Quy trình là trình tự (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị (quản lý và cai trị). Những hoạt động này bao gồm tất cả các dạng thức hoạt động (hoặc quá trình) trong đời sống xã hội của con người, ví dụ như các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đào tạo, nghiên cứu, tôn giáo, nghệ thuật, chiến tranh. Quy trình xuất hiện phổ biến trong quá trình tồn tại và phát triển của vạn vật, ví dụ như quy trình giăng tơ của loài nhện, làm tổ của chim hoặc săn mồi của hổ báo….
Mỗi cá nhân có kiến thức, kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào? Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị của Sếp mà không biết phải làm thế nào? Hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý Sếp.
Một phương pháp cụ thể để tiến hành một hoạt động hoặc một quá trình.
- Quy trình thường được thể hiện trên văn bản.
- Quy trình là công cụ của quản lý. Một quy trình có thể quản lý nhiều quá trình.
- Có tính bó buộc tuân thủ.
- Quy trình xác định và đặt ra đầu vào, đầu ra cho quá trình.
- Quy trình thường không thay đổi thường được thực hiện theo một thứ tự nhất định.
Tầm quan trọng của quy trình trong hệ thống quản lý
Mỗi cá thể có kiến thức và kỹ năng, kiến thức và kỹ năng khác nhau dẫn đến cách thao tác khác nhau. Quy trình giúp cho người thực thi việc làm biết rằng trong một nhiệm vụ thì họ phải thực thi những bước việc làm nào, làm ra sao và phải cần đạt tác dụng như thế nào ? Sẽ không có thực trạng nhân viên cấp dưới nhận thông tư của Sếp mà không biết phải làm thế nào ? Hay thực trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý Sếp. Một chiêu thức đơn cử để thực thi một hoạt động giải trí hoặc một quy trình .Trong một tổ chức triển khai, chuyện những cá thể có kỹ năng và kiến thức và kỹ năng và kiến thức khác nhau sẽ dẫn đến cách thao tác và hiệu suất cao khác nhau. Vì vậy nên mới cần có quá trình để giúp cho người triển khai những việc làm biết rằng muốn triển khai xong việc làm đó phải thực như thế nào và tác dụng cần đạt là gì ? Tránh thực trạng nhân viên cấp dưới chậm thông tư của cấp trên hay triển khai những việc làm thừa gây tiêu tốn lãng phí thời hạn .
Đối với những việc làm cần phối hợp nhóm thì ngoài giúp phân chia việc làm hài hòa và hợp lý còn giúp tăng sự phối hợp giữa những thành viên, bảo vệ việc làm được triển khai đúng quy trình tiến độ và trình tự như dự kiến .
Quy trình còn giúp cấp trên quản lý tốt nhân viên của mình hơn thông qua kiểm tra tiến độ làm việc của họ được thể hiện trên quy trình, từ đó đưa ra các giải pháp hay chiến lược kịp thời.
Để có một mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng cần phải hợp thức hóa quy trình và quy trình tiến độ, nhằm mục đích Giao hàng cho việc đạt được tiềm năng đã đề ra. Việc kiến thiết xây dựng mạng lưới hệ thống quản trị quy trình và quy trình tiến độ hài hòa và hợp lý là một việc làm vĩnh viễn yên cầu nhiều yếu tố như công nghệ tiên tiến, nhân lực và kinh nghiệm tay nghề thao tác … Thiết lập bộ tiêu chuẩn ISO 9001 là giải pháp tối ưu để có một mạng lưới hệ thống quản trị chuyên nghiệp và bài bản giúp ngày càng tăng doanh thu .
Đối với nhân viên
– Mỗi cá thể có kiến thức và kỹ năng, kĩ năng khác nhau dẫn đến cách thao tác khác nhau. Qui trình giúp cho người triển khai việc làm biết rằng trong một nhiệm vụ thì họ phải thực thi những bước việc làm nào, làm ra sao và phải cần đạt tác dụng như thế nào ?
– Sẽ không có thực trạng nhân viên cấp dưới nhận thông tư của nhà quản lí mà không biết phải làm thế nào, hay thực trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý sếp .
Đối với cấp quản lí
– Qui trình cũng giúp ích cho những cấp quản lí trấn áp tiến trình và chất lượng việc làm do nhân viên cấp dưới thực thi .
Rào cản trong quá trình thực hiện quy trình
Bản thân những cấp quản trị không chịu góp vốn đầu tư thời hạn để làm quy trình tiến độ, cho rằng làm tiến trình mất thời hạn, còn phải nhiều việc kiếm tiền. Nhưng bản thân cách nhìn này chưa phải là dài hạn và họ thực sự chưa nhận thức rõ được công dụng của quy trình tiến độ, cũng như hiểu được rằng mất thời hạn một chút ít nhưng họ sẽ rất nhàn về sau trong việc quản trị và trấn áp việc làm của nhân viên cấp dưới .
