Để tổ chức triển khai hoàn toàn có thể vận hành nhanh gọn và hiệu suất cao thì những nhà chỉ huy, nhà quản trị đóng vai trò cực kỳ quan trọng và không hề thiếu. Bởi vì họ chính là người giúp xác lập những hướng đi đúng đắn ngay từ đầu cho tổ chức triển khai của mình. Và để làm được điều đó, họ cần phải xác lập và đưa ra được một quy trình thao tác thật sự đúng mực và hiệu suất cao, giúp hướng những người khác đạt được tiềm năng chung của doanh nghiệp mình .
Quy trình trong doanh nghiệp được hiểu như thế nào?
Quy trình là gì?
Quy trình trong doanh nghiệp là tập hợp những việc làm, trách nhiệm được thực thi theo một thứ tự cố định và thắt chặt, nhằm mục đích biến hóa những yếu tố nguồn vào thành những tác dụng đầu ra .
Dựa vào tính năng, những quy trình trong doanh nghiệp hoàn toàn có thể được chia thành 4 nhóm :
- Quy trình quản lý vận hành;
- Quy trình quản lý khách hàng;
- Quy trình đổi mới;
- Quy trình xã hội/ điều tiết cơ quan quản lý nhà nước.
Việc xây dựng 1 quy trình vận hành là một công việc tốn thời gian và công sức, do là đòi hỏi nhiều công sức và kỹ năng để thực hiện.
Tuy nhiên, theo thời hạn, khi mà quy mô của doanh nghiệp tăng lên cùng với sự tăng trưởng của cỗ máy nhân sự và khối lượng việc làm, việc không có 1 quy trình “ chuẩn-chỉnh ” sẽ rình rập đe dọa đến quá trình hoàn thành xong việc làm cũng như hiệu quả tiềm năng của cả tổ chức triển khai .
Lợi ích khi doanh nghiệp xây dựng 1 quy trình vận hành hiệu quả
- Cải thiện năng suất làm việc
- Cắt giảm chi phí nhờ tăng năng suất và tối ưu, cải tiến các hoạt động vận hành
- Giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành do các đầu công việc/ nhiệm vụ đã được xác định rõ ràng, chuẩn hóa theo thứ tự
- Nhanh chóng tạo ra những bước tiến mới và đột phá nhờ các đầu việc cũ đã được tối ưu và giải quyết triệt để
5 bước thiết kế và xây dựng quy trình vận hành dành cho doanh nghiệp
Tuy yên cầu nhiều thời hạn và sức lực lao động, nhưng việc thiết kế xây dựng và quản trị quy trình trong doanh nghiệp cũng sẽ trở nên tương đối dễ thở hơn nếu được tuân thủ theo quy mô BPM Life Cycle gồm 5 tiến trình :
- 1. Design: Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp
- 2. Modeling: Mô hình hóa quy trình
- 3. Execution: Dùng công cụ để theo dõi & quản lý, kiểm soát quy trình
- 4. Monitoring: Theo dõi quá trình làm việc trên quy trình, đánh giá hiệu quả (thời gian xử lý, chất lượng đầu ra, …)
- 5. Optimization: Điều chỉnh & tối ưu hóa quy trình.
Trong 5 tiến trình này thì tiến trình theo dõi và nhìn nhận ( quy trình tiến độ 4 ) và quy trình tiến độ 5 – tối ưu hóa quy trình thường bị bỏ lỡ do và được triển khai khi có những yếu tố lớn gây ảnh hưởng tác động đến quy trình. Nhưng thực ra thì đây là một quy trình linh động và đi kèm với sự biến hóa của doanh nghiệp .
