Hướng dẫn lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là tiến trình không thể thiếu trong bất kỳ sự kiện nào. Việc này không những giúp quản lý chi phí hiệu quả mà còn hạn chế phát sinh những vấn đề ngoài ý muốn. Vậy làm thế nào để hoàn thành bảng dự trù kinh phí? Hãy để Asiana Plaza hướng dẫn bạn chi tiết ngay trong bài viết sau!

<blockquote cite="kế hoạch dự trù kinh phí#

Một sự kiện có thực sự thành công hay không còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố cấu thành. Trong đó, yếu tố quan trọng đầu tiên phải kể đến là vấn đề chi phí tổ chức sự kiện. Những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chắc chắn sẽ lập kế hoạch dự trù kinh phí sao cho từng chi phí cụ thể của sự kiện phù hợp với ngân sách tài chính ban đầu.

Ngoài ra, việc lên dự trù ngân sách cũng góp thêm phần hạn chế những trường hợp xấu phát sinh trong quy trình diễn ra sự kiện. Bất kỳ sự sai sót nào của bạn đều bộc lộ sự thiếu chuyên nghiệp so với đối tác chiến lược hoặc khách tham gia .

2. Hướng dẫn các bước lập bảng dự trù kinh phí cho sự kiện

Xem kỹ proposal trước khi bắt tay dự trù kinh phí 

Để triển khai xong bảng dự trù kinh phí hiệu suất cao, bạn nên xem kỹ nội dung bảng kế hoạch tổ chức triển khai sự kiện theo nhu yếu từ cấp trên. Tiếp theo, xác lập phong thái phong cách thiết kế chủ yếu cho sự kiện. Sau đó, tính đến những đồ vật, hoạt động giải trí nào thiết yếu cho sự kiện để lên kế hoạch chuẩn bị sẵn sàng trước. Chính thao tác này giúp bạn nắm vững được hàng loạt vấn đề gây tốn kém, đồng thời đo lường và thống kê các ngân sách phát sinh thêm nếu có .

Liệt kê chi tiết mọi hạng mục cần thiết 

Sau khi đã xác lập sơ bộ nội dung sự kiện, bạn hãy liệt kê hàng loạt hạng mục đồ vật, hoạt động giải trí thiết yếu cho sự kiện gồm có số lượng, đơn giá, tổng số, chất lượng, nhà phân phối. Dưới đây là một số ít hạng mục thường thấy của hầu hết các sự kiện .

Tuy đã lên sẵn kịch bản, diễn tập trước nhưng khi sự kiện diễn ra, vẫn có khả năng phát sinh những tình huống ngoài ý muốn. Đặc biệt, những sự kiện càng lớn, nhiều hoạt động, kinh phí tổ chức càng cao. Do đó, việc lên kế hoạch dự trù kinh phí trước giúp người tổ chức sự kiến ứng phó dễ dàng hơn khi xảy ra rủi ro.

3. Kinh nghiệm cần nhớ : Luôn có một khoản kinh phí dự trù cho những phát sinh, rủi ro đáng tiếc

Rủi ro là vấn đề nan giải mà ngay cả những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cũng chưa thể kiểm soát được hoàn toàn các tình huống sẽ phát sinh. Mọi người chỉ có thể dự đoán rủi ro sẽ xảy ra và lên kế hoạch ứng phó với điều đó. Có thể kể đến một số rủi ro thường gặp như rủi ro với khách mời, rủi ro về địa điểm tổ chức, rủi ro từ hệ thống trang thiết bị, rủi ro kỹ thuật, rủi ro về chi phí tổ chức sự kiện,…

Rủi ro là yếu tố nan giải mà ngay cả những nhà tổ chức triển khai sự kiện chuyên nghiệp cũng chưa thể trấn áp được trọn vẹn các trường hợp sẽ phát sinh. Mọi người chỉ hoàn toàn có thể Dự kiến rủi ro đáng tiếc sẽ xảy ra và lên kế hoạch ứng phó với điều đó. Có thể kể đến 1 số ít rủi ro đáng tiếc thường gặp như rủi ro đáng tiếc với khách mời, rủi ro đáng tiếc về khu vực tổ chức triển khai, rủi ro đáng tiếc từ mạng lưới hệ thống trang thiết bị, rủi ro đáng tiếc kỹ thuật, rủi ro đáng tiếc về, …Thậm chí, có những rủi ro đáng tiếc phát sinh ngay cả trong khâu sẵn sàng chuẩn bị nhưng không được phát hiện cho đến khi diễn ra sự kiện. Điển hình là rủi ro đáng tiếc những ngân sách phát sinh để chi trả cho giờ phải overtime của nhân công vì Giao hàng chương trình dài hơn dự kiến .

