Các khái niệm về văn bản
Hoạt động tiếp xúc của quả đât được triển khai hầu hết bằng ngôn từ. Phương tiện tiếp xúc này được triển khai ngay từ buổi đầu của xã hội loài người. Với sự sinh ra của chữ viết, con người đã thực thi được những khoảng trống cách biệt qua nhiều thế hệ. Hoạt động tiếp xúc bằng ngôn từ luôn luôn được triển khai qua quy trình phát và nhận những ngôn bản .Hiện nay có rất nhiều ý niệm khác nhau về văn bản :
- Quan niệm 1: “Văn bản là một loại tài liệu được hình thành trong các hoạt động khác nhau của đời sống xã hội”;
- Quan niệm 2: Quan niệm của các nhà ngôn ngữ: “Văn bản là một chỉnh thể ngôn ngữ, thường bao gồm một tập hợp các câu và có thể có một đầu đề, có tính nhất quán về chủ đề, trọn vẹn về nội dung, được tổ chức theo một kết cấu chặt chẽ”;
- Quan niệm 3: Quan niệm theo nghĩa rộng của các nhà nghiên cứu hành chính: “Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu ngôn ngữ nhất định”.
Theo Nghị định về công tác làm việc văn thư 2020 :
- “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
- “Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
- “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức
- “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.
- “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
- “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.
Theo nghĩa rộng : “ Văn bản là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu hay ngôn từ trên bất kỳ phương tiện đi lại nào ( tranh vẽ, bản vẽ, sách báo, câu đối, băng ghi âm, ghi hình … ) nhằm mục đích mục tiêu ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác ”. Văn bản này được sử dụng phổ cập trong điều tra và nghiên cứu ngôn ngữ học, văn học …Theo nghĩa hẹp : “ Văn bản là tài liệu thành văn được hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của những cơ quan Nhà nước, những tổ chức triển khai xã hội và những tổ chức triển khai kinh tế tài chính nhằm mục đích ghi nhận mục tiêu, pháp luật hành vi, hoạt động giải trí của chủ thể tham gia vào những quan hệ khác nhau. ( Được lưu giữ lại bằng ngôn từ viết ) ”. Văn bản này được sử dụng thoáng rộng trong hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai .
Vai trò của văn bản
- Thu thập thông tin, đảm bảo thông tin chính xác cho hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước.
- Phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý.
- Phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý.
- Phương tiện điều chỉnh các quan hệ xã hội.
- Thước đo sự phát triển của xã hội.
Chức năng của văn bản
Văn bản quản trị nhà nước có năm tính năng chính, trong đó tính năng pháp lý và quản trị là đặc trưng nhất .
Chức năng pháp lý
+ Bất kỳ văn bản nào sinh ra cũng dựa trên cơ sở những quy phạm pháp luật để vận dụng vào trong thực tiễn đời sống xã hội nhằm mục đích kiểm soát và điều chỉnh những quan hệ đang sống sót hoặc mới phát sinh. Do vậy, văn bản là công cụ bộc lộ sự chi phối mang tính quyền lực tối cao Nhà nước trong hoạt động giải trí của những cơ quan quản trị hành chính .+ Đây là địa thế căn cứ pháp lý bộc lộ sự ràng buộc nghĩa vụ và trách nhiệm giữa những chủ thể tham gia quan hệ xã hội khi thực thi thực thi nghĩa vụ và trách nhiệm theo lao lý của pháp lý .
Chức năng quản lý
+ Tất cả những bước trong tiến trình quản trị từ khi ra quyết định hành động đến tổ chức triển khai thực thi, kiểm tra và giám sát đều cần đến văn bản .+ Chức năng quản trị của văn bản biểu lộ ở chỗ Hợp thức hoá những hoạt động giải trí của cơ quan trên cơ sở phát hành những văn bản một cách kịp thời nhằm mục đích kiểm soát và chấn chỉnh và tổ chức triển khai thực thi những trách nhiệm sau khi đã có vừa đủ thông tin về tình hình thực tiễn .
Chức năng thông tin
+ Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua 3 nội dung sau: thu thập thông tin, ghi lại và truyền đạt thông tin cần thiết, kiểm tra & đánh giá độ chính xác của thông tin trong hoạt động quản lý, điều hành và giao dịch của các cơ quan.
+ Đây là công dụng tổng quát và quan trọng nhất của văn bản nói chung. Ngày nay, có rất nhiều phương tiện đi lại văn minh giúp cho việc truyền đạt thông tin một cách nhanh gọn nhưng vẫn phải có văn bản kèm theo để làm chứng cứ gốc như chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu cơ quan …
Chức năng văn hoá
+ Văn bản là mẫu sản phẩm phát minh sáng tạo của con người nên bộc lộ đặc trưng của nếp sống văn hoá từng địa phương và ghi chép lại nét văn hoá ấy qua những quy trình tiến độ lịch sử vẻ vang khác nhau .+ Văn bản nhằm mục đích mục tiêu truyền đạt thông tin và thuyết phục mọi người chấp hành những quy tắc xử sự chung của xã hội nên mang tính văn hoá rõ nét .
Chức năng xã hội
Văn bản sinh ra biểu lộ nhu yếu bức bách của xã hội để xử lý một yếu tố nào đó trong từng thời gian và khoanh vùng phạm vi đơn cử .– Ngoài ra còn có tính năng tiếp xúc, công dụng thống kê …
Phân loại văn bản
Sự sinh ra của một loại văn bản nói chung bị chi phối bởi nhiều những tác nhân trong quy trình tiếp xúc như mục tiêu tiếp xúc, nhân vật tiếp xúc, phương pháp tiếp xúc, phương tiện đi lại tiếp xúc. Sự phân loại văn bản hoàn toàn có thể dựa vào nhiều tiêu thức khác nhau, trong tài liệu này tác giả xin phân loại văn bản thành 2 nhóm văn bản lớn đó là văn bản được phân theo đặc thù quyền lực tối cao Nhà nước ( gọi chung là văn bản quản trị hành chính Nhà nước ) và văn bản không mang tính quyền lực tối cao nhà nước .
Văn bản không mang tính quyển lực Nhà nước: Đây là nhóm văn bản lớn, được sử dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Loại văn bản này rất đa dạng về nội dung, hình thức, chủ thể ban hành và cách soạn thảo. Đặc điểm chung của văn bản này là không mang tính quyền lực Nhà nước tức là khi ban hành chúng chủ thể đều không nhân danh Nhà Nước.
Văn bản quản lý hành chính Nhà nước được hiểu là những văn bản chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý Nhà nước giữa các cơ quan Nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức công dân. Văn bản quản lý hành chính Nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh, mang tính quyến lực Nhà nước, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi Nhà nước, đồng thời thể hiện kết quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Văn bản quản lý Nhà nước khác biệt so với các văn bản thông thường ở quy trình soạn thảo, thể thức văn bản, hiệu lực pháp lý được quy định bởi các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
