Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (454.48 KB, 7 trang )
1. Khái niệm giao tiếp
Giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin giữa các chủ thể tham gia thông qua các
phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ nhằm đạt được mục đích nhất định.
2. Rào cản trong giao tiếp
2.1. Rào cản chủ quan:
•
Thái độ: Không thiện chí, không hợp tác, không tập trung, mặc cảm, tự ti, kiêu
ngạo,…
•
Tâm sinh lí không tốt: lo lắng, căng thẳng, mệt mỏi,….
•
Sự hiểu biết về các lĩnh vực còn hạn chế
•
Không hiểu biết về đối tượng giao tiếp
Không chuẩn bị hoặc chuẩn bị không tốt
2.2 Rào cản khách quan
•
Bất đồng ngôn ngữ
•
Bất đồng văn hóa
•
Môi trường không thuận lợi: ồn ào, khói bụi, ….
3. Nguyên tắc giao tiếp
Nguyên tắc giao tiếp : Nguyên tắc giao tiếp là hệ thống những chuẩn mực trong giao tiếp
được xã hội công nhận
Các nguyên tắc giao tiếp
•
Có thiện chí trong giao tiếp
•
Tôn trọng đối tượng giao tiếp
•
Tôn trọng văn hóa giao tiếp
Phong cách giao tiếp: Phong cách giao tiếp là cách giao tiếp ứng sử tương đối ổn định
của mỗi người đối với người khác và môi trường xung quanh
Phong cách giao tiếp độc đoán: Là phong cách giao tiếp mà chủ thể giao tiếp áp
đặt quan điểm của mình lên đối tượng giao tiếp, bắt đối tượng giao tiếp phải nghe
theo
Ưu điểm: Có tác dụng trong việc đưa ra những quyết định nhất thời, giải quyết được vấn
đề một cách nhanh chóng.
Nhược điểm: Làm mất đi sự tự do, dân chủ trong giao tiếp; hạn chế sức sáng tạo của đối
tượng giao tiếp
Phong cách dân chủ: Là phong cách giao tiếp mà chủ thể giao tiếp khuyến khích,
tạo điều kiện cho đối tượng giao tiếp được tham gia tích cực vào quá trình giao
tiếp
Ưu điểm: Tăng khả năng sáng tạo của đối tượng giao tiếp. Giúp mọi người thân thiện,
gần gũi và hiểu nhau hơn. Tạo mối liên hệ tốt khi làm việc
Nhược điểm: Dân chủ quá có thể dẫn đến việc dời xa lợi ích tập thể
Phong cách tự do: Là phong cách giao tiếp linh hoạt, mềm dẻo, dễ thay đổi theo
đối tượng và hoàn cảnh giao tiếp
Ưu điểm: Phát huy được tính tích cực của con người. Kích thích tư duy sáng tạo của con
người
Nhược điểm: Không làm chủ được cảm xúc của bản thân, dễ phát sinh quá trớn.
4. Giao tiếp bằng văn bản
Lợi ích:
Là công cụ truyền tải thông tin
Tạo cơ hội cho chủ thể:
– Trọng dụng, thăng tiến
– Vượt qua đối thủ
– Được đánh giá là người có trình độ
GT bằng VB có ưu thế vượt trội như:
– Thông tin được lưu giữ
– Thông tin cần được kiểm soát
– Các thông tin cần giữ bí mật
Bố cục
Mở bài: Nêu vấn đề, mục đích, lý do thực hiện.
Thân bài: Giải quyết những luận điểm Kết luận đã nêu ở mở bài kèm theo những số
liệu, dẫn chứng để chứng minh.
Kết luận: Tóm tắt những luận điểm, nội dung đã trình bày.
Các bước trong giao tiếp bằng văn bản
Bước 1: Phân tích người đọc VB cần gì và VB có thể giúp ích gì được cho họ.
Bước 2: Xác định rõ mục tiêu bài viết.
