Khách sạn là một mô hình hoạt động giải trí kinh doanh thương mại mà cung ứng một lượng lớn những dịch vụ cho khách lưu trú như nhà hàng, chổ ở, đi lại, vui chơi … Lễ tân là trái tim của khách sạn nơi toàn bộ dịch vụ được nhu yếu bởi khách lưu trú, do đó, cần một mạng lưới hệ thống mà hoàn toàn có thể giúp lễ tân bán dịch vụ và theo dõi chúng hiệu năng và hiệu suất cao .
Hệ thống thông tin lễ tân là phân hệ quan trọng nhất của ứng dụng quản trị khách sạn. Vậy PMS là gì và vì sao nó có ích cho việc quản lý và vận hành – quản trị hoạt động giải trí khách sạn hiệu suất cao ? .
PMS – Phần mềm quản lý khách sạn là gì?
Property Managmement System ( PMS ) là một ứng dụng quản trị mạng lưới hệ thống quản trị thông tin giúp những phòng ban tối ưu hóa hoạt động giải trí kinh doanh thương mại trong khách sạn
Tại sao khách sạn cần sử dụng phần mềm quản lý khách sạn – PMS
Các nhân viên trong khách sạn cần sử dụng phần mềm vì
- Nó tích hợp tất cả các hoạt động quan trong của khách sạn vào trong một nền tảng chung
- Nó cung cấp thông tin tức thời về chổ ở, đặt phòng, nhà hàng, mini-bar, …
- Nó cung cấp thông tin sức khỏe kinh doanh mà rất hữu ích cho quản lý cấp cao để hoạch định muc tiêu kinh doanh cũng như đầu tư theo chiến lược tốt hơn
- Nó là đồn bẩy, thúc đẩy sự hiệu quả của các nhân viên lễ tân, kinh doanh hoạt động với hiệu suất và năng suất cao nhất
- Nó đơn giản hóa các hoạt động phức tạp hằng ngày
- Nó đem lại sự thuận tiện cho các nhân viên khách sạn cũng như khách lưu trú
Các loại phần mềm quản lý khách sạn
Có 2 loại phần mềm quản lý khách sạn
- Local PMS : loại phần mềm này bao gồm một lượng lớn yêu cầu về kỹ thuật như máy trạm, trung tâm dữ liệu, hệ điều hành, card mạng và thiết bị lưu trữ dự phòng bên ngoài
- Cloud-based PMS: loại phần mềm này về cơ bản máy trạm và thiết bị kết nối internet
Sự khác biệt giữa phần mềm Local và Cloud-based PMS
Local PMS
Cloud-based PMS
Sử dụng
Chủ khách sạn cần mua sắm phần cứng và phần mềm liên quan đến phần mềm quản lý khách sạn
Chủ khách sạn cần thuê bao đăng ký sử dụng phần mềm quản lý khách sạn
Yêu cầu kết nối internet
Không cần
Cần đường truyền internet tốc độ cao và ổn định
Hệ thống và truy cập
Phần mềm quản lý khách sạn và dữ liệu được triển khai trên một máy chủ mà tất cả các máy trạm sẽ kết nối đến
Phần mềm quản lý khách sạn và dữ liệu được triển khai trên hệ thống server dùng chung gọi là data center
Người sử dụng truy cập phần mềm trên hệ thống hoặc trên web site bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu
Yêu cầu nhân viên IT
Cần một nhân viên IT am hiểu về hệ thống máy chủ và máy trạm
Không cần
Ưu điểm
Không cần dựa vào một đường truyền internet
Giảm âu lo về bảo mật dữ liệu
Khả năng xử lý dữ liệu lớn nhanh
Giảm chi phí rất lớn để đầu tư cớ sở hạ tầng công nghệ thông tin ban đầu
Không cần nhân viên kỹ thuật hổ trợ sao lưu và bảo mật dữ liệu
Giá cả hợp lý khi thực hiện thuê bao định kỳ
Đơn giản và triển khai nhanh
Dễ dàng truy cập mọi lúc, mọi nơi
Tự động sao lưu và bảo mật dữ liệu
Tương tác với Web booking engine
Cập nhật tự động
Dễ dàng nâng cấp – mở rộng
Nhược điểm
Đòi hỏi hệ thống phần cứng phức tạp và tốn kém
Không thể truy cập từ xa
Chi phí duy tu và bảo dưỡng cao
Chi phí cho nhân viên IT trình độ cao để vận hành hệ thống khiến chủ đầu tư đâu đầu
Không phù hợp cho khách sạn mà không có đường truyền internet ổn định và tin cậy
Vấn đề bảo mật online
Xu hướng trong nền công nghiệp kinh doanh khách sạn
Đây là giải pháp truyền thống
Đây là giải pháp của thời đại công nghệ thông tin cho hiện tại và tương lai
Các phần mềm quản lý khách sạn phổ biến
Sophia PMS , Autoclerk, Skyware MSICloud, CloudPM, eZee Frontdesk, Hotelogix, Hetello, Hoteliga, OpenHotel, OPERA PMS
Những chức năng cơ bản của phần mềm quản lý khách sạn – PMS
PMS hổ trợ cho mỗi phòng ban, về cơ bản bao gồm các chức năng như bên dưới
Chức năng cho bộ phần Front Desk – Lễ Tân
- Quản lý đặt phòng – Reservation
- Đăng ký – Registration
- Tình trạng phòng
- Giao dịch tiền phòng và tiền dịch vụ – Room charge và extra charge
- Thanh toán
- Kiểm toán đêm
- Báo cáo
Chức năng cho bộ phận bán hàng và marketing – Sales và Marketing
- Quản lý đặt phòng cho khách lẻ và khách đoàn
- Hệ thống thông tin – dữ liệu khách lưu trú
- Lịch sử khách lưu trú
- Quản lý công suất – năng suất
- Thông tin công ty lữ hành – online booking
- Báo cáo liên quan chiến lược bán hàng – giá bình quân và thị trường
Chức năng cho bộ phận buồng phòng – Housekeeping
- Xử lý đồ thất lạc – Lost and found
- Tình trạng buồng phòng
- Charge dịch vụ giặc là, mini-bar
Chức năng cho bộ phận ăn uống – Food and Beverage
- Điểm bán hàng – POS
- Quản lý kho
- Báo cáo bán hàng
- Hóa đơn
Chức năng cho bộ phần nhân sự – HRM Department : Lưu trữ thông tin về ca làm việc, chấm công và đánh giá công tác
Chức năng cho bộ phận kế toán – Accounts
- Quản lý doanh thu và công nợ
- Tiền lương
Chức năng khác
- Tích hợp phần cứng như tổng đài điện thoại, khóa từ và hệ thống điện
- Tích hợp booking enginer trên website của khách sạn
Mối quan tâm của chủ khách sạn khi chọn phần mềm
- Số phòng trong khách sạn
- Nhu cầu quản lý chuỗi khách sạn
- Số nhân viên
- Hổ trợ của công ty cung cấp giải pháp phần mềm
Mối quan ngại khi chọn phần mềm quản lý khách sạn
- Chi phí mua phần mềm và bảo hành hàng năm
- Giao diện thân thiện và tính logic của công việc
- Tính mở rộng
- Khả năng hổ trợ và cập nhật phần mềm
Tham khảo
- Information System
