Hóa đơn đầu vào là gì và cách phân biệt hóa đơn đầu vào đầu ra. Quy định về hóa đơn đầu vào đầu ra và những lưu ý quan trọng để kế toán làm việc hiệu quả nhất. Hóa đơn đầu vào không hợp lệ là hóa đơn như thế nào? Đối với hóa đơn điện tử có sự khác biệt không và làm sao để kế toán kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn điện tử một cách tự động?
Theo dõi ngay bài viết dưới đây để có câu vấn đáp những yếu tố trên theo pháp luật của Bộ kinh tế tài chính và kinh nghiệm tay nghề thực thi của kế toán .
1. Hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu vào hay còn gọi là hóa đơn mua hàng thông thường thuật ngữ này được hiểu là chứng từ dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trình hoạt động trong tổ chức.
1.1 Chứng từ đi kèm với với hóa đơn đầu vào
| 1. Hợp đồng mua bán hàng hóa | Nếu hợp đồng không ghi rõ các danh mục, sác mặt hàng bán ra thì cần bổ sung phụ lục kèm theo có ghi chi tiết các danh mục hàng hóa mua vào. |
| 2. Phiếu nhập kho | Với hàng hóa mua vào. |
| 3. Phiếu thu, biên lai | Ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau. |
| 4. Biên bản thanh thanh lý hợp đồng mua bán |
1.2 Hóa đơn đầu vào đầu ra
Hóa đơn đầu ra hay còn gọi là hóa đơn bán hàng, là loại chứng từ ghi nhận việc doanh nghiệp, tổ chức triển khai xuất bán sản phẩm & hàng hóa dịch vụ trong kỳ phát sinh. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức triển khai, cá thể bán sản phẩm & hàng hóa, phân phối dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán sản phẩm & hàng hóa, phân phối dịch vụ. Hóa đơn được biểu lộ theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in .
Quy định nội dung bắt buộc trên hóa đơn đầu ra
Theo lao lý tại Khoản 1 Điều 6 Nghị định 119 / 2018 / NĐ-CP, hóa đơn bán hàng được coi là hợp lệ, hợp pháp bắt buộc phải có những tiêu thức sau :
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
- Tổng số tiền thanh toán;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có)
Thời điểm lập hóa đơn đầu ra
Căn cứ vào nghị định 119 / 2018 / NĐ-CP, thời gian lập và xuất hóa đơn được lao lý như sau :
- Đối với các hóa đơn bán hàng hóa thì thời điểm lập xuất hóa đơn chính là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa của bên bán cho bên mua, không phân biệt việc đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Đối với hóa đơn cung cấp dịch vụ, thời điểm lập xuất hóa đơn điện tử phải là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hoặc phải là thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Đối với các hóa đơn thuộc trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao thì sẽ lập hóa đơn có khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ tương ứng với từng lần giao.Thời điểm lập xuất hóa đơn điện tử khi này cũng tương ứng với từng lập giao hàng hoặc bàn giao này.
>> Xuất hóa đơn đầu ra nhưng không có hóa đơn đầu vào
- Đối với các hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì thời điểm lập xuất hóa đơn điện tử được xác định theo đúng thời điểm người bán ký số, ký điện tử lên trên hóa đơn.
- Đối với hóa đơn về hoạt động cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, truyền hình thì thời điểm lập xuất hóa đơn sẽ là chậm nhất không quá 7 ngày, tính từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình.
- Đối với tổ dịch vụ kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hay tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập xuất hóa đơn chính là ngày thu tiền.
Trên đây là những quan tâm về hóa đơn đầu vào đầu ra mà kế toán cần biết để hạn chế lỗi trong quy trình triển khai. Hiện nay, theo pháp luật nghị định 123 / 2020 / NĐ-CP những doanh nghiệp bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử trước ngày 1/7/2022 .
>> Xem thêm : Hóa đơn đầu vào được khấu trừ trong mấy tháng ?
2. Như thế nào là hóa đơn đầu vào không hợp lệ?
Hóa đơn đầu vào không hợp lệ là hóa đơn không cung ứng khá đầy đủ những tiêu chuẩn về : nội dung trên hóa đơn, tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn, thời gian xuất hóa đơn như sau :
2.1. Quy định hóa đơn đầu vào
Căn cứ vào Thông tư số 39/2014 / TT-BTC và Thông tư 219 / 2013 / TT-BTC lao lý nội dung hóa đơn đầu vào hợp lệ phải cung ứng nhu yếu sau :
- Thể hiện đúng nhiệm vụ, nội dung kinh tế tài chính phát sinh .
- Hóa đơn viết không thay thế sửa chữa, tẩy xóa .
