Trong hai phần trước, chuỗi các Kiến thức cơ bản về quản lý kho hàng hiện đại – Warehouse basics series mà Smartlog đã giới thiệu, chúng ta đã tìm hiểu qua việc nhận hàng hóa, đưa chúng vào lưu kho và tổ chức chúng như thế nào để chờ đợi nhu cầu. Và bây giờ chức năng bổ sung đơn hàng (replenishment) chịu trách nhiệm cho sự di chuyển của sản phẩm từ kho – hoặc, trong một số trường hợp, trực tiếp từ khu vực tiếp nhận – đến nơi chúng sẽ được chọn (picking area).
Khu vực chọn hàng nhanh (fast-pick hay forward pick area) chứa các SKU có thể được chọn chiếm một không gian nhỏ hơn khu vực lưu trữ dự trữ để tạo điều kiện cho việc chọn hàng hiệu quả với khoảng cách di chuyển tối thiểu. Các khu vực chọn hàng nhanh có thể bao gồm pallet trên giá kệ hoặc pallet chọn trên sàn, hoặc chỉ một vài kiện, hoặc thậm chí là các sản phẩm đã được chiết sang các bao (tote) trong hệ thống lưu trữ và thu hồi tự động (automated storage and retrieval systems – AS / RS) để chọn hàng trực tiếp.
Bổ sung đơn hàng (replenishment) thông thường được kích hoạt bởi sự nhu cầu ở làn chọn hàng nhanh. Kích hoạt đó, ngưỡng thấp hơn mà tại đó một nhiệm vụ bổ sung được tạo ra, là tối thiểu. Số lượng được chuyển từ kho đến vị trí chọn hàng cần phải làm đầy vị trí đó đến mức tối đa. Ví dụ, khi một làn lưu trữ kiện chứa 7 kiện còn lại 2 kiện, nhiệm vụ bổ sung sẽ hướng 5 kiện đến vị trí chọn hàng. Hoặc, khi một vị trí ba pallet giảm xuống còn hai, thì một cái nữa sẽ được yêu cầu.
Các quy tắc min / max cũng có thể được điều chỉnh dựa trên số lượng có thể sắp xếp lại hợp lý. Ví dụ, nếu có 15 kiện trên mỗi pallet của một SKU với nhu cầu hàng ngày cho 10 kiện, một nhiệm vụ bổ sung nên được đặt cho không ít hơn 15 kiện, hoặc tăng lên theo đó.
Không có quy tắc min / max nào hoàn toàn có thể bao hàm toàn bộ SKU và những ngữ cảnh. Các quy tắc min / max SKU theo từng đơn cử này nhằm mục đích mục tiêu cân đối tần suất bổ trợ, hiệu suất cao của tác trách nhiệm bổ trợ và hiệu suất cao của làn chọn ( pick lane ) để tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu sức lao động .
Các quy tắc cần phải xem xét gồm có :
- Kích thước của khuôn viên chọn (pick face): Khuôn viên chọn quá nhỏ so với nhu cầu đối với nó sẽ làm tăng quá nhiều sự bổ sung và năng suất sẽ bị ảnh hưởng. Mục đích là làm sao có càng ít số lần bổ sung càng tốt trong khi duy trì khuôn viên chọn nhỏ nhất có thể.
- Mức độ sẵn có của sản phẩm trong hàng tồn kho là bao nhiêu: Nếu không có đủ lượng hàng dự trữ để đáp ứng nhu cầu, sản phẩm có thể được gửi trực tiếp đến khu vực chọn sau khi nhận hàng (mà không qua bước 2 – lưu trữ). Để giảm thiểu tác vụ, nhiệm vụ bổ sung này có thể được đặt hàng trước cả khi đạt đến mức min. (Không phải tất cả các hệ thống đều cung cấp chức năng này và thay vào đó đòi hỏi sản phẩm phải được đặt vào lưu trữ).
- Số khối của SKU: Ngay cả khi chúng được đặt hàng ở mức giá tương tự, một hộp bút và một băng giấy vệ sinh 24 cuộn cần vị trí chọn hàng phù hợp với kích thước và khối lượng của chúng.
Khi một vị trí chọn đạt đến mức tối thiểu của nó, mạng lưới hệ thống quản trị kho ( Warehouse Management System – WMS ) sẽ đưa ra một tác vụ bổ trợ. Điều này hoàn toàn có thể hướng dẫn một người quản lý và vận hành xe nâng truy xuất và đưa ra một pallet đầy, khi đó tác vụ bổ trợ hoàn tất. Các thiết lập khác có quy trình tiến độ bổ trợ hai bước, trong đó ví dụ một người chọn đơn hàng truy xuất những kiện với một hoặc nhiều SKU và đưa chúng đến bộ bổ trợ thứ hai tại mô đun chọn. Người này sau đó hoàn toàn có thể chỉ cần đặt những hộp ở vị trí chọn hoặc thực thi những tác vụ giá trị ngày càng tăng khác để làm cho mẫu sản phẩm chuẩn bị sẵn sàng, như mở một hộp hoặc dán nhãn cho mỗi hộp .
Lý tưởng hơn, việc bổ trợ không tác động ảnh hưởng đến việc chọn, ví dụ điển hình như một mô-đun chọn, nơi xảy ra sự kiện “ chọn hàng ” ở một bên và sự kiện “ bổ trợ ” ở bên kia. Trong những mạng lưới hệ thống tàng trữ tự động hóa, cách tốt nhất là có những khu vực khởi tạo và tinh lọc riêng không liên quan gì đến nhau, vì ở khối lượng lớn, mạng lưới hệ thống không hề có năng lực vượt ra ngoài hiệu suất luồng hàng ra ( outbound flow ). Có một số ít ngữ cảnh khi một nhân viên cấp dưới được giảng dạy đa tác vụ với thời hạn rảnh hoàn toàn có thể triển khai một số ít tác vụ bổ trợ đơn hàng, hoặc ngược lại, nhưng nói chung tốt nhất là nên để người chọn hàng làm tác vụ chọn thôi .
Vai trò và trách nhiệm
Phân lô, vị trí và kích cỡ của khuôn viên chọn hàng phải được cân đối với những quy tắc min / max để bảo vệ bổ trợ và chọn hiệu suất cao. Nếu một khuôn viên chọn 2 kiện được sắp xếp tác vụ với những đơn đặt hàng cho 10 kiện mỗi ngày, một khu vực đó sẽ nhu yếu bổ trợ 5 lần mỗi ngày. Nếu có từ 20 kiện đến một pallet, thì sẽ hài hòa và hợp lý hơn nếu chuyển SKU đó sang vị trí chọn pallet, nơi mà một bổ trợ hoàn toàn có thể phân phối được như cầu của hai ngày .
Mặt khác, một chuỗi những khuôn viên chọn, mỗi cái hoàn toàn có thể cung ứng nhu yếu của hai tuần sẽ tạo ra một khu vực chọn hàng to lớn, yên cầu đi lại nhiều tiêu tốn lãng phí và sẽ làm giảm hiệu suất của người chọn hàng. Ví dụ cực đoan nhất của việc này là quy mô bổ trợ zero nơi hàng loạt hoạt động giải trí chọn hàng xảy ra ở những vị trí tàng trữ. Trong trường hợp này, nhân lực cho tác vụ bổ trợ là số không, nhưng nhân lực cho tác vụ chọn hàng lại tăng lên đột biến khi người chọn hàng đảm trách hàng loạt kho để chuẩn bị sẵn sàng cho một đơn đặt hàng. Một nơi nào đó giữa hai thái cực là cân đối tối ưu về ngân sách và hiệu suất lao động .
Tất nhiên, sự cân bằng không bao giờ đứng yên ở vị trí cân bằng, đó mới là chuyện để nói. Các hoạt động thương mại điện tử nói riêng rất nhạy cảm với sản lượng theo mùa. Vào tháng 5, có nhiều khả năng một nhân viên được đào tạo đa tác vụ qua lại sẽ phải chạy qua chạy lại giữa nhiều tác vụ khác nhau. Trong tháng 11, không ai muốn thuê nhiều người chọn hơn mức cần thiết, vì việc chọn có xu hướng trở thành một kỹ năng cần được tích lũy và được đào tạo chi tiết hơn so với nhiệm vụ lưu vào kho (putaway) và bổ sung (replenishment). Tính linh hoạt trong nhân sự là tốt, nhưng tốt hơn là lập kế hoạch cho phương pháp hiệu quả nhất và chỉ cần linh hoạt khi cần thiết.
Khi không còn cân bằng bổ sung, hai triệu chứng sẽ xuất hiện. Thứ nhất, bộ phận chọn sẽ liên tục hết hàng tồn, điều này ngăn cản hệ thống giải phóng đơn đặt hàng hoặc kết quả là người chọn sẽ đến một vị trí mà không có hàng. Thứ hai, lao động bổ sung sẽ tăng nếu min / max được thiết lập chỉ cung cấp cho một nửa ngày làm việc. Thay vì bổ sung 10 lần một tuần, tốt hơn là nên hành động để điều chỉnh nhịp điệu một hoặc hai lần một tuần.
Phân lô lại ( re-slotting ) chính những thời cơ định kỳ để kiểm soát và điều chỉnh sự cân đối. Tính định kỳ của hoạt động giải trí này chính là một hành vi tự cân đối, được xác lập trước hết bởi thực tiễn. Các hạn chế hoặc năng lực của những mạng lưới hệ thống ứng dụng cũng sẽ tác động ảnh hưởng đến việc liệu phân lô lại được thiết lập hàng năm, hàng quý, theo mùa hay liên tục hơn. Các giải pháp phân lô được phong cách thiết kế cho thị trường đại chúng cũng hoàn toàn có thể cần phải tinh chỉnh và điều khiển để giải quyết và xử lý 1 số ít thứ như những chậu hoa lồng vào nhau, ví dụ điển hình. Nếu mỗi cái là có thể tích 1 khối, thì hai chậu chồng vào nhau sẽ không lên đến 2 khối .
Trong trường hợp mùa vụ, nếu khuyến mại hoặc SKU bắt đầu tăng nhanh, điều quan trọng là duy trì trung bình, chẳng hạn, nguồn cung cấp cho 5 ngày, điều mà có thể nhanh chóng chuyển từ 3 kiện sang 5 pallet. Lịch sử doanh số bán hàng hoặc dự báo có thể cho phép một vận hành chủ động hơn là phản ứng thụ động với những thay đổi này. Càng dự đoán nhu cầu trong tương lai tốt hơn thì các quyết định phân lô càng chính xác và hiệu quả hơn.
Liệu một SKU nhất định có cần phải được chuyển sang một khuôn viên chọn lớn hơn không ? Một kệ chứa kiện hàng ( case flow ) sâu 8 hàng sẽ yên cầu số lần bổng sung ít hơn 50% so với kệ sâu 4 hàng. Một lần nữa, tùy thuộc vào năng lực mạng lưới hệ thống hoặc sự tinh tường của người quản trị tồn dư, quy trình quy đổi đó hoàn toàn có thể xảy ra tự động hóa. Thay vì chuyển dời mẫu sản phẩm, bạn chỉ cần để trống 4 hàng sâu trong khi bổ trợ cho vị trí mới có 8 hàng sâu .
Để tương hỗ tính linh động này, khu vực chọn hàng nhanh phải được phong cách thiết kế cho những chỗ ( slot ) bổ trợ, ngoài những gì thiết yếu cho hoạt động giải trí chọn hàng. Mục tiêu chung là có sẵn từ 10 % đến 15 % chỗ ( slot ) cho mỗi lô. Điều này đối sánh tương quan với quy luật chung rằng hiệu suất sẽ bị tác động ảnh hưởng khi một nhà kho vượt quá 85 % hiệu suất .
Trong phần tiếp theo của Kho lưu trữ cơ bản, chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ về việc chọn hàng (picking). Là một quá trình phức tạp, quan trọng và phát triển nhanh chóng, việc chọn hàng có thể có nhiều vấn đề để bàn, nhưng chúng ta sẽ cố gắng bao quát càng nhiều càng tốt trong khi chia câu chuyện thành 2 chủ đề: chọn hàng ít hơn 1 kiện (less-than case) và nhiều hơn 1 kiện (more-than case). Hãy tiếp tục theo dõi những bài còn lại của chuỗi những kiến thức cơ bản về kho hàng hiện đại.
