Đào tạo hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 hiệu quả nhất

Một trong những nguyên tắc cơ bản của tiêu chuẩn ISO 9001 : năm ngoái là doanh nghiệp cần phải tiếp cận theo quy trình nhằm mục đích bảo vệ tối ưu được hiệu suất cao của mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng. Thế nhưng, có không ít doanh nghiệp vẫn còn loay hoay không biết khởi đầu thiết kế xây dựng quy trình từ đâu, cách thực thi như thế nào. Trong bài viết dưới đây, ISOCERT sẽ san sẻ 1 số ít hướng dẫn viết quy trình ISO 9001 : năm ngoái giúp doanh nghiệp xử lý những khó khăn vất vả này .

Tổng quan về quy trình ISO 9001 : năm ngoái

Trước khi đi vào với những hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015, hãy cùng ISOCERT tìm hiểu thế nào là quy trình ISO cùng lợi ích của nó là gì trong những nội dung được chia sẻ tiếp sau đây. 

Thế nào là quy trình ISO 9001 : năm ngoái ?

Trước khi khám phá quy trình ISO 9001 gồm những bước nào, triển khai thế nào, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ về khái niệm của quy trình. Cụ thể như sau :

► Khái niệm quy trình ISO

Tiêu chuẩn ISO 9001 đã định nghĩa quy trình ISO là một cách thức dùng để xác định những bước/công đoạn cần thiết và thiết lập chúng theo một trình tự hợp lý, logic để thực hiện một hoạt động nào đó. Cụ thể ở đây là những quy trình được thiết lập nhằm quản lý chất lượng trong doanh nghiệp.

►

Quy trình ISO 9001 : năm ngoái là gì ?

Theo ISO 9001 : năm ngoái, quy trình ( procedure ) được định nghĩa là một phương pháp được sử dụng để thực thi một hoạt động giải trí hay một quy trình nào đó. Cụ thể hơn, phương pháp gồm có những việc làm được sắp xếp thành những bước với một trình tự rõ ràng, khoa học .

Đồng thời, quy trình ISO cũng phải bảo vệ phân phối được những nhu yếu mà tiêu chuẩn ISO doanh nghiệp đang tiến hành pháp luật ( ở đây là tiêu chuẩn ISO 9001 : năm ngoái ) .

Những quy trình thông dụng trong mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng

Các quy trình ISO trong ghi nhận iso 9001 được phân thành ba nhóm chính : quy trình quản trị, quy trình quản lý và vận hành và quy trình tương hỗ. Cụ thể như sau :

• Quy trình quản lý

Đây là nhóm những quy trình gồm có việc lập kế hoạch, cung ứng nguồn nhân lực cho quy trình quản lý và vận hành và quy trình tương hỗ. Đồng thời, nó cũng gồm có quy trình giám sát, nhìn nhận cùng đo lường và thống kê hiệu suất cao của mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng cùng với sự thỏa mãn nhu cầu của người mua .

• Quy trình hoạt động

Nhóm này gồm có những quy trình cốt lõi của mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng. Chúng thường có tương quan trực tiếp tới việc hiện thực hóa những mẫu sản phẩm / dịch vụ của doanh nghiệp .

• Quy trình hỗ trợ

Bao gồm những quy trình có tính hỗ trợ cho quy trình quản trị cùng quy trình hoạt động giải trí. Tuy không trực tiếp cung ứng giá trị ngày càng tăng cho mẫu sản phẩm / dịch vụ nhưng chúng vẫn đóng vai trò đặc biệt quan trọng quan trọng. Bởi với nó cung ứng những tài nguyên, nguồn lực thiết yếu để những quy trình khác hoàn toàn có thể hoạt động giải trí trơn tru, thuận tiện .

Lợi ích của việc vận dụng quy trình ISO 9001 : năm ngoái

Có thể khẳng định chắc chắn rằng, việc thiết kế xây dựng những quy trình ISO 9001 : năm ngoái là chìa khóa để mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng có hiệu lực hiện hành và đạt được hiệu suất cao như mong đợi. Bởi khi vận dụng những quy trình ISO 9001 : năm ngoái đúng cách, tương thích, doanh nghiệp sẽ được hưởng vô vàn những quyền lợi như :

‒ Tạo sự đồng điệu, ngặt nghèo khi quản lý và vận hành mạng lưới hệ thống chất lượng .