Giai đoạn 1: DESIGN – Xây dựng quy trình
Việc thiết kế xây dựng những quy trình trong doanh nghiệp cần được tuân thủ theo 5 nội dung chủ yếu, gồm có :
Ví dụ như : Quy trình phong cách thiết kế banner cho chiến dịch quảng cáo Facebook
- Bước 1: Marketing đưa brief qua cho bên Designer
- Bước 2: Designer thiết kế banner và đưa lại cho bên Marketing duyệt nội dung
- Bước 3: Marketing duyệt nội dung và đưa ra yêu cầu chỉnh sửa cho Design
- Bước 4: Quy trình lặp lại cho đến khi đạt được yêu cầu của bên content
- Bước 5: Marketing sử dụng banner đó để chạy các chiến dịch quảng cáo Facebook
- Bước 6: Đội Marketing thu lượng leads để lại thông tin từ chiến dịch quảng cáo
- Bước 7: Đội Sales chuyển đổi những leads này trở thành khách mua hàng
#1 Xác định nhu cầu, mục đích, phạm vi
Nhu cầu : Đưa ra một quy trình phong cách thiết kế banner dành chiến dịch Marketing
Phạm vi : Quy trình dành cho đội Marketing và đội Design để phong cách thiết kế banner ; Quy trình phân phối nội dung và tích lũy leads của đội Marketing ; Quy trình chuyển giao thông tin leads giữa đội Marketing và đội Sales .
Những thành viên tham gia vào quy trình này không cần biết quy trình giữa những đội với nhau. Ví dụ như : designer không cần biết quy trình tích lũy và chuyển giao thông tin giữa đội Marketing và đội Sales .
Mục đích : Đưa ra một banner chất lượng nhất, giúp tích lũy được càng nhiều leads để lại thông tin càng tốt. Các thông tin này sẽ giúp đội sales hoàn toàn có thể quy đổi những khách này trở thành người mua .
#2 Chuẩn hóa quy trình dưới dạng các bản mô tả
Các bản diễn đạt này nên được thực thi theo công thức 5W – H – 5M
Công thức 5W bao gồm:
- Why: Xác định mục tiêu và yêu cầu công việc
Đây là những câu hỏi bạn cần phải vấn đáp trước khi mở màn vào việc thiết kế xây dựng những quy trình
- Tại sao bạn phải xây dựng quy trình này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
- Nếu không làm thì sao?
Nói cách khác, đây chính là nội dung truyền tải tiềm năng của quy trình, giúp bạn hoàn toàn có thể trấn áp và nhìn nhận được hiệu suất cao sau cuối .
- What – Xác định nội dung công việc
Sau khi vạch rõ tiềm năng, nhu yếu việc làm ; bạn đã hoàn toàn có thể xác lập được nội dung việc làm bạn cần làm là gì. Cụ thể những bước triển khai được phần việc làm đó là ra làm sao ?
- Where: công việc được thực hiện ở đâu? Bộ phận nào kiểm tra? Giao hàng tại địa điểm nào?
- When: Công việc được thực hiện khi nào, khi nào thì bàn giao, khi nào kết thúc…
- Who: Ai chịu trách nhiệm chính cho công việc? Ai là người kiểm tra? Ai là người hỗ trợ?…
Tùy thuộc vào đặc trưng của mỗi quy trình, nhà quản trị lại có những câu vấn đáp khác nhau cho những nội dung này :
- How – Xác định phương pháp thực hiện công việc
Ở bước này, bản diễn đạt quy trình cần vạch rõ những thức thực thi việc làm, những loại tài liệu tương quan, tiêu chuẩn cho việc làm, phương pháp vận hành máy móc …
5M: Xác định nguồn lực
Nhiều quy trình thường chỉ chú trọng đến các bước thực hiện, đầu công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực. Trong khi thực tế, việc quản lý và phần phối nguồn lực tốt luôn là yếu tố hàng đầu để đảm bảo cho quy trình được diễn ra hiệu quả.
Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
- Man = nguồn nhân lực: người thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?…
- Money = Tiền bạc: Ngân sách thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Sẽ được giải ngân mấy lần?…
- Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng: tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là gì? Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao?…
- Machine = máy móc/công nghệ: Tiêu chuẩn của máy móc là gì? Áp dụng những công nghệ nào để thực hiện công việc?…
- Method = phương pháp làm việc: làm việc theo cách nào
#3 Xác định những đối tượng tham gia vào quy trình
Để quy trình diễn ra được ngặt nghèo, nguồn lực con người – những đối tượng người dùng tham gia trực tiếp thực thi phải được phân loại vai trò tương thích và hiệu suất cao. Trong đó, những đối tượng người tiêu dùng tham gia vào quy trình sẽ được chia thành 3 nhóm đơn cử, gồm có
- Người thực hiện: Là những cá nhân thực tiếp đảm nhận việc hoàn thành các bước/ đầu công việc trong quy trình
- Người giám sát: Là người chịu trách nhiệm về kết quả thực thi các đầu công việc của người thực hiện. Các cá nhân này có vai trò đóng góp ý kiến và phản hồi để người thực hiện có định hướng xử lý quy trình hiệu quả hơn.
