phân tích các nhân tố làm ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông và giải pháp nâng – Tài liệu text

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (382.96 KB, 15 trang )

LỜI MỞ ĐẦU

Trong cuộc sống hằng ngày, giao tiếp truyền thông là 1 phần không thể thiếu trong mọi hoạt

động của xã hội. Dù trong hoàn cảnh nào mọi người vẫn phải thông tin cho nhau. Truyền thông

giao tiếp giúp cho mọi người trao đổi thông tin với nhau và qua đó mọi người sẽ hiểu được nhau,

nhưng tại sao lại xuất hiện tình trạng hiểu nhầm lẫn nhau? Những yếu tố, nhân tố nào ảnh hưởng

trong quá trình truyền thông giao tiếp? Trong bài tiểu luận này nhóm chúng em thực hiện phân

tích những nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả truyền thông và qua đó tìm hiểu những phương pháp

tăng cường hiệu quả truyền thông trong giao tiếp

Hướng tiếp cận:

Đầu tiên, tìm hiểu truyền thông là gì và mô hình hóa quá trình truyền thông. Qua đó, phân tích

các nhân tố gây ảnh hưởng có thể xuất hiện trong các bước của mô hình truyền thông (sự xuất

hiện, ảnh hưởng như thế nào). Sau đó, đưa ra mô hình chiến lược trong truyền thông để tăng hiệu

quả hơn.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH



TIỂU LUẬN MÔN HỌC : HÀNH VI TỔ CHỨC

ĐỀ TÀI:

PHÂN TÍCH CÁC NHÂN TỐ LÀM ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ

TRUYỀN THÔNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN

THÔNG

MỤC LỤC

I. Truyền thông giao tiếp

1. Khái niệm

2. Mô hình

II. Những yếu tố ảnh hưởng trong mô hình truyền thông

1. Nhân tố chủ quan

2. Nhân tố khách quan

III. Những phương pháp cải thiện truyền thông

1. Mô hình chiến lược truyền thông giao tiếp

2. Các nguyên tắc khác nhằm tăng hiệu quả truyền thông

I TRUYỀN THÔNG GIAO TIẾP:

1. KHÁI NIỆM:

Truyền thông trong giao tiếp là một tiến trình trao đổi các thông điệp có lời và không lời nhằm

để hiểu, phát triển và ảnh hưởng đến các mối quan hệ người và người. Truyền thông

(communication) là quá trình chia sẻ thông tin. Truyền thông là một kiểu tương tác xã hội trong

đó ít nhất có hai tác nhân tương tác lẫn nhau, chia sẻ các qui tắc và tín hiệu chung. Ở dạng đơn

giản, thông tin được truyền từ người gửi tới người nhận. Ở dạng phức tạp hơn, các thông tin trao

đổi liên kết người gửi và người nhận. Phát triển truyền thông là phát triển các quá trình tạo khả

năng để một người hiểu những giừ người khác nói (ra hiệu, hay viết), nắm bắt ý nghĩa của các

thanh âm và biểu tượng, và học được cú pháp của ngôn ngữ.

Hội thoại giữa các cá nhân thường xuất hiện theo cặp hoặc từng nhóm với qui mô khác nhau.

Qui mô của nhóm tham gia thường tác động tới bản chất của cuộc hội thoại. Truyên thông trong

nhóm nhỏ thường diễn ra giữa ba đến mười hai cá nhân và khác biệt với trao đổi qua lại giữa các

nhóm lớn hơn như công ty hay cộng đồng. Hình thức truyền thông này được hình thành từ một

cặp hay nhiều hơn, thông thường được đề cập tới như một mô hình tâm lý học trong đó thông

điệp được truyền từ người gửi đến người nhận qua một kênh thông tin. Ở cấp độ lớn nhất, truyền

thông đại chúng chuyển các thông điệp tới một lượng rất lớn các cá nhân thông qua các phương

tiện thông tin đại chúng.

Quá trình truyền thông diễn ra liên tục. Khi bạn ngồi yên lặng trong góc phòng, mặc cho mọi

người xung quanh nói hay làm gì thì cũng đang gửi những tín hiệu truyền thông không bằng lời

cho những người xung quanh (cho dù vô tình hay cố ý).

Bởi truyền thông là quá trình gửi và nhận thông tin, các mốc phát triển truyền thông thường gắn

liền với tiến bộ công nghệ.

2. MÔ HÌNH TRUYỀN THÔNG:

Mô hình truyền thông sẽ giúp chúng ta nhận biết và hiểu được các thành phần nhân tố xuất hiện

trong quá trình truyền thông và sự di chuyển của dòng thông tin trong mô hình.

Nhìn vào hình, ta sẽ thấy truyền thông diễn ra như thế nào. Theo mô hình này, chúng ta có thể

thấy luồng thông tin được chuyển đi theo các bước như sau:

(1). Người gửi xây dựng thông điệp, mã hóa thông điệp thành lời, cử chỉ, ngữ điệu, hay

những biểu tượng, ký hiệu khác.

(2). Thông điệp được mã hóa sẽ chuyển đến người nhận có chủ ý trước thông qua một hay

nhiều kênh truyền thông.

(3). Người nhận thông điệp sẽ giải mã thông điệp. Lý tưởng nhất là ý nghĩa giải mã thông

điệp đúng với những gì người gửi muốn trình bày.

(4). Để hoàn chỉnh hệ thống truyền tin, cần phải có phản hồi. Phản hồi là một cách kiểm tra

sự thành công của quá trình chuyển đổi thông điệp.

Nguồn: McShane et al. (2005), Organizational Behavior,

Ta có thể thấy có những yếu tố có thể gây nên sự sai lệch khi truyền thông như:

– Quá trình định hình thông điệp, mã hóa.

– Kênh truyền thông.

– Giải mã và phản hồi.

– Các tác nhân gây nhiễu mà ta tạm dịch là ‘tiếng ồn’ liên quan đến cơ cấu tổ

chức, xã hội và tâm lý học dẫn đến những sai lệch về thông điệp gửi đến người nhận.

Ví dụ: một giảng viên trong giảng dạy dùng từ không chính xác sẽ làm cho sinh

viên hiểu lầm. Chẳng hạn, giảng viên dùng từ yếu điểm để nói đến điểm quan trọng theo

nghĩa Hán Việt, nhưng sinh viên lại giải mã theo nghĩa thuần Việt là điểm yếu. Ngoài ra,

trong lớp sinh viên nói chuyện ồn ào cũng sẽ làm cho quá trình truyền thông bị sai lệch.

II. PHÂN TÍCH NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU

QUẢ TRUYỀN THÔNG:

Như đã quan sát mô hình truyền thông, các nhân tố ảnh hưởng đến truyền thông đều có thể xuất

hiện trong các bước truyền thông. Ở đây ta có thể chia ra gồm nhân tố chủ quan và nhân tố

khách quan.

1. NHỮNG NHÂN TỐ CHỦ QUAN:

+ Những nhân tố chủ quan: xuất hiện trong bản thân của đối tượng truyền và nhận thông tin.

truyền thông là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến cả quá trình truyền thông.

Nhận thức:

Trong kinh nghiệm giao tiếp của chúng ta, những trở ngại trong truyền thông không nhỏ do

cách thức nhận thức của mỗi người khác nhau. Tìm hiểu về nhận thức và các yếu tố tác động

lên nhận thức sẽ giúp chúng ta hiểu thêm về vai trò và sự ảnh hưởng của nhận thức trong quá

trình truyền thông giao tiếp.