Bước 3: Phác thảo bài viết
Bước 4: Rà soát và kiểm tra bản thảo
Bước 5: Hoàn chỉnh văn bản và gửi đến người đọc.
Một số hình thức giao tiếp bằng văn bản
Email
Đơn thư trình bày nguyện vọng
-Phần mở đầu:
+ Kính gửi: … (tên người nhận VB)
+ Giới thiệu thông tin người gửi
– Giải quyết vấn đề: Đề cập trực tiếp tới vấn đề cần giải quyết như:
+ Xin phép nghỉ học vì lý do sức khỏe
+ Xin được bảo lưu kết quả học tập vì hoàn cảnh gia đình.
– Kết thúc đơn thư: mong muốn vấn đề được giải đáp, giải quyết; Lời hứa hẹn, cam kết
hoặc kính chào (tùy thuộc vào nội dung của đơn thư).
Một số lưu ý về chọn từ ngữ và văn phong phù hợp
Nguyên tắc: STARS
S (Specific): chính xác, cụ thể
T (Thoughtful):cẩn trọng
A (affirmative): Khẳng định, quả quyết
R (Respectful): kính trọng
S (simple): đơn giản
5. Kỹ năng lắng nghe
Lắng nghe là hình thức nhận thông tin một cách chủ động thông qua các giác quan.
Vài trò lắng nghe
2.1. Đối với người nói:
Thỏa mãn nhu cầu được tôn trọng
Thỏa mãn nhu cầu được chia sẻ
Trình bày vấn đề một cách tốt nhất
2.2. Đối với người nghe:
Thu thập được nhiều thông tin
Hiểu vấn đề, hiểu người nói
Hồi đáp một cách tốt nhất
Tạo ra mối quan hệ tốt đẹp
Rào cản trong lắng nghe
3.1. Rào cản chủ quan
Thái độ của người nghe
Yếu tố tâm sinh lí
Trình độ hiểu biết của người nghe
3.2. Rào cản khách quan
Môi trường
Khác biệt về văn hoá
6. Kỹ năng phản hồi
Phản hồi là cách đưa ra những nhận xét, đánh giá nhằm thay đổi thái độ và hành vi của
đối tượng giao tiếp.
1. Ý nghĩa phản hồi
Đối với người phản hồi:
Giúp xác nhận lại nội dung thông tin, phát triển thông tin và đánh giá mức độ hiểu
thông tin của mình.
Giúp thay đổi cách tiếp nhận thông tin và áp dụng thông tin.
Đối với người nhận phản hồi:
Hiểu được ảnh hưởng hành vi của họ đối với người khác.
Giữ được hành vi của mình theo “đúng hướng đối tượng”, điều chỉnh thái độ, hành
vi của mình phù hợp với đối tượng giao tiếp.
Nhận thức được những điểm mạnh và điểm yếu của mình, từ đó có những quyết
định phù hợp với nhận thức mới đó.
2. Các cách phản hồi
Cách phản hồi trực tiếp:
Trong nhóm: Là cách cho và nhận phản hồi bằng cách trao đổi trực tiếp, với sự có
mặt của nhiều người.
Cá nhân: Là quá trình trao đổi riêng giữa người đưa phản hồi và người được nhận
phản hồi.
Cách phản hồi gián tiếp:
