Kỹ năng viết báo cáo là một kỹ năng cần thiết cho nhiều công việc. Đối mặt với yêu cầu ‘báo cáo’ cho người quản lý cấp cao, nhiều người đấu tranh để biết phải viết gì. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có kỹ năng để báo cáo một cách tốt nhất.
Báo cáo là gì ?
Về cơ bản, một báo cáo là một tài liệu sắc nét, ngắn gọn, được viết cho một mục tiêu và đối tượng người dùng đơn cử. Nó thường đặt ra và nghiên cứu và phân tích một trường hợp hoặc yếu tố, thường đưa ra các khuyến nghị cho hành vi trong tương lai. Nó là một bài báo thực tiễn, và cần phải rõ ràng và có cấu trúc tốt .
Một báo cáo có các nhu yếu về hình thức và nội dung khác nhau giữa tổ chức triển khai và phòng ban. Sự lựa chọn phong thái và từ vựng sẽ nhờ vào vào người sẽ đọc báo cáo của bạn và mức độ hiểu biết hoặc trình độ của họ .
Các báo cáo phải rõ ràng và súc tích, với thông tin được trình bày một cách logic trong các phần, với các tiêu đề và (nếu cần) các tiêu đề phụ.
Cấu trúc của một báo cáo
Tóm tắt
Các tóm tắt hoặc trừu tượng, cho một báo cáo khoa học, là một bản tóm tắt ngắn gọn về nội dung. Thật đáng để viết ở đầu cuối, khi bạn biết những điểm chính cần rút ra. Nó sẽ dài không quá nửa trang đến một trang .
Hãy nhớ tóm tắt quản lý được phong cách thiết kế để phân phối cho các ‘ giám đốc quản lý và điều hành ‘ bận rộn một bản tóm tắt nhanh gọn về nội dung của báo cáo .
>> Xác định mục tiêu nghề nghiệp như thế nào
Giới thiệu
Phần trình làng đưa ra những gì bạn dự tính nói và cung ứng một bản tóm tắt ngắn gọn về yếu tố đang bàn luận. Nó cũng nên chạm nhẹ vào Kết luận của bạn .
Thân báo cáo
Phần chính của báo cáo nên được cấu trúc cẩn trọng theo cách dẫn dắt người đọc đi qua yếu tố .
Bạn nên chia nó thành các phần bằng cách sử dụng các tiêu đề phụ được đánh số tương quan đến chủ đề hoặc khu vực để xem xét. Đối với mỗi chủ đề, bạn nên đặt tiềm năng đặt ra rõ ràng và đúng mực yếu tố chính đang luận bàn và bất kể nghành khó khăn vất vả hoặc sự không tương đồng nào. Nó cũng hoàn toàn có thể gồm có các hiệu quả thử nghiệm. Tất cả các thông tin mà bạn trình diễn nên tương quan đến bản tóm tắt và chủ đề đúng chuẩn đang bàn luận .
Kết luận và khuyến nghị
Các Kết luận bộ ra những Tóm lại rút ra từ bạn các thông tin, gồm có bất kể hiệu quả thực nghiệm. Nó hoàn toàn có thể gồm có các khuyến nghị, hoặc chúng hoàn toàn có thể được gồm có trong một phần riêng không liên quan gì đến nhau .
Các khuyến nghị cho thấy cách bạn nghĩ rằng tình hình hoàn toàn có thể được cải tổ và nên đơn cử, hoàn toàn có thể đạt được và đo lường và thống kê được. Nếu đề xuất kiến nghị của bạn có ý nghĩa kinh tế tài chính, bạn nên đặt ra những điều này rõ ràng, với ngân sách ước tính nếu hoàn toàn có thể .
10 mẹo để có kiến thức và kỹ năng viết báo cáo tốt
1. Viết tóm tắt điều hành của bạn và mục lục ở cuối
Điều này có nghĩa là các tiêu đề phần và số trang sẽ đồng nhất. Tóm tắt điều hành quản lý dễ viết hơn nhiều nếu bạn đã viết phần còn lại .
