Ai trong chúng ta đều có lúc nộp giấy tờ, thường là bản sao của giấy tờ gốc. Việc nộp bản cứng khá dễ dàng vì bạn chỉ cần ra hàng photocopy bất kỳ và photo ra mấy bản sao cũng rất nhanh chóng. Tuy nhiên, nộp bản mềm của những giấy tờ bạn chỉ có bản cứng (thẻ căn cước, hộ khẩu…) sẽ phức tạp hơn vì bạn cần đến file scan. Vậy file scan là gì? Làm thế nào để có file scan của tài liệu nào đó? GhienCongNghe sẽ giải đáp giúp bạn trong bài viết này.
File scan là gì?
File scan hoặc scan nói chung là chuyển dữ liệu, văn bản, thông tin, hình ảnh bản cứng trên giấy thành dạng hình ảnh lưu ở format ảnh hoặc PDF để lưu trữ trên thiết bị hoặc gửi cho người khác.
Việc scan thường được thực thi bằng máy scan chuyên sử dụng hoặc máy photocopy có công dụng scan, thậm chí còn cả smartphone .Tóm lại, để vấn đáp cho câu hỏi file scan là gì, thì đây là hành vi chuyển bất kể loại tài liệu nào từ trên giấy thành bản mềm để tàng trữ hoặc gửi đi .
Ứng dụng của việc scan là gì?
Trước khi có scan, tài liệu đều được tàng trữ ở bản cứng, gửi đi bằng bản cứng hoặc sử dụng máy fax ( vẫn in ra giấy ). Tuy nhiên, scan đã đổi khác thói quen này bằng một số ít cách sau đây .
- Lưu trữ tài liệu hiệu quả: giấy in có thể bị mòn, hỏng, xuống cấp, mờ qua thời gian, nhưng file mềm chỉ cần còn giữ trên máy tính thì sẽ luôn luôn như mới và có thể đưa ra sử dụng bất kỳ lúc nào. Do đó, việc scan giúp lưu trữ tài liệu tốt hơn nhiều và an tâm hơn cho người dùng.
- Bảo mật thông tin: Lợi ích của việc scan là tạo nên một file ảnh của tài liệu gốc, không thể chỉnh sửa, photoshop không hề dễ dàng, thậm chí còn có thể cài mã bảo mật cho file. Từ đó, mọi thông tin nằm trong file sẽ chỉ có người nhận tiếp cận được, giúp bảo vệ thông tin tối đa.
- Tìm kiếm tài liệu dễ dàng: Vì mọi file scan được lưu trên máy tính, thiết bị điện tử, bạn có thể dễ dàng sắp xếp theo ý mình, đặt tên file thích hợp và khi tìm kiếm chỉ cần ngồi một chỗ tìm trên máy, theo tên file là xong. Ngược lại, nếu tìm file giấy sẽ mất rất nhiều thời gian phải lấy đúng file, lật qua nhiều lớp giấy mới tìm được.
Các loại file scan phổ biến hiện nay
Sau khi khám phá file scan là gì, bạn hãy xem có những kiểu scan tài liệu nào nhé. Dựa vào loại tài liệu, file scan được chia thành scan văn bản và scan hình ảnh .
Scan văn bản
Scan văn bản là dùng thiết bị scan quét sách vở, những loại thẻ để ghi nhận thông tin rồi chuyển thành file mềm. Chúng ta thường gặp scan hợp đồng, những loại sách vở cá thể như thẻ căn cước, chứng minh thư, hộ khẩu, học bạ, vv .
Scan ảnh
Tương tự như scan tài liệu sang PDF, nhưng scan ảnh là lấy hình ảnh rồi chuyển thành file mềm, vẫn hoàn toàn có thể lưu dạng ảnh hoặc file PDF .
Cách scan ảnh hoặc tài liệu trên máy tính
Để scan ảnh hoặc tài liệu trên máy tính, bạn cần sẵn sàng chuẩn bị :
- Máy scan, máy in, máy photocopy có chức năng scan.
- Máy tính kết nối với máy scan.
- Tài liệu hoặc ảnh cần scan.
- Phần mềm scan.
Sau đây là hướng dẫn scan với ứng dụng Softi Scan :
- Mở phần mềm, tại mục Select Scanner, chọn 200 ở DPI rồi chọn Color.
- Chọn Show Scanner Dialog > Scan > Preview, điều chỉnh tài liệu nếu chưa ưng ý rồi bấm nút Scan. Bạn có thể scan nhiều trang rồi chọn Save PDF để lưu.
