Tạo bảng chấm công bằng Excel giúp chúng ta chuyên nghiệp hóa được công việc quản trị nhân lực. Đồng thời hệ thống này cũng giúp lưu trữ tôt và hoạt động trơn tru hơn so với truyền thống. Học Excel Online sẽ hướng dẫn bạn tạo bảng chấm công bằng Excel vô cùng đơn giản
Xác định mô hình bảng chấm công:
Trước khi lập 1 file excel, bạn nên tưởng tượng, hình dung ra trước xem file bảng chấm công gồm những gì, bao nhiêu sheet, nội dung như thế nào, cách hoạt động ra sao…? Khi trả lời được các câu hỏi thì bạn càng biết rõ cách làm trên excel để có kết quả như ý muốn.
Bạn đang xem:
Tôi sẽ hướng dẫn cách lập 1 mô hình bảng chấm công ví dụ như sau:
Gồm 13 sheet, mỗi sheet là 1 tháng và 1 sheet làm danh sách nhân viênTrung bình mỗi tháng là 20 nhân viênKý hiệu chấm công có thể thay đổi được tùy người sử dụng (mỗi người có thể chấm 1 kiểu ký hiệu, nhưng sẽ đồng nhất trong 12 tháng)Trong mỗi bảng chấm công có ghi rõ ngày, thứ trong tháng. Vào thứ 7 và chủ nhật thì tự đổi màu khác so với ngày thường.Hàng ngày sẽ chấm công vào các ngày trong tháng. Cuối tháng sẽ tự tính số tổng số công trong tháng.Tên nhân viên trong bảng chấm công sẽ lấy từ danh sách nhân viênCó thể liên kết giữa các tháng với nhau để dễ thao tác.
Các bước thực hiện chi tiết
Bố cục các Sheet
Trước khi lập 1 file excel, bạn nên tưởng tượng, tưởng tượng ra trước xem file bảng chấm công gồm những gì, bao nhiêu sheet, nội dung như thế nào, cách hoạt động giải trí thế nào … ? Khi vấn đáp được các câu hỏi thì bạn càng biết rõ cách làm trên excel để có hiệu quả như ý muốn. Bạn đang xem : Cách làm bảng điểm danhVề quy mô là 13 sheet, nhưng khi khởi đầu làm ta chỉ cần 2 sheet :
+ 1 sheet là Danh sách nhân viên (DSNV)
+ 1 sheet là Tháng 1 ( làm hoàn hảo cho 1 tháng, các tháng sau hoàn toàn có thể copy sheet này rồi đổi tên )
Sheet Danh sách nhân viên:
Nội dung hầu hết trong sheet này là Tên và Mã nhân viên cấp dưới. Cần tạo mã nhân viên cấp dưới vì hoàn toàn có thể có trường hợp trùng tên. Khi quản trị theo mã sẽ tránh trường hợp bị trùng .
Ngoài ra còn có các nội dung khác liên quan tới nhân viên, như: ngày sinh, quê quán, số CMT, ngày vào làm…Bạn có thể tạo như sau:
Sheet list nhân viên cấp dưới hầu hết là nhập bằng tay nên không có gì phức tạp. Lưu ý : bạn chừa ra khoảng chừng 2-3 dòng trên cùng để tạo link tới các sheet khác. Bên trái cách ra 1 cột để dự trữ nếu cần bổ trợ gì thêm .
Sheet Tháng 1
Đầu tiên bạn tạo khung cho bảng chấm công, gồm các nội dung : tiêu đề – bảng chấm công, tháng, bộ phận chấm công, định mức ngày công trong tháng, các cột gồm : mã nhân viên cấp dưới, tên nhân viên cấp dưới, ngày trong tháng ( 31 cột tương ứng với 31 ngày – số ngày lớn nhất của 1 tháng ), 4-5 cột tính quy ra công, 1 cột để ghi chú
Tiếp sau đó bạn co độ rộng của các cột sao cho gọn và dễ nhìn. Các cột ngày trong tháng hoàn toàn có thể co lại nhỏ vừa đủ để chấm công thôi. Cột quy ra công cũng không cần rộng lắm. Chủ yếu cột tên và mã nhân viên cấp dưới hiển thị đủ là được .Cách co độ rộng : bạn bôi đen các cột ngày trong tháng, quy ra công ( trong ví dụ là bôi đen từ cột E đến cột AM ), sau đó co độ rộng ở cột E khoảng chừng 30 pixels ( hoặc bôi đen từ cột E đến cột AM, sau đó bấm chọn command Column Width, chọn 3,13 tương ứng 30 pixels )
Vậy là bạn đã làm xong phần khung của Bảng chấm công. Tiếp theo ta sẽ triển khai thao tác chọn ngày tháng của bảng chấm công .