Viết thư
Phiếu hỏi
E-mail
3. Nguyên tắc phản hồi
3.1. Nên cụ thể, không nên chung chung
3.2. Nên mô tả, không nên phán xét
3.3. Hướng tới người nghe, không hướng tới người đưa ý kiến phản hồi
3.4. Tập trung vào cách ứng xử, không phải vào con người
3.5. Tập trung vào mặt tích cực, không phải vào mặt tiêu cực. Khen trước, chê sau.
3.6. Đề nghị đưa phản hồi nhưng không áp đặt
3.7. Bắt đầu bằng “tôi” hoặc „theo tôi”, không phải “chúng tôi” hay “mọi người”
3.8. Chọn thời điểm thích hợp
3.9. Thái độ chân thành, cởi mở và tôn trọng
Tự tin và
tin
tưởng
Người
nhận phản
hồi
Cởi mở
Chấp nhận
Người cho
phản hồi
Chân
thành
Quan tâm tới nhu cầu
người nghe
Môi trường không thuận tiện : ồn ào, khói bụi, …. 3. Nguyên tắc giao tiếpNguyên tắc giao tiếp : Nguyên tắc giao tiếp là mạng lưới hệ thống những chuẩn mực trong giao tiếpđược xã hội công nhậnCác nguyên tắc giao tiếpCó thiện chí trong giao tiếpTôn trọng đối tượng người dùng giao tiếpTôn trọng văn hóa truyền thống giao tiếpPhong cách giao tiếp : Phong cách giao tiếp là cách giao tiếp ứng sử tương đối ổn địnhcủa mỗi người so với người khác và môi trường tự nhiên xung quanh Phong cách giao tiếp độc đoán : Là phong thái giao tiếp mà chủ thể giao tiếp ápđặt quan điểm của mình lên đối tượng người dùng giao tiếp, bắt đối tượng người dùng giao tiếp phải nghetheoƯu điểm : Có công dụng trong việc đưa ra những quyết định hành động nhất thời, xử lý được vấnđề một cách nhanh gọn. Nhược điểm : Làm mất đi sự tự do, dân chủ trong giao tiếp ; hạn chế sức phát minh sáng tạo của đốitượng giao tiếp Phong cách dân chủ : Là phong thái giao tiếp mà chủ thể giao tiếp khuyến khích, tạo điều kiện kèm theo cho đối tượng người tiêu dùng giao tiếp được tham gia tích cực vào quy trình giaotiếpƯu điểm : Tăng năng lực phát minh sáng tạo của đối tượng người dùng giao tiếp. Giúp mọi người thân thiện, thân thiện và hiểu nhau hơn. Tạo mối liên hệ tốt khi làm việcNhược điểm : Dân chủ quá hoàn toàn có thể dẫn đến việc dời xa quyền lợi tập thể Phong cách tự do : Là phong thái giao tiếp linh hoạt, mềm dẻo, dễ đổi khác theođối tượng và thực trạng giao tiếpƯu điểm : Phát huy được tính tích cực của con người. Kích thích tư duy phát minh sáng tạo của conngườiNhược điểm : Không làm chủ được xúc cảm của bản thân, dễ phát sinh quá trớn. 4. Giao tiếp bằng văn bảnLợi ích : Là công cụ truyền tải thông tin Tạo thời cơ cho chủ thể : – Trọng dụng, thăng quan tiến chức – Vượt qua đối thủ cạnh tranh – Được nhìn nhận là người có trình độ GT bằng VB có lợi thế tiêu biểu vượt trội như : – tin tức được lưu giữ – tin tức cần được trấn áp – Các thông tin cần giữ bí mậtBố cục Mở bài : Nêu yếu tố, mục tiêu, nguyên do thực thi. Thân bài : Giải quyết những vấn đề Kết luận đã nêu ở mở bài kèm theo những sốliệu, dẫn chứng để chứng tỏ. Kết luận : Tóm tắt những vấn đề, nội dung đã trình diễn. Các bước trong giao tiếp bằng văn bảnBước 1 : Phân tích người đọc VB cần gì và VB hoàn toàn có thể giúp ích gì được cho họ. Bước 2 : Xác định rõ tiềm năng bài viết. Bước 3 : Phác thảo bài