Xây dựng KPI – hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất – Eduviet

Related Articles

Ra đời từ những năm 80 của thế kỷ XX, nhưng việc kiến thiết xây dựng KPI – mạng lưới hệ thống chỉ số giám sát hiệu suất mới chỉ thật sự rầm rộ tại Nước Ta trong khoảng chừng một vài năm trở lại đây .

Mặc dù vậy rất nhiều doanh nghiệp tại Nước Ta tự thiết kế xây dựng hoặc thuê tư vấn bên ngoài đã thiết kế xây dựng KPI quản lý và vận hành trong doanh nghiệp mình, sự phổ cập “ độ nóng ” của KPI đến mức hễ cứ nhắc đến nhìn nhận là người ta sẽ mong ước thiết kế xây dựng KPI. Tuy nhiên số doanh nghiệp thành công xuất sắc khi sử dụng KPI lại rất ít .

Do đó, để triển khai thiết kế xây dựng thành công xuất sắc mạng lưới hệ thống các chỉ tiêu và nhìn nhận nhân sự hiệu suất cao, tất cả chúng ta cần nghiên cứu và điều tra lại mục tiêu của việc sử dụng KPIs, ưu điểm yếu kém của nó, cũng như tiến trình thiết kế xây dựng KPI theo mạng lưới hệ thống trong doanh nghiệp :

Mục đích của việc sử dụng hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất trong đánh giá thực hiện công việc

Việc sử dụng KPI trong nhìn nhận triển khai việc làm nhằm mục đích mục tiêu :

  • Thứ nhất, đảm bảo người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể.
  • Các chỉ số đánh giá mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể do đó nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc.
  • Việc sử dụng các chỉ số KPIs góp phần làm cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn…

xây dựng kpi

Mục tiêu khi xây dựng KPI

Là 1 công cụ dùng trong ĐGTHCV, nên khi thiết kế xây dựng hệ KPI những nhà quản trị cũng nỗ lực và hướng đến bảo vệ được tiêu chuẩn SMART :

  • 1. S – Specific: Cụ thể
  • 2. M – Measurable: Đo lường được
  • 3. A – Achiveable: Có thể đạt được
  • 4. R – Realistics:Thực tế
  • 5. T – Timbound: Có thời hạn cụ thể

Không phải là nhu yếu bắt buộc khi kiến thiết xây dựng KPIs, tuy nhiên nếu mạng lưới hệ thống KPIs cuả tổ chức triển khai đảm đạt được tiêu chuẩn SMART thì hiệu suất cao của nhìn nhận thực thi việc làm sẽ rất cao .

Ưu điểm khi sử dụng KPI trong ĐGTHCV

  • Nó có thể là một cách rất nhanh cho thấy thành quả hiện thời của một mục đích hoặc một mục tiêu chiến lược.
  • Các quyết định có thể được thực hiện nhanh hơn khi có những đo lường nhận thấy được và chính xác đi kèm theo.
  • Có thể giúp khâu quản lý nhận biết thành quả của tổ chức, phòng/ban hoặc một nhân viên nào đó của mình để từ đó có hướng khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên.
  • Một đội nhóm có thể làm việc chung với nhau theo những mục đích đo lường được.
  • Đưa ra các chỉ tiêu có thể đo lường được, từ đó việc ĐGTHCV sẽ cụ thể hơn và dễ thực hiện hơn mà ít có những kiến nghị, bất đồng.

Nhược điểm khi sử dụng hệ thống KPI

  • Nếu các chỉ số KPIs xây dựng không đạt được tiêu chí SMART thì nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu cho hệ thống ĐGTHCV mà còn gây hậu quả xấu cho hệ thống quản trị của tổ chức nói chung.
  • Nếu mục tiêu không đạt được tiêu chí Specific (cụ thể) thì người lao động không biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn.
  • Các chỉ số không đạt tiêu chí measuarable (đo lường được): Như vậy khi đưa ra các tiêu chí không còn ý nghĩa đo lường kết quả THCV.
  • Các chỉ số KPIs không đạt được tiêu chí Achievable (có thể đạt được) và Realistics (thực tế):…: Mục tiêu xây dựng quá xa vời so với thực tế, nhân viên không thể đạt được mục tiêu dù đã cố gắng hết mình. Điều này dẫn đến tâm lý thất vọng, chán nản và không muốn làm việc.
  • Các chỉ số KPIs không có hạn định cụ thể: người lao động không biết công việc này phải làm trong thời gian bao lâu hay khi nào phải hoàn thành. Điều này gây khó khăn rất lớn cho người lao động trong quá trình thực hiện công việc
  • Khi sử dụng các tiêu chí KPIs làm mục tiêu thì phải thay đổi theo mục tiêu của tổ chức, nó không có hiệu quả cao nếu được sử dụng theo thời gian dài.