Nhận thức là tiến trình tiếp nhận các kích thích từ bên ngoài và lý giải là tổng hợp các yếu tố ấy

thành tổng thể có ý nghĩa thông qua 5 giác quan của chúng ta. Các giác quan của chúng ta có tầm

quan trọng khác nhau. Điều này giúp chúng ta nhận thức sự việc quanh ta như thế nào. Chúng ta

thường nhận thức thế giới quanh ta:

2% bằng vị giác

3% bằng xúc giác

7% bằng khứu giác

22% bằng thính giác,

66% bằng thị giác.

Nguyên nhân chính của việc gây hiểu lầm trong giao tiếp là do khác nhau về nhận thức giữa

người nhận và người gởi. Chúng ta cần ghi nhớ là hai người không thể nào có cùng một nhận

thức về một sự kiện theo một cách giống nhau. Chúng ta nhận thức sự việc tùy thuộc vào kinh

nghiệm riêng và sự khác nhau về nhận thức của con người là tự nhiên và không thể tránh được.

Quá trình nhận thức bao gồm sự kết hợp những thông tin bên trong và bên ngoài. Nhận thức liên

quan đến sự chú ý đến những điều ở thế giới bên ngoài, và liên hệ thông tin đó với những thông

tin đã có sẵn trong đầu chúng ta. Nhận thức là một tiến trình chọn lọc những gì chúng ta sẽ tham

gia, chúng ta sẽ gạn lọc một số lượng lớn thông tin (trí óc không thể nào xử lý hết tất cả mọi

thứ). Trong một chừng mực nào đó, chúng ta thấy những cái mà trí óc chúng ta đã được lập trình

để thấy. Chương trình này bao gồm những kinh nghiệm, khả năng và những mối quan tâm của

chúng ta và chúng ta cũng bị ảnh hưởng bởi nhu cầu tâm sinh lý của chúng ta.

Nhận thức bắt nguồn từ những vấn đề sau:

•Cùng những dữ kiện, người ta nhìn, giải thích và đáp ứng khác nhau.

•Do người ta thêm vào những tin tức còn thiếu.

•Căn cứ trên những trải nghiệm riêng của mình.

•Do tính chọn lọc: có khuynh hướng nhớ những điểm thái quá, cực đoan và quên những điểm

trung dung, một bức thư chúc mừng hay chia buồn được gởi đi ngay sau biến cố có hiệu quả hơn

thư gởi trễ.

•Cảm xúc: Các cảm xúc như thương, ghét, sợ, giận, mệt mỏi, thiếu tập trung, mức độ tự tin, bị

phê phán, phủ nhận cảm xúc của người khác, cạnh tranh đều ảnh hưởng tiêu cực đến truyền

thông. Chúng ta khó mà chịu lắng nghe người khác khi chúng ta đang có những cảm xúc nêu

trên. Chúng ta chỉ chịu lắng nghe người khác khi chúng ta cảm thấy lạc quan yêu cuộc sống, tự

tin và thoải mái về mặt tinh thần.

•Kỹ năng ngôn ngữ: Cách diễn đạt, cách dùng từ chuyên môn, từ có ý nghĩa ngược lại, nghĩa

hàm ý, từ có nhiều lớp ý nghĩa, từ địa phương, tiếng lóng của các nhóm cùng lãnh vực hoạt

động… gây cản trở rất nhiều cho truyền thông.

Qúa tải thông tin

Sự quá tải thông tin là hiện tượng thông tin đi vào vượt quá năng lực xử lý của một cá nhân, dẫn

đến người nhận thông tin không thể nắm bắt được đâu là những ý chính mà người gửi muốn

người nghe tiếp nhận dẫn đến hiện tượng “Ông nói gà, bà nói vịt”.

Sức khỏe

Sức khỏe không tốt cũng dẫn đến tình trạng mất tập trung trong quá trình truyền thông và người

nhận không thể chú ý tập trung vào những điều người nói muốn truyền đạt đến mình.

•Sự suy diễn và xét đoán giá trị: Chúng ta có một khuynh hướng tự nhiên là vội vàng kết luận và

xét đoán. Phần lớn thông tin mà chúng ta nhận được là những suy diễn hoặc những ý kiến. Sự

suy diễn là một kết luận căn cứ trên những thông tin không đầy đủ. Chúng ta bị hiểu lầm và bất

đồng ý kiến với nhau khi chúng ta bày tỏ những suy diễn và ý kiến như thể đấy là những sự kiện.

Thí dụ: Trong hoàn cảnh bình thường: “Tôi thấy Anh H. rời văn phòng lúc 10h”. Đó là sự kiện.

Nhưng nếu chúng ta lấy sự kiện này để suy diễn theo quan điểm riêng thì có thể nói: “Tôi thấy

Anh H. rời văn phòng để về nhà”.

Nhưng chúng ta không thể sống thiếu sự suy diễn, con người cần có chúng để hiểu được cuộc

sống hằng ngày. Nếu chúng ta căn cứ trên thế giới quan riêng của cá nhân chúng ta khi cho

rằng:”Tôi đã thấy Anh H. rời văn phòng đi về nhà” và thêm vào “Anh ta lười biếng”. Đây là sự

xét đoán giá trị.

2. NHỮNG NHÂN TỐ KHÁCH QUAN:

+Những nhân tố khách quan: bao gồm các yếu tố cơ cấu tổ chức, xã hội, văn hóa, kênh truyền

thông tin

•Bối cảnh vật chất: Phòng ốc, ánh sáng, tiếng ồn, cách ngồi, thời tiết. ảnh hưởng rất nhiều

trong truyền thông.

•Hoàn cảnh xã hội: Truyền thông bị chi phối bởi: mục đích truyền thông, vai trò và địa vị xã hội,

thái độ, giá trị, kinh nghiệm, niềm tin, quan điểm, khoảng cách thế hệ, kỳ vọng, kiến thức…

•Sự gây nhiễu: Sự gây nhiễu là bất kỳ những gì xảy ra lẫn lộn, phiền toái, hoặc gây trở ngại cho

việc chuyển giao chính xác thông điệp dự định gởi. Thí dụ như lỗi do người gởi gây ra là đánh

máy sai lỗi chính tả, câu nói hay viết tối nghĩa Còn do lỗi của người nhận là thói quen đọc

không tốt, nghe kém và thiếu tập trung.

Văn hóa:

Ngày nay toàn cầu hóa đang diễn ra mọi nơi trên thế giới, việc truyền thông không còn nằm

trong phạm vi của một nước nữa.Truyền thông xuất hiện giữa các nước, giữa các nền văn hóa

khác nhau. Chính sự đa văn hóa gây nên những rào cản trong quá trình truyền thông như:

Rào cản gây bởi từ ngữ

Rào cản gây bởi nghĩa lóng

Rào cản gây bởi giọng điệu

Rào cản gây bởi cảm nhận khác nhau.

Kênh truyền thông:

Hiện tại, có rất nhiều kênh truyền thông và mỗi một kênh truyền thông có những đặc điểm riêng

của nó. Chính những đặc điểm riêng này tạo nên ưu cũng như nhược điểm của nó và làm nên ảnh

hưởng đến quá trình giao tiếp. Do đó, trong quá trình truyền thông ta cần phải chọn kênh truyền

thông phù hợp với mục đích, hoàn cảnh của mình.

NHẬN XÉT:

Tuy nhiên, trong phân tích tiến trình truyền thông giữa hai người, ta nhận thấy rằng những nhân

tố khách quan này cũng tác động chủ yếu lên nhận thức của con người và làm ảnh hưởng đến

cách suy nghĩ và truyền đạt. Do đó, những trục trặc thường xảy ra ở các bước “mã hóa thông

điệp” và “giải mã thông điệp” .