Cho rằng quá trình là mất thời hạn, phức tạp rườm rà, trao đổi trực tiếp với nhau cho nhanh. Tôi cho rằng trao đổi trực tiếp là một điều rất tốt, nhưng sau khi luận bàn, thống nhất thì những điểm đó phải được lên sách vở. Nhiều khi nói mồm với nhau ba ngày sau sẽ quên mất mình nói gì, hoặc nhớ nhưng không đủ ý .
Người làm quy trình tiến độ chưa nắm rõ trọn vẹn về mặt nhiệm vụ, bạn nên nhớ rằng thước đo của một quá trình có hiệu suất cao hay không bộc lộ ở việc người tuân thủ nó hoàn toàn có thể triển khai một cách trôi chảy, quy trình tiến độ giúp họ triển khai việc làm đạt chất lượng tốt hơn .
Nội dung của mạng lưới hệ thống tài liệu quá sơ sài. Các tài liệu không phản ánh đủ những hoạt động giải trí thực tiễn đang diễn ra .
Quá ít biểu mẫu. Biểu mẫu sẽ là hồ sơ phản ánh những hoạt động giải trí của nhân viên cấp dưới. Quá ít biểu mẫu sẽ dẫn đến khó thống kê giám sát và nhìn nhận hiệu suất cao việc làm, khó xử lý tranh chấp hay vi phạm. Hệ thống tài liệu quá nhiều. Công ty không hề trấn áp được tài liệu mới, lỗi thời. Không thực thi nâng cấp cải tiến, xem xét lại mạng lưới hệ thống tài liệu sau một thời hạn. Thực tế hoạt động giải trí không vận dụng như tài liệu đã pháp luật .
Quy trình mang tính chất kế thừa:
Bạn có nhận thấy trong thời đại công nghệ tiên tiến này mọi thứ ngày càng mọi thứ ngày càng nhanh hơn. Đơn giản như thủ tục hành chính đang từ 3 cửa, 5 cửa chỉ con 1 cửa. Tại sao lại làm được điều đó ?
Khi nhìn vào một quy trình, trải nghiệm nó người ta sẽ nhìn ra các bước không cần thiết hoặc các cách làm để công việc được nhanh hơn. Nếu không có quy trình người ta sẽ không nhìn ra những sai sót đó và khó có thể sửa chữa.
Nếu không có quy trình tiến độ, bạn sẽ làm đi làm lại một việc theo một cách hoàn toàn có thể không hiệu suất cao và thực chất trí não vốn rất lười, nó không chịu nhận ra sự sai lầm đáng tiếc trong việc làm thường ngày .
Quy trình hóa
Vì sao một người hành khách đi đến một vùng đất lạ, họ nhận ra được rất nhiều cái mới mẻ và lạ mắt còn người dân sống ở đấy lâu năm lại không nhìn ra. Tương tự một người mới nhìn vào một tiến trình được kiến thiết xây dựng từ một nhân viên cấp dưới cũ sẽ nhận ra những yếu sót và cả giải pháp để nâng cấp cải tiến lên .
Ý nghĩa thứ ba của kiến thiết xây dựng quá trình đó là Giải phóng chỉ huy .
Khi một người khác hoàn toàn có thể thay thể bạn làm một việc gì đó tốt bằng bạn thậm chí còn tốt hơn, đó là niềm vui sướng vì bạn hoàn toàn có thể làm một việc làm khác, cạnh tranh đối đầu với một thử thách mới, bạn sẽ không còn những giờ phút khổ sở xử lý sự vụ hàng ngày nữa, những lỗi li ti khiến bạn tốn thời hạn sẽ mãi mãi biến mất .
Có quy trình tiến độ là bạn đã chuyển giao hàng loạt tinh hoa, kinh nghiệm tay nghề, những giải pháp giải quyết và xử lý cho người mới và khi đó họ sẽ tự động hóa thao tác và bạn sẽ tự do tự do để làm những việc làm khác quan trọng hơn .
Cách thiết lập quá trình :
– Xác định nhu yếu .
– Xác định mục tiêu .
– Xác định khoanh vùng phạm vi vận dụng .
– Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tìm hiểu thêm
– Xác định số bước việc làm .
– Xác định các điểm kiểm soát.
– Xác định người thực hiện.
– Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơ.
– Xác định chiêu thức trấn áp những bước việc làm .
– Xác định những điểm cần kiểm tra thử nghiệm .
– Mô tả, diễn giải các bước công việc, biểu mẫu kèm theo.
Quy trình là cần thiết trong duy trì hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức hiện nay. Khi quy mô Công ty càng ngày càng rộng, số lượng nhân sự ngày càng lớn thì Quy trình thực sự phát huy vai trò của nó.
Người đăng: chiu
Time: 2021-08-24 09:26:31
