Trong thời đại 4.0 như lúc bấy giờ, việc ứng dụng công nghệ tiên tiến vào hoạt động giải trí sản xuất, kinh doanh thương mại đã trở thành nhu yếu bức thiết. Và nghành nghề dịch vụ kinh doanh thương mại khách sạn cũng không phải là ngoại lệ. Rất nhiều khách sạn đã ứng dụng ứng dụng vào hoạt động giải trí quản trị và kinh doanh thương mại khách sạn, và thu được những hiệu suất cao nhất định. Tuy nhiên, cạnh bên đó, vẫn còn nhiều khách sạn chưa sử dụng. Nguyên nhân chính là do họ vẫn chưa hiểu hết về ứng dụng này cũng như những quyền lợi mà nó mang lại .
Trong bài viết dưới đây, ezCloud sẽ giúp bạn hiểu: Phần mềm quản lý khách sạn là gì? Có nhất thiết phải sử dụng nó? Những tiêu chí cần quan tâm để lựa chọn phần mềm phù hợp.
Phần mềm quản lý khách sạn là gì?
Phần mềm quản lý khách sạn ezCloudhotel
Phần mềm quản trị khách sạn ( tên tiếng Anh là PMS – Property Managmement System ) là một ứng dụng được sử dụng trong hoạt động giải trí quản trị và kinh doanh thương mại khách sạn, với những tính năng cơ bản như : quản trị lễ tân, quản trị buồng phòng, quản trị báo cáo giải trình, quản trị kênh phân phối, liên kết khóa từ, quản trị từ xa …
Phân loại phần mềm quản lý khách sạn
Có nhiều cách để phân loại ứng dụng quản trị khách sạn. Tuy nhiên, nếu dựa vào yếu tố công nghệ tiên tiến thì hoàn toàn có thể chia ra làm 2 loại :
- Phần mềm quản lý khách sạn truyền thống: Lưu trữ dữ liệu cục bộ tại khách sạn. Do đó, đòi hỏi khách sạn phải đầu tư máy chủ và duy trì đội ngũ IT để vận hành và duy trì hệ thống.
- Phần mềm quản lý khách sạn ứng dụng công nghệ điện toán đám mây (cloud): Lưu trữ dữ liệu tại máy chủ của nhà cung cấp. Do đó, khách sạn không cần phải đầu tư máy chủ và thuê đội ngũ IT để vận hành và duy trì hệ thống. Ngoài ra, nhờ ứng dụng công nghệ điện toán đám mây nên nhà quản lý có thể truy cập phần mềm ở bất cứ đâu, bằng bất cứ thiết bị nào miễn là có kết nối internet.
Tại sao bạn cần sử dụng phần mềm quản lý khách sạn?
#1. Giúp nhân viên thực hiện thao tác check-in, check-out nhanh chóng, chính xác hơn
Một trong những yếu tố khiến người mua cảm thấy không dễ chịu nhất khi đến một khách sạn là thủ tục check-in, check-out quá chậm trễ. Hãy tưởng tượng, sau một chuyến bay dài, điều người mua muốn là hoàn toàn có thể nhận phòng nhanh gọn để nghỉ ngơi. Tuy nhiên, đôi lúc cũng khó hoàn toàn có thể trách đội ngũ lễ tân bởi họ phải check-in cho một lượng lớn người mua. Một ứng dụng quản trị khách sạn có tính năng quản trị lễ tân sẽ giúp xử lý yếu tố này .
Cụ thể, ứng dụng sẽ giúp nhân viên cấp dưới triển khai thao tác check-in, check-out … nhanh gọn và đúng mực hơn, mang lại sự hài lòng cho người mua, đồng thời nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp cho khách sạn .
