Để tối ưu hoá việc làm, SIPOC là một công cụ bộc lộ mối quan hệ của những yếu tố từ đầu vào đến đầu ra của một hay nhiều việc làm trong một biểu mẫu dạng bảng
Khi làm việc gì, ta thường lên danh sách các việc nhỏ cần làm và các thứ liên quan. Tương tự như thế, trong công nghiệp và doanh nghiệp, người ta cũng làm như thế nhưng chuyên nghiệp hơn với sơ đồ SIPOC. Bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn một số khái niệm cơ bản của công cụ này.
Sơ đồ SIPOC là gì?
SIPOC là viết tắt của:
Suppliers – Inputs – Process – Outputs – Customers
Bên phân phối – Đầu vào – Công việc – Đầu ra – Bên nhận
Để tối ưu hoá việc làm, SIPOC ( hay COPIS ) là một công cụ biểu lộ mối quan hệ của những yếu tố từ đầu vào đến đầu ra của một hay nhiều việc làm trong một biểu mẫu dạng bảng. Để tập trung chuyên sâu vào nhu yếu của người mua là trên hết, công cụ này đôi lúc được gọi là COPIS và giải quyết và xử lý thông tin mở màn từ những người mua ngược lên nhà phân phối .
Công cụ này được sinh ra vào những năm 1980 và là một công cụ được sử dụng trong mạng lưới hệ thống Six Sigma, Lean manufacturing, quản trị tác vụ doanh nghiệp .
Tại sao chúng ta lại sử dụng sơ đồ SIPOC?
Mục đích sử dụng sơ đồ SIPOC là :
– Xác định ranh giới của dự án Bất Động Sản. SIPOC cung ứng một cách nhìn tổng quan về quy trình tiến độ về cấu trúc và khoanh vùng phạm vi vận dụng trong một mạng lưới hệ thống phức tạp .
– Nhận diện nhà cung ứng ( Supplier ) và người mua ( Customer )
– Chọn lựa thành viên tương thích cho dự án Bất Động Sản
– Nhận biết đầu ra ( Output ) và nguồn vào ( Input ) của mạng lưới hệ thống
– Đánh dấu những yếu tố tìm ẩn hay những hạn chế ( điểm yếu kém ) của mạng lưới hệ thống .
Một sơ đồ SIPOC hoàn hảo cho bạn một cái nhìn quy trình hiện tại và xác lập rõ tổng thể những yếu tố ảnh hưởng tác động và bị tác động ảnh hưởng bởi quy trình – từ đó xem xét một cách hài hòa và hợp lý. Bằng cách dành thời hạn xác lập những điều này, bạn bảo vệ mình hiểu khá đầy đủ về vị trí hiện tại ; bạn hiểu ai và điều gì tương quan đến tiến trình ; và bạn biết rõ ai hưởng lợi và theo cách nào .
Xây dựng Sơ đồ SIPOC
Cách tốt nhất để thiết kế xây dựng một SIPOC là tập hợp những thành viên trong nhóm lại. Đây là cách thuận tiện nhất để tăng tính cộng tác của team. Điều kiện tiên quyết là phải bảo vệ tổng thể những thành viên phải hiểu về quá trình thì mới hoàn toàn có thể hoàn thành xong tốt sơ đồ SIPOC từ 1-2 h .
Quy trình để kiến thiết xây dựng sơ đồ SIPOC gồm có 5 bước như sau :
Bước 1: Thiết lập quy trình
Bạn kiến thiết xây dựng một SIPOC từ trong ra ngoài, khởi đầu từ TT, với map quy trình. Quy trình là tập hợp những hành vi và hoạt động giải trí làm đổi khác nguồn vào thành đầu ra. Sử dụng hành vi, động từ, miêu tả những việc làm cần làm và trong bao nhiêu thời hạn. Xác định điểm khởi đầu và kết thúc .
Bước 2: Xác định đầu ra
Các loại sản phẩm và dịch vụ mà quy trình sản xuất là gì ?
Xác định những nhu yếu của người mua .
Khách hàng mong ước điều gì ? Họ nhu yếu gì ? Họ có quyền gì trong việc trao đổi hài hòa và hợp lý giá trị của họ ?
Bước 3: Nhận diện khách hàng
Xác định người nhận ( người mua ) của những tác dụng đầu ra theo tên, chức vụ, mạng lưới hệ thống, hoặc thực thể tổ chức triển khai, hoặc những quá trình sau đảm nhiệm đầu ra của quy trình tiến độ trước .
Bước 4: Xác định đầu vào
Đầu vào là tài liệu, thông tin và những nguồn lực khác mà nhà cung ứng phân phối được tiêu thụ hoặc quy đổi trong quá trình .
Bước 5: Xác định nhà cung cấp
Các nhà sản xuất là những mạng lưới hệ thống, con người, tổ chức triển khai, hoặc những nguồn tài liệu, thông tin hoặc những tài nguyên khác được tiêu thụ hoặc quy đổi trong tiến trình. Trong trường hợp những quá trình kín, Bên cung ứng và Bên nhận hoàn toàn có thể là cùng người .
Sau khi triển khai những bước, bạn sẽ có 1 sơ đồ SIPOC như thế này :
Dưới đây là những thành phần ta hoàn toàn có thể thêm vào để sơ đồ SIPOC được hữu dụng hơn :
1. Nêu ra Người thực thi ( Process Owner ). Xác định cá thể đơn cử có nghĩa vụ và trách nhiệm trong từng nội dung việc làm trong tiến trình. Người đó cần phải được tham gia vào việc lập bảng SIPOC và nâng cấp cải tiến việc làm .
2. Nêu ra Mục đích của Quy trình (Process Purpose). Xác định rõ tại sao phải có Quy trình này. Mục đích phải tương ứng với lợi ích của tổ chức, không phải chỉ là nêu ra tên của một Quy trình
3. Nêu ra Điểm đầu và Điểm cuối ( start and end-points ) của Quy trình. Công việc tiên phong và ở đầu cuối của Quy trình .
4. Nêu ra một vài khoanh vùng phạm vi thực thi của quy trình tiến độ, ví dụ Quy trình này sẽ được triển khai với tắt cả Bên nhận hay chỉ một vài ( ví dụ như bộ phận kiểm tra chất lượng của công ty hay dịch vụ kiểm tra chất lượng của người mua ). Hay Quy trình chỉ được thực thi trong một số ít trường hợp ( độ khó cao với độ khó thấp ). Phạm vi triển khai sẽ giúp ta quyết định hành động xem có cần nhiều hay chỉ một bảng tóm tắt cho một tiến trình .
