INVOICE VÀ PACKING LIST TRONG CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨUInvoice và packing list là hai khái niệm quen thuộc trong hoạt động giải trí ngoại thương. Hai chứng từ này nhiều lúc na ná nhau dẫn đến việc nhầm lẫn so với một số ít bạn khi mới chập chững bước vào việc làm tương quan đến xuất nhập khẩu. Để giúp các bạn có cái nhìn tổng quan và chi tiết cụ thể hơn về invoice và packing list, HPT Consulting xin tổng hợp một số ít nội dung tương quan đến invoice và packing list .
Mục lục:
1. Invoice là gì.
2. Những nội dung quan trọng trong invoice và cách lập.
3. Những nội dung thường mắc lỗi khi lập invoice.
4. Chức năng của invoice trong hoạt động ngoại thương.
5. Packing list là gì.
6. Chức năng của packing list.
1. Invoice là gì?
Invoice là tên gọi thông dụng của Hóa đơn thương mại, là một trong những chứng từ quan trọng trong hoạt động giải trí ngoại thương cũng như trong hồ sơ khai báo hải quan để thực thi giao dịch thanh toán, đóng thuế, khai hải quan. Khác với các loại hóa đơn thường thì trong nước, Invoice được lập theo form của người bán gồm có khá đầy đủ các thông tin theo lao lý. Trong hoạt động giải trí ngoại thương, lúc bấy giờ có 02 loại hóa đơn gồm có Proforma invoice ( PI ) và Commercial invoice ( CI ). Proforma invoice ( PI ) được gọi là hóa đơn chiếu lệ, mang đặc thù sơ bộ, không có giá trị giao dịch thanh toán và pháp lý. Sau khi người mua Purchase order ( PO ) người bán, người bán sẽ địa thế căn cứ vào PO và gửi làm giá trải qua Proforma invoice ( PI ) để người mua nắm sơ bộ trị giá lô hàng. Vì mang đặc thù sơ bộ, nên PI hoàn toàn có thể được chỉnh sửa dựa vào thỏa thuận hợp tác của các bên .
Sau khi hợp đồng ngoại thương được ký kết, người bán giao hàng cho người mua và cần người mua giao dịch thanh toán số tiền lô hàng thì sẽ gửi Commercial invoice ( CI ) được gọi là hóa đơn thương mại đến người mua. Hóa đơn thương mại ( CI ) mang đặc thù pháp lý và giá trị thanh toán giao dịch so với lô hàng. Đây là cơ sở để các cơ quan nhà nước địa thế căn cứ vào xác lập giá trị lô hàng, thuế và các thủ tục hải quan .
Vì đặc thù pháp lý và giá trị giao dịch thanh toán, nên trong hầu hết các trường hợp Invoice được hiểu là Commercial invoice và được gọi với tên thường thì là hóa đơn thương mại .
Xem thêm: Phân biệt Proforma invoice và Commercial invoice
Xem thêm: Tải mẫu invoice tham khảo.
2. Những nội dung quan trọng trong invoice và cách lập.
Mặc dù invoice được lập theo form của người bán, nhưng vẫn phải tuân thủ một số ít nội dung như sau :
– Tiêu đề + Số invoice + Date:
+ Tiêu đề hoàn toàn có thể là Inovice hoặc Commercial invoice
+ Số invoice hoàn toàn có thể ghi theo số của hóa đơn theo thông lệ lưu chứng từ của công ty .
+ Date : Phải trước hoặc trùng với ngày ký B / L. Trong trường hợp thanh toán giao dịch trả trước, ngày hóa đơn hoàn toàn có thể trước ngày giao hàng .
– Thông tin người xuất khẩu (Shipper/ Seller/ Exporter): Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại, thông tin liên hệ của Shipper/ Seller/ Exporter. Trong trường hợp Seller là người xuất khẩu trực tiếp thì họ cũng chính là người Exporter hay Shipper trên B/L. Trong trường hợp Seller là một Trader, không có giấy phép xuất khẩu, không xuất khẩu trực tiếp được, người đứng tên trên B/L và các chứng từ khác của lô hàng sẽ là Shipper/ Exporter. Trong trường hợp này, nếu Buyer có yêu cầu, hóa đơn Seller xuất cho Buyer ghi thành 02 dòng gồm Seller là tên của Trader và Shipper/ Exported là tên của Supplier/ Shipper/Exporter, người có giấy phép xuất khẩu trực tiếp.
