Những lo ngại về sức khoẻ
Tháng 1/2020, dịch viêm phổi cấp vẫn chưa được buôn chuyện nhiều trên những phương tiện đi lại tiếp thị quảng cáo. Hội nghị quốc tế do công ty của Anh tổ chức triển khai tại khách sạn Grand Hyatt Singapore, nơi gặp gỡ của 109 đại biểu trong đó có 94 người đến từ những nước khác, đã vô tình trở thành nguồn phát tán virus đến nhiều nơi khác : một thị xã trượt tuyết trên dãy Alpine ở Pháp, một quán nhậu ở Anh và vài khu vực ở Malaysia và Nước Hàn .
Tháng 2/2020, Facebook thông tin huỷ hội nghị công nghệ F8 thường niên do mối lo coronavirus. Twitter cũng ngưng những chuyến công tác làm việc không thực sự thiết yếu. Ngay cả Tổ chức Y tế Thế giới WHO cũng huỷ hội nghị thường niên trong toàn cảnh số ca nhiễm virus ngày một tăng. Những cuộc họp quy tụ đủ những điều kiện kèm theo cho sự lây nhiễm virus : những đại biểu tiếp xúc gần trong khoảng trống kín, có điều hoà, hoàn toàn có thể lê dài vài ngày …
Trên 1,1 tỷ USD tổn thất do hủy bỏ hội nghị thông thường
Ước tính ngân sách huỷ bỏ của hơn 10 hội nghị công nghệ tiên tiến lớn do dịch COVID-19 trong tháng 3/2020 đã vượt quá số lượng 1,1 tỷ USD. Chỉ tính riêng ngân sách đi lại, lưu trú, siêu thị nhà hàng của 110.000 người tham gia Mobile World Congress 2019 tại Barcelona, số tiền tiêu tốn ước tính khoảng chừng 480 triệu USD ; 350 triệu USD là số tiền 280,000 người tham gia đã tiêu tốn cho sự kiện South by South West 2019 – đại hội của những ngành công nghiệp tương tác, phim ảnh được tổ chức triển khai hàng năm tại Austin, Texas .
Ở một góc nhìn khác, những hội nghị công nghệ tiên tiến khoa học lớn sẽ cần một đội ngũ phục vụ hầu cần đi kèm. Như vậy việc huỷ bỏ những sự kiện sẽ kéo theo hệ luỵ hàng ngàn người sẽ bị giảm thu nhập ( dịch vụ in ấn, dịch vụ tea break, tiệc khai mạc, bế mạc, thợ chụp ảnh, quay phim, ca sỹ, nhạc sỹ v.v ). Theo số liệu của website ilostmygig.com thì hơn 4 triệu USD thu nhập từ những dịch vụ này. Số liệu không gồm có doanh thu của những công ty tổ chức triển khai sự kiện, ngân sách shopping và thăm quan của người tham gia tại những shop và điểm du lịch địa phương, và những thời cơ kinh doanh thương mại sinh ra từ việc networking tại những sự kiện đó .
Nền tảng trực tuyến góp phần giảm chi phí
Năm 2017, Intel đã huỷ bỏ hội thảo chiến lược thường niên của forum Developer mặc dầu hội thảo chiến lược lôi cuốn hàng ngàn người tham gia và đã tổ chức triển khai liên tục trong 20 năm. “ 3,000 người tham gia đều chăm sóc đến một chủ đềvà 1000 người khác đến vì những mối chăm sóc khác. Nếu việc làm của một người là sản xuất mạng lưới hệ thống máy tính, liệu anh ta có thực sự chăm sóc đến AI và xe hơi không người lái ? ” Jack Gold, chuyên viên nghiên cứu và phân tích Gold Associates nêu quan điểm .
