Khái niệm nhân viên cấp dưới hành chính ( Administrative staff ) là gì ? Nhân viên hành chính tiếng Anh là gì ? Mô tả việc làm của nhân viên cấp dưới hành chính ? Yêu cầu trình độ và kiến thức và kỹ năng của Nhân viên hành chính ? Phẩm chất của một Nhân viên hành chính giỏi ? Cơ hội thăng quan tiến chức và mức lương nhân viên cấp dưới văn phòng bao nhiêu ?
Để một công ty hoàn toàn có thể hoạt động giải trí và đem lại hiệu suất cao tốt thì người lao động có một vai trò rất quan trọng. Tuy nhiên, trong một công ty sẽ sống sót nhiều vị trí nhân viên cấp dưới khác nhau, và thường thì mỗi một nghành sẽ có một đội ngũ nhân viên cấp dưới chuyên trách. Vậy, nhân viên cấp dưới hành chính là gì ? Mô tả việc làm, mức lương của nhân viên cấp dưới hành chính ? Hy vọng bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu hơn về yếu tố nêu trên.
1. Nhân viên hành chính là gì?
Hành chính văn phòng hay còn gọi là hành chính nhân sự là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty nào, đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết. Vì tính chất công việc như vậy, ở nhiều công ty, bộ phận Hành chính – Nhân sự hoặc Hành chính – Tổ chức thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau.
2. Nhân viên hành chính tiếng Anh là gì?
Nhân viên hành chính tiếng Anh là Administrative staff
Những thuật ngữ pháp lý tương quan dịch sang tiếng Anh :
| Nhân viên | Employee |
| Nhân viên hành chính | Administrative staff |
| Công ty | Company |
| Mức lương | Salary |
| Trợ lý | Personal assistant |
3. Mô tả công việc của nhân viên hành chính
Công việc hành chính thường bị nhiều người “ coi thường ” cho rằng đó là những việc làm sách vở li ti. Tuy nhiên thực tiễn, nghĩa vụ và trách nhiệm của một nhân viên cấp dưới hành chính khá phong phú và bao quát. Không ngoa khi ví nhân viên cấp dưới hành chính như người “ bảo mẫu ” của cả công ty, bởi chỉ cần một ngày thiếu vắng người mẹ này thì y như rằng cả văn phòng sẽ rối loạn ngay. Bên cạnh nhập tài liệu, viết báo cáo giải trình, chuẩn bị sẵn sàng sách vở và sắp xếp lịch trình, nhân viên cấp dưới hành chính còn phải triển khai những việc làm như lập bảng lương, gửi email và thao tác với những dự án Bất Động Sản đặc biệt quan trọng, lên lịch những hoạt động giải trí, cuộc họp và sự kiện trong công ty. Nhiệm vụ nổi bật hàng ngày của Nhân viên hành chính gồm có :
- Lên kế hoạch mời họp và tham gia hội nghị, sắp xếp và quản lý cuộc họp.
- Ghi chép và phân phát biên bản cuộc họp.
- Lưu giữ tài liệu cả bản cứng và bản mềm.
- Lưu giữ lịch làm việc hàng tuần của nhân viên.
- Sắp xếp và cung cấp tài liệu, báo cáo.
- Điều phối không gian làm việc, máy tính và thiết bị làm việc cho nhân viên mới với bộ phận IT.
- Phân loại và phân phát thư.
- Giải quyết các công việc hành chính bằng cách lập báo cáo, phân tích dữ liệu và tìm kiếm giải pháp.
- Trả lời thư dưới danh nghĩa công ty hoặc bộ phận được phân công.
- Làm việc độc lập và làm việc theo nhóm cho các dự án đặc thù, bao gồm thuyết trình, gửi email hoặc hiệu đính.
Ngoài ra, nhân viên cấp dưới hành chính thường thì sẽ tiếp đón những nhóm việc làm sau đây :
- Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.
- Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…
- Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.
- Chấm công, thực thi chính sách: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên.
- Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.
- Duy trì môi trường làm việc:chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty.
- Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty.