‒ Là nền tảng vững chãi để doanh nghiệp hoàn toàn có thể tăng trưởng nhanh gọn và bền vững và kiên cố .

‒ Là cơ sở để doanh nghiệp hoàn toàn có thể nâng cấp cải tiến không ngừng và nâng cao hiệu suất cao của mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng .

‒ Đảm bảo hoạt động giải trí sản xuất, kinh doanh thương mại được diễn ra trơn tru, hạn chế tối đa những sai sót, lỗi hỏng tác động ảnh hưởng đến chất lượng của loại sản phẩm / dịch vụ .

‒ Giúp nhân sự mới thuận tiện đảm nhiệm việc làm hơn .

‒ Giúp người lao động nắm rõ được vai trò cùng quyền hạn của mình qua việc phân chia việc làm rõ ràng .

‒ Tăng sản lượng sản xuất do hiệu suất lao động được cải tổ .

‒ Giảm thiểu ngân sách hoạt động giải trí, quản trị doanh nghiệp .

‒ Tăng lợi thế cạnh tranh đối đầu .

‒ Nâng cao sự thỏa mãn nhu cầu của người mua so với mẫu sản phẩm / dịch vụ của doanh nghiệp .

Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001 : năm ngoái

Thực tế, tiêu chuẩn ISO 9001 : năm ngoái không lao lý những quy trình trong mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng phải được viết theo một biểu mẫu đơn cử nào cả. Nhưng về cơ bản, khi thiết kế xây dựng quy trình ISO, doanh nghiệp vẫn cần phải tuân thủ theo 1 số ít nguyên tắc cùng trình tự nhất định. Cụ thể, khi tư vấn và hướng dẫn viết quy trình ISO 9001 : năm ngoái, ISOCERT thường khuyên doanh nghiệp nên triển khai theo những bước chính sau đây :

• Bước 1 : Xác định toàn cảnh của tổ chức triển khai

Doanh nghiệp cần xác lập rõ những yếu tố bên trong và bên ngoài, điểm mạnh, điểm yếu của bản thân cũng như nhu yếu, mong đợi của những bên chăm sóc. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp sớm phát hiện được những rủi ro đáng tiếc tương quan đến quy trình. Đây chính là cơ sở để kiến thiết xây dựng những quy trình cùng những bước thiết yếu trong quy trình nhằm mục đích giảm thiểu, khắc phục những rủi ro đáng tiếc này .

Khi những quy trình quản trị chất lượng tương thích với toàn cảnh của doanh nghiệp thì mạng lưới hệ thống cũng sẽ hoạt động giải trí hiệu suất cao hơn. Cũng như cung ứng được những tiềm năng, xu thế doanh nghiệp đã đặt ra .

• Bước 2 : Thiết lập số lượng giới hạn cho những quy trình

Như đã đề cập trước đó, có 3 loại quy trình phổ cập trong mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng ISO 9001 : năm ngoái. Mỗi một nhóm quy trình sẽ có vai trò và tính năng của riêng nó. Không chỉ vậy, không phải quy trình nào cũng cần phải lập thành văn bản. Mà chỉ có một số ít quy trình quan trọng cần phải được ghi chép nhằm mục đích bảo vệ sự đồng nhất và chất lượng của loại sản phẩm / dịch vụ khi đáp ứng cho người mua .

Do đó, doanh nghiệp cần phải quyết định hành động list những quy trình cần thiết kế xây dựng và tàng trữ dưới dạng văn bản. Sau đó, xác lập rõ số lượng giới hạn của từng quy trình đó. Điều này sẽ giúp người lao động nắm rõ được những bước để triển khai việc làm hàng ngày. Tránh trường hợp mơ hồ về những nội dung được đề cập / không được đề cập trong quy trình làm tác động ảnh hưởng tới hiệu suất cao việc làm .

Hình ảnh : Minh họa tích lũy thông tin

• Bước 3 : Thu thập thông tin

ISO 9001 : năm ngoái nhu yếu những quy trình cần phải được miêu tả mọi hoạt động giải trí một cách cụ thể, rõ ràng. Chính vì thế, để viết được một quy trình ISO đơn cử, doanh nghiệp cần phải tích lũy thông tin. Bao gồm nguồn vào ; những hoạt động giải trí đơn cử ; đầu ra ; người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm cho từng hoạt động giải trí của mỗi quy trình ; chiêu thức nhìn nhận ( những phép đo ) hiệu suất cao của quy trình .