Tạo ngày tháng trong bảng chấm công
– Đầu tiên ta xác lập năm sử dụng. Tại ô D1 nhập giá trị của năm. Ví dụ năm năm trước– Tại ô B4 ( xác lập tháng chấm công ), ta nhập hàm xác lập ngày : = date ( USD D USD 1 ; 1 ; 1 ) Lưu ý dấu ngăn cách các thành phần trong hàm hoàn toàn có thể là dấu ; hoặc dấu, tùy thiết lập của máy tính. Ở máy tính của tôi sử dụng dấu ; Nội dung hàm date : xác lập giá trị của ngày tháng theo giá trị xác lập trong hàm. giá trị theo thứ tự là Năm, tháng, ngày. Ở hàm trên là Năm = giá trị tại ô D1, Tháng = 1, Ngày = 1
– Sau khi nhập hàm xong, tại ô B4, chọn format cell / custom / nhập giá trị vào ô Type bên phải, xong rồi ấn ok ( dấu nháy kép + tháng + dấu cách + dấu nháy kép + mm + dấu nháy kép + năm + dấu cách + dấu nháy kép + yyyy )
– Bạn có thể marge cell từ ô B4 đến D4 để cho hiển thị đủ nội dung cho dễ nhìn.
Xem thêm: Biết Yêu Sao Cho Vừa – Lời Bài Hát Yêu Từ Đâu Mà Ra
– Tại ô ngày 1 ( ô E9 ), bạn nhập = b4 để xác lập ngày tiên phong trong tháng .– Tại ô F9, bạn nhập = e9 + 1 ( ngày tiếp theo trong tháng )
– Copy công thức tại ô F9 sang các ô bên cạnh, cho đến ô ngày thứ 31 (ô AI9) bằng cách sau:
Cách 1: Bôi đen từ ô F9 đến ô AI9, bấm Ctrl + RCách 2: Bấm chuột vào ô F9, giữ chuột tại vị trí dấu chấm đen trong ô để con trỏ chuột trở thành dấu +, kéo chuột tới ô AI9 rồi thả ra
Cách 1 : Bôi đen từ ô F9 đến ô AI9, bấm Ctrl + RCách 2 : Bấm chuột vào ô F9, giữ chuột tại vị trí dấu chấm đen trong ô để con trỏ chuột trở thành dấu +, kéo chuột tới ô AI9 rồi thả ra– Bôi đen từ ô E9 đến ô AI9, chọn Format cells / custom / mục Type bạn gõ chữ dd rồi bấm ok ( chỉ hiện thị số ngày ) Nội dung trong ô E9 đến ô AI9 sẽ hiển thị ra ngày như trong bảng trên .