- Sử dụng cùng một loại màu mực không phai để ship hàng việc tàng trữ chứng từ .
- Nội dung bộc lộ trên những liên hóa đơn phải thống nhất .
Cụ thể nội dung ghi trên hóa đơn đầu vào phải có khá đầy đủ thông tin sau :
- tin tức người mua hàng, người bán hàng
- STT, tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị chức năng tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
- Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền giao dịch thanh toán .
- Tiền hàng bằng chữ
- Ký và đóng dấu của người bán hàng
Như vậy một hóa đơn đầu vào không hợp lệ tiên phong là hóa đơn không cung ứng tiêu chuẩn về nội dung trên hóa đơn theo pháp luật Bộ kinh tế tài chính .
>> > Xử lý mất hóa đơn đầu vào như thế nào ?
2.2. Tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn đầu vào
Tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn đầu vào là nhu yếu thứ hai để xác lập hóa đơn bạn nhận được có phải hóa đơn hợp lệ hay không ? Cụ thể nhu yếu tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn như sau :
- Hóa đơn phải gồm có rất đầy đủ thông tin : Ngày / tháng / năm phát hành hóa đơn, họ và tên, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, thông tin tài khoản thanh toán giao dịch ( nếu có ) của người bán và người mua .
- Hình thức thanh toán giao dịch : Tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng ( nếu chuyển khoản qua ngân hàng cần ghi rõ số thông tin tài khoản )
- tin tức sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ : Tên sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn vị chức năng tính, đơn giá, số tiền, tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán giao dịch .
- Chữ ký người mua và người bán ( Nếu không có chữ ký của giám đốc thì cần có giấy ủy quyền, đóng dấu treo góc bên trái hóa đơn kèm chữ ký người chuyển nhượng ủy quyền )
- Dấu của đơn vị chức năng phân phối sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ
2.3 Thời điểm xuất hóa đơn
Thời điểm xuất hóa đơn không đúng lao lý thì hóa đơn đó sẽ được coi là hóa đơn khống, không hợp lệ để kê khai hạch toán thuế GTGT .
Căn cứ vào nghị định 119 / 2018 / NĐ-CP, thời gian lập và xuất hóa đơn được lao lý như sau :
- Đối với những hóa đơn bán sản phẩm & hàng hóa thì thời gian lập xuất hóa đơn chính là thời gian chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng sản phẩm & hàng hóa của bên bán cho bên mua, không phân biệt việc đã thu được tiền hay chưa thu được tiền .
- Đối với hóa đơn cung ứng dịch vụ, thời gian lập xuất hóa đơn điện tử phải là thời gian triển khai xong việc cung ứng dịch vụ, hoặc phải là thời gian lập hóa đơn cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền .
- Đối với những hóa đơn thuộc trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc chuyển giao từng khuôn khổ, quy trình dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc chuyển giao thì sẽ lập hóa đơn có khối lượng, giá trị sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ tương ứng với từng lần giao. Thời điểm lập xuất hóa đơn điện tử khi này cũng tương ứng với từng lập giao hàng hoặc chuyển giao này .
- Đối với những hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì thời gian lập xuất hóa đơn điện tử được xác lập theo đúng thời gian người bán ký số, ký điện tử lên trên hóa đơn .
- Đối với hóa đơn về hoạt động giải trí cung ứng điện, nước hoạt động và sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, truyền hình thì thời gian lập xuất hóa đơn sẽ là chậm nhất không quá 7 ngày, tính từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ đeo tay hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước so với việc cung ứng dịch vụ viễn thông, truyền hình .
- Đối với tổ dịch vụ kinh doanh thương mại bất động sản, thiết kế xây dựng hạ tầng, kiến thiết xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng ủy quyền có thực thi thu tiền theo quá trình triển khai dự án Bất Động Sản hay quá trình thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời gian lập xuất hóa đơn chính là ngày thu tiền .
*Lưu ý: Hóa đơn xuất sai thời điểm bên bán sẽ phải chịu phạt theo quy định:
- Phạt cảnh cáo với những trường hợp lập xuất hóa đơn không đúng thời gian nhưng không dẫn đến chậm triển khai nghĩa vụ và trách nhiệm thuế và có diễn biến giảm nhẹ. Những trường hợp không có diễn biến giảm nhẹ thì sẽ phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt .
- Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng so với hành vi khác lập hóa đơn không đúng thời gian theo lao lý pháp lý .
