Một trong những nhu yếu thường gặp trong Excel đó là bạn phải làm báo cáo. Ngoài nhu yếu báo cáo tổng hợp, trong nhiều trường hợp tất cả chúng ta còn cần phải trích lọc 1 số ít nội dung cụ thể từ bảng tài liệu. Đây chính là quy trình tạo ra báo cáo cụ thể. Vậy tất cả chúng ta hãy cùng khám phá xem báo cáo cụ thể là gì ? và vì sao nó lại quan trọng ? Trong bài viết này Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn cách làm báo cáo cụ thể trên Excel từ A đến Z .
Khái niệm về báo cáo chi tiết
Báo cáo chi tiết cụ thể là quy trình trích lọc những thông tin cụ thể từ bảng tài liệu ra báo cáo theo một số ít tiêu chuẩn nhất định. Kết quả của báo cáo chi tiết cụ thể thường có sẵn trong bảng tài liệu, tất cả chúng ta chỉ việc trích lọc các nội dung đó ra mà thôi .Trong thực tiễn có nhiều trường hợp báo cáo nhu yếu vừa tổng hợp, vừa chi tiết cụ thể trên cùng 1 mẫu báo cáo. Khi đó tất cả chúng ta sẽ cần xác lập rõ trong bố cục tổng quan báo cáo phần nào là tổng hợp, phần nào là chi tiết cụ thể để có chiêu thức làm tương thích .
Để làm được báo cáo chi tiết, chúng ta cần có các kỹ năng sau:
- Xây dựng bố cục báo cáo: gồm các thành phần và các tính năng của báo cáo
- Định dạng, trình bày báo cáo cho đẹp
- Sử dụng kỹ thuật trích lọc (hoặc đối chiếu) những dữ liệu thỏa mãn điều kiện.
- Kiểm tra tính chính xác của báo cáo
- Tối ưu báo cáo: Tự động cập nhật báo cáo mỗi khi thay đổi điều kiện.
Bố cục của báo cáo chi tiết trên Excel
Báo cáo chi tiết cụ thể thường có bố cục tổng quan như sau :
Trong đó 🙁 1 ) : Tên cơ quan, nơi thao tác hoàn toàn có thể kèm theo logo( 2 ) : Tên của báo cáo( 3 ) : Điều kiện của báo cáo( 4 ) : Phần tổng số ( tổng hợp ) của báo cáo( 5 ) : Dòng tiêu đề của bảng báo cáo( 6 ) : Các dòng nội dung cụ thể( 7 ) : Người ký duyệt nội dung báo cáoBáo cáo chi tiết cụ thể có đặc thù cấu trúc gần giống với bảng tài liệu tiêu chuẩn ( gồm phần 5 và 6 ). Do đó để làm được báo cáo này bắt buộc bảng tài liệu gốc phải đúng cấu trúc tiêu chuẩn này .
Quy trình xây dựng báo cáo chi tiết trên Excel
Quy trình triển khai báo cáo chi tiết cụ thể được thực thi qua các bước sau :
Bước 1: Xác định loại báo cáo.
Khi nhận được nhu yếu làm báo cáo, việc tiên phong bạn cần làm là xác lập xem báo cáo đó là dạng tổng hợp hay chi tiết cụ thể. Hãy quan tâm đặc thù là tác dụng cần bộc lộ trong báo cáo có sẵn trong bảng tài liệu không ( hay nói cách khác là hoàn toàn có thể trích lọc từ bảng tài liệu ra được không ). Nếu câu vấn đáp là có thì báo cáo bạn cần làm sẽ có phần cụ thể .
Bước 2: Xác định phần điều kiện và dòng tiêu đề cho báo cáo
Dựa trên nhu yếu của báo cáo, tất cả chúng ta sẽ phân làm 2 thành phần chính :
- Phần điều kiện của báo cáo: phần này tương ứng với những cột nào của bảng dữ liệu. Đây sẽ là căn cứ để lọc theo các điều kiện.
- Phần tiêu chí báo cáo: phần này là những nội dung chi tiết cần thể hiện trên báo cáo. Những nội dung đã đưa vào điều kiện của báo cáo thì thường sẽ không cần lặp lại (xuất hiện lại) trên phần tiêu chí báo cáo.
