Khi có một ứng viên tiềm năng, làm thế nào để biết họ thật sự tương thích với vị trí tuyển dụng ? Reference check, hay xác định thông tin ứng viên, là một bước thiết yếu trong quy trình tuyển dụng cũng như thăng chức .
Mục đích của việc xác minh thông tin ứng viên
Thông thường, bộ phận nhân sự, người chịu trách nhiệm tuyển dụng sẽ liên hệ với người quản lý tại công ty cũ, giảng viên, giáo viên tại trường học của ứng viên để xác thực thông tin công việc và học vấn, biết thêm về lý lịch, kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng mà ứng viên đã ghi trong CV hay nhắc đến tại buổi phỏng vấn.
không chỉ đon thuần là hình thức xác nhận thông tin để tránh trường hợp khai gian lý lịch, bảo vệ nhân viên, uy tín công ty khỏi các thành phần xấu (trộm cắp, biển thủ, hối lộ,…), khi xác minh thông tin ứng viên, doanh nghiệp sẽ có thêm nguồn dữ liệu để nâng cao chất lượng tuyển dụng, dự đoán về mức độ phù hợp giữa ứng viên và vị trí tuyển dụng.
Hơn nữa, tuy ứng viên chỉ để thông tin liên lạc của những người sẽ nói tốt cho họ và thường bộ phận nhân sự cũng không đủ thời gian và nhân lực để thực hiện, việc xác minh thông tin có thể giúp công ty hiểu rõ hơn về thế mạnh và hạn chế để giúp nhân viên phát triển.
Những thông tin cần xác minh
Trong tổng thể những phần, những thông tin về việc làm, tương quan đến việc làm của ứng viên là ưu tiên số 1 và được góp vốn đầu tư nhiều thời hạn nhất. Mỗi vị trí, công ty, ứng viên khác nhau thì thông tin cần xác nhận cũng sẽ khác nhau. Sau đây sẽ là một số ít câu hỏi thường gặp và hoàn toàn có thể được vận dụng cho nhiều trường hợp .
Công việc
- Xác nhận thông tin về nội dung công việc, chức vụ, lương của ứng viên
- Lý do ứng viên nghỉ việc
- Mối quan hệ giữa người tham khảo với ứng viên là gì?
- Vì sao người tham khảo nghĩ ứng viên phù hợp với vị trí mới?
- Điểm mạnh và điểm yếu lớn nhất của ứng viên là gì?
Thói quen, hành vi trong công việc
- Ứng viên có hòa hợp với đồng nghiệp và cấp trên không?
- Ứng viên xử lý mâu thuẫn, áp lực, các lời nhận xét như thế nào?
- Người tham khảo có lời khuyên nào để quản lý tốt ứng viên?
Khác
- Nếu có cơ hội, người tham khảo có sẵn sàng tuyển/làm việc chung với ứng viên một lần nữa hay không? Vì sao?
- Còn những ai có thể cho biết thêm những thông tin khác về ứng viên?
Ngoài ra, với những ứng viên cho các vị trí cấp cao hơn, các doanh nghiệp thường kiểm tra thêm thông tin học vấn tại các trường ứng viên từng theo học, tiền án, tiền sự, vi phạm luật, nợ thẻ tín dụng,…
Trình tự xác minh thông tin ứng viên
Các thời gian cần xác định thông tin ứng viên đó là trước khi phỏng vấn, sau khi phỏng vấn, và sau khi offer. Và thời gian thường được chọn là sau phỏng vấn vì lúc này những doanh nghiệp đã sàng lọc được một số ít ứng viên, không tốn thời hạn khi phải xác định quá nhiều người, nhưng vẫn tương hỗ được cho việc ra quyết định hành động đúng chuẩn hơn .
Có nhiều hình thức xác định thông tin ứng viên như trao đổi văn bản, qua điện thoại cảm ứng, hoặc gặp mặt trực tiếp người tìm hiểu thêm. Hình thức tiện lợi và thường gặp sẽ là trải qua điện thoại cảm ứng để hoàn toàn có thể lấy thông tin nhanh gọn, đơn cử .
Trước khi liên hệ, người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm xác định thông tin cần :
- Lập danh sách những điều cần tìm hiểu
- Lấy thông tin người tham khảo trong CV của ứng viên hoặc chủ động kết nối với họ qua LinkedIn
- Được sự cho phép từ ứng viên để tránh ảnh hưởng đến quyền riêng tư và công việc của ứng viên ở công ty hiện tại
Khi liên hệ, người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm nên triển khai những bước :
- Gửi mail, tin nhắn để xin lịch hẹn
- Gọi điện giới thiệu bản thân, mục đích liên hệ, vị trí đang tuyển dụng, đặt các câu hỏi đã chuẩn bị sẵn
- Gửi mail cám ơn để giữ kết nối và hỏi thêm thông tin khi cần
Nên
- Kiểm tra lại xem những người tham gia phỏng vấn còn thắc mắc, cần làm rõ, muốn biết thêm những điểm nào
- Xây dựng một quy trình kiểm tra với kịch bản cụ thể
- Đặt câu hỏi mở nhưng về những vấn đề cụ thể, ví dụ như nhân viên đó đóng vai trò gì trong dự án ở công ty cũ
- Xác minh càng nhiều phần thông tin càng tốt
Không nên:
- Hỏi những câu quá chung chung hoặc chỉ trả lời có hoặc không
- Không nên đường đột liên lạc và đặt câu hỏi mà chưa có kịch bản hay liên hệ để hẹn trước
- Xác minh thông tin quá muộn
Dù là tuyển dụng bên ngoài hay thăng chức nội bộ, nhân viên cấp dưới ở những vị trí cấp trung hay cấp cao, việc xác định thông tin ứng viên trước khi chính thức gửi thư mời nhận việc là điều thiết yếu. Việc xác định sẽ tốn nhiều thời hạn và công sức của con người nhưng sẽ giúp doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro đáng tiếc và cải tổ mạng lưới hệ thống tuyển dụng, tăng trưởng nhân viên cấp dưới .
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm nhân tài mới cho công ty, hãy liên lạc với Reeracoen Việt Nam, công ty tư vấn tuyển dụng có 17 chi nhánh tại 10 quốc gia châu Á!
Với kho ứng viên sẵn có để giới thiệu với bạn ngay lập tức, đội ngũ tư vấn viên nhiều năm kinh nghiệm của Reeracoen sẽ giúp bạn tìm kiếm được tài năng phù hợp với công ty.
Nhận tư vấn về dịch vụ tuyển dụng của Reeracoen
