Mỗi ngành nghề đều sẽ có những từ chuyên ngành khác nhau và ngành xuất nhập khẩu cũng vậy, cụm từ proforma invoice chính là một thuật ngữ như thế. Trong bài viết dưới đây tất cả chúng ta hãy cùng nhau khám phá xem proforma invoice là gì và vai trò của nó trong ngành xuất nhập khẩu nhé !
==> Xem thêm: Giấy chứng nhận CO CQ là gì? Vì sao hàng hóa nhập khẩu cần CO CQ
Proforma invoice là gì?
Proforma Invoice được hiểu nôm na là hóa đơn chiếu lệ, tức là nó có hình thức giống như 1 tờ hóa đơn ( Invoice ) nhưng lại không có công dụng để thanh toán giao dịch ( chiếu lệ ), vì đơn thuần đó không phải là sách vở với mục tiêu đòi tiền .
Proforma Invoice thường xuất hiện dưới dạng viết tắt là PI và là loại giấy tờ thường thấy trong các chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Có thể nói, đây chính là bản nháp sơ bộ của hóa đơn và do đó nó không được dùng để đòi tiền. Tuy nhiên, về mặt hình thức cũng như các nội dung trên đó vẫn có nét tương tự với hóa đơn thương mại.
Vậy Proforma Invoice sẽ được dùng để làm gì?
Về thực chất, đây chỉ được coi như là 1 bản nháp khởi đầu của 1 tờ hóa đơn thương mại chính thức. Dựa vào đó, người mua và người bán hoàn toàn có thể biết được những thông tin cơ bản về những lô hàng, trong đó có mẫu mã, số lượng, chủng loại, đơn giá, tổng số tiền, điều kiện kèm theo giao hàng, …
Proforma Invoice cũng là chứng từ để bộc lộ sự cam kết rằng phía người bán chắc như đinh sẽ giao lô hàng hoặc dịch vụ như đã thông tin trong hoá đơn cho người mua ở mức giá đơn cử. Sau khi đã nhận được Proforma Invoice, người mua và người bán hoàn toàn có thể liên tục trao đổi và đàm phán thêm những lao lý đơn cử khác xoay quanh đơn hàng .
Chính vì lẽ đó, chứng từ chiếu lệ này hoàn toàn có thể sửa đổi nhiều lần nhằm mục đích tương thích với nhu yếu của những bên mà không hề vi phạm. Bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm những cụm từ “ mẫu Proforma Invoice ”, “ Proforma Invoice sample ”, “ Proforma Invoice template ” hay “ proforma invoice form ” để hoàn toàn có thể tưởng tượng thuận tiện hơn về loại sách vở này nhé !
Proforma Invoice được phát hành trong những trường hợp nào?
Do đặc thù đặc trưng của hoá đơn chiếu lệ nên không có một pháp luật đơn cử nào để hoàn toàn có thể xác lập đúng chuẩn được thời hạn, quá trình nào thì cần phải sử dụng đến Proforma invoice và cũng không bắt buộc phải phát hành hóa đơn chiếu lệ khi doanh nghiệp thực thi mua hay bán một đơn hàng nào đó .
Tuy nhiên, trong quy trình thao tác chắc như đinh không hề tránh khỏi những sai sót, chính thế cho nên mà bạn cần phải rất là cẩn trọng trong quy trình thao tác. Và việc dùng đến hóa đơn chiếu lệ để những bên hoàn toàn có thể thuận tiện hơn trong quy trình thanh toán giao dịch và đàm phán là điều thiết yếu và không thừa. Cụ thể thì hóa đơn chiếu lệ thường được sử dụng và phát hành trong những trường hợp như sau :
Khi mà bên người bán cần phải chuyển cho bên người mua hàng một loại sách vở có những thông tin tương quan đến lô hàng mà vào thời gian đó sản phẩm & hàng hóa vẫn chưa được giao đến hoặc cũng hoàn toàn có thể là sản phẩm & hàng hóa chưa sẵn sàng chuẩn bị được giao đến tay người mua. Đây là trường hợp cần phải sử dụng đến Proforma Invoice .
Đối với một số ít trường hợp khác thì người bán cần phải có khá đầy đủ những chứng từ để hoàn toàn có thể xác nhận, chứng tỏ nguồn gốc nguồn gốc của lô sản phẩm & hàng hóa đó, như vậy mới hoàn toàn có thể được tiếp đón để làm những thủ tục hải quan xuất khẩu đến một số ít vương quốc khác trên quốc tế .
Bên cạnh đó, người ta cũng sẽ sử dụng hóa đơn chiếu lệ trong 1 vài trường hợp khác nữa như : Khi sản phẩm & hàng hóa đó chưa đủ những thông tin thiết yếu, chưa đến mốc thời hạn để phát hành loại sản phẩm & hàng hóa thương mại đó. Tất nhiên, phải chờ cho đến khi nào có rất đầy đủ tổng thể những thông tin tương quan đến món sản phẩm & hàng hóa đó và khi người mua đã đồng ý chấp thuận nội dung rất đầy đủ trên hóa đơn chiếu lệ thì lô sản phẩm & hàng hóa đó mới khởi đầu được đóng vào xe để bên vận tải đường bộ chuyển đi. Trong trường hợp này, người bán hàng hoàn toàn có thể phát hành hóa đơn thương mại chính thức cho lô hàng đó của mình .