#2. Giúp tăng công suất phòng
Với mỗi khách sạn, nỗi sợ lớn nhất là không bán được phòng, đặc biệt quan trọng là trong thời đại cạnh tranh đối đầu ngày càng trở nên nóng bức như lúc bấy giờ. Để tăng thời cơ bán được nhiều phòng, những khách sạn đã tích cực chạy đua bán phòng trên những kênh OTA. Đây là một giải pháp đúng đắn, tuy nhiên, sẽ rất khó quản trị nếu số lượng kênh quá nhiều. Bạn sẽ phải vào từng kênh để đăng bán cũng như đóng phòng. Quả là một việc tốn thời hạn, công sức của con người và không hiệu suất cao chút nào. Một ứng dụng quản trị có tính năng quản trị kênh phân phối sẽ giúp bạn xử lý yếu tố này. Với mạng lưới hệ thống này, bạn hoàn toàn có thể thuận tiện đăng bán phòng trên tổng thể những kênh chỉ với một vài click chuột .
#3. Không còn phải lo lắng về vấn đề overbooking
Một trong những yếu tố lớn nhất khiến nhiều nhà quản trị đau đầu khi bán phòng trên những kênh OTA là overbooking. Để tránh thực trạng này, những khách sạn phải liên tục update số phòng trống trên từng kênh OTA một. Đây là một việc tốn rất nhiều thời hạn mà lại không hiệu suất cao do không hề bảo vệ tính kịp thời. Do đó, overbooking vẫn liên tục xảy ra. Với chính sách tự động hóa update số phòng trống, tính năng quản trị kênh phân phối của ứng dụng quản trị khách sạn sẽ giúp bạn xử lý yếu tố này một cách triệt để. Cụ thể, mỗi khi có booking đổ về, mạng lưới hệ thống sẽ tự động hóa trừ số phòng trống hiện tại, sau đó đăng bán phòng trên toàn bộ những kênh OTA với số phòng trống đã được update .
Hệ thống quản trị kênh phân phối của ứng dụng quản trị khách sạn
#4. Tiết kiệm thời gian cho bộ phận buồng phòng
Đối với người mua khi đến khách sạn, thật sạch vẫn là tiêu chuẩn số 1. Điều đó cho thấy bộ phận buồng phòng đóng vai trò quan trọng như thế nào. Mặc dù việc làm chính của nhân viên cấp dưới buồng phòng là quét dọn, vệ sinh phòng, nhưng theo điều tra và nghiên cứu, họ phải tốn 10 – 15 % thời hạn chỉ để tìm kiếm phòng cần quét dọn, vệ sinh. Đây là một sự tiêu tốn lãng phí thời hạn không thiết yếu. Một ứng dụng quản trị khách sạn có tính năng quản trị buồng phòng sẽ giúp xử lý yếu tố này. Với tính năng này, nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể thuận tiện kiểm tra thực trạng phòng ( sạch hay bẩn ), phòng nào cần vệ sinh cũng như nhân viên cấp dưới nào sẽ đảm nhiệm việc đó …
#5. Đảm bảo độ chính xác cho các báo cáo
Trong kinh doanh thương mại, những báo cáo giải trình là vô cùng thiết yếu vì dựa vào đó, nhà quản trị mới hoàn toàn có thể đưa ra những quyết định hành động. Và để bảo vệ tính đúng chuẩn của những quyết định hành động, những báo cáo giải trình cần phải đặc biệt quan trọng đúng chuẩn. Tuy nhiên, điều này khó hoàn toàn có thể phân phối được nếu báo cáo giải trình được làm thủ công bằng tay bởi nhân viên cấp dưới, dựa trên việc ghi chép sổ sách. Với khối lượng việc làm quá lớn, việc ghi chép thiếu và đo lường và thống kê sai là điều rất dễ xảy ra, chưa kể tới việc nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể gian lận trong khi làm báo cáo giải trình. Một ứng dụng quản trị khách sạn sẽ giúp xử lý yếu tố này một cách thuận tiện bởi máy tính vốn có năng lực thống kê giám sát nhanh gọn và đúng chuẩn hơn con người rất nhiều .
#6. Tránh thất thoát
Chống gian lận, tránh thất thoát là một bài toán nan giải so với nhiều chủ khách sạn, đặc biệt quan trọng là với những người không liên tục xuất hiện tại khách sạn. Và giải thuật cho bài toán này là tính năng liên kết khóa từ của ứng dụng quản trị khách sạn. Khi khách sạn sử dụng khóa từ, người mua chỉ hoàn toàn có thể vào được phòng nếu có mã ( key ) được tạo ra bởi ứng dụng. Do đó, bắt buộc nhân viên cấp dưới phải nhập thông tin vào ứng dụng khi check-in để tạo key cho khách. Với giải pháp này, nhân viên cấp dưới sẽ rất khó gian lận tiền phòng .