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng lưu đồ hoặc kiến thiết xây dựng những sơ đồ quy trình bởi chúng sẽ giúp cho doanh nghiệp tưởng tượng được những gì sẽ diễn ra trong một quy trình. Đây chính là cơ sở để doanh nghiệp hoàn toàn có thể sắp xếp những hoạt động giải trí trong quy trình một cách khoa học. Đồng thời, bảo vệ mọi thông tin thiết yếu sẽ được tích lũy vừa đủ .

Một chiêu thức khác hoàn toàn có thể được sử dụng để tích lũy thông tin là 5W1 H. Cụ thể, chiêu thức này đặt ra những câu hỏi mà trong đó, mỗi câu vấn đáp sẽ giúp phân phối những thông tin thiết yếu hoặc đưa ra những giải pháp giúp xử lý yếu tố. Với 5W1 H, doanh nghiệp về cơ bản hoàn toàn có thể xác lập :

1. Mục đích của quy trình được kiến thiết xây dựng là gì ? ( Why )

2. Ai là người sẽ chịu nghĩa vụ và trách nhiệm và triển khai quy trình đó ? ( Who )

3. Danh sách những nguyên vật liệu, thiết bị Giao hàng cho việc tiến hành quy trình gồm những gì ? ( What )

4. Quy trình sẽ được diễn ra ở khâu nào trong mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng ? ( Where )

5. Thời điểm cần vận dụng quy trình đó là khi nào ? ( When )

6. Phương pháp, những bước tiến hành quy trình đơn cử thế nào ? ( How )

Bên cạnh đó, với 2 câu hỏi dưới đây, doanh nghiệp cũng hoàn toàn có thể tích lũy được những thông tin giúp những quy trình được hoàn thành xong hơn. Cụ thể :

► Làm thế nào để xác định hiệu quả của quy trình đó? (nhằm xác định phương pháp đánh giá, đo lường).

► Quy trình này nên thực thi bao lâu một lần ? ( nhằm mục đích xác lập tần suất quy trình cần được vận dụng ) .

Như vậy, với giải pháp này, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tích lũy mọi thông tin thiết yếu và bảo vệ không bỏ sót bất kể thông tin có ích nào trong từng quy trình .

Hình ảnh : Minh họa Xác định cấu trúc của những quy trình

• Bước 4 : Xác định cấu trúc của những quy trình

Có nhiều cách khác nhau để ghi lại một quy trình. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể ghi lại quy trình dưới dạng tài liệu trải qua một chuỗi những đoạn văn. Hoặc hoàn toàn có thể biểu lộ những quy trình dưới dạng lưu đồ. Tuy nhiên, dù quy trình được bộc lộ dưới dạng nào thì cấu trúc của nó cũng phải bảo vệ có những nội dung sau :

1. Phạm vi và mục tiêu của quy trình

2. Các định nghĩa, thuật ngữ được sử dụng trong quy trình

3. Trách nhiệm của người / bộ phận thực thi quy trình đó .

4. Các thủ tục, trình tự để triển khai quy trình .

5. Các tài liệu tìm hiểu thêm ( những biểu mẫu, list, tài liệu, hồ sơ sẵn có ) .

6. Lịch sử những phiên bản của quy trình ( phiên bản số bao nhiêu, ngày triển khai, ngày phê duyệt, người triển khai, .. )

• Bước 5 : Ghi chép, xem xét và phê duyệt những quy trình

Một khi đã tích lũy vừa đủ những thông tin, xác lập được rõ những quy trình cần phải thiết kế xây dựng cùng mục tiêu, số lượng giới hạn của nó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bắt tay vào viết quy trình ISO 9001 : năm ngoái cho mạng lưới hệ thống của mình. Thông thường, người triển khai việc ghi chép, thiết kế xây dựng quy trình này sẽ là thành viên của ban ISO được xây dựng bởi doanh nghiệp đó .

