Theo khảo sát của ViecLamVui, phần nhiều doanh nghiệp nào cũng cần bộ phận hành chính văn thư để Giao hàng cho công tác làm việc quản trị và tàng trữ hồ sơ sách vở ship hàng cho việc làm, nhất là so với những cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, vì chưa hiểu rõ đặc thù việc làm nên còn khá nhiều người cho rằng việc làm này rất đơn thuần và không cần đến nhiệm vụ trình độ. Một số thông tin san sẻ từ ViecLamVui về miêu tả việc làm văn thư cũng như những kỹ năng và kiến thức thiết yếu cho vị trí việc làm này kỳ vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về việc làm văn thư hành chính .
Nhân viên văn thư hành chính – Họ là ai?
Trong những công ty, doanh nghiệp, đặc biệt quan trọng là những cơ quan nhà nước, văn thư hành chính là bộ phận đảm nhiệm việc quản trị, tàng trữ văn thư đi và đến của đơn vị chức năng, tiếp đón thư từ, giải quyết và xử lý hồ sơ sách vở cũng như triển khai 1 số ít trách nhiệm khác tương quan đến công tác làm việc hành chính trong đơn vị chức năng .
Nhân viên văn thư hành chính sẽ thực thi những việc làm trong khoanh vùng phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ và trách nhiệm của mình thuộc bộ phận hành chính văn thư tuỳ theo đặc trưng và quy mô tổ chức triển khai của mỗi doanh nghiệp. Họ chính là những nhân viên thực thi những việc làm hành chính văn phòng nói chung tuỳ theo sự phân công việc làm của mỗi đơn vị chức năng .
Những kỹ năng cần thiết của nhân viên văn thư
Có thể khi nghe đến chức danh công việc nhân viên văn thư, mọi người thường nghĩ rằng đây chỉ là một công việc bàn giấy đơn giản, không có gì vất vả, chỉ làm việc với những sổ sách giấy tờ.
Tuy nhiên, với sự tăng trưởng về kinh tế tài chính và phong phú những mô hình dịch vụ lúc bấy giờ, để thực thi tốt trách nhiệm tàng trữ, phân loại và quản trị những loại hồ sơ, sách vở, sổ sách nhằm mục đích Giao hàng hiệu suất cao cho những việc làm của doanh nghiệp, công ty thì nhân viên văn thư cần có trình độ và những kỹ năng và kiến thức thiết yếu cho việc làm .
Kỹ năng chuyên môn
- Nắm vững nghiệp vụ chuyên môn văn thư lưu trữ, hiểu rõ về nhiệm vụ công việc được phân công.
- Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu.
- Khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác.
- Khả năng thao tác và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.
Kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp công việc
- Tổ chức tốt công việc quản lý, sắp xếp hồ sơ giấy tờ của đơn vị để dễ dàng tìm kiếm phục vụ cho công việc.
- Tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán các tình huống công việc một cách nhanh chóng.
- Khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết trong phạm vị trách nhiệm và quyền hạn trong công việc.
- Nhanh nhạy cảm nhận được vấn đề và khéo léo trong cách xử lý, giải quyết vấn đề sao cho hợp lý và hiệu quả.
- Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý.
Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng văn phòng
- Biết cách ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm.
- Biết soạn thảo văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản.
- Khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện thời gian, số liệu trong đơn vị công tác.
- Luôn có thái độ cư xử đúng mực, lịch sự, hài hoà với mọi người.
- Phong thái và giọng nói tự tin và thuyết phục.
Kỹ năng tin học văn phòng
- Biết sử dụng các chương trình tin học văn phòng căn bản như MS Word, Excel… để soạn thảo văn bản, soạn thảo hợp đồng, làm thư mời, thực hiện thống kê… theo yêu cầu công việc.
Mô tả công việc văn thư
Không chỉ gắn bó với những giấy tờ, hồ sơ, sổ sách trong doanh nghiệp, nhân viên văn thư hành chính còn thực hiện nhiều công việc khác nhau trong lĩnh vực hành chính văn phòng tuỳ theo sự phân công của mỗi công ty. Sau đây là bảng mô tả công việc nhân viên văn thư với những công việc chung và cơ bản để bạn tham khảo.
| Nhiệm vụ chính | Công việc cụ thể |
| Quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ |
|
| Quản lý tài sản, thiết bị của công ty, doanh nghiệp |
|
| Nhiệm vụ lễ tân |
|
FAQ: Các câu hỏi thường gặp về công việc văn thư
Học nghiệp vụ chuyên môn văn thư hành chính ở đâu?