- Có thể tìm công việc hành chính văn phòng ở đâu?
Mặc dù lúc bấy giờ việc làm hành chính văn phòng đóng một vai trò quan trọng và công ty nào cũng cần đến bộ phận hành chính. Tuy nhiên, nguồn nhân lực ngành này cũng không quá khát nhưng cũng không hề khó để xin việc. Các bạn sau khi tốt nghiệp những chuyên ngành như văn thư tàng trữ, khoa học thông tin, … hoàn toàn có thể tới những công ty, doanh nghiệp hoặc TT tàng trữ tài liệu để xin là thư ký, trợ lý, nhân viên cấp dưới hành chính, …
4. Yêu cầu trình độ và kỹ năng của Nhân viên hành chính
Nhân viên hành chính đóng vai trò là TT liên lạc cho tổng thể nhân viên cấp dưới công ty, tương hỗ việc làm hành chính và giải đáp những vướng mắc của họ. Công việc chính của Nhân viên hành chính gồm có quản trị hồ sơ sách vở, chuẩn bị sẵn sàng những loại báo cáo giải trình thu chi, tàng trữ hồ sơ, … Công việc không yên cầu kiến thức và kỹ năng trình độ quá cao ; vì thế, ứng viên tốt nghiệp Trung cấp trở lên những chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ học, … là đủ điều kiện kèm theo để ứng tuyển. Những người đã có kinh nghiệm tay nghề thao tác ở vị trí Nhân viên hành chính sẽ được ưu tiên trong quy trình xét duyệt.
Ngoài ra, Nhân viên hành chính cần phải đáp ứng một số yêu cầu về kỹ năng khác như:
- Am hiểu quy trình hành chính, các quy tắc trong quản lý hồ sơ giấy tờ của doanh nghiệp.
- Thành thạo công cụ tin học văn phòng như Word, Excel,…
- Kỹ năng tổ chức tốt.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề.
- Kỹ năng giao tiếp tốt (bằng cả lời nói và văn bản).
- Cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc.
- Am hiểu quy trình tuyển dụng nhân sự (do một số công ty yêu cầu Nhân viên hành chính hỗ trợ quy trình tuyển dụng).
5. Phẩm chất của một Nhân viên hành chính giỏi
Bằng cấp không phải là yếu tố quyết định hành động bạn hoàn toàn có thể trở thành một Nhân viên hành chính giỏi hay không. Ngược lại, những người thành công xuất sắc ở vị trí này là nhờ những phẩm chất đáng quý như :
- Sự cẩn thận, tỉ mỉ: Công việc của Nhân viên hành chính chủ yếu liên quan đền hồ sơ, giấy tờ, lưu trữ thông tin; bởi vậy, sự cẩn thận, tỉ mỉ là yếu tố không thể thiếu. Bên cạnh đó, họ cũng cần phải có kỹ năng làm việc khoa học và biết cách vận dụng công nghệ thông tin vào quá trình làm việc.
- Sự chăm chỉ, tận tâm và nghiêm túc với công việc: Công việc của Nhân viên hành chính tuy không đòi hỏi kiến thức chuyên môn cao nhưng khối lượng công việc lại rất lớn. Nếu không thực sự chăm chỉ và nghiêm túc, họ sẽ không thể hoàn thành công việc hoặc là dẫn đến sai sót trong lưu trữ thông tin, quản lý hồ sơ,…
- Tinh thần sẵn sàng giúp đỡ, hỗ trợ mọi người: Như đã nói ở trên, Nhân viên hành chính là trung tâm liên lạc của tất cả nhân viên trong công ty – nơi mà họ tìm đến để được hỗ trợ, được giải đáp thắc mắc. Điều này đòi hỏi Nhân viên hành chính phải là người vui vẻ, cởi mở và luôn sẵn sàng giúp đỡ mọi người. Đây không chỉ là một yếu tố giúp thành công mà còn là điều kiện bắt buộc đối với những người làm công việc này.