II PHƯƠNG PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ TRUYỀN

THÔNG

1.MÔ HÌNH CHIẾN LƯỢC TRUYỀN THÔNG GIAO TIẾP:

Tương ứng với mô hình truyền thông và các nhân tố gây ảnh hưởng đến quá trình truyền thông, ở

đây ta sẽ sử dụng 1 mô hình chiến lược để truyền thông tương ứng theo các bước trong mô hình

truyền thông mà chúng ta đã đề cập ở trên. Mô hình chiến lược này mang tính tổng quát để khắc

phục các nhân tố ảnh hưởng đến các bước trong quá trình truyền thông.

Mô hình chiến lược truyền thông giao tiếp:

BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH BỐI CẢNH.

A. Xác định tình huống

1. Giới hạn vấn đề

• Chia nhỏ vấn đề cần trình bày

2. Đánh giá vấn đề trong mối tương quan với môi trường bên ngoài

• Ý thức những yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức.

• Cập nhật thường xuyên những yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức.

3. Đánh giá bầu không khí văn hóa công ty ảnh hưởng đến vấn đề

B. Xác định đối tượng cần trình bày

• Trực tiếp

• Gián tiếp

C. Xác định mục tiêu của bạn đối với khán thính giả

1. Xác định mục tiêu truyền thông giao tiếp

• Những gì bạn muốn người nghe thực hiện sau khi nhận được thông điệp.

2. Nhận thức về ý định của bạn

• Mỗi khi bạn nói hay viết, bạn có cơ hội nêu nó trong kế hoạch của bạn.

BƯỚC 2: XEM XÉT LỰA CHỌN PHƯƠNG TIỆN, THỜI GIAN.

A. Lựa chọn các phương tiện truyền thông phù hợp nhất để truyền đạt thông điệp

• Thư từ, thư nội bộ

• Hội họp

• Gọi điện thoại

• Email

• Truyền thông đa phương tiện

Lưu ý: Một số vấn đề cần quan tâm khi lựa chọn phương tiện truyền thông

 Bản chất của nội dung ( riêng tư hay mật).

 Thời gian chuẩn bị và những chi phí có liên quan.

 Người nghe nhận thông tin có thuận tiện không.

 Thòi gian cần phải truyền đạt thông tin

 Thời gian phản hồi thông tin yêu cầu.

B. Lựa chọn thời gian truyền thông giao tiếp

• Xem xét nhu cầu của người nghe kết hợp với mục tiêu để chọn thời gian truyền

đạt thông tin.

• Không nên truyền thông theo kiểu thuận tiện cho mình mà cần phải chú ý đến

người nghe.

BƯỚC 3: CHỌN LỌC VÀ SẮP XẾP THÔNG TIN

A. Xem lại các phân tích về tình huống giao tiếp, khán thính giả và mục tiêu giao tiếp

B. So sánh các cấu trúc chính và lựa chọn cấu trúc hiệu quả nhất.

C. Giới hạn vào những điểm chính

D. Củng cố thông điệp bằng những công cụ hữu hiệu.

• Sử dụng những ý chính.

• Kết hợp sử dụng công cụ hỗ trợ cụ thể, sinh động.

BƯỚC 4: TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN

A. Phát triển các kỹ năng viết, nói, giao tiếp và làm việc theo nhóm.

B. Chuẩn bị toàn diện

C. Hãy là chính mình

BƯỚC 5: ĐÁNH GIÁ THÔNG TIN PHẢN HỒI.

A. Cung cấp thông tin phản hồi

B. Yêu cầu về thông tin phản hồi.

C. Đón nhận thông tin phản hồi.

D. Đánh giá thông tin phản hồi.

• Cởi mở

• Cẩn thận lắng nghe, chú ý truyền thông không lời

• Tôn trọng quan điểm

2. CÁC NGUYÊN TẮC KHÁC NHẰM TĂNG HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG

Trong giao tiếp truyền thông, có nhiều con đường để truyền đạt thông tin:

– Giao tiếp bằng lời thông qua: âm thanh, ngôn ngữ.

– Giao tiếp phi ngôn ngữ: quá trình giao tiếp thông qua việc gửi và nhận thông tin không lời giữa

con người. Thông tin có thể được truyền đạt thông qua cử chỉ và cảm ứng, ngôn ngữ cơ thể hoặc

tư thế, biểu hiện trên khuôn mặt và tiếp xúc bằng mắt. Thêm vào đó, giao tiếp phi ngôn ngữ

cũng bao gồm việc truyền đạt thông tin qua hình ảnh và viết văn bản.

Dù là ở phương thức truyền đạt thông tin nào, con người cũng phải tìm hiểu, lựa chọn cách

truyền đạt ý nghĩ, cảm xúc, mục đích lời nói một cách chính xác, mang lại lợi ích. Đây là một vài

nguyên tắc để việc truyền thông tốt hơn.

1.Tạo môi trường phù hợp

– Chọn thời điểm thích hợp

Thời điểm để truyền đạt thông tin đóng vai trò rất quan trọng trong việc người nghe có

tiếp nhận hay không, và đồng thời đánh giá tính hiệu quả trong trong những thông tin bạn cung

cấp. Cụ thể, bạn không thể bàn luận bản báo cáo, tin tức tài chính, hay số liệu chứng khoán

trong khi người nghe đang hoàn toàn mệt mỏi, cần sự nghỉ ngơi tĩnh dưỡng. Hoặc dễ hiểu hơn,

chúng ta không thể đòi hỏi những yêu cầu cho bản thân khi người tiếp nhận thông tin đang trong

tình trạng bức bối, khó chịu.

– Chọn địa điểm phù hợp

Yếu tố lựa chọn địa điểm để truyền tải thông tin chiếm phần trăm không nhỏ trong sự

thành công của người nói. Có một số vấn đề, không thể nói cho người nghe tại nơi công cộng

đông người, mà nên nói ở những nơi riêng tư để thuận tiện cho quá trình đối thoại hai chiều diễn

ra thuận lợi. Ví dụ khi bạn đuổi việc nhân viên, thông báo những tin tức xấu trong đó người nghe

bị ảnh hưởng hoặc bạn chia tay người yêu, v.v. Điều này thể hiện sự tôn trọng của bạn khi

truyền tải thông tin, giúp bạn tránh gây tổn thương đến đối phương_ đối tượng trực tiếp đón nhận

những thông tin đó và họ sẽ dễ dàng chấp nhận hơn.

– Tránh những yếu tố tác động gây phiền nhiễu

Trong cuộc đối thoại giữa bạn và người nghe, có rất nhiều yếu tố gây ảnh hưởng đến sự

truyền tải thông tin cụ thể đó là sự ồn ào, âm thanh lớn gây khó khăn trong việc lắng nghe. Điều

này cũng giải thích tại sao phải để điện thoại im lặng trong cuộc họp, hội thảo hay rạp chiều

phim. Nếu để sự tác động phiền nhiễu này gây ảnh hưởng, thì chất lượng và nội dung của những

thông tin bạn cần truyền đạt sẽ không chính xác và thiếu sót.

2.Biết cách tổ chức sự giao tiếp

– Tổng hợp những thông tin cần truyền đạt một cách có tổ chức

Bạn nên sắp xếp những thông tin theo trình tự logic phù hợp để khi đối phương lắng nghe

có thể hiểu chính xác mục đích bạn cần nói tới. Không những vậy, việc này sẽ giúp bạn không bị

quên những điểm quan trọng và mấu chốt trong thông tin khi trình bày một vấn đề phức tạp. Ví

dụ, khi một người diễn thuyết thảo luận đề tài bất kì nào đó, họ thường mang theo những tờ giấy

ghi chú gồm những điểm quan trọng, sắp xếp chúng theo từng bước trình tự đã chuẩn bị sẵn để

tránh truyền đạt thông tin thiếu sót.

