Có thể xem 5S là biểu tượng cho một thế giới công nghiệp chặt chẽ, chính xác, đề cao tính hiệu quả. Đến mức, 5S ban đầu là một tiêu chuẩn kĩ thuật, về sau mới trở thành một chuẩn công nghiệp về không gian văn phòng, cuối cùng biến thành tiêu chuẩn cho nhân viên.
Mô hình 5S đưa ra phương pháp tổ chức triển khai văn phòng bằng 5 nguyên tắc sau trong tiếng Nhật : seiri, seiton, seiso, seiketsu, và shitsuke, dịch ra tiếng Anh lần lượt là sort ( sàng lọc ), set in order ( sắp xếp ), shine ( thật sạch ), standardize ( săn sóc ) và sustain ( chuẩn bị sẵn sàng ). Chúng ta đang tiếp cận với một trong những lối quản trị cực đoan nhất, yên cầu đồng nhất trọn vẹn giữa nhân viên cấp dưới, tiêu chuẩn và khoảng trống. Trong lối quản trị này, sự quản lý và vận hành của một tổ chức triển khai dựa trên việc những nhân viên cấp dưới tuân theo những bộ tiêu chuẩn ( gồm có cả quy tắc, vai trò, tính năng, trách nhiệm, … ) trong những khoảng trống quy ước .Nhân viên làm đúng tổng thể những tiêu chuẩn được đặt ra cho mình trong một khoảng trống của mình, và 5S cung ứng tiêu chuẩn xác lập mối quan hệ của anh ta với khoảng trống đó :
Seiri
Sắp xếp mọi thứ trong khoảng trống, chỉ giữ những đồ vật thiết yếu cho việc làm. Theo đó, cần một thao tác liệt kê, phân loại và lên list những trang thiết bị và vật phẩm thiết yếu. Những gì nằm ngoài list đó cần được dọn khỏi khu vực thao tác .
Seiton
Khâu này bảo vệ mọi đồ vật được xác lập và mỗi loại đồ vật đều có một vị trí xác lập trong khoảng trống thao tác. Cần thiết lập một logic giữa những đồ vật tương ứng với vai trò của chúng trong việc làm, tiện cho những nhân viên cấp dưới sử dụng chúng .
Seiso
Giữ cho khoảng trống thao tác luôn thật sạch, bảo vệ mĩ quan để mọi nhân viên cấp dưới đều có động lực thao tác. Các nhân viên cấp dưới cần phân công một lịch quét dọn chỗ làm .
Seiketsu
Săn sóc được hiểu là việc duy trì định lì và chuẩn hóa 3S tiên phong ( Seri, Seiton và Seiso ) một cách có mạng lưới hệ thống. Để bảo vệ 3S được duy trì, người ta hoàn toàn có thể thiết lập nên những lao lý chuẩn nêu rõ khoanh vùng phạm vi nghĩa vụ và trách nhiệm 3S của mỗi cá thể, phương pháp và tần suất tiến hành 3S tại từng vị trí. S4 là một quy trình trong đó ý thức tuân thủ của nhân viên cấp dưới được rèn giũa và tăng trưởng .
Shitsuke
Tạo thói quen tự giác tuân thủ khắt khe những lao lý tại nơi thao tác. Sẵn sàng được biểu lộ ở ý thức tự giác của người lao động so với hoạt động giải trí 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và dữ thế chủ động phối hợp thuần thục những chuẩn mực 5S với việc làm để đem lại hiệu suất việc làm cá thể, tăng hiệu suất chung của công ty .Mô hình 5S chú trọng quản lí khoảng trống trực quan một cách có mạng lưới hệ thống, sử dụng tổng thể mọi thứ từ băng dính dán nền ( để lưu lại ) đến những sổ tay ghi chú việc làm. Mục đích của quy mô này không phải là tính thật sạch ngăn nắp, mà là tối đa hóa hiệu suất cao việc làm .
Không gian 5S chú trọng bao gồm:
* Việc quan sát* Phân tích* Hợp tác* Loại bỏ những tác nhân tiêu tốn lãng phí, thừa thãi khỏi khoảng trống thao tác .Một quy mô như vậy hẳn nhiên phải bắt nguồn từ truyền thống lịch sử của Nhật Bản, trong đó những nhân viên cấp dưới luôn được động viên có ý thức nghĩa vụ và trách nhiệm, tự nguyện, tự giác thực thi những việc làm được giao .Người Nhật luôn tìm cách sao cho nhân viên cấp dưới thực sự gắn bó với việc làm của mình. Mô hình 5S khởi đầu nhấn mạnh vấn đề sự quản lý và vận hành trong phân xưởng, theo đó người quản lí giúp người công nhân khơi dậy ý thức ” việc làm của tôi “, ” chỗ thao tác của tôi “, ” máy móc của tôi “. Từ đó người lao động sẽ thuận tiện gật đầu chăm nom ” chiếc máy của mình “, ” chỗ thao tác của mình ” và nỗ lực để hoàn thành xong tốt nhất ” việc làm của mình “. Điều đặc biệt quan trọng cần quan tâm là những nhà quản lí theo quy mô 5S đều thấy rằng :Khi 1 số ít nhân viên cấp dưới làm viên một cách đúng chuẩn, tự giác, thì những nhân viên cấp dưới khác cũng theo hình ảnh đó mà có thêm động lực để góp sức một cách tự nguyện .Chính việc động viên một mối quan hệ mang tính ý thức, nghĩa vụ và trách nhiệm, tự nguyện, tự giác như vậy, và chính nhờ mọi điều đó đều được động viên nhờ sự gắn bó giữa nhân viên cấp dưới với khoảng trống của mình chứ không phải trải qua một mối quan hệ với nhân viên cấp dưới khác, nên một văn hóa truyền thống công ty dựa trên những nền tảng đó nhanh gọn được hình thành. Văn hóa công ty và ý thức nghĩa vụ và trách nhiệm cao lại tạo ra những tiếp xúc cởi mở, sự hợp tác thuần thục giữa những bộ phận và ý thức phát minh sáng tạo ở mỗi cá thể .
Mô hình 5S thỏa mãn mọi yêu cầu của giao tiếp tích cực. Do đó ngày nay, mô hình 5S được xem là mô hình kiến tạo không gian làm việc mang tính trực quan, kiểm soát thị giác. Dĩ nhiên một mô hình kiến tạo không gian chính là một mô hình quản trị, và ở điểm ấy mô hình 5S lại càng trở nên đắt giá.
Mai Lâm
Theo TH