2. Tập trung vào mục tiêu
Hãy chắc như đinh rằng bạn hiểu mục tiêu của báo cáo của bạn và bạn đang viết nó cho ai .
Nếu bạn đang viết báo cáo kinh doanh thương mại, thứ nhất hãy viết một công bố khách quan. Điều này giúp bạn quyết định hành động những gì sẽ có tương quan và quan trọng so với người đọc. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng tiềm năng làm tiêu đề của báo cáo hoặc đưa nó vào phần trình làng. Ví dụ :
Để xác lập phân khúc thị trường mới và phân tích sự cạnh tranh đối đầu
Để nhìn nhận các chủ trương nhân sự hiện tại và trình diễn các giải pháp tuyển dụng mới
Để xem xét kế hoạch R và D của chúng tôi và yêu cầu sáng tạo độc đáo tăng trưởng loại sản phẩm mới
>> Định biên nhân sự và nguyên tắc áp dụng trong doanh nghiệp
3. Lập kế hoạch trước khi bạn bắt đầu viết
Thu thập toàn bộ các nghiên cứu và điều tra và thông tin có tương quan của bạn. Bạn hoàn toàn có thể cần phỏng vấn mọi người, đọc 1 số ít thông tin cơ bản hoặc thực thi các thí nghiệm .
Quyết định về một cấu trúc cho báo cáo của bạn. Làm thế nào bạn sẽ sắp xếp thông tin bạn có thành các phần ? Làm thế nào bạn hoàn toàn có thể chia các phần này thành các tiêu đề và các tiêu đề phụ ?
Lập kế hoạch cấu trúc của bạn bằng cách viết toàn bộ các điểm của bạn trên một tờ giấy, sau đó nhóm các sáng tạo độc đáo này thành các phần và tiêu đề. Ngoài ra, hãy thử một map tư duy của người Viking. Viết một từ chủ đề trong một hộp, sau đó viết các ý tưởng sáng tạo xung quanh từ chủ đề này, vẽ các đường để liên kết chúng với từ chủ đề. Làm điều này hoàn toàn có thể giúp bạn xem nơi thông tin có tương quan và nơi hoàn toàn có thể được nhóm lại .
Hãy chắc như đinh rằng bạn giữ một ghi chú của toàn bộ các tài liệu tìm hiểu thêm của bạn để bạn hoàn toàn có thể viết phần tài liệu tìm hiểu thêm sau đó. Khi bạn lên kế hoạch cho cấu trúc báo cáo của mình, hãy nghĩ về cách nó được link với tiềm năng của báo cáo của bạn. Những Kết luận hoặc khuyến nghị bạn hoàn toàn có thể đưa ra ? Có điều gì không bình thường mà bạn hoàn toàn có thể cần phải lý giải ?
4. Sử dụng một bố cục rõ ràng
Làm cho báo cáo của bạn trông dễ đọc và mê hoặc hơn. Dưới đây là một số ít cách giúp bạn làm điều này :
Sử dụng các tiêu đề và các tiêu đề phụ để chia văn bản. Hãy nhớ đánh số này một cách đồng điệu, ví dụ
Mục 1
Tiểu mục 1 ( a ), 1 ( b )
Tiểu mục 1 ( a ) ( i ), 1 ( a ) ( ii ) ; 1 ( b ) ( i ), 1 ( b ), ( ii )
Hoặc :
Mục 1
Tiểu mục 1.1, 1.2
Tiểu mục 1.1.1, 1.1.2 ; 1.2.1, 1.2.2
Bao gồm khoảng cách và lề vừa đủ để làm cho văn bản trông bớt rậm rạp hơn
Viết các đoạn văn có cấu trúc tốt. Đoạn văn không nên dài hơn năm câu. Ví dụ, câu tiên phong của bạn là câu chủ đề – ý chính của đoạn văn. Các câu thứ hai đến thứ tư lan rộng ra về ý tưởng sáng tạo này, đưa ra thông tin tương hỗ hoặc bổ trợ, nhận xét về các điểm nêu ra hoặc đề cập đến tài liệu khác. Câu ở đầu cuối Kết luận các sáng tạo độc đáo được trình diễn, hoặc dẫn đến đoạn văn sau .