– Thông tin cần truyền đạt cần rõ ràng

Mục đích khi bạn giao tiếp là để trao đổi ý kiến, chia sẻ ý nghĩa hay thông cáo vấn đề bạn

cần truyền tải. Vì vậy, bạn không nên tạo sự mập mờ khó hiểu để người nghe cảm thấy phức tạp,

khó khăn khi tiếp cận những điều bạn cần nói. Hãy tạo sự rõ ràng để đối tượng lắng nghe cảm

thấy thoải mái và dễ dàng đón nhận thông tin một cách hiệu quả.

– Luôn đặt trọng tâm vào vấn đề muốn nói tới

Khi bạn thảo luận về một đề tài nào đó, luôn có sự tranh luận ý kiến giữa bạn và người

nghe. Có người đồng tình với quan điểm của bạn những cũng có người phản bác lại với những

lập luận có thể khiến bạn lung lay. Tuy nhiện, bạn phải cố gắn giữ cân bằng, đứng trên lập

trường của bản thân, bảo về chủ đề bạn cần truyền đạt, tạo nên điểm nhấn trong quan điểm vấn

đề chính mà bạn đang nói tới. Nếu nhưng bạn bỏ dở giữa chừng, thay đổi luận điểm thì các vấn

đề bạn truyền tải sẽ không ăn khớp, rời rạc khiến người nghe không hiểu được mục đích bạn

muốn nói là gì.

– Nói lời cảm ơn đến người lắng nghe bạn

Dù là ở hoàn cảnh nào, khi bạn trình bày vấn đề, bạn nên gửi lời cảm ơn đến những

người lắng nghe. Bởi họ đã dành thời gian suy nghĩ, tìm hiểu về những quan điểm bạn trình bày.

Đôi khi bạn phải đối mặt với sự phản bác, những quan điểm không đồng tình khiến bạn tức giận

hay khó chịu, nhưng bạn vẫn nên cảm ơn họ. Vì bạn sẽ thể hiện được sự tôn trọng của mình đối

với người khác, chứng minh cho mọi người thấy bạn cũng là người biết lắng nghe và tiếp thu ý

kiến. Như vậy, bạn sẽ gây được thiện cảm trong giao tiếp xã hội.

3.Giao tiếp qua cách nói

– Tạo ấn tương tốt

Trước khi vào cuộc thảo luận, bạn nên thiết lập mối quan hệ hoặc gây ấn tượng tốt đối

với người bạn muốn truyền đạt thông tin. Điều này giúp bạn gây được cảm tính khiến người ta

có trạng thái vui vẻ, hào hững và nhiệt tính khi lắng nghe. Bạn có thể bắt đầu bằng cách chia sẻ

những sở thích chung, hỏi han về công việc gia đình, khen ngợi vẻ bề ngoài hay trang phục của

họ.

– Sử dụng ngôn từ đúng cách

Tùy thuộc vào đối tượng bạn truyền đạt thông tin, hãy biết cách lựa chọn ngôn từ sử

dụng. Có những từ ngữ mang ý nghĩa sâu xa, phức tạp đòi hỏi người nghe phải có trình độ nhất

định mới hiểu được. Vì vậy, hãy dùng những từ ngữ mang tính rõ ràng, chính xác để người nghe

không hiểu lầm, không khó khăn trong việc đoán nghĩa, tạo nên thành công trong giao tiếp

truyền tải thông tin.

– Loại bỏ thói quen lầm bầm

Việc bạn nói lầm bầm khi giao tiếp với mọi người xung quanh sẽ gây nên sự thiếu thiện

cảm. Người ta sẽ không hiểu bạn đang nói gì, tiêu cực hơn họ có thể hiểu lầm bạn đang nói

những điều ác ý, không đồng tình với quan điểm của họ. Hơn nữa, giao tiếp là sự truyền đạt

thông tin giữa hai hay nhiều người, vì vậy bạn cần phải phát biểu, nói lên suy nghĩ ý kiến với

người khác, để họ có thể hiểu được mục đích bạn bạn muốn nói tới. Qua đó, bạn sẽ tạo nên được

sự tự tin trong giao tiếp.

– Biết lắng nghe đối phương

Giao tiếp là quan hệ hai chiều giữa người nói và người lắng nghe. Hãy trở thành người

lắng nghe theo đúng cách, để hiểu được quan điểm và tôn trọng đối phương. Điều đó rất quan

trọng khi bạn trình bày, biểu đạt ý kiến của bản thân. Biết lắng nghe người khác thì người khác

mới lắng nghe mình.

– Sử dụng giọng điệu phù hợp

Giọng điệu là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự thiện cảm của người

nghe. Bạn không thể quát tháo, dùng những âm vực gây chói tai, để truyền đạt thông tin. Hay

quá nhỏ nhẹ, thì thầm, trong việc tranh luận vấn đề gay gắt nào đó. Lựa chọn giọng điệu phù hợp

giúp tăng sức thuyết phục trong giao tiếp.

4. Giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể

– Nhận biết sự kết nối

Trong đám đông, bạn không đảm bảo rằng bạn quen biết hết mọi người. Tuy nhiên, khi

một người nào đó kết nối giao tiếp với bạn đơn giản qua cách chào hỏi như gật đầu hoặc mỉm

cười. Lúc đó, bạn không nên quá bất ngờ, mà phản ứng bình tĩnh đáp lại sự kết nối ấy. Có thể đó

là mối quan hệ tiềm năng trong tương lai.

– Sự dụng biểu cảm qua khuôn mặt

Việc biểu lộ cảm xúc qua khuôn mặt thể hiện thái độ, tình cảm khi bạn giao tiếp. Mỗi

trường hợp hoàn cảnh khác nhau, bạn luôn phải biết cách kiềm chế, che giấu những biểu cảm

tiêu cực bên trong tránh gây mất hòa khí hay phảm cảm giữa cuộc đối thoại. Ngoài ra, khi bạn

bộc lộ sự nhiệt tình được thông qua nét mặt, bạn sẽ khiến người nói hoặc người nghe có được sự

thoải mái, đồng tình và hào hứng với chủ đề bàn luận.

– Giao tiếp qua ánh mắt

Giao tiếp qua ánh mắt trong cuộc đối thoại chia sẻ thông tin là một yếu tố không thể

thiếu. Thay vào đối tượng đang lắng nghe thông tin truyền đạt, bạn lại nhìn vào người hoặc vật

thể khác thì cuộc nói chuyện này sẽ không thể tiếp diện. Người nghe sẽ không biết mục tiêu,

người bạn cần nói là ai cũng như không thấy được thái độ tôn trọng của bạn. Dĩ nhiên, bạn

không nên chăm chăm nhìn thẳng vào mắt của đối phương, tùy từng trường hợp sẽ gây nên tác

động tiêu cực. Bạn có thể nhìn vào sống mũi của họ hoặc thỉnh thoảng lướt qua cặp mắt như thế

sẽ có lợi hơn.

– Biết dừng đúng lúc để nhấn trọng tâm vấn đề

Trong một bài diễn thuyết hoặc chủ đề thảo luận với nội dung dài. Bạn không nên thao

thao bất tuyệt đọc liền một mạch thay vào đó nên dừng vào những trọng tâm để nhấn mạnh. Qua

đó, người nghe cũng sẽ không cảm thấy nhàm chán và mệt mỏi.