BẠN CHƯA HIỂU KPI LÀ GÌ MÀ BỊ ÉP PHẢI LÀM – ĐỪNG TỰ MÌNH BIẾN MÌNH KẺ KHỜ DẠI BẰNG KIẾN THỨC HẠN CHẾ

EDUVIET SẼ GIÚP BẠN HIỂU NGAY RA VẤN ĐỀ CHỈ TRONG 4 BUỔI – ĐĂNG KÝ HỌC TẠI ĐÂY

Quy trình xây dựng KPI cho một bộ phận, chức danh công việc

Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPI

Các bộ phận / phòng / ban tự kiến thiết xây dựng KPI : hoàn toàn có thể do các bộ phận / phòng / ban tính năng trực tiếp thiết kế xây dựng mạng lưới hệ thống KPI cho các vị trí chức vụ trong bộ phận / phòng / ban đó dựa trên sự hướng dẫn, trợ giúp về mặt giải pháp của những người có trình độ ( bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, các nhà chuyên môn ) .

  • Người xây dựng KPI thường là Trưởng bộ phận/phòng/ban – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Trong trường hợp bộ phận/phòng/ban quá lớn thì việc xây dựng KPIs nên được đảm nhận bởi những quản lý cấp thấp hơn.
  • Ưu điểm của phương pháp này: các chỉ số KPIs do các bộ phận/phòng/ban tự xây dựng cho bộ phận mình sẽ có tính khả thi cao và mang thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
  • Nhược điểm của phương pháp này: có thể dẫn đến việc thiếu khách quan trong việc xây dựng hệ thống KPIs như: đặt mục tiêu quá thấp. Do đó, nếu xây dựng KPIs theo phương pháp này thì cần có sự kiểm định, đánh giá của hội đồng những nhà chuyên môn, am hiểu về công việc của bộ phận/phòng/ban.
  • Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, các nhà chuyên môn: khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên các chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban.
  • Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau khi được xây dựng cần có sự góp ý, thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.

Bước 2: Xác định các KRAs (Keys Result Area) của bộ phận (các chức năng/nhiệm vụ của Phòng).

Mỗi bộ phận trong tổ chức có những chức năng/trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho bộ phận/phòng/ban và hệ thống các KPIs được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.

Bước 3: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh.

Với mỗi vị trí chức vụ thì người kiến thiết xây dựng KPIs cần chỉ ra một số ít nghĩa vụ và trách nhiệm chính mà người đảm nhiệm vị trí việc làm này phải triển khai ( diễn đạt việc làm ). Các nghĩa vụ và trách nhiệm chính này là cơ sở để thiết kế xây dựng mạng lưới hệ thống chỉ số KPIs do đó, các nghĩa vụ và trách nhiệm nêu ra phải rõ ràng, đơn cử và hoàn toàn có thể thực thi được .

Bước 4: Xác định các chỉ số đo lường hiệu suất (chỉ số đánh giá)

a. KPIs của bộ phận: dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xây dựng những chỉ số KPIs chung đặc trưng cho cả bộ phận. Những chỉ số KPIs này là cơ sở để xây dựng KPIs của từng vị trí chức danh.

b. Hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất cho từng vị trí chức danh:

  • Vây dựng KPIs để cho người lao động thực hiện đúng mô tả và yêu cầu công việc. Do đó, các chỉ số KPIs được xây dựng trên cơ sở những trách nhiệm chính của vị trí chức danh nêu trên và các chỉ số KPIs của từng bộ phận.
  • Các chỉ số KPIs phải đảm bảo tiêu chí SMART và phải có nguồn thu thập thông tin mà doanh nghiệp đang áp dụng hoặc sẽ áp dụng trong tương lai gần.
  • Kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm. Tùy vào từng chỉ số KPIs, nội dung của các từng chỉ số mà người

Bước 5: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được

  • Thông thường điểm số được chia ra thành 2 – 5 mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành xong công việc theo tác dụng .
  • Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu quá chia nhỏ các mức độ điểm số thì việc đánh giá cuối cùng và xác định tổng điểm cuối cùng sẽ gặp khó khăn trong việc xác định điểm số

Bước 6: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng

Với mỗi khung điểm số cụ thể người xây dựng hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất sẽ xác định mỗi liên hệ giữa kết quả đánh giá và các mức đãi ngộ cụ thể.

Tùy thuộc vào từng bộ phận chức danh, lĩnh vực hoạt động… mà các nhà quản lý thực hiện việc xây dựng KPIs linh hoạt trong các bước và nên thuê các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm kết hợp với nhân viên trong Công ty để chỉ tiêu đưa ra đưa vào sử dụng phát huy hiệu quả cao và phù hợp với mục tiêu quản lý chung của Công ty, đặc biệt là mục tiêu trong quản lý nhân sự.

HỌC VÀ THỰC HÀNH KPI TỪ CÁC CHUYÊN GIA – ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

st

More on this topic

Comments

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

Advertismentspot_img

Popular stories