Ví dụ dưới đây thể hiện cách xác định các thành phần của báo cáo:
Phần điều kiện (mục 3 trong bố cục) và phần dòng tiêu chí của báo cáo (mục 5 trong bố cục) là hai thành phần quan trọng nhất trong báo cáo chi tiết. Bạn cần xác định rõ 2 thành phần này trước, sau đó mới thêm các thành phần khác theo cấu trúc báo cáo.
Bước 3: Lựa chọn phương thức trích lọc kết quả
Có nhiều cách để giúp bạn thu được tác dụng cho báo cáo chi tiết cụ thể. Trong đó có 3 cách thông dụng như sau :
Cách 1: Copy Paste thủ công
Cách này chính là việc bạn sẽ thực thi thao tác Lọc + trích xuất dữ liệu trọn vẹn thủ công bằng tay, với các thao tác lọc trên bộ lọc Filter của Excel và thao tác copy paste tài liệu. Cụ thể như sau :
- Bước 1: Lọc bằng Filter trong bảng dữ liệu theo các điều kiện của báo cáo.
- Bước 2: Copy các kết quả còn lại trong bảng dữ liệu theo từng cột.
- Bước 3: Dán kết quả vào vùng tiêu chí báo cáo theo từng cột. Lặp lại đến hết các cột trong bảng báo cáo (Các cột liền nhau có thể copy + paste chung 1 lượt)
Cách 2: Sử dụng công thức Logic trong báo cáo
Cách này là việc bạn sẽ biện luận logic để tìm những giá trị trong bảng tài liệu mà tương thích với điều kiện kèm theo của báo cáo. Cụ thể như sau :
- Bước 1: Chọn 1 cột làm mốc để đặt công thức logic (lựa chọn cột có đầy đủ nội dung nhất so với các cột khác)
- Bước 2: Công thức logic tại cột làm mốc có dạng:
Nếu thỏa mãn nhu cầu tổng thể các điều kiện kèm theo thì lấy theo nội dung trong cột làm mốc ( quan tâm xác lập mối quan hệ giữa các điều kiện kèm theo là dạng AND hay OR khi xét nhiều điều kiện kèm theo ) := IF ( AND ( Điều kiện 1 = …, Điều kiện 2 = … ), Ô tác dụng, ” ” )Thực hiện so sánh điều kiện kèm theo với ô tiên phong trong các cột tương ứng ; Ô hiệu quả là ô tiên phong trong cột chứa tác dụng tương ứng
- Bước 3: Các cột kết quả khác trong báo cáo sử dụng công thức logic dạng:
Nếu cột mốc có tài liệu thì cột khác cũng có tài liệu= IF ( Ô tác dụng cột mốc = ” “, ” “, Ô tác dụng cột tương ứng )
- Bước 4: Sao chép kết quả từ dòng đầu tiên tới dòng cuối báo cáo
Nguyên tắc : Tổng số dòng trong báo cáo cụ thể = tổng số dòng trong bảng tài liệu
- Bước 5: Lọc bỏ những dòng không có nội dung (kết quả không phù hợp) bằng AutoFilter
Cách 3: Sử dụng bộ lọc nâng cao Advanced Filter
Đây là bộ lọc có sẵn trong Excel. Bộ lọc nâng cao được cho phép tất cả chúng ta hoàn toàn có thể vừa lọc, vừa trích xuất ( hay gọi tắt là trích lọc ) trong cùng 1 thao tác. Cách triển khai Advanced Filter như sau :
- Bước 1: bạn cần xác định vùng điều kiện cho Advanced Filter. Vùng điều kiện này có đặc điểm khác so với vùng điều kiện thông thường của báo cáo:
Cách tổ chức triển khai điều kiện kèm theo dạng và ( AND )
- Các điều kiện nằm trên cùng 1 hàng
- Nếu các điều kiện nằm trên cùng 1 cột, tiêu đề cột đó phải được lặp lại
Cách tổ chức triển khai điều kiện kèm theo được miêu tả qua hình bên dưới :
Cách tổ chức triển khai điều kiện kèm theo dạng hoặc ( OR ) : Các điều kiện kèm theo nằm khác hàng ( nếu khác tiêu đề thì sẽ đồng thời khác cột )
- Bước 2: Xác định vùng kết quả trích lọc. Đây chính là việc xác định dòng tiêu đề của báo cáo chi tiết. Nếu tên tiêu đề của báo cáo không khớp với tiêu đề trên bảng dữ liệu thì không dùng Advanced Filter được. Bạn có thể tạo 1 dòng làm tiêu đề phụ bên dưới dòng tiêu đề báo cáo để khớp với tên tiêu đề của bảng dữ liệu. Dòng này sẽ giúp bạn dùng được chức năng Advanced Filter.