– Dùng cử chỉ bằng tay đúng cách

Trong giao tiếp, ngôn ngữ biểu đạt qua cơ thể giúp cho việc truyền đạt thông tin sinh

động và thú vị hơn. Nhưng không phải bạn cứ khoa chân mua tay, chỉ trò lung tung, nhất là việc

chỉ tay vào đối phương là mang lại lợi ích. Do đó, phải biết kiểm soát cử chỉ của cơ thể để tránh

điều bất lợi. Ngoài ra bạn cũng nên chú ý đến trang phục, cách đi đứng và các cử chỉ khác của

cơ thể để thể hiện bản thân ở mặt tốt và có lợi nhất trong giao tiếp.

I TRUYỀN THÔNG GIAO TIẾP : 1. KHÁI NIỆM : Truyền thông trong tiếp xúc là một tiến trình trao đổi những thông điệp có lời và không lời nhằmđể hiểu, tăng trưởng và tác động ảnh hưởng đến những mối quan hệ người và người. Truyền thông ( communication ) là quy trình san sẻ thông tin. Truyền thông là một kiểu tương tác xã hội trongđó tối thiểu có hai tác nhân tương tác lẫn nhau, san sẻ những qui tắc và tín hiệu chung. Ở dạng đơngiản, thông tin được truyền từ người gửi tới người nhận. Ở dạng phức tạp hơn, những thông tin traođổi link người gửi và người nhận. Phát triển truyền thông là tăng trưởng những quy trình tạo khảnăng để một người hiểu những giừ người khác nói ( ra hiệu, hay viết ), chớp lấy ý nghĩa của cácthanh âm và hình tượng, và học được cú pháp của ngôn từ. Hội thoại giữa những cá thể thường Open theo cặp hoặc từng nhóm với qui mô khác nhau. Qui mô của nhóm tham gia thường ảnh hưởng tác động tới thực chất của cuộc hội thoại. Truyên thông trongnhóm nhỏ thường diễn ra giữa ba đến mười hai cá thể và độc lạ với trao đổi qua lại giữa cácnhóm lớn hơn như công ty hay hội đồng. Hình thức truyền thông này được hình thành từ mộtcặp hay nhiều hơn, thường thì được đề cập tới như một quy mô tâm lý học trong đó thôngđiệp được truyền từ người gửi đến người nhận qua một kênh thông tin. Ở Lever lớn nhất, truyềnthông đại chúng chuyển những thông điệp tới một lượng rất lớn những cá thể trải qua những phươngtiện thông tin đại chúng. Quá trình truyền thông diễn ra liên tục. Khi bạn ngồi yên lặng trong góc phòng, mặc cho mọingười xung quanh nói hay làm gì thì cũng đang gửi những tín hiệu truyền thông không bằng lờicho những người xung quanh ( mặc dầu vô tình hay cố ý ). Bởi truyền thông là quy trình gửi và nhận thông tin, những mốc tăng trưởng truyền thông thường gắnliền với tân tiến công nghệ tiên tiến. 2. MÔ HÌNH TRUYỀN THÔNG : Mô hình truyền thông sẽ giúp tất cả chúng ta nhận ra và hiểu được những thành phần tác nhân xuất hiệntrong quy trình truyền thông và sự chuyển dời của dòng thông tin trong quy mô. Nhìn vào hình, ta sẽ thấy truyền thông diễn ra như thế nào. Theo quy mô này, tất cả chúng ta có thểthấy luồng thông tin được chuyển đi theo những bước như sau : ( 1 ). Người gửi thiết kế xây dựng thông điệp, mã hóa thông điệp thành lời, cử chỉ, ngôn từ, haynhững hình tượng, ký hiệu khác. ( 2 ). Thông điệp được mã hóa sẽ chuyển đến người nhận có chủ ý trước trải qua một haynhiều kênh truyền thông. ( 3 ). Người nhận thông điệp sẽ giải thuật thông điệp. Lý tưởng nhất là ý nghĩa giải thuật thôngđiệp đúng với những gì người gửi muốn trình diễn. ( 4 ). Để hoàn hảo mạng lưới hệ thống truyền tin, cần phải có phản hồi. Phản hồi là một cách kiểm trasự thành công xuất sắc của quy trình quy đổi thông điệp. Nguồn : McShane et al. ( 2005 ), Organizational Behavior, Ta hoàn toàn có thể thấy có những yếu tố hoàn toàn có thể gây nên sự xô lệch khi truyền thông như : – Quá trình định hình thông điệp, mã hóa. – Kênh truyền thông. – Giải mã và phản hồi. – Các tác nhân gây nhiễu mà ta tạm dịch là ‘ tiếng ồn ’ tương quan đến cơ cấu tổ chức tổchức, xã hội và tâm lý học dẫn đến những xô lệch về thông điệp gửi đến người nhận. Ví dụ : một giảng viên trong giảng dạy dùng từ không đúng mực sẽ làm cho sinhviên hiểu nhầm. Chẳng hạn, giảng viên dùng từ yếu điểm để nói đến điểm quan trọng theonghĩa Hán Việt, nhưng sinh viên lại giải thuật theo nghĩa thuần Việt là điểm yếu. Ngoài ra, trong lớp sinh viên trò chuyện ồn ào cũng sẽ làm cho quy trình truyền thông bị rơi lệch. II. PHÂN TÍCH NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆUQUẢ TRUYỀN THÔNG : Như đã quan sát quy mô truyền thông, những tác nhân ảnh hưởng tác động đến truyền thông đều hoàn toàn có thể xuấthiện trong những bước truyền thông. Ở đây ta hoàn toàn có thể chia ra gồm tác nhân chủ quan và nhân tốkhách quan. 1. NHỮNG NHÂN TỐ CHỦ QUAN : + Những tác nhân chủ quan : Open trong bản thân của đối tượng người dùng truyền và nhận thông tin. truyền thông là yếu tố quan trọng nhất tác động ảnh hưởng đến cả quy trình truyền thông. Nhận thức : Trong kinh nghiệm tay nghề tiếp xúc của tất cả chúng ta, những trở ngại trong truyền thông không nhỏ docách thức nhận thức của mỗi người khác nhau. Tìm hiểu về nhận thức và những yếu tố tác độnglên nhận thức sẽ giúp tất cả chúng ta hiểu thêm về vai trò và sự ảnh hưởng tác động của nhận thức trong quátrình truyền thông tiếp xúc. Nhận thức là tiến trình đảm nhiệm những kích thích từ bên ngoài và lý giải là tổng hợp những yếu tố ấythành toàn diện và tổng thể có ý nghĩa trải qua 5 giác quan của tất cả chúng ta. Các giác quan của tất cả chúng ta có tầmquan trọng khác nhau. Điều này giúp tất cả chúng ta nhận thức vấn đề quanh ta như thế nào. Chúng tathường nhận thức quốc tế quanh ta : 2 % bằng vị giác3 % bằng xúc giác7 % bằng khứu giác22 % bằng thính giác, 66 % bằng thị giác. Nguyên nhân chính của việc gây hiểu nhầm trong tiếp xúc là do khác nhau về nhận thức giữangười nhận và người gởi. Chúng ta cần ghi nhớ là hai người không thể nào có cùng một nhậnthức về một sự kiện theo một cách giống nhau. Chúng ta nhận thức vấn đề tùy thuộc vào kinhnghiệm riêng và sự khác nhau về nhận thức của con người là tự nhiên và không hề tránh được. Quá trình nhận thức gồm có sự phối