Các hội thảo chiến lược thường có nhiều hướng chủ đề mở để lôi cuốn nhiều đối tượng người dùng tham gia và không đi quá chi tiết cụ thể vào một chủ đề hẹp. Lý do của việc “ stay broad ” này là nếu có nhiều người tham gia BTC sẽ bán được nhiều vé hơn và giảm bớt những ngân sách tổ chức triển khai tính trên đầu người ( vd ngân sách thuê hội trường, tổ chức triển khai tiệc … )
Cần nhìn nhận những sự kiện tương tác hội nghị hội thảo chiến lược lúc bấy giờ như thể một ngành dịch vụ. Ví dụ những hội nghị khoa học công nghệ tiên tiến, chỉ riêng phí tham gia đã tốn từ 200 – 4000 USD. Ngoài ra cần kể đến những khoản chi cho vé máy bay, lưu trú và việc trì hoãn những việc làm khác. Số tiền không nhỏ và việc tham gia những sự kiện như thế này là gần như là bắt buộc. Bỏ lỡ một sự kiện thường niên đồng nghĩa tương quan với năng lực vuột mất thời cơ gặp gỡ đối tác chiến lược và giảm nguồn thu hoặc tầm tác động ảnh hưởng của tổ chức triển khai cá thể. Đối với nhà nghiên cứu là năng lực tìm được những nguồn quỹ điều tra và nghiên cứu, thời cơ hợp tác .
Hội nghị số – Giải pháp của thế kỷ 21
Như vậy quyền lợi của Hội nghị số là gì ? Những quyền lợi nhãn tiền của hội thảo chiến lược trực tuyến hoàn toàn có thể kể ra như : người tham gia không tốn ngân sách đi lại, ( và do đó ) giảm ô nhiễm môi trường tự nhiên ; ngân sách tổ chức triển khai hội nghị thấp hơn do không thuê hội trường, tổ chức triển khai tiệc nhà hàng siêu thị, những hoạt động giải trí vui chơi kèm theo. Ban tổ chức triển khai hội nghị hoàn toàn có thể song song tổ chức triển khai nhiều hội thảo chiến lược dành cho những nhóm nhỏ, chủ đề nâng cao hơn và góp vốn đầu tư nhiều hơn về mặt nội dung chương trình. 86 % người tham gia meeting trực tuyến cho biết hiệu suất cao tương tự hoặc cao hơn so với những cuộc họp trực tiếp. Các bài phát biểu và bàn luận được phát sóng dạng live stream có tương tác trực tuyến và hoàn toàn có thể ghi hình lại để tàng trữ. Một ưu điểm điển hình nổi bật của hình thức hội thảo chiến lược số là người tham gia hoàn toàn có thể tìm thấy nhóm cùng mối chăm sóc dựa vào những thanh công cụ tìm kiếm. Có khá nhiều ưu điểm của mô hình hội nghị mới này, và việc quy đổi là trong tầm tay. Tuy nhiên hoàn toàn có thể nói đại dịch COVID-19 chính là cú hích khiến những nhà tổ chức có động lực tổ chức triển khai những sự kiện trong thực tiễn ảo .
Sau đây là 1 số ít ghi nhận về thưởng thức khi tham gia hội nghị SciCon của hội đồng SETAC Châu Âu ( Cộng đồng hóa học và chuyên ngành độc học môi trường tự nhiên ) lần thứ 30 trên định dạng trực tuyến từ ngày 3-7 / 5/2020. Theo kế hoạch thì Thành Phố Hà Nội Dublin của Ireland sẽ là chủ nhà của SETAC Europe 2020. Từ tháng 2 khi tình hình dịch bệnh lan rộng tại châu Âu, BTC SETAC ( và 1 số ít hội nghị chuyên ngành khác ở Châu Âu ) đã quyết định hành động go virtual. Meeting được BTC gọi vui là “ hội nghị ảo lịch sử một thời của thế kỷ 21 ” ( the legendary virtual meeting of 21 stcentury ) .
Giao diện đẹp mắt của hội nghị SETAC Scicon
Tất cả những bài báo cáo giải trình ( poster và oral-slide ) được chuẩn bị sẵn sàng và gửi đến BTC trước ngày diễn ra hội nghị và tàng trữ theo những mục trên server của chương trình. Khi vào xem bài báo cáo giải trình hay poster thì bên góc màn hình hiển thị đều có phần Q&A để người xem và tác giả trao đổi. Phần trình diễn của keynote speaker sẽ là dạng live talks và người tham gia hoàn toàn có thể đặt câu hỏi trực tiếp. Phần record sẽ được upload vài tiếng sau khi live talks kết thúc .