Khi nói tới việc làm Nhân viên hành chính, nhiều người sẽ cho rằng đây là việc làm không nhu yếu bằng cấp, kỹ năng và kiến thức và ai cũng hoàn toàn có thể làm được. Tuy nhiên, để thành công xuất sắc ở vị trí này, họ cũng cần phải có nền tảng kiến thức và kỹ năng vững chãi về hoạt động giải trí hành chính cũng như rất nhiều kiến thức và kỹ năng mềm quan trọng khác. Đây là một vị trí quan trọng, góp phần một phần không hề nhỏ vào quy trình tiến độ vận hành doanh nghiệp.
6. Cơ hội thăng tiến và mức lương nhân viên văn phòng bao nhiêu?
Nhiều bạn lo ngại khi việc làm nhân viên cấp dưới văn phòng khó hoặc là không có thời cơ thăng quan tiến chức trong tương lai. Tuy nhiên đây mới chính là nghề nghiệp có nhiều thời cơ thăng quan tiến chức. Cơ hội thăng quan tiến chức của nhân viên cấp dưới hành chính là gì ? Sau đây là 3 cấp bậc thăng quan tiến chức cũng như mức lương của một nhân viên cấp dưới hành chính ( dựa vào báo cáo giải trình của Adecco Vietnam năm năm nay ) :
- Cấp bậc nhân viên
- Chức vụ: Nhân viên lễ tân đón tiếp và xử lý thắc mắc của khách hàng.
- Nhân viên hành chính: Lưu trữ những tài liệu, hồ sơ, thư tín, đánh máy soạn thảo văn bản…
Công việc này tương thích với sinh viên chuyên ngành quản trị nhân sự, ngoại ngữ hoặc mới ra trường và yêu quý việc làm hành chính nhân sự … Đã qua huấn luyện và đào tạo. ( Mức lương của vị trí này từ 5 triệu – 12 triệu / tháng )
- Cấp bậc thư ký
- Vị trí: trợ lý riêng hỗ trợ cấp trên soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch học và làm việc…
- Thư ký tổng quát: Thực hiện các công việc liên quan đến hành chính, quản lý hồ sơ….
Công việc này nhu yếu có trình độ cao, năng lực nghiên cứu và phân tích, phán đoán trường hợp, phát minh sáng tạo trong việc ra quyết định hành động … ( Mức lương ở vị trí này từ 7 triệu – 14 triệu / tháng )
- Cấp bậc quản trị
- Vị trí nhân viên hành chính văn phòng
Yêu cầu về trình độ trình độ cao, hiểu biết về nhiều nghành nghề dịch vụ khác nhau, đã có kinh nghiệm tay nghề thao tác, tốt nghiệp khoa ngôn từ, quản trị kinh doanh thương mại, nhân sự … ( Mức lương từ 9 triệu – 25 triệu / tháng )
- Trưởng phòng/ giám đốc hành chính
Đây có thể là cấp độ cao nhất của nhân viên hành chính, tuy nhiên để đạt được vị trí này đòi hỏi tố chất là kỹ năng của một nhà quản trị, kinh nghiệm nhiều năm và trình độ chuyên môn cao.
Yêu cầu : có không thiếu kỹ năng và kiến thức và năng lực của một nhà quản trị, có trình độ trình độ cao, kinh nghiệm tay nghề từ 4 năm trở lên. ( Mức lương ở vị trí này hoàn toàn có thể lên tới 25 triệu – 55 triệu / tháng ) Vì đặc trưng việc làm nên việc làm nhân viên cấp dưới hành chính nhân sự thường lôi cuốn phái đẹp nhiều hơn. Mặc dù đây không phải là một trong những ngành “ Hot ” nhất lúc bấy giờ nhưng đây vẫn là việc làm đáng để thử sức với những ai mong ước tìm cho mình một việc làm “ văn phòng ” không thay đổi và lâu dài hơn tương thích với năng lượng của mình. Trên đây là nội dung tư vấn của Luật Dương Gia nhân viên hành chính là gì và diễn đạt việc làm, mức lương của nhân viên cấp dưới hành chính. Trường hợp có vướng mắc xin vui mắt liên hệ để được giải đáp đơn cử.