hợp những thông tin bên trong và bên ngoài. Nhận thức liênquan đến sự quan tâm đến những điều ở quốc tế bên ngoài, và liên hệ thông tin đó với những thôngtin đã có sẵn trong đầu tất cả chúng ta. Nhận thức là một tiến trình tinh lọc những gì tất cả chúng ta sẽ thamgia, tất cả chúng ta sẽ gạn lọc một số lượng lớn thông tin ( trí óc không thể nào giải quyết và xử lý hết toàn bộ mọithứ ). Trong một chừng mực nào đó, tất cả chúng ta thấy những cái mà trí óc tất cả chúng ta đã được lập trìnhđể thấy. Chương trình này gồm có những kinh nghiệm tay nghề, năng lực và những mối chăm sóc củachúng ta và tất cả chúng ta cũng bị tác động ảnh hưởng bởi nhu yếu tâm sinh lý của tất cả chúng ta. Nhận thức bắt nguồn từ những yếu tố sau : • Cùng những dữ kiện, người ta nhìn, lý giải và cung ứng khác nhau. • Do người ta thêm vào những tin tức còn thiếu. • Căn cứ trên những thưởng thức riêng của mình. • Do tính tinh lọc : có khuynh hướng nhớ những điểm thái quá, cực đoan và quên những điểmtrung dung, một bức thư chúc mừng hay chia buồn được gởi đi ngay sau biến cố có hiệu suất cao hơnthư gởi trễ. • Cảm xúc : Các cảm hứng như thương, ghét, sợ, giận, stress, thiếu tập trung chuyên sâu, mức độ tự tin, bịphê phán, phủ nhận cảm hứng của người khác, cạnh tranh đối đầu đều ảnh hưởng tác động xấu đi đến truyềnthông. Chúng ta khó mà chịu lắng nghe người khác khi tất cả chúng ta đang có những xúc cảm nêutrên. Chúng ta chỉ chịu lắng nghe người khác khi tất cả chúng ta cảm thấy sáng sủa yêu đời sống, tựtin và tự do về mặt ý thức. • Kỹ năng ngôn từ : Cách diễn đạt, cách dùng từ trình độ, từ có ý nghĩa ngược lại, nghĩahàm ý, từ có nhiều lớp ý nghĩa, từ địa phương, tiếng lóng của những nhóm cùng lãnh vực hoạtđộng … gây cản trở rất nhiều cho truyền thông. Qúa tải thông tinSự quá tải thông tin là hiện tượng kỳ lạ thông tin đi vào vượt quá năng lượng giải quyết và xử lý của một cá thể, dẫnđến người nhận thông tin không hề chớp lấy được đâu là những ý chính mà người gửi muốnngười nghe đảm nhiệm dẫn đến hiện tượng kỳ lạ “ Ông nói gà, bà nói vịt ”. Sức khỏeSức khỏe không tốt cũng dẫn đến thực trạng mất tập trung chuyên sâu trong quy trình truyền thông và ngườinhận không hề quan tâm tập trung chuyên sâu vào những điều người nói muốn truyền đạt đến mình. • Sự suy diễn và xét đoán giá trị : Chúng ta có một khuynh hướng tự nhiên là hấp tấp vội vàng Tóm lại vàxét đoán. Phần lớn thông tin mà tất cả chúng ta nhận được là những suy diễn hoặc những quan điểm. Sựsuy diễn là một Kết luận địa thế căn cứ trên những thông tin không rất đầy đủ. Chúng ta bị hiểu nhầm và bấtđồng quan điểm với nhau khi tất cả chúng ta bày tỏ những suy diễn và quan điểm như thể đấy là những sự kiện. Thí dụ : Trong thực trạng thông thường : “ Tôi thấy Anh H. rời văn phòng lúc 10 h ”. Đó là sự kiện. Nhưng nếu tất cả chúng ta lấy sự kiện này để suy diễn theo quan điểm riêng thì hoàn toàn có thể nói : “ Tôi thấyAnh H. rời văn phòng để về nhà ”. Nhưng tất cả chúng ta không hề sống thiếu sự suy diễn, con người cần có chúng để hiểu được cuộcsống hằng ngày. Nếu tất cả chúng ta địa thế căn cứ trên quốc tế quan riêng của cá thể tất cả chúng ta khi chorằng : ” Tôi đã thấy Anh H. rời văn phòng đi về nhà ” và thêm vào “ Anh ta lười biếng ”. Đây là sựxét đoán giá trị. 2. NHỮNG NHÂN TỐ KHÁCH QUAN : + Những tác nhân khách quan : gồm có những yếu tố cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai, xã hội, văn hóa truyền thống, kênh truyềnthông tin • Bối cảnh vật chất : Phòng ốc, ánh sáng, tiếng ồn, cách ngồi, thời tiết. tác động ảnh hưởng rất nhiềutrong truyền thông. • Hoàn cảnh xã hội : Truyền thông bị chi phối bởi : mục tiêu truyền thông, vai trò và vị thế xã hội, thái độ, giá trị, kinh nghiệm tay nghề, niềm tin, quan điểm, khoảng cách thế hệ, kỳ vọng, kiến thức và kỹ năng … • Sự gây nhiễu : Sự gây nhiễu là bất kể những gì xảy ra lẫn lộn, phiền phức, hoặc gây trở ngại choviệc chuyển giao đúng mực thông điệp dự tính gởi. Thí dụ như lỗi do người gởi gây ra là đánhmáy sai lỗi chính tả, câu nói hay viết tối nghĩa Còn do lỗi của người nhận là thói quen đọckhông tốt, nghe kém và thiếu tập trung chuyên sâu. Văn hóa : Ngày nay toàn thế giới hóa đang diễn ra mọi nơi trên quốc tế, việc truyền thông không còn nằmtrong khoanh vùng phạm vi của một nước nữa. Truyền thông Open giữa những nước, giữa những nền văn hóakhác nhau. Chính sự đa văn hóa gây nên những rào cản trong quy trình truyền thông như : Rào cản gây bởi từ ngữRào cản gây bởi nghĩa lóngRào cản gây bởi giọng điệuRào cản gây bởi cảm nhận khác nhau. Kênh truyền thông : Hiện tại, có rất nhiều kênh truyền thông và mỗi một kênh truyền thông có những đặc thù riêngcủa nó. Chính những đặc thù riêng này tạo nên ưu cũng như điểm yếu kém của nó và làm ra ảnhhưởng đến quy trình tiếp xúc. Do đó, trong quy trình truyền thông ta cần phải chọn kênh truyềnthông tương thích với mục tiêu, thực trạng của mình. NHẬN XÉT : Tuy nhiên, trong nghiên cứu và phân tích tiến trình truyền thông giữa hai người, ta nhận thấy rằng những nhântố khách quan này cũng ảnh hưởng tác động hầu hết lên nhận thức của con người và làm ảnh hưởng tác động đếncách tâm lý và truyền đạt. Do đó, những trục trặc thường xảy ra ở những bước “ mã hóa thôngđiệp ” và “ giải thuật thông điệp ”. II PHƯƠNG PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ TRUYỀNTHÔNG1. MÔ HÌNH CHIẾN LƯỢC TRUYỀN THÔNG GIAO TIẾP : Tương ứng với quy mô truyền thông và những tác nhân gây ảnh hưởng tác động đến quy trình truyền thông, ởđây ta sẽ sử dụng 1 quy mô kế hoạch để truyền thông tương ứng theo những bước trong mô hìnhtruyền thông mà tất cả chúng ta đã đề cập ở trên. Mô hình kế hoạch này mang tính tổng quát để khắcphục những tác nhân ảnh hưởng tác động đến những bước trong quy trình truyền