- Khi scan hình ảnh, bạn có thể scan theo cách trên hoặc tạo file hình trong Photoshop. Trong Photoshop, bạn click File rồi chọn Import > WIA. Sau đó, chọn scan màu, bạn có thể tăng độ phân giải hoặc giữ nguyên 200.
Cách scan ảnh hoặc văn bản trên điện thoại
Công cụ cho file scan là gì ? Ngoài máy tính và thiết bị scan chuyên sử dụng, bạn cũng hoàn toàn có thể dùng ngay chiếc smartphone trên tay mình đó .
Scan trên iPhone như thế nào
Khi muốn scan tài liệu trên iPhone, bạn chỉ cần làm theo 5 bước sau:
- Mở app Notes rồi tạo note mới.
- Nhấp lên biểu tượng camera rồi chọn Scan Document.
- Di chuyển điện thoại đến khi tài liệu lọt hết vào khung hình.
- Ấn nút chụp hình để scan rồi kéo các góc để khít với tài liệu, sau đó nhấp Keep Scan.
- Ấn Save hoặc scan tiếp.
Scan trên Android như thế nào
Hầu hết điện thoại thông minh Android đều có sẵn ứng dụng Google Drive với thông tin tài khoản chính là thông tin Gmail của bạn. Google Drive cho tính năng được cho phép bạn scan tài liệu nhanh gọn theo những bước sau .
- Mở ứng dụng Google Drive. Nếu chưa có ứng dụng trên máy bạn có thể tải nhanh theo đường link sau tại đây.
- Nhấp dấu cộng ở góc phải bên dưới màn hình rồi chọn Scan.
- Chụp hình tài liệu cần scan. Sau đó chọn biểu tượng cắt xén (crop) nếu muốn cắt bớt hình, chọn biểu tượng làm lại nếu muốn scan lại, chọn biểu tượng dấu cộng nếu muốn scan tài liệu khác.
- Sau khi scan xong một trang thì ấn lên dấu tích.
Vấn nạn scan sách không được sự cho phép của tác giả
Khi công nghệ tiên tiến ngày càng tăng trưởng thì những hình thức sao chép, đánh cắp tác phẩm cũng ngày càng phức tạp. Trong giới xuất bản, sao chép, in lậu sách là một yếu tố nhức nhối, gồm có cả việc scan sách để in, bán lấy tiền mà không được tác giả được cho phép .Người dùng thường chỉ chăm sóc đến những gì nhanh gọn, tiện nghi, rẻ, nên đôi lúc họ mua sách lậu nhưng không chăm sóc, hoặc không biết mình đang mua sách lậu .Nếu bạn vướng mắc việc này có vi phạm pháp lý hay không, thì theo Luật sở hữu trí tuệ, hành vi sao chép tác phẩm khi chưa được tác giả được cho phép, với điều kiện kèm theo tác giả nắm quyền sở hữu tác phẩm, là hành vi vi phạm bản quyền tác giả. Hành vi sao chép gồm có scan, một hình thức tạo bản sao điện tử .Tuy nhiên, luật cũng được cho phép sao chép tác phẩm không cần xin phép hoặc trả thù lao, nhuận bút cho tác giả nếu việc sao chép nhằm mục đích mục tiêu điều tra và nghiên cứu khoa học hoặc tàng trữ cho việc nghiên cứu và điều tra .Ngoài hai trường hợp trên, nếu bạn scan tác phẩm không xin phép tức là bạn vi phạm. Do xu thế sử dụng internet và đọc ebook tăng lên, việc sao chép tác phẩm chuyển thành ebook cũng phổ cập, tràn ngập trên mạng. Cục xuất bản – in và phát hành thuộc Bộ tin tức và Truyền thông đã ngăn ngừa, giải quyết và xử lý được một số lượng website nhất định có hành vi này .
Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều website, đơn vị chức năng in ấn sách trái phép hoạt động giải trí nhan nhản. Nhìn chung, vẫn cần giải pháp mạnh, triệt để hơn nữa để chấm hết thực trạng này .Về phía người dùng, hãy tỉnh táo, mua sách, ebook ở những nhà xuất bản, website có độ uy tín để bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ cho chính mình và những tác giả chân chính .
Hy vọng, qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ file scan là gì cũng như biết cách tự scan tài liệu với máy scan. Thiết bị scan là công cụ thường văn phòng hoặc hàng photocopy mới có, nên nếu muốn scan nhanh, hãy dùng ngay điện thoại của mình nhé.
Xem thêm :Nếu thấy bài viết về chủ đề file scan là gì hữu dụng, hãy Like và Share để GhienCongNghe liên tục cho ra những bài hướng dẫn chất lượng nữa nhé.