– Thông tin người nhập khẩu (Consignee/ Buyer/ Exporter): Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, điện thoại, thông tin liên hệ của Consignee/ Buyer/ Exporter. Trong trường hợp nếu Buyer là người nhập khẩu trực tiếp thì họ cũng chính là người Exporter hay Consignee trên B/L. Nếu Buyer không có giấy phép nhập khẩu, không nhập khẩu trực tiếp được hoặc Buyer là một Trader bán hàng lại cho một người khác thì người đứng tên trên B/L và các chứng từ khác của lô hàng là Consignee/Importer chứ không phải Buyer. Trong hóa đơn xuất cho Buyer, nếu Buyer yêu cầu thì Buyer là tên của người mua hàng trên hợp đồng và Consignee/ Importer là tên của người nhập khẩu trực tiếp.
– Thông tin người đại diện nhập khẩu (Notify party): Ghi giống như trên B/L, ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ, số điện thoại, thông tin liên hệ
– Tên tàu và số chuyến trên Booking (Vesel/ Voy): Ghi giống như trên B/L. Chú ý có một số hãng tàu có số Booking và số B/L khác nhau.
– Mô tả hàng hóa (Description of good): Ghi đúng tên hàng trên hợp đồng và khớp với các chứng từ khác.
– Số lượng hàng (Quantity/ Weight): Số lượng ghi trên hợp đồng/ Số lượng, trọng lượng net của hàng. Lưu ý số lượng, trọng lượng trên hóa đơn không có dung sai. Số lượng, trọng lượng phải có đơn vị tính phù hợp với đơn vị tính đã nêu trong hợp đồng. Trong trường hợp hàng là loại dễ hao hụt trong vận chuyển, hai bên thống nhất trong hợp đồng sẽ dùng số lượng ở nơi đến làm số lượng cuối cùng, thì số lượng ghi trong hóa đơn sẽ là số lượng ở nơi đến.
– Đơn giá (Unit price): Phải đầy đủ đơn vị tính đồng tiền thành toán và điều kiện bán hàng.
– Tổng trị giá (Total amount): Bằng số và bằng chữ. Trong trường hợp sau khi hợp đồng đã được ký kết, lại phát sinh khoản giảm trừ do người mua yêu cầu như giảm số lượng do gửi bù hàng, hàng khuyến mại hoặc giảm đơn giá bán thì người bán có thể giải quyết theo 02 cách sau để hóa đơn phù hợp:
+ Cách 1 : Hai bên kiểm soát và điều chỉnh lại hợp đồng bằng cách làm thêm một bản phụ lục với giá mới hoặc lượng mới. Khi đó, giá và lượng trên hóa đơn sẽ biến hóa theo phụ lục của hợp đồng. Các chứng từ làm ra phải tương thích theo phụ lục .
+ Cách 2 là vẫn giữ lại lượng và hoặc giá của hợp đồng. Không có phụ lục nào được làm ra, lúc đó trên hóa đơn người bán trình diễn tách phần giảm trừ ra .
– Phương thức thanh toán (Payment term): ghi ngắn gọn các thông tin sau:
+ Tên ngân hàng nhà nước người thụ hưởng ( Bank’s name ) : Ghi rất đầy đủ tên ngân hàng nhà nước, tên viết tắt và Trụ sở .