Giao diện của mục Poster, Live session, Lobby và Talks trong trang scicon.setac.org
Một tính năng tiêu biểu vượt trội của hội thảo chiến lược trực tuyến đó là người sử dụng hoàn toàn có thể tận dụng thanh tìm kiếm tài liệu. Thông thường những hội nghị lớn sẽ có tầm 1000 poster, 500 bài báo cáo giải trình, những session diễn ra song song nên rất dễ bị bỏ sót những báo cáo giải trình mình chăm sóc. Công cụ tương hỗ tìm từ khoá của meeting trực tuyến sẽ tương hỗ người tham gia yếu tố này. Nếu có nhiều báo cáo giải trình diễn ra cùng lúc, người xem hoàn toàn có thể truy vấn trong khoảng chừng thời hạn 1 tháng sau khi hội nghị kết thúc .
Mục đích lớn nhất của những hội thảo chiến lược, hội nghị khoa học là tạo forum trao đổi, tạo network và đưa ra những sáng tạo độc đáo mới. Làm thế nào để rút ngắn được khoảng cách địa lý giữa những người tham gia và tăng hiệu suất cao của những cuộc đàm đạo trao đổi sẽ là điểm mấu chốt để những hội thảo chiến lược số thay thế sửa chữa được những hội thảo chiến lược truyền thống cuội nguồn. Quan sát phương pháp BTC SETAC 2020 đã triển khai, tác giả ghi nhận được khá nhiều sáng tạo độc đáo mê hoặc và khả thi. Zoom café được duy trì mỗi ngày thay cho những khoảng chừng thời hạn tea break trong những hội thảo chiến lược offline. Có phần đề xuất kiến nghị, tiến cử cho những báo cáo giải trình xuất sắc được triển khai bằng hình thức voting, polling. Ngoài ra còn có phần tính điểm cho người tham gia tích cực ( đặt câu hỏi, tham gia những buổi báo cáo giải trình, xem poster, tham gia training course, ghé thăm những quầy triển lãm của nhà hỗ trợ vốn … ). Người có điểm trên cao nhất sẽ được không tính tiền tham gia hội thảo chiến lược năm sau. Phần Chat room nơi người tham gia hoàn toàn có thể tìm những nhóm có cùng mối chăm sóc, hoặc tạo riêng những nhóm theo ý muốn ( vd : Asian community, Microplastic, One Health ). Ở mục “ Lobby ” sẽ có thanh công cụ tìm kiếm chuyên viên theo tên, nơi công tác làm việc và nghành điều tra và nghiên cứu. Sinh viên hoàn toàn có thể tìm đến những chuyên viên hoặc những doanh nghiệp để tư vấn những yếu tố chăm sóc, hoàn toàn có thể để lại câu hỏi, thông tin liên lạc nếu hiện tại người đó không trực tuyến .
Liệu hội nghị số sẽ là khuynh hướng của những sự kiện quốc tế sau khi đại dịch kết thúc ? Theo như Dự kiến từ nay đến 2020, nội dung chiếm 80 % băng thông internet sẽ là những video gồm có video ghi hình trong những sự kiện hội thảo chiến lược trực tuyến. Hiện nay khi những lệnh giãn cách xã hội và đóng cửa biên giới đang dần được dỡ bỏ, mọi người vẫn còn tâm ý quan ngại và sẽ hạn chế sử dụng phương tiện đi lại công cộng cũng như chuyển dời đến những thành phố lớn. Đây sẽ là yếu tố có lợi cho việc liên tục tăng trưởng của hình thức sự kiện trực tuyến. Ý nghĩ về năng lực tiếp cận hàng triệu người tham gia trên toàn quốc tế mà không cần toàn bộ phải cùng xuất hiện tại một khu vực thực sự rất mê hoặc. Các công ty tổ chức triển khai sự kiện đã và đang tráng lệ nhìn nhận thời cơ này. Việc quy đổi sang hình thức hội thảo chiến lược trực tuyến, dù số đông có ủng hộ hay không, vẫn sẽ là một điều tất yếu và đang cho thấy nhiều điểm lợi thế của một hình thức sự kiện tương tác trong tương lai .