– Tại ô E10 nhập hàm = CHOOSE ( WEEKDAY ( E9 ) ; ” Chủ nhật ” ; ” T. hai ” ; ” T. ba ” ; ” T. tư ” ; ” T. năm ” ; ” T. sáu ” ; ” T. bảy ” )
Nội dung hàm :Weekday(e9) : là lấy giá trị ngày trong tuần của ô E9. Nếu nội dung trong hàm weekday không có đặt quy định về thứ tự ngày trong tuần thì sẽ tự trả về theo thứ tự Chủ nhật, thứ hai, thứ 3… thứ 7 (Bắt đầu là chủ nhật, kết thúc là thứ 7), và trả về giá trị số từ 1 đến 8Choose: là hàm chọn giá trị trả về. Giá trị đầu tiên trong hàm là giá trị được chọn để làm căn cứ xác định. Các giá trị tiếp theo là nội dung được trả về tương ứng theo giá trị đầu tiên.: là lấy giá trị ngày trong tuần của ô E9. Nếu nội dung trong hàm weekday không có đặt pháp luật về thứ tự ngày trong tuần thì sẽ tự trả về theo thứ tự Chủ nhật, thứ hai, thứ 3 … thứ 7 ( Bắt đầu là chủ nhật, kết thúc là thứ 7 ), và trả về giá trị số từ 1 đến 8 : là hàm chọn giá trị trả về. Giá trị tiên phong trong hàm là giá trị được chọn để làm địa thế căn cứ xác lập. Các giá trị tiếp theo là nội dung được trả về tương ứng theo giá trị tiên phong .– Copy công thức tại ô E10 sang các ô sau đó bên phải, cho tới ô AI10 ( ngày thứ 31 )
Tuy nhiên không phải tháng nào cũng có 31 ngày, nên để tránh việc hiển thị các ngày của tháng khác vào tháng này, ta triển khai các thao tác sau : + Bắt đầu từ ngày thứ 29 ( ô AG9 ), ta kiểm soát và điều chỉnh về hàm như sau : = IF ( DAY ( AF9 + 1 ) = DAY ( E9 ) ; ” ” ; AF9 + 1 ) Nội dung hàm : Nếu giá trị ngày của ô AF9 + 1 bằng giá trị ngày của ô E9 sẽ trả về giá trị là rỗng, nếu không bằng thì sẽ trả về giá trị ô AF9 + 1 ( Nghĩa là nếu tháng 2 có 28 ngày, thì ngày thứ 29 sẽ là ngày 01/03, vậy giá trị ngày là 1, bằng với giá trị ngày của ô E9, nếu đúng như thế thì sẽ là rỗng, không hiển thị ngày 01/03. Còn nếu tháng 2 đó có 29 ngày thì sẽ hiện ngày 29 )+ Tại ô AH9, ta dùng hàm sau : = IF ( AG9 = ” ” ; ” ” ; if ( DAY ( AG9 + 1 ) = DAY ( E9 ) ; ” ” ; AG9 + 1 ) ) Nội dung hàm :IF thứ 1: Nếu tại ô AG9 là giá trị rỗng, thì ô AH9 cũng sẽ có giá trị rỗng (tức là vào trường hợp tháng 2 có 28 ngày thì sẽ không có ngày thứ 30)IF thứ 2: tương tự với hàm if tại ô AG9, tức là trường hợp tháng 2 có 29 ngày, thì sẽ không hiển thị ngày 30.IF thứ 1 : Nếu tại ô AG9 là giá trị rỗng, thì ô AH9 cũng sẽ có giá trị rỗng ( tức là vào trường hợp tháng 2 có 28 ngày thì sẽ không có ngày thứ 30 ) IF thứ 2 : tựa như với hàm if tại ô AG9, tức là trường hợp tháng 2 có 29 ngày, thì sẽ không hiển thị ngày 30 .+ Tại ô AI9, ta dùng hàm sau : = IF ( AH9 = ” ” ; ” ” ; if ( DAY ( AH9 + 1 ) = DAY ( E9 ) ; ” ” ; AH9 + 1 ) )Nội dung hàm :IF thứ 1: Nếu AH9 là giá trị rỗng, thì AI9 cũng sẽ có giá trị rỗng (tức là trường hợp không có ngày thứ 30 thì cũng không có ngày thứ 31)IF thứ 2: trường hợp tháng chỉ có 30 ngày thì sẽ không có ngày thứ 31IF thứ 1 : Nếu AH9 là giá trị rỗng, thì AI9 cũng sẽ có giá trị rỗng ( tức là trường hợp không có ngày thứ 30 thì cũng không có ngày thứ 31 ) IF thứ 2 : trường hợp tháng chỉ có 30 ngày thì sẽ không có ngày thứ 31+ Khi các ô AG9, AH9, AI9 là rỗng thì hàm choose ở các ô AG10, AH10, AI10 sẽ phát sinh lỗi. Nhưng không ảnh hưởng tác động gì đến bảng tính nên không cần lo ngại về việc này .
Như vậy ta đã thực hiện được phần các ngày trong tháng, và các thứ trong tuần.
Tiếp theo là việc tự động hóa đổi màu cho các ngày thứ 7, chủ nhật cho khác với ngày thường+ Bôi đen nội dung trong bảng ( Từ E9 đến AI30 – tức là toàn bộ các nội dung về ngày trong tháng lẫn phần chấm công của các nhân viên cấp dưới ), chọn công dụng Conditional Formatting ( định dạng theo điều kiện kèm theo ), trong mục Condittional Formatting, chọn New Rule .
Chuyên mục: Chuyên mục :