5. Chỉnh sửa và đọc bằng chứng!
Dưới đây là list kiểm tra những gì bạn nên tự hỏi mình trước khi gửi báo cáo :
– Có phải là không có lỗi ngữ pháp, ngắn gọn và dễ đọc ?
– Các phần theo sau một cách hài hòa và hợp lý từ nhau ?
– Mỗi điểm có được tương hỗ dẫn chứng hoặc tài liệu không ?
– Các Tóm lại và khuyến nghị có thuyết phục không ?
– Tất cả các nguồn được tìm hiểu thêm đúng mực ?
Và sau cuối – bạn đã giữ tiềm năng báo cáo hay ngắn gọn chưa ?
>> Top 6 kỹ năng lãnh đạo giúp bạn thăng tiến trong công việc
6. Giữ câu ngắn gọn và đơn giản
Chỉ gồm có một ý chính trong mỗi câu, với thông tin bổ trợ trong các câu sau, được trình làng bởi một từ link thích hợp. Tránh viết các câu dài với nhiều mệnh đề phụ sẽ gây khó khăn vất vả cho người đọc theo dõi bạn. Nhằm mục tiêu cho các câu không dài hơn 15-20 từ .
7. Sử dụng các từ liên kết
Những từ và cụm từ như ngay lập tức, vì nguyên do này, v.v … giúp người đọc làm theo ý tưởng sáng tạo của bạn. Để biết list rất đầy đủ các từ link ( và ví dụ về việc sử dụng chúng ), hãy xem trang của chúng tôi về các từ link .
8. Tránh các hình thức thụ động nếu có thể
Để làm cho báo cáo kinh doanh thương mại của bạn nghe có vẻ như khách quan hơn, bạn hoàn toàn có thể sử dụng người thứ ba trực tiếp. Ví dụ, báo cáo này nêu ra những ưu điểm và điểm yếu kém của chính sách lương hưu của công ty. Các động từ khác bạn hoàn toàn có thể sử dụng là :
Phân tích ( nghiên cứu và phân tích BrE )
Phần này phân tích sự độc lạ giữa hai thị trường .
diễn đạt
về Báo cáo này diễn đạt các quá trình thường được sử dụng để nhìn nhận các nhu yếu bảo hiểm .
luận bàn về
báo cáo này Báo cáo đàm đạo về ý nghĩa của các lao lý thiết kế xây dựng mới .
xem xét
Báo cáo này xem xét ảnh hưởng tác động của thiên tai so với các cơ sở sản xuất của chúng tôi .
lý giải
Phần này lý giải các quyết định hành động đình chỉ góp vốn đầu tư ở châu Âu .
xác lập Quảng
cáo này xác lập những lợi thế và bất lợi của việc sơ tán trụ sở chính của chúng tôi .
minh họa cho
Báo cáo này minh họa những khó khăn vất vả chính trong việc mở Trụ sở mới ở châu Á .
phác thảo
Phần này phác thảo các ưu tiên R và D của chúng tôi .
xem xét
Báo cáo này xem xét các hoạt động giải trí nhượng quyền thương mại của chúng tôi .
tóm tắt (tóm tắt BrE)
Báo cáo này tóm tắt những điểm chính được nêu ra tại Đại hội cổ đông .
9. Theo dõi dấu câu
Dấu câu đúng giúp người đọc của bạn chuyển dời thuận tiện hơn trải qua báo cáo của bạn. Nếu bạn không chắc như đinh khi nào nên sử dụng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy ( ví dụ ), hãy xem hướng dẫn chấm câu của chúng tôi .