+ Địa chỉ ngân hàng nhà nước ( Bank’s address )
+ SWIFT code
+ tin tức người thụ hưởng ( Beneficiary’s information )
+ Số thông tin tài khoản ( Banking account )
3. Những nội dung thường mắc lỗi khi lập invoice
Hóa đơn thương mại do người bán lập theo form của mình, do vậy trong quy trình lập không tránh 1 số ít sai sót dẫn đến kiểm soát và điều chỉnh làm tốn thời hạn và công sức của con người. Sau đây HPT Consulting tổng hợp một số ít lỗi thường mắc phải như lập invoice như sau :
– Người bán chiết khấu cho người mua nhưng trên hóa đơn không ghi chiết khấu mà chỉ biểu lộ giá trị hóa đơn tổng ; hoặc 1 số ít loại chi phía khác không phải chịu thuế nên không ghi trên hóa đơn ;
– Không biểu lộ điều kiện kèm theo giao hàng trong incoterms, tên cảng xuất, cảng nhập ;
– Một số thông tin về tên sản phẩm & hàng hóa không trùng khớp với hợp đồng và các chứng từ khác do gộp quá nhiều loại sản phẩm vào chung một loại ;
– Người xuất khẩu mua hàng từ nhà phân phối rồi bán cho người nhập khẩu và chỉ ghi trên hóa đơn giá họ mua của người sản xuất chứ không ghi giá họ bán cho người nhập khẩu ;
Ngoài ra so với phương pháp giao dịch thanh toán tín dụng thanh toán chứng từ việc lập hóa đơn thương mại còn mắc phải 1 số ít lỗi như sai sót tên và địa chỉ của người thụ hưởng, người mở L / C so với L / C, người lập hóa đơn khác so với người pháp luật trong L / C, số lượng khối lượng sản phẩm & hàng hóa và tổng gái hóa đơn không tương thích với L / C, số hản của hóa đơn không đủ theo pháp luật …..
Để tránh những lỗi như trên, trước khi giao hàng và lập hóa đơn người xuất khẩu phải kiểm tra với người nhập khẩu hoặc thuê dịch vụ, luật sư kiểm tra những thông tin cần phải ghi trong hóa đơn thương mại .
Xem thêm: Dịch vụ luật sư nội bộ doanh nghiệp tại HPT Consulting
4. Chức năng của invoice trong hoạt động ngoại thương
Chức năng cơ bản của các loại hóa đơn kể cả invoice là dùng cho việc thanh toán giao dịch giữa người bán và người mua, người xuất khẩu và người nhập khẩu, là địa thế căn cứ để các bên thanh toán giao dịch tiền mua hàng. Bên cạnh đó, trong hoạt động giải trí ngoại thương, invoice còn là cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu, là cơ sở để so sánh thông tin với các loại chứng từ khác trong quy trình các bên thực thi hợp đồng cũng như triển khai các thủ tục xuất nhập khẩu tương quan .
5. Packing list là gì?
Cùng với invoice, packing list là một trong những chứng từ quan trọng trong hoạt động giải trí ngoại thương. Packing list còn được gọi là phiếu đóng gói / bảng kê / phiếu chi tiết cụ thể sản phẩm & hàng hóa, trên Packing list biểu lộ rõ người bán đã bán những gì cho người mua, qua đó người mua hoàn toàn có thể kiểm tra và so sánh lại xem có tương thích với đơn đã đặt hay không. Thông thường, trên một packing list chỉ bộc lộ số lượng hàng, phương pháp đóng gói và không gồm có trị giá lô hàng. Tuy nhiên trong một số ít trường hợp dùng chung cả packing list và invoice. Hiện nay, packing list được dùng 03 loại gồm : Detailed packing list ( Phiếu đóng gói cụ thể ) ; Neutrai packing list ( Phiếu đóng gói trung lập ) và Packing and Weight list ( phiếu đóng gói kèm theo bảng kê khối lượng ) .
Xem thêm: Tải mẫu packing list tham khảo
6. Chức năng của Packing list.
Nếu invoice là chứng từ bộc lộ trị giá lô hàng thì packing list là chứng từ mà khi nhìn vào đó bạn sẽ biết được sản phẩm & hàng hóa được đóng gói như thế nào, điều này giúp cho người bán, người mua hoặc bên thứ ba hoàn toàn có thể giám sát được trong container đó có bao nhiêu hàng, khối lượng bao nhiêu, phải sắp xếp phương tiện đi lại vận tải đường bộ như thế nào cho tương thích, thời gain dự kiến dỡ hàng là bao lâu, từ đó tính được số lượng hàng hoàn toàn có thể dỡ trong 1 ngày hay không và nhiều yếu tố khác .
invoice là gì, packing list là gì, invoice và packing list trong xuất nhập khẩu, invocice la gi, packing list la gi, mẫu invoice, mẫu packing list, mẫu invocie và packing list
ĐIỆN THOẠI TƯ VẤN : 0935.434.068 – 0935.068.683 – 0935.564.068
CÔNG TY TNHH HPT CONSULTING
145 Tòa nhà EVN, đường Xô Viết Nghệ Tĩnh, phường Khuê Trung, Q. Cẩm Lệ
Chia sẻ:
