Văn thư là gì? Nhiệm vụ của văn thư?

Related Articles

Trong nội dung bài viết này, chúng tôi sẽ giải đáp tới Quý độc giả một số thắc mắc liên quan đến nghề văn thư như: Văn thư là gì? Nhiệm vụ của văn thư? Mời Quý vị theo dõi nội dung bài viết.

Văn thư là gì?

Văn thư là một chức vụ trong những cơ quan, đơn vị chức năng sự nghiệp công lập, doanh nghiệp có tính năng soạn thảo văn bản, gửi và đảm nhiệm văn bản, quản lý tài liệu, tài liệu, sổ sách, quản trị và sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị chức năng, tổ chức đó .

Là một văn thư Quý vị phải cung ứng những tiêu chuẩn nghề nghiệp nhất định, có sự am hiểu về kỹ năng và kiến thức soạn thảo văn bản, quản trị và sử dụng con dấu đúng pháp lý, việc gửi đi và đảm nhiệm văn bản, tàng trữ hồ sơ đúng quy cách .

Để hiểu rõ hơn công tác của một nhân viên văn thư là gì? cũng như điều kiện tiêu chuẩn đối với một nhân viên văn thư Quý vị hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây.

Nhiệm vụ của một văn thư là gì?

Nhiệm vụ của văn thư chi tiết cụ thể như sau :

– Soạn thảo, ban hành văn bản

Là một văn thư thì kỹ năng và kiến thức soạn thảo văn bản là điều Quý vị bắt buộc phải nắm rõ. Trong đó Quý vị phải nắm rõ nhu yếu tiêu chuẩn kỹ thuật so với từng loại văn bản, soạn thảo dự thảo, trình cấp trên có thẩm quyền phê duyệt và phát hành, nếu có sai sót cần lập tức sửa đổi, bổ trợ. Công tác soạn thảo văn bản cần cung ứng tính cấp thiết của trường hợp phải phát hành văn bản, bảo vệ tính đúng chuẩn về nội dung cũng như hình thức của văn bản .

Người có thẩm quyền ký phát hành văn bản có nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra tính đúng mực về nội dung, thể thức, kỹ thuật trình diễn văn bản trước khi ký phát hành văn bản .

– Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức

Trong quy trình hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức sẽ cần phát hành, trao đổi việc làm bằng văn bản, do đó văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm quản trị văn bản đến và văn bản đi của cơ quan, tổ chức. Đây là cơ sở để thực thi hoạt động giải trí truy xuất tài liệu sau này khi thiết yếu phải truy xuất tài liệu .

Họat động quản trị văn bản được triển khai theo nguyên tắc chung về công tác làm việc văn thư. Cụ thể mọi văn bản đến và văn bản đi đều phải được tàng trữ tập trung chuyên sâu tại soạn thảo, phát hành văn bản ; quản trị văn bản và tài liệu khác hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức ; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào tàng trữ cơ quan, tổ chức ; quản trị và sử dụng con dấu trong văn thư .

Văn bản đến và văn bản đi trong ngày phải được ĐK, phát hành, chuyển giao ngay trong ngày chậm nhất là ngày thao tác tiếp theo. Đối với những văn bản có mức độ khẩn thì cần được ưu tiên ĐK, phát hành và chuyển giao ngay sau khi nhận được .

Mọi văn bản đều được update trạng thái ĐK, gửi, ký nhận, giải quyết và xử lý kịp thời theo tiến trình giải quyết và xử lý trên thực tiễn .

– Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Đây là hoạt động giải trí quản trị văn bản, tài liệu của cơ quan tổ chức một cách tập trung chuyên sâu nhằm mục đích tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho quy trình tra cứu, sử dụng tài liệu khi thiết yếu sau này. Văn thư cần thực thi lập, quản trị hồ sơ theo hạng mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phát hành .

Quy trình lập hồ sơ được triển khai như sau : mở hồ sơ -> Thu thập, update văn bản, tài liệu vào hồ sơ -> kết thúc hồ sơ .

Trong quy trình lập hồ sơ, người có nghĩa vụ và trách nhiệm lập hồ sơ cần bảo vệ hồ sơ được update không thiếu những văn bản, tài liệu hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm vào hồ sơ đã mở, gồm có tài liệu phim, ảnh, ghi âm ( nếu có ) bảo vệ sự toàn vẹn, rất đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc. Sau khi update đủ tổng thể văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, người lập hồ sơ phải thanh tra rà soát lại một lần nữa những văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, vô hiệu những văn bản nháp, văn bản trùng lặp, xác lập lại thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, kiểm soát và điều chỉnh lại những thông tin tương quan đến tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ cho tương thích trước khi kết thúc hồ sơ .