#7. Cho phép quản lý từ xa
Không phải khi nào nhà quản trị cũng hoàn toàn có thể xuất hiện tại khách sạn. Nhiều người tiếp tục phải đi công tác làm việc, hay nhiều lúc họ cũng cần nghỉ xả hơi cùng mái ấm gia đình và bè bạn. Tuy nhiên, họ vẫn muốn chớp lấy tình hình hoạt động giải trí của khách sạn, bảo vệ mọi hoạt động giải trí kinh doanh thương mại vẫn diễn ra suôn sẻ. Một ứng dụng có tính năng quản trị từ xa sẽ cung ứng nhu yếu này. Với tính năng này, nhà quản trị hoàn toàn có thể truy vấn vào ứng dụng từ bất kể thiết bị nào ( smartphone, máy tính, máy tính bảng … ) chỉ cần có liên kết internet .
Phần mềm quản lý khách sạn có thể truy cập từ xa
#8. Giúp cắt giảm chi phí nhân sự
Với sự trợ giúp của ứng dụng, hiệu suất lao động của nhân viên cấp dưới sẽ tăng lên đáng kể. Bên cạnh đó, nhiều việc làm bằng tay thủ công sẽ được vô hiệu. Ví dụ, việc update phòng trống trên những kênh OTA, ghi chép sổ sách, làm báo cáo giải trình … Nhờ đó mà khách sạn hoàn toàn có thể cắt giảm được ngân sách nhân sự. Rõ ràng, sử dụng ứng dụng quản trị khách sạn là một khoản góp vốn đầu tư mang lại quyền lợi về lâu dài hơn .
Những yếu tố cần xem xét khi lựa chọn một phần mềm quản lý khách sạn
#1. Dễ sử dụng
Điều này thật dễ hiểu. Nếu ứng dụng quá phức tạp thì sẽ tốn thời hạn đào tạo và giảng dạy cho nhân viên cấp dưới học cách sử dụng. Ngoài ra, khi sử dụng, nhân viên cấp dưới cũng rất dễ xảy ra nhầm lẫn và sai sót. Bạn cần nhớ rằng mục tiêu của ứng dụng quản trị khách sạn là giúp đơn giản hóa việc làm quản trị và kinh doanh thương mại khách sạn. Do đó, sẽ rất không có ý nghĩa nếu ứng dụng quá khó sử dụng. Đó là nguyên do tại sao dễ sử dụng là tiêu chuẩn tiên phong khi lựa chọn một ứng dụng quản trị khách sạn .
#2. Dễ mở rộng
Việc lan rộng ra quy mô kinh doanh thương mại là tiềm năng của mọi doanh nghiệp. Nếu bạn kinh doanh thương mại khách sạn, chắc rằng bạn cũng muốn hoàn toàn có thể lan rộng ra thêm số lượng phòng, dịch vụ của khách sạn hoặc thậm chí còn cả những Trụ sở khác để tạo thành một chuỗi khách sạn. Điều đó sẽ mang lại lợi thế về mặt quy mô cho khách sạn. Và mỗi khi lan rộng ra quy mô khách sạn như vậy, bạn có muốn lại phải biến hóa ứng dụng do ứng dụng hiện tại không phân phối được nhu yếu không ? Việc biến hóa này không phải là đơn thuần khi mà kèm theo đó là những tài liệu quan trọng của khách sạn. Do đó, khi lựa chọn một ứng dụng quản trị khách sạn, hãy hỏi rõ bên phân phối xem ứng dụng có phân phối được nhu yếu khi khách sạn lan rộng ra quy mô .
#3. Sử dụng công nghệ mới nhất
Trong thời đại 4.0 như lúc bấy giờ, công nghệ tiên tiến đóng vai trò quyết định hành động, bảo vệ sự thành bại của mỗi doanh nghiệp. Do đó, khi lựa chọn một ứng dụng quản trị khách sạn, hãy bảo vệ nó được ứng dụng những công nghệ tiên tiến mới nhất lúc bấy giờ, nếu bạn không muốn bị tụt hậu so với những đối thủ cạnh tranh cạnh tranh đối đầu .