Trên đây chính là những trường hợp mà hóa đơn chiếu lệ sẽ được sử dụng đến và phát hành. Nếu bạn có nhu yếu muốn phát hành hóa đơn này thì cần phải quan tâm rằng nó phải thuộc một trong những trường hợp nêu trên thì mới hoàn toàn có thể triển khai được .
Nội dung của Proforma Invoice gồm những gì?
Đối với những người đang làm trong ngành xuất nhập khẩu hay so với những người liên tục triển khai những việc làm thanh toán giao dịch trao đổi mua và bán thì việc biết đến những nội dung bên trong hóa đơn chiếu lệ là vô cùng thiết yếu. Vì đơn thuần nó sẽ Giao hàng tốt cho quy trình thao tác giữa bạn với người mua được nhanh gọn hơn, cạnh bên đó cũng hoàn toàn có thể bảo vệ được thông tin của lô hàng luôn đúng mực. Nội dung của 1 tờ hoá đơn chiếu lệ thường gồm có những yếu tố sau đây :
Những thông tin cụ thể về danh tính của người bán hàng và người mua lô hàng hóa đó. Đối với những thông tin như thế này, người thực hiện cần phải đảm bảo tính chính xác tuyệt đối vì họ sẽ là chủ thể thực hiện các giao dịch sắp tới.
Số và ngày của hoá đơn chiếu lệ .
Nêu rõ những điều kiện kèm theo thanh toán giao dịch khi triển khai thao tác với lô hàng đó và biểu lộ được mong ước của người bán để người mua hàng hoàn toàn có thể biết về những nguyện vọng đó. Bên cạnh những mong ước và nhu yếu của người mua phải thực thi thì bên bán phải để kèm số thông tin tài khoản ngân hàng nhà nước để người mua hoàn toàn có thể thanh toán giao dịch tiền nhanh gọn hơn qua thông tin tài khoản ngân hàng nhà nước. Bạn cũng nên chú ý quan tâm rằng thông tin tài khoản ngân hàng nhà nước cần phải đúng và đúng chuẩn thông tin. Tránh để xảy ra trường hợp mà người mua đã triển khai giao dịch thanh toán nhưng bạn vẫn chưa nhận được tiền. Nếu để xảy ra như vậy sẽ làm tác động ảnh hưởng đến quy trình thanh toán giao dịch của cả hai bên .
Có rất đầy đủ hàng loạt những thông tin tương quan đến sản phẩm & hàng hóa trong cuộc thanh toán giao dịch .
Port of loading : Ở phần này thì cần phải điền tên của cảng thực thi việc bốc hàng, dỡ hàng tại Nước Ta. Ví dụ như cảng TP. Đà Nẵng port, …
Port of destination : Tên của cảng mà sản phẩm & hàng hóa sẽ được chuyển đến .
Estimates Time Arrival ( thường được viết tắt là ETA ) : Trong mục này biểu lộ thời hạn dự kiến sản phẩm & hàng hóa sẽ cập cảng .
Sự khác biệt giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice là gì?
Proforma invoice và Commercial Invoice đều được hiểu chung với nghĩa là hóa đơn, sách vở tương quan đến xuất nhập khẩu. Thế nhưng, một cái là hóa đơn chiếu lệ còn một cái lại là dạng hóa đơn thương mại .
Về cơ bản, hình thức hoàn toàn có thể tựa như nhau thế nhưng nội dung bên trong lại trọn vẹn độc lạ. Trong phần này, chúng tôi sẽ triển khai phân biệt trên 4 phương diện : Về thời hạn phát hành, nội dung, tính cam kết, hạch toán của hai loại hóa đơn này. Cụ thể như sau :
- Về thời gian phát hành : Hoá đơn chiếu lệ sẽ được phát hành trước khi bên bán gửi hàng đi còn Commercial Invoice ( CI ) lại được phát hành sau khi lô hàng đã được gửi hoặc đã đóng xong hàng loạt vào container .
- Về nội dung trong hoá đơn : Có nhiều nội dung tựa như như nhau nhưng Commercial Invoice thường khá đầy đủ và bảo vệ sự đúng mực hơn về số lượng hàng và số tiền cần phải giao dịch thanh toán. Với PI, 2 bên vẫn hoàn toàn có thể liên tục tranh luận để biến hóa những pháp luật khác nếu cần .
-
Về tính cam kết: CI là chứng từ cực kỳ quan trọng trong xác nhận giao dịch mua bán, trong khi PI chỉ như bản nháp, sự cam kết ban đầu của người bán tới người mua.
- Về hạch toán : CI thường được dùng để hạch toán kế toán của cả 2 phía người mua và người bán trong khi hoá đơn chiếu lệ không có tính năng này .
Lưu ý : Invoice ( hóa đơn ) và Commercial Invoice ( Hóa đơn thương mại ) có ý nghĩa như nhau và hoàn toàn có thể dùng sửa chữa thay thế lẫn nhau trong 1 vài trường hợp. Tuy nhiên, trong pháp luật về hồ sơ hải quan Nước Ta thường dùng cụm từ “ hóa đơn thương mại ”, vì thế có lẽ rằng bạn nên dùng thuật ngữ này cho thuận tiện hơn trong việc làm .
Mong rằng với những thông tin mà chonmuamay.com đã cung ứng cho bạn trong bài viết trên đây thì bạn đã hiểu Proforma invoice nghĩa là gì. Nếu bạn còn bất kể câu hỏi nào cần được giải đáp thì hãy để lại phản hồi ngay dưới bài viết này để được tương hỗ nhé !