Khi đã dự đoán và liệt kê ra được những rủi ro này, bạn hãy tính toán và lập bảng dự trù chi phí kèm theo. Chẳng hạn, rủi ro về địa điểm tổ chức ngoài trời sẽ xảy ra bao gồm trời mưa, số lượng ghế ngồi không đủ chỗ, gió lớn thổi bay phông bạt,.. Do đó, ngay lúc lên kế hoạch, hãy suy nghĩ phương thức giải quyết rủi ro và kế hoạch dự trù kinh phí phát sinh.

Gợi ý : Nếu bạn tổ chức triển khai tiệc cưới tại nhà hàng quán ăn, hãy chuẩn bị sẵn sàng thêm 1 số ít bàn dự trữ phòng khi số lượng khách mời tăng bất ngờ đột ngột. Trường hợp tổ chức triển khai show diễn thời trang nhiều ngày, hãy chăm sóc đến ngân sách giặt ủi cho phục trang trình diễn. Thêm nữa, bạn nên xem xét dự trù thêm ngân sách chênh lệch giá nếu sự kiện diễn ra vào mùa cao điểm .

Việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đòi hỏi những người thực hiện có tính tỉ mỉ, cẩn thận, có kinh nghiệm dự đoán và ứng phó với rủi ro phát sinh. Trường hợp người tổ chức sự kiện không tính toán được mức chi phí này, khả năng cá nhân và công ty bạn sẽ gánh chịu mức phí phát sinh đó.

4. Gợi ý cách tổ chức triển khai sự kiện tiết kiệm ngân sách và chi phí ngân sách

Làm thế nào để tổ chức sự kiện tiết kiệm chi phí? Ngoài việc lên kế hoạch dự trù kinh phí, một kinh nghiệm từ các doanh nghiệp thường xuyên tổ chức sự kiện đó là chọn địa điểm tổ chức tốt. Hãy tìm đến những nơi có đa dạng các dịch vụ, nhiều công năng hiện đại, combo dịch vụ trọn gói, phong cách phục vụ chuyên nghiệp,.. Những tiêu chí kể trên liên quan đến địa điểm tổ chức sẽ góp phần làm giảm thiểu chi phí phát sinh.



Làm thế nào để tổ chức triển khai sự kiện tiết kiệm ngân sách và chi phí ngân sách ? Ngoài việc lênmột kinh nghiệm tay nghề từ các doanh nghiệp liên tục tổ chức triển khai sự kiện đó là chọn khu vực tổ chức triển khai tốt. Hãy tìm đến những nơi có phong phú các dịch vụ, nhiều công suất văn minh, combo dịch vụ trọn gói, phong thái Giao hàng chuyên nghiệp, .. Những tiêu chuẩn kể trên tương quan đến khu vực tổ chức triển khai sẽ góp thêm phần làm giảm thiểu ngân sách phát sinh .Bạn hoàn toàn có thể chọn tổ chức triển khai tại Asiana Plaza – Trung tâm Hội nghị Tiệc cưới số 1 tại TP Hồ Chí Minh với nhiều gói dịch vụ mê hoặc, ngân sách hài hòa và hợp lý. Asiana Plaza hoạt động giải trí với hai mô hình sự kiện chính gồm sự kiện cưới – kỷ niệm và sự kiện doanh nghiệp. Mỗi mô hình sự kiện đều được chúng tôi :

• Tư vấn chọn sảnh tiệc có thiết kế và sức chứa phù hợp với quy mô sự kiện. Đi kèm là hệ thống âm thanh, ánh sáng và tiện ích đa năng.
• Tư vấn hoạch định và triển khai setup cho mọi loại sự kiện: Gala Dinner, lễ ra mắt sản phẩm mới, lễ ký kết hợp tác,…
• Trang trí bàn tiệc theo yêu cầu. Bố trí hoa tươi ở bàn tiếp tân
• Trải nghiệm ẩm thực cấp cao được bài trí với nhiều hình thức: set-menu, buffet, teabreak, cocktail, private dining, finger food.
• Cung cấp đội múa khai mạc, ban nhạc đón khách, người dẫn chương trình với mức phí hợp lý.

Nhìn chung, việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của sự kiện. Để giảm bớt gánh nặng về chi phí khi triển khai sự kiện, hãy cân nhắc tổ chức tại Asiana Plaza – nơi có nhiều tiện ích bạn có thể sử dụng; giúp tiết kiệm thời gian và chi phí so với thuê dịch vụ riêng lẻ bên ngoài.

Xem thêm

Hiện ngân sách cho một buổi sự kiện ở Asiana Plaza được nhìn nhận là tương thích với nhiều đối tượng người dùng người mua từ cá thể đến doanh nghiệp. Liên hệ ngay với chúng tôi theo thông tin dưới đây để được tư vấn chi tiết cụ thể :