viếtBước 4 : Rà soát và kiểm tra bản thảoBước 5 : Hoàn chỉnh văn bản và gửi đến người đọc. Một số hình thức giao tiếp bằng văn bản Email Đơn thư trình diễn nguyện vọng-Phần khởi đầu : + Kính gửi : … ( tên người nhận VB ) + Giới thiệu thông tin người gửi – Giải quyết yếu tố : Đề cập trực tiếp tới yếu tố cần xử lý như : + Xin phép nghỉ học vì nguyên do sức khỏe thể chất + Xin được bảo lưu hiệu quả học tập vì thực trạng mái ấm gia đình. – Kết thúc đơn thư : mong ước yếu tố được giải đáp, xử lý ; Lời hứa hẹn, cam kếthoặc kính chào ( tùy thuộc vào nội dung của đơn thư ). Một số chú ý quan tâm về chọn từ ngữ và văn phong phù hợpNguyên tắc : STARS S ( Specific ) : đúng mực, đơn cử T ( Thoughtful ) : thận trọng A ( affirmative ) : Khẳng định, quả quyết R ( Respectful ) : kính trọng S ( simple ) : đơn giản5. Kỹ năng lắng ngheLắng nghe là hình thức nhận thông tin một cách dữ thế chủ động trải qua những giác quan. Vài trò lắng nghe2. 1. Đối với người nói : Thỏa mãn nhu yếu được tôn trọng Thỏa mãn nhu yếu được san sẻ Trình bày yếu tố một cách tốt nhất2. 2. Đối với người nghe : Thu thập được nhiều thông tin Hiểu yếu tố, hiểu người nói Hồi đáp một cách tốt nhất Tạo ra mối quan hệ tốt đẹpRào cản trong lắng nghe3. 1. Rào cản chủ quan Thái độ của người nghe Yếu tố tâm sinh lí Trình độ hiểu biết của người nghe3. 2. Rào cản khách quan Môi trường Khác biệt về văn hoá6. Kỹ năng phản hồiPhản hồi là cách đưa ra những nhận xét, nhìn nhận nhằm mục đích đổi khác thái độ và hành vi củađối tượng giao tiếp. 1. Ý nghĩa phản hồiĐối với người phản hồi : Giúp xác nhận lại nội dung thông tin, tăng trưởng thông tin và nhìn nhận mức độ hiểuthông tin của mình. Giúp biến hóa cách tiếp đón thông tin và vận dụng thông tin. Đối với người nhận phản hồi : Hiểu được tác động ảnh hưởng hành vi của họ so với người khác. Giữ được hành vi của mình theo “ đúng hướng đối tượng người tiêu dùng ”, kiểm soát và điều chỉnh thái độ, hànhvi của mình tương thích với đối tượng người dùng giao tiếp. Nhận thức được những điểm mạnh và điểm yếu của mình, từ đó có những quyếtđịnh tương thích với nhận thức mới đó. 2. Các cách phản hồiCách phản hồi trực tiếp : Trong nhóm : Là cách cho và nhận phản hồi bằng cách trao đổi trực tiếp, với sự cómặt của nhiều người. Cá nhân : Là quy trình trao đổi riêng giữa người đưa phản hồi và người được nhậnphản hồi. Cách phản hồi gián tiếp : Viết thư Phiếu hỏi E-mail3. Nguyên tắc phản hồi3. 1. Nên đơn cử, không nên chung chung3. 2. Nên diễn đạt, không nên phán xét3. 3. Hướng tới người nghe, không hướng tới người đưa quan điểm phản hồi3. 4. Tập trung vào cách ứng xử, không phải vào con người3. 5. Tập trung vào mặt tích cực, không phải vào mặt xấu đi. Khen trước, chê sau. 3.6. Đề nghị đưa phản hồi nhưng không áp đặt3. 7. Bắt đầu bằng “ tôi ” hoặc „ theo tôi ”, không phải “ chúng tôi ” hay “ mọi người ” 3.8. Chọn thời gian thích hợp3. 9. Thái độ chân thành, cởi mở và tôn trọngTự tin vàtintưởngNgườinhận phảnhồiCởi mởChấp nhậnNgười chophản hồiChânthànhQuan tâm tới nhu cầungười nghe