- Người hỗ trợ: Là các cá nhân không trực tiếp thực hiện quy trình, nhưng gián tiếp hỗ trợ người thực hiện hoàn thành nó qua những góp ý, truyền tải kiến thức/ kinh nghiệm thực tiến mang tính chuyên môn.
#4 Kiểm soát – Kiểm tra quy trình
Sau khi kiến thiết xây dựng được quy trình vận hành cho doanh nghiệp, nhà quản trị cần phải xác lập được cách để theo dõi và nhìn nhận liệu quy trình đã hoạt động giải trí hiệu suất cao như mong ước hay chưa, cần phải tối ưu ở những bước nào và cải tổ như thế nào .
Phương pháp theo dõi
- Đơn vị đo lường công việc
- Công cụ đo lường
- Cần phải theo dõi và kiểm soát ở những điểm nào
Phương pháp đánh giá:
- Kiểm tra ở những bước nào?
- Tần suất kiểm tra là bao lâu
- Ai là người thực hiện kiểm tra
- Bước kiểm tra nào là quan trọng nhất?
#5 Tổng hợp tất cả lại thành dạng văn bản
Tất cả thông tin nêu trên cần được tổng hợp và ghi chú lại dưới dạng văn bản để những nhân viên cấp dưới, phòng ban tương quan hoàn toàn có thể theo dõi và tiến hành hiệu suất cao .
Ngoài ra, văn bản này cần có thêm những thông tin chú thích như :
- Phương pháp thực hiện
- Các công cụ, tài liệu cần thiết
- Các bộ phận phòng ban liên quan
- Các cảnh báo về rủi ro có thể xảy ra
Giai đoạn 2: MODELLING – MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNH
Ở quy trình tiến độ này, những nội dung mang tính kim chỉ nan ở quá trình 1 sẽ được minh họa dưới dạng hình ảnh, gồm có những bước cùng với việc làm và người tham gia .
Mục đích của quá trình này là để :
- Nhìn vào quy trình để đánh giá sản phẩm đầu ra
- Biết đâu là giai đoạn cần tối ưu, cải tiến
- Giúp nhân viên nắm được quy trình vận hành và hoạt động theo hiệu quả
Có rất nhiều những để quy mô hóa quy trình, nhưng thông dụng nhất hoàn toàn có thể kể đến là Flowchart. Flowchart ( hay thường được gọi là lưu đồ – sơ đồ quy trình ), là một phương tiện đi lại đồ họa trực quan hóa những bước trong quy trình thành những hình ảnh đơn thuần, gồm có những bước / việc làm, những điều kiện kèm theo đổi khác hiệu quả, …
Dưới đây là một ví dụ về một Flowchart cơ bản, miêu tả quy trình sản xuất nội dung để phân phối tích lũy thông tin người mua của bộ phận Marketing :
Trong ví dụ trên, ở mỗi việc làm đều có đích danh chủ thể được phân công nhận nghĩa vụ và trách nhiệm, cũng như có những điều kiện kèm theo tiên quyết để xác lập một trách nhiệm khi nào là hoàn thành xong hay chưa .
Giai đoạn 3: EXECUTION – TRIỂN KHAI QUY TRÌNH
Sau khi hoàn tất quy trình tiến độ thiết kế xây dựng và quy mô hóa, những bộ phận hoàn toàn có thể mở màn vận dụng những quy trình này vào việc tiến hành những quá trình theo như quy trình đề ra .
Các hoạt động giải trí tiến hành nên được tàng trữ lại, để không chỉ những nhà quản trị hoàn toàn có thể quản trị được tiến trình việc làm, mà còn hoàn toàn có thể biết được bước nào đang gặp yếu tố và cần phải kiểm soát và điều chỉnh và tối ưu .
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng những công cụ để theo dõi tiến trình việc làm, ai đang triển khai trách nhiệm nào, quản trị workflow của việc làm .