thông. Mô hình kế hoạch truyền thông tiếp xúc : BƯỚC 1 : XÁC ĐỊNH BỐI CẢNH.A. Xác định tình huống1. Giới hạn yếu tố • Chia nhỏ yếu tố cần trình bày2. Đánh giá yếu tố trong mối đối sánh tương quan với thiên nhiên và môi trường bên ngoài • Ý thức những yếu tố ảnh hưởng tác động đến tổ chức triển khai. • Cập nhật liên tục những yếu tố ảnh hưởng tác động đến tổ chức triển khai. 3. Đánh giá bầu không khí văn hóa truyền thống công ty ảnh hưởng tác động đến vấn đềB. Xác định đối tượng người dùng cần trình diễn • Trực tiếp • Gián tiếpC. Xác định tiềm năng của bạn so với khán thính giả1. Xác định tiềm năng truyền thông tiếp xúc • Những gì bạn muốn người nghe thực thi sau khi nhận được thông điệp. 2. Nhận thức về dự tính của bạn • Mỗi khi bạn nói hay viết, bạn có thời cơ nêu nó trong kế hoạch của bạn. BƯỚC 2 : XEM XÉT LỰA CHỌN PHƯƠNG TIỆN, THỜI GIAN.A. Lựa chọn những phương tiện đi lại truyền thông tương thích nhất để truyền đạt thông điệp • Thư từ, thư nội bộ • Hội họp • Gọi điện thoại cảm ứng • Email • Truyền thông đa phương tiệnLưu ý : Một số yếu tố cần chăm sóc khi lựa chọn phương tiện đi lại truyền thông  Bản chất của nội dung ( riêng tư hay mật ).  Thời gian sẵn sàng chuẩn bị và những ngân sách có tương quan.  Người nghe nhận thông tin có thuận tiện không.  Thòi gian cần phải truyền đạt thông tin  Thời gian phản hồi thông tin nhu yếu. B. Lựa chọn thời hạn truyền thông tiếp xúc • Xem xét nhu yếu của người nghe phối hợp với tiềm năng để chọn thời hạn truyềnđạt thông tin. • Không nên truyền thông theo kiểu thuận tiện cho mình mà cần phải chú ý quan tâm đếnngười nghe. BƯỚC 3 : CHỌN LỌC VÀ SẮP XẾP THÔNG TINA. Xem lại những nghiên cứu và phân tích về trường hợp tiếp xúc, khán thính giả và tiềm năng giao tiếpB. So sánh những cấu trúc chính và lựa chọn cấu trúc hiệu suất cao nhất. C. Giới hạn vào những điểm chínhD. Củng cố thông điệp bằng những công cụ hữu hiệu. • Sử dụng những ý chính. • Kết hợp sử dụng công cụ tương hỗ đơn cử, sinh động. BƯỚC 4 : TRUYỀN ĐẠT THÔNG TINA. Phát triển những kỹ năng và kiến thức viết, nói, tiếp xúc và thao tác theo nhóm. B. Chuẩn bị toàn diệnC. Hãy là chính mìnhBƯỚC 5 : ĐÁNH GIÁ THÔNG TIN PHẢN HỒI.A. Cung cấp thông tin phản hồiB. Yêu cầu về thông tin phản hồi. C. Đón nhận thông tin phản hồi. D. Đánh giá thông tin phản hồi. • Cởi mở • Cẩn thận lắng nghe, chú ý quan tâm truyền thông không lời • Tôn trọng quan điểm2. CÁC NGUYÊN TẮC KHÁC NHẰM TĂNG HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNGTrong tiếp xúc truyền thông, có nhiều con đường để truyền đạt thông tin : – Giao tiếp bằng lời trải qua : âm thanh, ngôn từ. – Giao tiếp phi ngôn từ : quy trình tiếp xúc trải qua việc gửi và nhận thông tin không lời giữacon người. Thông tin hoàn toàn có thể được truyền đạt trải qua cử chỉ và cảm ứng, ngôn từ khung hình hoặctư thế, bộc lộ trên khuôn mặt và tiếp xúc bằng mắt. Thêm vào đó, tiếp xúc phi ngôn ngữcũng gồm có việc truyền đạt thông tin qua hình ảnh và viết văn bản. Dù là ở phương pháp truyền đạt thông tin nào, con người cũng phải khám phá, lựa chọn cáchtruyền đạt ý nghĩ, cảm hứng, mục tiêu lời nói một cách đúng chuẩn, mang lại quyền lợi. Đây là một vàinguyên tắc để việc truyền thông tốt hơn. 1. Tạo thiên nhiên và môi trường tương thích – Chọn thời gian thích hợpThời điểm để truyền đạt thông tin đóng vai trò rất quan trọng trong việc người nghe cótiếp nhận hay không, và đồng thời nhìn nhận tính hiệu suất cao trong trong những thông tin bạn cungcấp. Cụ thể, bạn không hề bàn luận bản báo cáo giải trình, tin tức kinh tế tài chính, hay số liệu chứng khoántrong khi người nghe đang trọn vẹn stress, cần sự nghỉ ngơi tĩnh dưỡng. Hoặc dễ hiểu hơn, tất cả chúng ta không hề yên cầu những nhu yếu cho bản thân khi người tiếp đón thông tin đang trongtình trạng bức bối, không dễ chịu. – Chọn khu vực phù hợpYếu tố lựa chọn khu vực để truyền tải thông tin chiếm Xác Suất không nhỏ trong sựthành công của người nói. Có một số ít yếu tố, không hề nói cho người nghe tại nơi công cộngđông người, mà nên nói ở những nơi riêng tư để thuận tiện cho quy trình đối thoại hai chiều diễnra thuận tiện. Ví dụ khi bạn đuổi việc nhân viên cấp dưới, thông tin những tin tức xấu trong đó người nghebị ảnh hưởng tác động hoặc bạn chia tay tình nhân, v.v. Điều này bộc lộ sự tôn trọng của bạn khitruyền tải thông tin, giúp bạn tránh gây tổn thương đến đối phương_ đối tượng người tiêu dùng trực tiếp đón nhậnnhững thông tin đó và họ sẽ thuận tiện gật đầu hơn. – Tránh những yếu tố tác động ảnh hưởng gây phiền nhiễuTrong cuộc đối thoại giữa bạn và người nghe, có rất nhiều yếu tố gây tác động ảnh hưởng đến sựtruyền tải thông tin đơn cử đó là sự ồn ào, âm thanh lớn gây khó khăn vất vả trong việc lắng nghe. Điềunày cũng lý giải tại sao phải để điện thoại cảm ứng yên lặng trong cuộc họp, hội thảo chiến lược hay rạp chiềuphim. Nếu để sự tác động ảnh hưởng phiền nhiễu này gây tác động ảnh hưởng, thì chất lượng và nội dung của nhữngthông tin bạn cần truyền đạt sẽ không đúng chuẩn và thiếu sót. 2. Biết cách tổ chức triển khai sự tiếp xúc – Tổng hợp những thông tin cần truyền đạt một cách có tổ chứcBạn nên sắp xếp những thông tin theo trình tự logic tương thích để khi đối phương lắng nghecó thể hiểu đúng mực mục tiêu bạn cần nói tới. Không những vậy, việc này sẽ giúp bạn không bịquên những điểm quan trọng và mấu chốt trong thông tin khi trình diễn một yếu tố phức tạp. Vídụ, khi một người diễn thuyết bàn luận đề tài bất kể nào đó, họ thường mang theo những tờ giấyghi chú gồm những điểm quan trọng, sắp xếp chúng theo từng bước trình tự đã chuẩn bị sẵn sàng sẵn đểtránh truyền đạt thông tin thiếu sót. – tin tức cần truyền đạt cần rõ ràngMục đích khi bạn tiếp xúc là để trao đổi quan điểm, san sẻ ý nghĩa hay thông cáo yếu