Trong quy trình viết quy trình, doanh nghiệp cần quan tâm diễn đạt một cách dễ hiểu, ngắn gọn. Bởi đối tượng người dùng mà quy trình hướng tới là đội ngũ cán bộ nhân viên cấp dưới của doanh nghiệp. Việc thêm quá nhiều chi tiết cụ thể phức tạp, thừa thãi hoặc lạm dụng những thuật ngữ trình độ sẽ gây ra sự khó hiểu, thậm chí còn là làm người sử dụng bị nhầm lẫn. Điều này chỉ khiến cho những quy trình trở nên cồng kềnh và không đạt được hiệu suất cao như mong ước .

Hình ảnh : Minh họa ghi chép, xem xét và phê duyệt những quy trình

Sau khi những quy trình được viết ra thì cần có sự xem xét, nhìn nhận từ những bên tham gia vào mạng lưới hệ thống quản trị. Những nhận xét, góp ý đó sẽ giúp quy trình được triển khai xong hơn và bảo vệ tương thích, đúng chuẩn .

Cuối cùng, để những quy trình có hiệu lực hiện hành, chúng cần được trình lên và phê duyệt bởi chỉ huy cao nhất của doanh nghiệp trước khi thông tin và vận dụng trong hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại của doanh nghiệp .

Bước 6 : Truyền đạt và giảng dạy nội bộ về quy trình

Cuối cùng, doanh nghiệp cần phải thông tin cho đội ngũ nhân viên cấp dưới tham gia vào mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng về những quy trình đã được thiết kế xây dựng. Nếu cần, doanh nghiệp cũng nên tổ chức triển khai những khóa giảng dạy nội bộ về quy trình. Điều này bảo vệ hàng loạt nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp hiểu rõ được vai trò, quyền hạn của mình. Cũng như nắm được phương pháp để thực thi việc làm hàng ngày của mình để đạt được hiệu suất cao tối ưu .

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần chú ý quan tâm khi có bất kể biến hóa nào về quy trình cũng phải được thông tin kịp thời và rõ ràng tới nhân viên cấp dưới. Tránh trường hợp quy trình mới không được vận dụng gây ảnh hưởng tác động đến hiệu suất hoạt động giải trí của doanh nghiệp .

Trên đây là những chia sẻ kinh nghiệm về hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 của ISOCERT. Hy vọng rằng sẽ giúp phần nào cho các doanh nghiệp bớt lúng túng hơn trong việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng.

Đào tạo hướng dẫn viết quy trình ISO 9001 : năm ngoái

Chúng tôi phong cách thiết kế những khóa giảng dạy chi tiết cụ thể, đơn cử, tương thích với điều kiện kèm theo của doanh nghiệp bạn. Các khoá học của ISOCERT giúp người mua có được nhận thức rất đầy đủ, đúng mực và đơn cử nhất về Hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 trải qua những ví dụ trong thực tiễn, thao tác nhóm, và thực hành thực tế ngay tại doanh nghiệp của ban .

> Xem tổng thể những khóa đào tạo và giảng dạy về ISO 9001 >

> Hướng dẫn thực hành thực tế vận dụng ISO 9001 >

Vui lòng liên hệ với chúng tôi

Hotline: 0976389199  hoặc tổng đài: 1900 636 538 

E-Mail : [email protected] >

YÊU CẦU BÁO GIÁ >

THÔNG TIN LIÊN HỆ

ISOCERT Hà Nội	hotline : 0976 389 199 Địa chỉ : T1. 1, Số 40, lô 12A, Khu đô thị mới, Định Công, Quận Hoàng Mai – Hà Nội, TP. Hà Nội 100000, Nước Ta
ISOCERT Đà Nẵng	hotline : 0867 659 199 Địa chỉ : Biệt thự A5, Phú Gia COMPOUND, số 144 Ông Ích Khiêm, P. Thanh Bình, Quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng
ISOCERT Bình Dương	hotline : 0936 869 199 Địa chỉ: Số 30, Đường số 5, KDC Hiệp Thành 3, Khu 7, P.Hiệp Thành, TP.Thủ Dầu Một, T.Bình Dương
ISOCERT HCM	hotline : 0976 389 199 Địa chỉ : Số 33, Đường A4, P. 12, Q.Tân Bình, TP.Hồ Chí Minh