- Bước 3: Sử dụng Advanced Filter.
Tại nơi chứa báo cáo ( Báo cáo đặt tại Sheet nào thì bạn chọn Sheet đó ), rồi gọi Advanced Filter bằng cách chọn thẻ Data > Advanced …Sau đó Open hành lang cửa số Advanced Filter như sau :
- Bạn chọn mục Copy to another location để có thể trích lọc dữ liệu chi tiết ra 1 vị trí khác.
- Xác định các vùng List range, Criteria range, Copy to
- Mục Unique records only: chỉ chọn khi bạn muốn loại bỏ những giá trị trùng lặp.
- Bước 4: Bấm OK để hoàn tất thao tác. Advanced Filter sẽ tự động trích lọc các kết quả ra báo cáo.
Lưu ý
Cả 3 cách trên đều nhu yếu có những thao tác bằng tay thủ công. Mỗi khi biến hóa điều kiện kèm theo báo cáo, muốn update lại nội dung báo cáo theo điều kiện kèm theo mới, bạn sẽ cần triển khai lại thao tác đó. Như vậy bạn sẽ phải lặp đi lặp lại 1 thao tác .Để khắc phục điều này, bạn sẽ hoàn toàn có thể tích hợp với việc sử dụng Macro trong Excel như sau :
- Bước 1: chọn thẻ View trên thanh công cụ, sau đó chọn tiếp mục Macro > Record Macro
Nếu phiên bản Excel của bạn không có tính năng Macro trên thẻ View, bạn vui mắt đọc thêm tại bài viết :Hướng dẫn cách mở thẻ Developer trên thanh công cụ của Excel
- Bước 2: Thực hiện thao tác trích lọc dữ liệu (theo 1 trong 3 cách trên, chú ý nên chọn cách 3)
- Bước 3: Bấm Stop Recording để kết thúc quá trình ghi Macro
- Bước 4: Vẽ 1 hình khối (Shape) bất kỳ trên Sheet đặt báo cáo
- Bước 5: Gán Macro vào hình khối để khi bấm vào hình khối này thì macro sẽ tự động chạy lại thao tác bạn vừa thực hiện.
Vì nội dung này tương quan nhiều tới thao tác, kỹ thuật sử dụng nên rất khó để giúp bạn hiểu rõ chỉ trải qua lời nói. Vậy nên bạn vui vẻ tìm hiểu thêm thêm trong khóa học EXG01 của Gitiho để được hướng dẫn chi tiết cụ thể các thao tác này
Kết luận
- Báo cáo chi tiết nặng về tính kỹ thuật: lọc, trích xuất, sử dụng macro… Hãy luyện tập nhiều kỹ thuật để làm 1 cách chính xác nhất, hạn chế lỗi sai cũng như các thao tác thừa. Bởi những sai sót hay thao tác thừa khi Record Macro cũng sẽ lặp lại mỗi khi bạn cập nhật báo cáo.
- Bạn cần tìm hiểu thêm về VBA để tăng khả năng tự động hóa khi làm việc trên Excel. VBA rất cần thiết cho toàn bộ quá trình làm việc của bạn trên Excel, không chỉ riêng trong công đoạn làm báo cáo.
VBA là gì ? học VBA có khó không ? tìm khóa học VBA ở đâu cho tương thích ? Tất cả những vướng mắc của bạn đều sẽ tìm được câu vấn đáp trong khóa học VBAG01 của Gitiho. Đây là khóa học hướng dẫn rất chi tiết cụ thể và vừa đủ các kỹ năng và kiến thức về VBA để bạn hoàn toàn có thể ứng dụng ngay vào trong việc làm một cách hiệu suất cao. Hiện Gitiho đang có nhiều khuyễn mãi thêm mê hoặc cho bạn khi tham gia khóa học này .