#4. Bảo mật tốt
Trong kinh doanh thương mại khách sạn, tài liệu là vô cùng quan trọng. Việc mất tài liệu sẽ ảnh hưởng tác động rất lớn đến hoạt động giải trí kinh doanh thương mại của khách sạn. Do đó, khi lựa chọn một ứng dụng quản trị khách sạn, hãy hỏi nhà phân phối xem : Họ giải quyết và xử lý tài liệu của khách sạn như thế nào ? Dữ liệu của bạn có được bảo mật thông tin hay không ? Có liên tục được sao lưu không ?
Bảo mật tài liệu là yếu tố quan trọng khi lựa chọn ứng dụng quản trị khách sạn
#5. Có thể truy cập từ xa
Nếu bạn tiếp tục phải đi công tác làm việc nhưng vẫn muốn chớp lấy tình hình hoạt động giải trí của khách sạn thì bạn sẽ cần một ứng dụng quản trị có tính năng quản trị từ xa. Khi lựa chọn ứng dụng quản trị khách sạn, hãy hỏi bên cung ứng xem ứng dụng của họ có được cho phép truy vấn từ xa, với bất kể thiết bị điện tử nào ( máy tính, smartphone, máy tính bảng … ) chỉ cần có liên kết internet hay không ?
#6. Có tính năng báo cáo
Báo cáo là một tính năng vô cùng quan trọng của một ứng dụng quản trị khách sạn. Nhờ vào những số liệu thống kê từ báo cáo giải trình, nhà quản trị mới hoàn toàn có thể đưa ra những quyết định hành động kịp thời và đúng mực. Do đó, bạn cần lựa chọn một ứng dụng có tính năng báo cáo giải trình chi tiết cụ thể và đúng mực .
#7. Dịch vụ chăm sóc, hỗ trợ khách hàng tốt
Trong quy trình sử dụng, chắc như đinh sẽ có những lúc ứng dụng gặp lỗi. Đây là điều không hề tránh khỏi với những mẫu sản phẩm ứng dụng. Những lúc như vậy bạn sẽ rất cần sự tương hỗ từ nhà phân phối. Một nhà phân phối uy tín sẽ tương hỗ bạn một cách kịp thời và nhanh gọn, để bảo vệ việc làm kinh doanh thương mại của khách sạn không bị gián đoạn .
#8. Dễ dàng tích hợp với bên thứ 3
Trong quy trình kinh doanh thương mại, khách sạn sẽ cần tích hợp những phần cứng cũng như ứng dụng của bên thứ 3 vào ứng dụng quản trị khách sạn để nâng cao chất lượng dịch vụ của khách sạn. Ví dụ như khóa từ ví dụ điển hình. Do đó, khi lựa chọn một ứng dụng quản trị cho khách sạn, hãy hỏi bên cung ứng xem nó có thích hợp với phần cứng của khách sạn không ? Nếu không thích hợp thì bạn cần xem xét lại, nếu không muốn phải góp vốn đầu tư lại phần cứng .
#9. Giá
Và sau cuối là yếu tố giá thành. Hãy xem mức giá mà nhà cung ứng đưa ra có thật sự hài hòa và hợp lý hay không ? Đảm bảo mức giá đó mang lại hiệu suất cao góp vốn đầu tư cho khách sạn .
Bạn cần cân nhắc giữa giá bán và giá trị của phần mềm quản lý khách sạn
Trên đây là toàn bộ những kỹ năng và kiến thức bạn cần biết về ứng dụng quản trị khách sạn cũng như tại sao bạn nên góp vốn đầu tư một ứng dụng như vậy. Nếu bạn có nhu yếu tìm kiếm một ứng dụng quản trị khách sạn, hãy dùng thử những loại sản phẩm của ezCloud. ezCloudhotel và ezFolio – 2 ứng dụng quản trị khách sạn của chúng tôi đã giành được sự tin yêu của 3.000 + khách sạn trên 5 + vương quốc Khu vực Đông Nam Á .
Một phần mềm quản lý chất lượng là chìa khóa để kinh doanh khách sạn thành công!