Cùng với sự tăng trưởng của xã hội và kinh tế tài chính, nhiều công ty và doanh nghiệp được xây dựng, cho nên vì thế nhu yếu nhân sự có trình độ để Giao hàng hiệu suất cao cho công tác làm việc văn thư hành chính là nhu yếu tất yếu. Nếu bạn yêu quý việc làm này và mong ước tìm được việc làm nhân viên văn thư tương thích, bạn hoàn toàn có thể theo học chuyên ngành văn thư hành chính tại những trường ĐH, cao đẳng, tầm trung. Hoặc bạn đã có văn bằng trình độ nghành khác và muốn làm việc làm nhân viên văn thư, bạn cũng hoàn toàn có thể theo học những khoá học nghiệp vụ văn thư tàng trữ tại những trường dạy nghề, TT dạy nghề …
Đối với các cơ quan nhà nước, tiêu chuẩn nghiệp vụ cần có của nhân viên văn thư là gì?
Nhân viên văn thư của cơ quan nhà nước cần có những tiêu chuẩn nhiệm vụ cơ bản như sau :
- Bằng cấp chuyên môn hoặc đã qua một lớp nghiệp vụ về công tác văn thư, hay đã qua kèm cặp về công tác văn thư ít nhất là 1 năm.
- Nắm rõ các văn bản pháp quy quy định về công tác công văn, giấy tờ.
- Nắm vững các bản hướng dẫn, chỉ dẫn về đăng ký công văn và lập hồ sơ của cơ quan chủ quản ngành.
- Hiểu về cơ cấu tổ chức và mối quan hệ công tác giữa các đơn vị trong cơ quan và các cơ quan cấp trên, cấp dưới.
- Nắm vững thể lệ gửi công văn, đánh điện tín, cước phí và địa điểm cần giao dịch.
- Viết chữ đẹp, rõ ràng.
Các phẩm chất cần có của một nhân viên văn thư trực thuộc cơ quan nhà nước?
Theo pháp luật chung, công chức văn thư nhà nước cần có những phẩm chất sau :
- Tận tụy, trách nhiệm, trung thực, cẩn thận và gương mẫu; cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư và tuyệt đối chấp hành nguyên tắc bảo mật trong thực thi công vụ.
- Có bản lĩnh chính trị vững vàng, trung thành với Tổ quốc…
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ công chức, chấp hành sự phân công của cấp trên, tuân thủ pháp luật, kỷ cương, trật tự hành chính…
- Có lối sống và sinh hoạt lành mạnh, khiêm tốn, đoàn kết; lịch sự, văn hóa, chuẩn mực trong giao tiếp, phục vụ nhân dân.
- Thường xuyên có ý thức học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất, trình độ, năng lực.
Mức lương của nhân viên văn thư là bao nhiêu?
Đối với các cơ quan nhà nước: Lương nhân viên văn thư bằng mức lương cơ sở nhân với hệ số lương hiện hưởng. Công chức ngành văn thư được xếp lương theo ngạch tương ứng với trình độ đào tạo. Mỗi ngạch văn thư sẽ có các bậc lương tương ứng với từng hệ số lương khác nhau. Các ngạch văn thư cụ thể là:
- Ngạch văn thư chính (mã số 02.006) áp dụng bảng lương công chức loại A2 (nhóm 1)
- Ngạch văn thư (mã số 02.007) áp dụng bảng lương công chức loại Al
- Ngạch văn thư trung cấp (mã số 02.008) áp dụng bảng lương công chức loại B
Đối với công ty, doanh nghiệp tư nhân: Lương nhân viên hành chính văn thư sẽ được thoả thuận tuỳ theo trình độ, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng nghề nghiệp cũng như quy mô của doanh nghiệp. Mức lương nhân viên văn thư hiện nay thường dao động trong khoảng từ 6 – 8 triệu đồng/tháng.
Tìm việc làm nhân viên văn thư ở đâu?
Bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm việc làm nhân viên văn thư trên nhiều kênh thông tin khác nhau. Trong đó, những website tìm việc trực tuyến uy tín như ViecLamVui hiện là kênh đăng tuyển dụng và tìm việc làm nhân viên văn thư không lấy phí phổ cập và hiệu suất cao lúc bấy giờ .
ViecLamVui với hệ thống automation tìm và gợi ý việc làm phù hợp nhất cũng như ứng viên có thể chatnhanh trực tiếp với nhà tuyển dụng sẽ hỗ trợ bạn nhanh chóng tìm được việc làm nhân viên văn thư phù hợp với năng lực và kinh nghiệm của bạn.