Ví dụ như : Trello, Airtable, Base Workflow
Giai đoạn 4: MONITORING – THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH
Sau khi tiến hành những hoạt động giải trí thì đây chính là quy trình tiến độ giúp những nhà quản trị nhìn nhận không chỉ với một quy trình đơn cử nào, mà còn là hàng loạt hoạt động giải trí vận hành của doanh nghiệp .
Có 3 chỉ số mà bạn hoàn toàn có thể sử dụng để nhìn nhận những tiềm năng và tác dụng đầu ra của cả quy trình. Các chỉ số này đa phần thuộc về 3 nhóm chính, gồm có :
- Chất lượng đầu ra (sản phẩm/ dịch vụ): Tùy vào mục tiêu, cách đo lường ban đầu và người tiếp nhận kết quả đầu ra.
- Thời gian thực hiện và thời gian đưa kết quả đó đến khách hàng/người tiếp nhận
- Chi phí:
- Chi phí chênh lệch giữa yếu tố đầu vào và yếu tố đầu ra
- Chi phí làm lại do sai sót, hỏng hóc
- Chi phí lợi nhuận từ kết quả đầu ra
Đây là quá trình gồm có theo dõi quy trình giải quyết và xử lý của từng quy trình nhiệm vụ, tập hợp thông tin và số liệu thống kê về hiệu suất thao tác giúp phát hiện ra những điểm ùn tắc hoặc bất hài hòa và hợp lý trong quy trình, phát hiện sự độc lạ giữa quy mô và thực thi thực tiễn .
Giai đoạn 5: OPTIMIZATION – ĐIỀU CHỈNH, TỐI ƯU QUY TRÌNH
Dựa vào những chỉ số được nhìn nhận trong quá trình 4, bạn sẽ từ đó xác lập được những thiếu sót và hạn chế trong những quy trình hiện tại, nhờ vậy hoàn toàn có thể phong cách thiết kế, kiểm soát và điều chỉnh ( Quay lại tiến trình 1 ) chúng để đạt được những hiệu quả tốt hơn trong tương lai .
Đây là quá trình nghiên cứu và phân tích thông tin hiệu suất trong tiến trình Giám sát, phát hiện những điểm ùn tắc, bất hài hòa và hợp lý trong quy trình ; những rủi ro tiềm ẩn tìm tàng hoặc những thời cơ tiềm năng để giảm ngân sách hay cải tổ quy trình. Đây là quá trình mang lại hiệu suất cao và giá trị lớn nhất cho doanh nghiệp .
Ở vị trí chủ doanh nghiệp hay cấp quản lý, bạn đang gặp vấn đề
+ Tốn quá nhiều thời gian để chờ và xem được báo cáo của từng khu vực, chi nhánh tổng hợp từ nhân viên
+ Đau đầu với hàng tá bảng biểu, các file báo cáo lẻ tẻ về tình hình vận đơn, kho, vận chuyển khiến việc kiểm soát trở nên bất lực, không có cái nhìn tổng quan đa chiều, thông suốt để ra quyết định
+ Khó đánh giá được hiệu quả Marketing & Sales so với KPI đặt ra …….
Để giải quyết được những vấn đề trên 1 cách toàn diện và triệt để, doanh nghiệp cần 1 hệ thống báo cáo chuyên sâu có thể cập nhập tình hình hoạt động Marketing và bán hàng liên tục, giúp bạn đánh giá được hiệu quả bán hàng của kênh Marketing đó, chiến dịch đó, chương trình khuyến mãi đó. Hơn hết, hệ thống báo cáo do đội ngũ chuyên gia A1 xây dựng sẽ giải đáp những bài toán doanh nghiệp mà bấy lâu nay anh/chị đang thắc mắc như:
–❓– Sản phẩm nào đang bán tốt nhất? trong thời điểm nào?
–❓– Số đơn hàng đó đến từ đâu? Facebook Ads hay Google Ads, trên Shopee hay Tiki?
–❓– Tỷ lệ chuyển đổi trên các kênh Online – Chi phí/đơn hàng ở kênh nào rẻ nhất?
❌ ĐỪNG BỎ LỠ BUỔI TƯ VẤN MIỄN PHÍ NHÉ
HỆ THỐNG BÁO CÁO CHUYÊN SÂU
TIẾT KIỆM TỐI ĐA CHI PHÍ & THỜI GIAN ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ KINH DOANH
Tư vấn miễn phítìm hiểu thêm