Kết luận : Hóa đơn đầu vào hợp lệ phải là hóa đơn có nội dung, tiêu thức ghi trên hóa đơn và thời gian xuất hóa đơn đúng theo lao lý cơ quan chính phủ như trên. Bất cứ hình thức sai sót nào vi phạm những lao lý đó sẽ được coi là hóa đơn đầu vào không hợp lệ .
>> Hóa đơn đầu vào được kê khai trong thời hạn bao lâu ?
>> Hướng dẫn cách kê khai thiếu hóa đơn đầu vào, hóa đơn bỏ sót
3. Quy định tính hợp lệ hóa đơn điện tử đầu vào?
Hiện nay, hóa đơn điện tử đã được triển khai rộng rãi trên 80% đơn vị doanh nghiệp cả nước. Vậy với tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đầu vào được quy định như thế nào và có gì khác biệt so với hóa đơn giấy?
Hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn do đó hóa đơn đầu vào ở dạng điện tử cơ bản phải cung ứng vừa đủ lao lý giống như hóa đơn giấy. Tuy nhiên hóa đơn điện tử cần có những lao lý khác như sau :
Theo Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã nêu rõ: Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
Thứ nhất, có sự bảo vệ đủ đáng tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng ở đầu cuối là hóa đơn điện tử .
Thứ hai, Tiêu chí nhìn nhận tính toàn vẹn là thông tin còn vừa đủ và chưa bị biến hóa, ngoài những đổi khác về hình thức phát sinh trong quy trình trao đổi, tàng trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử .
Thứ ba, thông tin chứa trong hóa đơn điện tử hoàn toàn có thể truy vấn, sử dụng được dưới dạng hoàn hảo khi thiết yếu :
- tin tức hóa đơn : Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
- tin tức người bán trên hoá đơn gồm có : Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế
- tin tức người mua trên hoá đơn gồm có : Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế
- STT, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền
- Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán giao dịch .
- Tiền hàng bằng chữ
Hóa đơn điện tử cần bảo vệ những yếu tố sau về mặt nội dung :
- Bản bộc lộ hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử không có liên
- Ký hiệu số Serial
- Chữ ký điện tử
- Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hài hòa và hợp lý, hợp lệ .
- Hóa đơn điện tử có định dạng XML có đặc thù pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản bộc lộ định dạng PDF .
Nhìn chung tính hợp lệ hóa đơn điện tử không có nhiều độc lạ so với hóa đơn giấy vì thế kế toán hoàn toàn có thể thuận tiện thực thi. Tuy nhiên một trong những khó khăn vất vả lớn nhất của kế toán khi nhận hóa đơn điện tử đầu vào đó là việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử. Nếu như trước đó, kế toán nhận hóa đơn mua hàng dạng giấy thì rất thuận tiện để kiểm tra lỗi và xác nhận dấu và chữ ký. Tuy nhiên so với hóa đơn điện tử kế toán sẽ nhận qua địa chỉ email thì kế toán sẽ gặp khó khăn vất vả kiểm tra : hóa đơn có bị chỉnh sửa, chữ ký số có đúng lao lý, …
>> > Quy định sử dụng hóa đơn đầu vào hộ kinh doanh thương mại thành viên
>> > Quy định kê khai hóa đơn đầu vào của Trụ sở nhờ vào
4. Kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn điện tử đầu vào như thế nào?
Hiểu được những khó khăn vất vả trên của kế toán, chúng tôi hướng dẫn cách kế toán kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn đầu vào điện tử dưới đây :
Hiện nay, MISA tăng trưởng giải pháp giải quyết và xử lý hóa đơn đầu vào điện tử nhằm mục đích giúp kiểm tra tự động hóa tính hợp lệ hợp pháp của hóa đơn điện tử .
Kết quả kiểm tra hóa đơn sẽ được hiển thị như sau:
Hiện nay, MISA cũng đã phát hành tính năng dùng thử tính năng này trên website để kế toán thưởng thức thử tính năng. Các bước triển khai như sau :
Bước 1 : Truy cập vào trang website meInvoice : https://blogchiase247.net/
Bước 2 : Vào phần “ Kiểm tra tính hợp lệ ”
Bước 3 : Thực hiện “ Tải hóa đơn ”
Bước 4 : Đọc hiệu quả kiểm tra
>> > Xem thêm bài viết : Các cách kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn đầu vào điện tử
5 Điểm ưu việt của phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào MISA meInvoice
Phần mềm giải quyết và xử lý hóa đơn đầu vào MISA meInvoice được tăng trưởng cung ứng 5 tính năng tiêu biểu vượt trội dưới đây :
>>> Xem ngay Video Giới thiệu phần mềm xử lý hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice TẠI ĐÂY
Doanh nghiệp nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn đầu vào MISA Meinvoice trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
Đánh giá
