Các số liệu kế toán được theo dõi tại các sổ kế toán. Ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung được nhiều doanh nghiệp lựa chọn vận dụng. Cách ghi sổ nhật ký chung như thế nào là đúng có lẽ rằng là câu hỏi của nhiều kế toán viên. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách ghi sổ nhật ký chung theo thông tư 200 và 133 .
1. Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức ghi sổ nhật ký chung.
Trước khi tìm hiểu và khám phá về hướng dẫn cách ghi sổ nhật ký chung, tất cả chúng ta cần có kiến thức và kỹ năng về nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức ghi sổ nhật ký chung .
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung : Tất cả các nhiệm vụ kinh tế tài chính, kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời hạn phát sinh và theo nội dung kinh tế tài chính ( định khoản kế toán ) của nhiệm vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nhiệm vụ phát sinh .
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại chủ yếu sau:
– Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt quan trọng ;
– Sổ Cái ;
– Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cụ thể .
2. Hướng dẫn về trình tự cách ghi sổ nhật ký chung
Dưới đây là hướng dẫn về trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
2.1. Hướng dẫn trình tự cách ghi sổ nhật ký chung hàng ngày
Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm địa thế căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nhiệm vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó địa thế căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các thông tin tài khoản kế toán tương thích. Nếu đơn vị chức năng có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết cụ thể thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nhiệm vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán cụ thể tương quan .
Trường hợp đơn vị chức năng mở các sổ Nhật ký đặc biệt quan trọng thì hàng ngày, địa thế căn cứ vào các chứng từ được dùng làm địa thế căn cứ ghi sổ, ghi nhiệm vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt quan trọng tương quan. Định kỳ ( 3, 5, 10 … ngày ) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nhiệm vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt quan trọng, lấy số liệu để ghi vào các thông tin tài khoản tương thích trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nhiệm vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt quan trọng ( nếu có ) .
2.2. Hướng dẫn trình tự cách ghi sổ nhật ký chung Cuối tháng, cuối quý, cuối năm.
Vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra so sánh khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết cụ thể ( được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết cụ thể ) được dùng để lập các Báo cáo kinh tế tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung ( hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt quan trọng sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt quan trọng ) cùng kỳ .
3. Mẫu và hướng dẫn cách ghi sổ nhật ký chung theo quy định của nhà nước
- Mẫu sổ Nhật ký chung theo Thông tư 200
( Mẫu sổ S03a-DN theo TT 200 / năm trước / tt-BTC ngày 22/12/2104 vận dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, vừa, nhỏ )
- Mẫu sổ nhật ký chung theo thông tư 133
( Mẫu sổ S03a-Dnn theo TT 133 / năm nay / TT-BTC ngày 26/8/2016 vận dụng cho doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ )
- Hướng dẫn cách ghi sổ nhật ký chung
– Cột Ngày, tháng ghi sổ : Là ngày hạch toán ghi sổ các nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh lên sổ nhật ký chung
– Cột Số Hiệu : Là sổ Hiệu của các chứng từ như :
+ Là số Hóa đơn
+ Số phiếu thu, phiếu chi
+ Số phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
+ Số Giấy báo nợ, Báo có
+ Số Phiếu kế toán
– Cột ngày, tháng : Là ngày ghi trên các Hóa đơn, chứng từ kế toán
– Cột Diễn giải : Khái quát nhất Nội dung nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh. Đảm bảo ngắn gọn, xúc tính, dễ hiểu
– Cột Đã ghi Sổ Cái : Đánh dấu các nhiệm vụ ghi sổ Nhật ký chung đã được ghi vào Sổ Cái .
– Cột STT dòng : Ghi số thứ tự dòng của Nhật ký chung
– Cột Số hiệu TK đối ứng : Ghi lần lượt các TKKT đã được sử dụng để hạch toán nhiệm vụ kinh tế tài chính
Lưu ý : Khi mua Hàng hóa – phản ánh : Mua cái gì ? Của ai / đã hay chưa giao dịch thanh toán
– Cột đã ghi Sổ Cái : Đánh dấu các nhiệm vụ ghi sổ Nhật ký chung đã được ghi và Sổ Cái .
– Cột STT dòng : Ghi sổ thứ tự dòng của Nhật ký chung
– Cột Số hiệu TK đối ứng : Ghi lần lượt các TKKT đã được sử dụng để hạch toán nhiệm vụ kinh tế tài chính
Lưu ý : TK Nợ ghi trước, TN Có ghi sau
– Cột Nợ : Là nơi ghi giá trị bằng tiền của các TKKT ghi bên Nợ
– Cột Có : Là giá trị bằng tiền của các TKKT ghi bên Có
Công việc của kế toán lúc bấy giờ được tương hỗ rất nhiều từ các ứng dụng kế toán chuyên sử dụng được phong cách thiết kế tương thích với đặc trưng nhiệm vụ của từng doanh nghiệp cũng như đúng pháp luật của nhà nước. Do vậy, việc làm của các kế toán viên cũng trở nên đơn thuần hơn, đạt độ đúng mực cao hơn .
Những thông tin trong bài viết hy vọng đã cung cấp đầy đủ những kiến thức cơ bản về cách hướng dẫn ghi sổ nhật ký chung giúp bạn đọc có hình dung rõ ràng về vấn đề này.
Xem thêm:
>>> Thông tin chi tiết về sổ kế toán tổng hợp
>>> Những kiến thức cơ bản về các loại sổ kế toán chi tiết