tố bạncần truyền tải. Vì vậy, bạn không nên tạo sự mập mờ khó hiểu để người nghe cảm thấy phức tạp, khó khăn vất vả khi tiếp cận những điều bạn cần nói. Hãy tạo sự rõ ràng để đối tượng người tiêu dùng lắng nghe cảmthấy tự do và thuận tiện đảm nhiệm thông tin một cách hiệu suất cao. – Luôn đặt trọng tâm vào yếu tố muốn nói tớiKhi bạn luận bàn về một đề tài nào đó, luôn có sự tranh luận quan điểm giữa bạn và ngườinghe. Có người đống ý với quan điểm của bạn những cũng có người phản bác lại với nhữnglập luận hoàn toàn có thể khiến bạn lung lay. Tuy nhiện, bạn phải cố gắn giữ cân đối, đứng trên lậptrường của bản thân, bảo về chủ đề bạn cần truyền đạt, tạo nên điểm nhấn trong quan điểm vấnđề chính mà bạn đang nói tới. Nếu nhưng bạn bỏ lỡ giữa chừng, đổi khác vấn đề thì những vấnđề bạn truyền tải sẽ không ăn khớp, rời rạc khiến người nghe không hiểu được mục tiêu bạnmuốn nói là gì. – Nói lời cảm ơn đến người lắng nghe bạnDù là ở thực trạng nào, khi bạn trình diễn yếu tố, bạn nên gửi lời cảm ơn đến nhữngngười lắng nghe. Bởi họ đã dành thời hạn tâm lý, tìm hiểu và khám phá về những quan điểm bạn trình diễn. Đôi khi bạn phải đương đầu với sự phản bác, những quan điểm không đống ý khiến bạn tức giậnhay không dễ chịu, nhưng bạn vẫn nên cảm ơn họ. Vì bạn sẽ biểu lộ được sự tôn trọng của mình đốivới người khác, chứng tỏ cho mọi người thấy bạn cũng là người biết lắng nghe và tiếp thu ýkiến. Như vậy, bạn sẽ gây được thiện cảm trong tiếp xúc xã hội. 3. Giao tiếp qua cách nói – Tạo ấn tương tốtTrước khi vào cuộc đàm đạo, bạn nên thiết lập mối quan hệ hoặc gây ấn tượng tốt đốivới người bạn muốn truyền đạt thông tin. Điều này giúp bạn gây được cảm tính khiến người tacó trạng thái vui tươi, hào hững và nhiệt tính khi lắng nghe. Bạn hoàn toàn có thể mở màn bằng cách chia sẻnhững sở trường thích nghi chung, hỏi han về việc làm mái ấm gia đình, khen ngợi vẻ vẻ bên ngoài hay phục trang củahọ. – Sử dụng ngôn từ đúng cáchTùy thuộc vào đối tượng người dùng bạn truyền đạt thông tin, hãy biết cách lựa chọn ngôn từ sửdụng. Có những từ ngữ mang ý nghĩa sâu xa, phức tạp yên cầu người nghe phải có trình độ nhấtđịnh mới hiểu được. Vì vậy, hãy dùng những từ ngữ mang tính rõ ràng, đúng chuẩn để người nghekhông hiểu nhầm, không khó khăn vất vả trong việc đoán nghĩa, tạo nên thành công xuất sắc trong giao tiếptruyền tải thông tin. – Loại bỏ thói quen lầm bầmViệc bạn nói lầm bầm khi tiếp xúc với mọi người xung quanh sẽ gây nên sự thiếu thiệncảm. Người ta sẽ không hiểu bạn đang nói gì, xấu đi hơn họ hoàn toàn có thể hiểu nhầm bạn đang nóinhững điều ác ý, không ưng ý với quan điểm của họ. Hơn nữa, tiếp xúc là sự truyền đạtthông tin giữa hai hay nhiều người, thế cho nên bạn cần phải phát biểu, nói lên tâm lý quan điểm vớingười khác, để họ hoàn toàn có thể hiểu được mục tiêu bạn bạn muốn nói tới. Qua đó, bạn sẽ tạo nên đượcsự tự tin trong tiếp xúc. – Biết lắng nghe đối phươngGiao tiếp là quan hệ hai chiều giữa người nói và người lắng nghe. Hãy trở thành ngườilắng nghe theo đúng cách, để hiểu được quan điểm và tôn trọng đối phương. Điều đó rất quantrọng khi bạn trình diễn, miêu tả quan điểm của bản thân. Biết lắng nghe người khác thì người khácmới lắng nghe mình. – Sử dụng giọng điệu phù hợpGiọng điệu là một trong những yếu tố ảnh hưởng tác động trực tiếp đến sự thiện cảm của ngườinghe. Bạn không hề quát tháo, dùng những âm vực gây chói tai, để truyền đạt thông tin. Hayquá nhỏ nhẹ, rỉ tai, trong việc tranh luận yếu tố nóng bức nào đó. Lựa chọn giọng điệu phù hợpgiúp tăng sức thuyết phục trong tiếp xúc. 4. Giao tiếp bằng ngôn từ khung hình – Nhận biết sự kết nốiTrong đám đông, bạn không bảo vệ rằng bạn quen biết hết mọi người. Tuy nhiên, khimột người nào đó liên kết tiếp xúc với bạn đơn thuần qua cách chào hỏi như gật đầu hoặc mỉmcười. Lúc đó, bạn không nên quá giật mình, mà phản ứng bình tĩnh đáp lại sự liên kết ấy. Có thể đólà mối quan hệ tiềm năng trong tương lai. – Sự dụng biểu cảm qua khuôn mặtViệc biểu lộ xúc cảm qua khuôn mặt bộc lộ thái độ, tình cảm khi bạn tiếp xúc. Mỗitrường hợp thực trạng khác nhau, bạn luôn phải biết cách kiềm chế, che giấu những biểu cảmtiêu cực bên trong tránh gây mất trung khí hay phảm cảm giữa cuộc đối thoại. Ngoài ra, khi bạnbộc lộ sự nhiệt tình được trải qua nét mặt, bạn sẽ khiến người nói hoặc người nghe có được sựthoải mái, đống ý và hào hứng với chủ đề bàn luận. – Giao tiếp qua ánh mắtGiao tiếp qua ánh mắt trong cuộc đối thoại san sẻ thông tin là một yếu tố không thểthiếu. Thay vào đối tượng người dùng đang lắng nghe thông tin truyền đạt, bạn lại nhìn vào người hoặc vậtthể khác thì cuộc trò chuyện này sẽ không hề tiếp diện. Người nghe sẽ không biết tiềm năng, người bạn cần nói là ai cũng như không thấy được thái độ tôn trọng của bạn. Dĩ nhiên, bạnkhông nên chăm chăm nhìn thẳng vào mắt của đối phương, tùy từng trường hợp sẽ gây nên tácđộng xấu đi. Bạn hoàn toàn có thể nhìn vào sống mũi của họ hoặc đôi lúc lướt qua cặp mắt như thếsẽ có lợi hơn. – Biết dừng đúng lúc để nhấn trọng tâm vấn đềTrong một bài diễn thuyết hoặc chủ đề luận bàn với nội dung dài. Bạn không nên thaothao bất tuyệt đọc liền một mạch thay vào đó nên dừng vào những trọng tâm để nhấn mạnh vấn đề. Quađó, người nghe cũng sẽ không cảm thấy nhàm chán và stress. – Dùng cử chỉ bằng tay đúng cáchTrong tiếp xúc, ngôn từ miêu tả qua khung hình giúp cho việc truyền đạt thông tin sinhđộng và mê hoặc hơn. Nhưng không phải bạn cứ khoa chân mua tay, chỉ trò lung tung, nhất là việcchỉ tay vào đối phương là mang lại quyền lợi. Do đó, phải biết trấn áp cử chỉ của khung hình để tránhđiều bất lợi. Ngoài ra bạn cũng nên quan tâm đến phục trang, cách đi đứng và những cử chỉ khác củacơ thể để bộc lộ bản thân ở mặt tốt và có lợi nhất trong tiếp xúc .