Hồ sơ hoàn toàn có thể được tàng trữ dưới hai hình thức là hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử. Đối với hồ sơ giấy có thời hạn dữ gìn và bảo vệ từ 5 năm trở lên, người lập hồ sơ cần triển khai đánh số tờ hồ sơ và viết mục lục hồ sơ so với hồ sơ có thời hạn dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn .

Trước khi tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan lưu trữ, người lập hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra lại lần nữa dữ liệu có trong hồ sơ, soạn thảo 2 bản “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu “ và 2 bản “ “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”  để giao nộp cho cơ quan lưu trữ khi giao nộp hồ sơ giấy tại cơ quan lưu trữ. Bên giao nộp hồ sơ và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản.

Đối với hồ sơ điện tử, người lập hồ sơ có nghĩa vụ và trách nhiệm nộp hồ sơ điện tử lên Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống .

– Tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư

Trong quy trình soạn thảo, phát hành văn bản cần sử dụng đến con dấu của cơ quan tổ chức. Văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm quản trị sử dụng con dấu theo pháp luật của pháp lý. Con dấu phải được dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn, chỉ được phép chuyển giao con dấu cho người khác khi có sự chấp thuận đồng ý bằng văn bản của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Quá trình chuyển giao con dấu phải được ghi nhận lại bằng văn bản .

Trong quy trình sử dụng con dấu khi phát hành văn bản, văn thư cần phân phối những tiêu chuẩn về sử dụng con dấu như con dấu phải sử dụng dấu mực đỏ, chỉ được đóng dấu, ký số lên văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp triển khai. Khi đóng dấu lên văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền phát hành cần bảo vệ dấu đóng chìm lên 1/3 chữ ký của người phát hành .

Đối với những văn bản có phụ lục, tài liệu đính kèm thì con dấu được đóng trên văn bản chính và đóng dấutrang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục .

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng chừng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần những tờ giấy ; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản .

Trường hợp đóng dấu treo, dấu giáp lai, dấu nổi được thực thi theo lao lý riêng của cơ quan, tổ chức có sử dụng con dấu .

Tiêu chuẩn nghề nghiệp đối với văn thư

Để hoàn toàn có thể công tác làm việc với vai trò là một nhân viên cấp dưới văn thư, Quý vị cần phân phối những tiêu chuẩn về phẩm chất đạo đức và trình độ trình độ theo lao lý của pháp lý .

Là một văn thư, Quý vị cần có phẩm chất đạo đức :

– Có bản lĩnh chính trị vững vàng, kiên trì với chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng ; trung thành với chủ với Tổ quốc và Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ; bảo vệ quyền lợi của Tổ quốc, của nhân dân .

– Thực hiện tráng lệ tính năng, trách nhiệm của một người văn thư, tuân thủ lao lý của pháp lý, sự phân công của cơ quan quản trị, có tính kỷ luật cao .

– Tận tụy, trung thực, cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư trong việc làm, tuân thủ nguyên tắc giữ bí hiểm trong quy trình thực thi trách nhiệm được giao, có lối sống lành mạnh, không ngừng nâng cao năng lượng, trình độ trình độ của bản thân .

– Tiêu chuẩn về trình độ trình độ :

Muốn hoạt động trong ngạch văn thư, Quý vị cần được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên ngành này, có chứng chỉ bồi dưỡng quản lý nhà nước và nghiệp vụ văn thư;ngoại ngữ, tin học theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, Quý vị cần có năng lực điều tra và nghiên cứu, vận dụng những văn minh của khoa học kỹ thuật vào công tác làm việc văn thư, Nắm được đường lối, chủ trương của Đảng ; chủ trương, pháp lý của Nhà nước và những pháp luật của Nhà nước về công tác làm việc văn thư ; bảo vệ bí hiểm Nhà nước ; có kỹ năng và kiến thức trình độ về công tác làm việc văn thư, có năng lực sử dụng và ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến trong quy trình thao tác .

Có năng lực tham gia vào quy trình kiểm tra hoạt động giải trí soạn thảo văn bản, góp phần quan điểm trong việc phát hành văn bản quy phạm pháp luật về công tác làm việc văn thư, có kỹ năng và kiến thức sâu rộng, am hiểu về tình hình, khuynh hướng tăng trưởng của công tác làm việc văn thư trong nước cũng như quốc tế ( Đối với ngạch văn thư chính, ngạch văn thư ) .

Trên đây là những thông tin cơ bản liên quan đến Văn thư là gì? mà chúng tôi muốn gửi tới Quý vị đang có mong muốn làm việc trong lĩnh vực này. Nếu Quý vị có thắc mắc gì liên quan đến nghề văn thư có thể liên hệ với chúng tôi qua tổng đài 1900 6557 để được giải đáp.

More on this topic

Comments

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

Advertismentspot_img

Popular stories