Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội khá đơn giản nhưng cũng rất quan trọng khi đơn vị có lao động nghỉ việc. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn nhiều vướng mắc về việc này, chưa biết phải thực hiện thế nào đúng quy định. Dưới đây là những hướng dẫn giúp đơn vị chốt sổ cho nhân viên nhanh chóng nhất.
Thủ tục chốt sổ BHXH
1. Khi nào cần chốt sổ Bảo hiểm xã hội ?
Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội là việc tất toán và chấm dứt quá trình đóng Bảo hiểm xã hội của người lao động tại Cơ quan Bảo hiểm xã hội mà đơn vị đang thực hiện đóng Bảo hiểm. Thủ tục này được thực hiện khi:
– Người lao động nghỉ việc tại đơn vị chức năng hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện kèm theo .
– Đơn vị chuyển sang địa chỉ khác dẫn tới việc phải chuyển Cơ quan Bảo hiểm xã hội quản trị nên phải chốt quy trình đóng với Cơ quan cũ .
2. Điều kiện để chốt được sổ Bảo hiểm xã hội
Sổ BHXH
Căn cứ vào nội dung được lao lý tại Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội năm năm trước, trong quy trình người lao động thao tác tại đơn vị chức năng, nghĩa vụ và trách nhiệm của người sử dụng lao động là đóng Bảo hiểm xã hội không thiếu cho nhân viên cấp dưới. Khi kết thúc hợp đồng, đơn vị chức năng có nghĩa vụ và trách nhiệm chốt sổ cho người lao động. Vì vậy, đơn vị chức năng chốt được sổ chỉ khi đóng vừa đủ tiền Bảo hiểm xã hội cho Cơ quan Bảo hiểm, không nợ tiền tính đến tháng sau cuối mà lao động thao tác .
* Người lao động có tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội được không ?
Theo nội dung được quy định tại Khoản 3 Điều 47 Bộ luật Lao động 2012: “Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng những giấy tờ khác đã giữ lại của người lao động”.
Cũng theo nội dung được quy định tại Khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014: “Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan Bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng Bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”
Như vậy, người lao động không thể tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội được. Trách nhiệm chốt sổ Bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động (trừ trường hợp doanh nghiệp phá sản và nợ bảo hiểm nên không thể chốt sổ BHXH cho người lao động).
Trường hợp, công ty không chốt sổ BHXH, người lao động hoàn toàn có thể liên hệ với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội Q., huyện nơi công ty đặt trụ sở hoặc Thanh tra Sở Lao động-Thương binh và Xã hội để được can thiệp giúp sức chốt sổ .
4. Thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động ( dành cho người sử dụng lao động )
Lưu ý khi chốt sổ BHXH
Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động được triển khai sau khi đơn vị chức năng báo giảm thành công xuất sắc, trình tự chốt sổ BHXH được thực thi như sau :
* Bước 1 : Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ BHXH
Chốt sổ bảo hiểm cần những thủ tục sách vở gì ? Để triển khai chốt sổ, đơn vị chức năng cần sẵn sàng chuẩn bị những sách vở sau :
– 01 phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 103, kê khai những sách vở đi kèm .
– 01 mẫu D02-TS kê khai list lao động cần thực thi chốt sổ Bảo hiểm .
– Sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động .
– 01 Bản sao quyết định hành động chấm hết hợp đồng lao động, quyết định hành động nghỉ việc hoặc sách vở chứng tỏ đơn vị chức năng chuyển địa chỉ ( trường hợp đơn vị chức năng chuyển Cơ quan BHXH quản trị ) .
– Mẫu TK01-TS kê khai những thông tin cần biến hóa ( trong trường hợp lao động cần kiểm soát và điều chỉnh thông tin ) .
– Thẻ Bảo hiểm Y tế của người lao động còn thời hạn sử dụng .
* Bước 2 : Nộp hồ sơ chốt sổ lên cơ quan Bảo hiểm xã hội
Đơn vị hoàn toàn có thể đến nộp hồ sơ trực tiếp, gửi hàng loạt sách vở trên qua bưu điện hoặc hoàn toàn có thể nộp hồ sơ qua mạng ( nếu không đính kèm thẻ BHYT còn hạn ) cho Cơ quan BHXH đang quản trị nơi công ty đặt trụ sở chính .
– Thời gian thực hiện chốt sổ Bảo hiểm xã hội
Căn cứ vào nội dung được quy định tại Khoản 2, Điều 47 của Bộ luật lao động năm 2012, trong vòng 7 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng với NLĐ, đơn vị phải thực hiện báo giảm cho NLĐ. Sau khi báo giảm có kết quả trả về thì đơn vị thực hiện chốt sổ BHXH. Một số trường hợp đặc biệt thì thời gian này có thể kéo dài hơn nhưng không được quá 30 ngày.
Sau khi bên Cơ quan Bảo hiểm nhận đủ hồ sơ, thời hạn xử lý sẽ là 10 ngày kể từ ngày tiếp đón hồ sơ. Trường hợp cần bổ trợ hồ sơ do thiếu hồ sơ, hồ sơ không hợp lệ hoặc có yếu tố phát sinh thì bên Cơ quan BHXH sẽ có văn bản thông tin gửi về đơn vị chức năng .
Trên đây là hướng dẫn để đơn vị chức năng triển khai thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội đơn thuần, nhanh gọn nhất. Đơn vị cần quan tâm, khi người lao động nghỉ việc cần giao dịch thanh toán đủ tiền Bảo hiểm xã hội và chuẩn bị sẵn sàng rất đầy đủ sách vở, để triển khai thủ tục chốt sổ nhanh gọn nhất để hoàn trả cho người lao động .
Đơn vị cần hỗ trợ xin liên hệ tổng đài 19006142 (miền Bắc) hoặc 19006139 (Miền Nam) để được hỗ trợ.
