Container )
Commodity ( Mô tả sản phẩm & hàng hóa )
Tonnage ( Trọng tải )
Payment Place – ( Prepaid / Collect ) ( Nơi trả cước, ai trả ? Cước trả trước hay trả sau )
Stuffing Area ( Shippers Premises / Port Area ) : Nơi nhận hàng hoàn toàn có thể là tại kho nhà phân phối, khu vực gần Cảng thường dùng trong trường hợp Hãng tàu nhận luân chuyển Inland cho lô hàng .
Stuffing Date: Ngày hàng đi dự kiến
Who will Perform Oncarriagea : ai làm luân chuyển trong nước nước nhập khẩu
Adress Details : Địa chỉ
Bước 2: Đàm phán
Khách hàng và Công ty Forwarder sẽ đàm phán với nhau về lịch tàu, giá cước và các điều kiện kèm theo sau đó đi đến thỏa thuận bằng việc Công ty Forwarder gửi cho khách hàng Booking Confirmation (Xác nhận đặt chỗ) và yêu cầu khách hàng xác nhận lại qua mail.
Mẫu booking confirm
Bước 3: Liên hệ
Công ty Forwarder liên hệ với nhà cung ứng của người mua để xác nhận lại những thông tin trong Booking. Sau đó, công ty Forwarder mới chính thức đặt chỗ với hãng tàu. Trong thực tiễn, quy trình liên hệ này được triển khai qua email .
Bước 4: Vận chuyển nội địa
Tùy từng điều kiện kèm theo giao hàng mà Công ty Forwarder hoặc chính người mua sẽ là người luân chuyển trong nước lô hàng ra Cảng đi .
Bước 5: Thỏa thuận thêm
Công ty Forwarder sẽ khai báo hải quan giúp khách hàng (nếu có) và bắt đầu theo dõi toàn bộ quá trình vận tải hàng hóa từ khi hàng lên tàu.
Bước 6: Gửi Shipping Instruction
Công ty Forwarder yêu cầu khách hàng gửi Shipping Instruction để từ đó làm Bill of Lading bản nháp. Sau đó, gửi Draft Bill of Lading cho khách hàng kiểm tra và yêu cầu khách hàng xác nhận các thông tin qua mail, không quên báo với khách hàng rằng cần Confirm lại trước bao lâu nếu không toàn bộ thông tin coi như không có gì thay đổi.
Mẫu Shipping Instruction
Bước 8: Gửi thông tin đến hãng tàu làm MBL
Tại bước này, công ty Forwarder sẽ gửi thông tin để hãng tàu làm Master Bill và xác nhận MBL cũng trải qua một Shipping Instruction như phía trên nhưng chỉ khác thông tin Shipper và Consignee
Bước 9: Phát hành HBL
Công ty Forwarder sau khi nhận được MBL từ hãng tàu, từ đó sẽ phát hành HLB và gửi cho người mua đồng thời nhu yếu người mua thanh toán giao dịch những khoản phí trước khi giao HBL gốc cho người mua .
Bước 10: Gửi HBL gốc
Gửi đầy đủ 1 bộ Bill of Lading cho khách hàng, thường là 03 bản gốc và 03 bản sao, có đầy đủ chữ ký của Hãng tàu, nhà vận chuyển hoặc đại diện nhà vận chuyển.
Như vậy, dựa vào quá trình trên những em thấy rằng tổng thể những gì người mua phải làm đó là : Đưa ra thông tin để nhận làm giá ( Booking Request ) > Nhận Booking Confirmation > Trả tiền dịch vụ. Các quy trình hậu cần khác sẽ do Công ty Forwarder và Hãng tàu triển khai .
Hy vọng với bài viết này những em đã tưởng tượng ra được quá trình giải quyết và xử lý thông tin Booking của những nhà vận tải đường bộ Quốc tế, nếu đi sâu hơn nữa thì những em còn giật mình vì sự tự động hóa trong những khâu của chuỗi Logistics Quốc tế. Hẹn những em ở bài viết khác nhé .
Mrs Đoàn Thúy- CEO HAN EXIM
–
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu& Logistics
Mobile: 0906246584 0986538963
Add: số 47 Nguyên Hồng, quận Đống Đa, Hà Nội
Website: https://hanexim.edu.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau
Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau
