Hoạch định là gì? Lợi ích, chi phí & Các loại hoạch định – https://blogchiase247.net

Related Articles

Hoạch định là một trong những tính năng quản trị và là nền tảng của hoạt động giải trí quản trị. Tất cả những nhà quản trị trong mọi cấp bậc của tổ chức triển khai đều phải triển khai công tác làm việc hoạch định. Thông qua hoạch định, nhà quản trị chuẩn bị sẵn sàng cho tổ chức triển khai của mình những hoạt động giải trí thiết yếu nhằm mục đích đạt được thành công xuất sắc cả trong thời gian ngắn và dài hạn. Trong thiên nhiên và môi trường kinh doanh thương mại năng động như thời nay, hoạch định một cách có hiệu suất cao càng trở nên quan trọng hơn .

Định nghĩa hoạch định

Hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định và lựa chọn mục tiêu của tổ chức và vạch ra các hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu. Hoạch định là chức năng cơ bản nhất của nhà quản trị. Hoạch định thiết lập ra những cơ sở và định hướng cho việc thực thi các chức năng tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Khả năng lập kế hoạch cho từng cá nhân, nhóm hay tổ chức được xem là một trong sáu năng lực quản trị cần được phát triển để thích ứng với những đòi hỏi của công việc quản trị.

Hoạch định hoàn toàn có thể được định nghĩa sâu hơn nữa trên cả phương diện chính thức hoặc phi chính thức. Thuật ngữ hoạch định trong cuốn sách này ý niệm là hoạch định chính thức. Mục tiêu đơn cử được viết ra và được tiếp thị quảng cáo đến những thành viên tổ chức triển khai. Điều này nghĩa là những nhà quản trị phải định nghĩa rõ ràng con đường muốn đi .

Hoạch định là tiến trình chính thức của ( 1 ) lựa chọn viễn cảnh, thiên chức, tiềm năng chung cho cả thời gian ngắn và dài hạn ; ( 2 ) đặt ra tiềm năng cho những bộ phận, phòng ban hoặc thậm chí còn cá thể dựa trên tiềm năng tổ chức triển khai ; ( 3 ) lựa chọn kế hoạch hoặc giải pháp để đạt được những tiềm năng này ; và ( 4 ) phân chia nguồn lực ( con người, tiền tài, thiết bị và cơ sở vật chất ) để đạt được những tiềm năng khác nhau của kế hoạch và giải pháp .

Ngân sách chi tiêu và quyền lợi của hoạch định

Hoạch định là công dụng quản trị then chốt của mọi nhà quản trị ở bất kể tổ chức triển khai nào. Tuy vậy bên cạnh vai trò và những quyền lợi không hề phủ nhận thì hoạch định cũng yên cầu những tốn phí nhất định. Những tổn phí so với việc hoạch định tạo nên những rào cản khi thực thi công dụng này ở những nhà quản trị, và điều này cũng đồng nghĩa tương quan với việc không phải khi nào mọi người cũng ủng hộ việc hoạch định, và không phải khi nào việc hoạch định cũng mang lại thành công xuất sắc .

a. Lợi ích của hoạch định

Về mặt kim chỉ nan, hoạch định thường mang lại những sự thành đạt tốt hơn cho tổ chức triển khai. Về toàn diện và tổng thể, tiến trình hoạch định mang lại bốn quyền lợi chính : ( 1 ) sự phối hợp tốt hơn, ( 2 ) tập trung chuyên sâu tâm lý về tương lai, ( 3 ) kích thích sự tham gia, ( 4 ) mạng lưới hệ thống trấn áp hiệu suất cao hơn .

  • Sự phối hợp tốt hơn

Hoạch định cung ứng nền tảng thiết yếu cho sự phối hợp những hoạt động giải trí của một tổ chức triển khai. Hầu hết những tổ chức triển khai đều gồm có nhiều bộ phận và mỗi bộ phận này chịu nghĩa vụ và trách nhiệm góp thêm phần vào việc thành đạt tiềm năng chung của tổ chức triển khai .

  • Tập trung suy nghĩ về tương lai

Thực hiện tính năng hoạch định sẽ thôi thúc những nhà quản trị tâm lý về tương lai khi luôn xem xét những nguồn lực thiết yếu và những thời cơ tiềm tàng hoặc những củi ro mà tổ chức triển khai hoàn toàn có thể đương đầu. Nói cách khác, hoạch định là sẵn sàng chuẩn bị cho tổ chức triển khai quản lý và vận hành hiệu suất cao hơn trong tương lai .

  • Kích thích sự tham gia

Xây dựng và thực thi những kế hoạch của tổ chức triển khai một cách thành công xuất sắc yên cầu sư tham gia của tổng thể những thành viên trong tổ chức triển khai và tăng cường sự hợp tác của họ. Sự tham gia của mọi người trong quy trình hoạch định mang lại hai quyền lợi chính :

  • Hệ thống kiểm tra hiệu quả hơn

Hoạch định thiết lập những tiềm năng hoặc tiêu chuẩn và nhờ vậy tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho kiểm tra. Nếu những thành viên của tổ chức triển khai không chắc như đinh họ đang cố gắng nỗ lực đạt được điều gì thì làm thế nào họ hoàn toàn có thể xác lập được họ đã đạt được nó hay không ?

Lợi ích của hoạch định so với việc tạo lập mạng lưới hệ thống kiểm tra hiệu suất cao hơn được minh qua mối quan hệ giữa tiềm năng, những kế hoạch và hoạt động giải trí kiểm tra .

Quan hệ hoạch định và công tác kiểm tra

b. giá thành của hoạch định

Bên cạnh những quyền lợi mang lại, hoạch định cũng yên cầu những ngân sách nhất định. Những ngân sách này hoàn toàn có thể gây ra những khó khăn vất vả và những cản trở nhất định so với nhà quản trị khi triển khai công dụng này .

  • Thời gian quản lý

Tiến trình hoạch định yên cầu thời hạn và năng lượng quản trị. Nhà quản trị phải thao tác với nhân viên cấp dưới để nhìn nhận những nguồn lực hiện có, xác lập thời cơ và thiết lập tiềm năng tổ chức triển khai. Việc tích lũy, nghiên cứu và phân tích và diễn giải những thông tin như vậy khá tốn kém .

  • Trì hoãn trong việc ra quyết định

Một ngân sách tiềm tàng khác của hoạch định là nó hoàn toàn có thể làm cho việc ra quyết định hành động bị trì hoãn do phải xem xét nhiều biến số của tương lai tương quan đến những quyết định hành động đó. Sự trì hoãn hoàn toàn có thể gây ra thiệt hại khi mà sự thành công xuất sắc của tổ chức triển khai nhờ vào vào năng lực phản ứng nhanh gọn so với sự đổi khác .

c. Các vấn đề phê phán hoạch định chính thức

  • Hoạch định có thể gây ra sự cứng nhắc

Những nỗ lực hoạch định chính thức hoàn toàn có thể gắn chặt tổ chức triển khai vào những tiềm năng đơn cử phải thực thi trong thời hạn nhất định. Những tiềm năng này được thiết lập dựa trên những giả định là môi trường tự nhiên sẽ không đổi khác ( theo dự báo khi lập kế hoạch ) trong suốt thời hạn triển khai tiềm năng. Nếu những giả định này không đúng, những nhà quản trị thực thi kế hoạch hoàn toàn có thể gặp rắc rối .

  • Hoạch định không thể được xây dựng cho môi trường năng động

Nếu giả định cơ bản trong việc lập kế hoạch rằng môi trường tự nhiên không đổi khác là sai thì làm thế nào một người hoàn toàn có thể lập kế hoạch ? Quản trị sự không ổn định và quy đổi hiểm hoạ thành thời cơ yên cầu sự linh động và điều này có nghĩa là phải không bị ràng buộc bởi những kế hoạch chính thức .

Các loại hoạch định

Cách thức thông dụng nhất để miêu tả những kế hoạch là theo góc nhìn khoanh vùng phạm vi và đặc thù ( kế hoạch so với giải pháp ), khung thời hạn ( dài hạn so với thời gian ngắn ), đặc trưng ( xu thế so với đơn cử ) và mức độ liên tục sử dụng ( đơn dụng so với liên tục ). Hình sau diễn đạt mối quan hệ giữa những loại kế hoạch .

Các loại kế hoạch

a. Hoạch định kế hoạch

Hoạch định chiến lược là một tiến trình bao gồm (1) xây dựng sứ mệnh và viễn cảnh, (2) phân tích môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức, (3) hình thành mục tiêu chung, (4) tạo lập và chọn lựa các chiến lược để theo đuổi, và (5) phân bổ nguồn lực để đạt được mục tiêu tổ chức.

Đối với những tổ chức triển khai lớn hoạt động giải trí trong thiên nhiên và môi trường luôn không ổn định, có sự đổi khác nhanh gọn, thì hoạch định kế hoạch còn gồm có cả hoạch định dự trữ, có nghĩa là chuẩn bị sẵn sàng những điều kiện kèm theo để ứng phó với những đổi khác nhanh gọn và không như đã dự kiến ( cả tích cực hoặc xấu đi ) của môi trường tự nhiên hoàn toàn có thể ảnh hưởng tác động mạnh đến tổ chức triển khai và nhu yếu phải phản ứng nhanh gọn. Thông thường, chỉ nên xem xét một số ít hữu hạn những sự kiện ( thường là từ 3 đến 5 ) để lập kế hoạch dự trữ chính do quá nhiều sự kiện hoàn toàn có thể làm cho tiến trình hoạch định không hề quản trị được .

* Sứ mệnh và viễn cảnh

Sứ mệnh là mục đích hoặc lý do mà một tổ chức tồn tại. Một tuyên bố sứ mệnh liên quan đến việc những câu hỏi cơ bản, chẳng hạn như: (1) chúng ta kinh doanh cái gì? (2) chúng ta là ai? (3) chúng ta quan tâm đến cái gi? (4) chúng ta định làm gì? … Sứ mệnh có thể mô tả tổ chức theo khía cạnh về nhu cầu khách hàng mà nó muốn thoả mãn, hàng hoá hoặc dịch vụ cung cấp, hoặc thị trường mà tổ chức đang theo đuổi hoặc định theo đuổi trong tương lai. .

  • Cisco Systems: Cung cấp cho khách hàng, những nhân viên, các nhà đầu tư và các đối tác sự phát triển trong tương lai về internet bằng cách tạo ra các giá trị và cơ hội chưa từng có.
  • Dell Computer: Trở thành công ty máy tính thành công nhất trên thế giới dựa vào việc cung cấp kinh nghiệm tốt nhất cho khách hàng trên các thị trường mà phục vụ. Nhờ việc làm như vậy, Dell đáp ứng được sự mong đợi của khách hàng về chất lượng, dẫn đầu về công nghệ, giá cả canh tranh, đáp ứng cả các cá nhân và tổ chức, tốt nhất về dịch vụ và hỗ trợ linh hoạt theo yêu cầu chế tạo của khách hàng và ổn định về tài chính.
  • AT&T: Chúng tôi sẽ cống hiến cho thế giới tốt đẹp nhất, mang mọi người lại với nhau- làm cho họ dễ dàng tiếp cận với người khác và với những thông tin và dịch vụ mà họ muốn- bất cứ khi nào, bất kỳ nơi đâu.
  • Walt Disney: Làm cho mọi người hạnh phúc. (Một vài tổ chức phát triển tuyên bố viễn cảnh khác biệt với tuyên bố sứ mệnh của họ. Một viễn cảnh trình bày những khát vọng, những giá trị mong đợi và mục đích nền tảng của tổ chức, thường lôi cuốn sự nhiệt huyết và tâm trí của các thành viên trong tổ chức.)
  • Cisco Systems: Lãnh đạo nền kinh tế internet và trợ giúp mọi người thay đổi cách sống, làm việc, vui chơi và học tập.
  • Dell Computer: Có một sự khác biệt tại Đó là cách thức chúng tôi kinh doanh. Đó là cách thức chúng tôi tương tác với cộng đồng. Đó là cách chúng tôi diễn đạt thế giới xung quanh: nhu cầu của khách hàng, công nghệ tương lai và bầu không khí kinh doanh toàn cầu. Bất luận những thay đổi nào diễn ra trong tương lai đều là những định hướng hoạt động của chúng tôi.
  • Wal-Mart: Đem lại cho những người bình thường cơ hội mua cùng hàng như những người giàu.

* Mục tiêu

Mục tiêu của tổ chức triển khai là những điều mà tổ chức triển khai cam kết đạt được. Mục tiêu hoàn toàn có thể được diễn đạt cả về định lượng và định tính ( điều gì cần phải đạt được, cần đạt được bao nhiêu, và đạt được điều đó khi nào ) .

Một cách thức khác để thể hiện mục tiêu cho cá nhân, cho công việc hoặc cho tổ chức là sử dụng hướng dẫn S.M.A.R.T. Các tiêu chuẩn của S.M.A.R.T (Specific, Measurable, Attainable, Realistic và Timely) có nghĩa là cụ thể, đo lường được, có thể đạt tới được, thực tế và ấn định thời gian.

Cấp bậc của tiềm năng. Các tiềm năng trong tổ chức triển khai phân theo cấp bậc và việc đạt được những tiềm năng ở cấp thấp được cho phép đạt được những tiềm năng ở Lever cao hơn .

* Chiến lược

Là nhóm những hành vi hầu hết được lựa chọn và thực thi để đạt tiềm năng của tổ chức triển khai. Thách thức hầu hết so với những nhà quản trị là phải thiết kế xây dựng những kế hoạch mà tối thiểu là độc lạ với người mua và độc lạ với kế hoạch của những đối thủ cạnh tranh cạnh tranh đối đầu. Chiến lược sẽ có tác động ảnh hưởng to lớn khi nó quyết định hành động vị trí của tổ chức triển khai trên một hoặc nhiều góc nhìn so với đối thủ cạnh tranh cạnh tranh đối đầu .

* Phân bổ nguồn lực

Khi một tổ chức phân bổ nguồn lực, nó phân bổ tiền bạc, con người, cơ sở vật chất và thiết bị và các nguồn lực khác cho các chức năng và công việc khác nhau. Như một phần của tiến trình hoạch định chiến lược, phân bổ nguồn lực thường bao gồm việc đánh giá riêng tiền bạc, thông qua ngân sách, cho các mục đích khác nhau.

b. Hoạch định giải pháp

Hoạch định chiến thuật liên quan đến việc ra các quyết định: làm cái gì, ai sẽ làm nó và làm thế nào với thời gian 1 năm hoặc ít hơn. Nhà quản trị cấp trung và cấp tác nghiệp thường quan tâm nhiều đến hoạch định chiến thuật. Quá trình hoạch định chiến thuật thường bao gồm các hoạt động sau:

  • Phát triển các mục tiêu định lượng và định tính nhằm hỗ trợ thực hiện các chiến lược của tổ chức.
  • Xác định các hành động cần thiết để cải thiện tình hình hiện tại.
  • Phân bổ ngân sách cho các bộ phận chức năng, các khu vực và các dự án dưới sự hướng dẫn của các nhà quản trị cấp cao .

Biểu 1: Hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp2

Các khía cạnh so sánh Hoạch định chiến lược Hoạch định chiến thuật
– Mục đích – Bảo đảm hiệu quả và sự tăng trưởng trong dài hạn – Phương tiện để thực thi các kế hoạch chiến lược
– Đặc tính -Tồn tại và cạnh tranh như thế nào. – Hoàn thành các mục tiêu cụ thể như thế nào
– Thời gian -Dài hạn (thường 2 năm hoặc hơn) – Thời hạn ngắn hơn thường một năm hoặc ít hơn
– Tần suất hoạch định – Mỗi lần thường 3 năm – Mỗi lần sáu tháng trong năm
– Điều kiện để ra quyết định – Không chắc chắn và rủi ro – Ít rủi ro
-Nơi kế hoạch đầu tiên được phát triển – Nhà quản trị cấp trung đến cấp cao -Nhân viên, và gởi lên các nhà quản trị cấp trung gian
– Mức độ chi tiết -Thấp về mức độ chuẩn hóa – Cao

c. Khung thời hạn của kế hoạch

Thông thường những nhà nghiên cứu và phân tích kinh tế tài chính miêu tả hoàn vốn góp vốn đầu tư theo thời gian ngắn và dài hạn. Ngắn hạn là ít hơn 1 năm. Bất kỳ thời hạn nào dài hơn 5 năm được xếp là dài hạn. Nhà quản trị vận dụng thuật ngữ như vậy cho những kế hoạch. Sự khác nhau giữa kế hoạch thời gian ngắn và dài hạn đa phần về mặt cam kết thời hạn tương lai và những biến hóa mà tổ chức triển khai gặp phải .

d. Sự khác nhau giữa kế hoạch đơn cử và khuynh hướng

Hình như trực giác chỉ ra rằng kế hoạch đơn cử thường được ưa thích hơn kế hoạch định hướng. Các kế hoạch đơn cử xác lập một cách rõ ràng tiềm năng. Không có sự nhập nhằng, không có yếu tố với việc hiểu rơi lệch .

e. Sự khác nhau giữa kế hoạch đơn dụng và kế hoạch liên tục

Một vài kế hoạch dự tính chỉ sử dụng một lần ; một số ít khác được sử dụng liên tục. Có hai kế đơn dụng đa phần trong hoạch định là chương trình và ngân sách, nếu không kể tiềm năng cũng là một loại kế hoạch đơn dụng đơn thuần .

– Chương trình ( dự án Bất Động Sản ) : là một sự tổng hợp của nhiều loại kế hoạch để hoàn thành xong tiềm năng. Chúng là những phức hệ của những tiềm năng, những chủ trương, những thủ tục, quy tắc, những bước phải thực thi, những nguồn lực cần sử dụng và những yếu tố thiết yếu khác để triển khai chương trình hành vi đặt ra. Thông thường chúng được tương hỗ bằng những ngân sách thiết yếu. Các chương trình hoàn toàn có thể là những chương trình lớn hoặc nhỏ, chương trình chính và chương trình tương hỗ …

– Ngân sách chi tiêu : Là một bản tường trình những hiệu quả mong đợi được biểu lộ băng những số lượng. Các số lượng này được bộc lộ dưới dạng kinh tế tài chính hay số giờ lao động, số đơn vị chức năng mẫu sản phẩm, số giờ máy hoặc bất kể dạng nào được đo bằng số lượng. giá thành là một phương tiện đi lại của kiểm tra, nhưng lập ngân sách là lập kế hoạch .

trái lại, kế hoạch tiếp tục là liên tục. Chúng mang lại sự hướng dẫn cho những hoạt động giải trí được lặp lại trong tổ chức triển khai. Các kế hoạch tiếp tục trong tổ chức triển khai gồm có những chủ trương, quy tắc và những thủ tục .

– Chính sách : là những lao lý có công dụng hướng dẫn tâm lý hay đặt ra một khuôn khổ cho những hành vi khi ra quyết đinh. Các chủ trương hạn định ra khoanh vùng phạm vi triển khai quyết định hành động và bảo vệ rằng quyết định hành động sẽ tương thích và góp phần vào tiềm năng .

– Thủ tục : là những kế hoạch thiết lập một chiêu thức thiết yếu cho việc quản lý những hoạt động giải trí tương lai. Chúng có tác động ảnh hưởng hướng dẫn hành vi qua việc chỉ ra một cách chi tiết cụ thể giải pháp mà theo đó một hoạt động giải trí nào đó phải triển khai .

– Quy tắc : quy tắc lý giải rõ ràng việc hành vi hoặc không hành vi đơn cử, thiết yếu, không được cho phép làm theo ý riêng. Đây là loại kế hoạch đơn thuần nhất .

Quy tắc hướng dẫn hành vi mà không ấn định trình tự thời hạn. Bản chất của một quy tắc là nó phản ảnh một quyết định hành động quản trị mà theo đó, một hành vi nhất định nào đó phải được làm hoặc không được phép làm .

Chú thích:

  • 1 Stephen P.Robbins and David A.Decenzo, “ Fundamentals of management, essential concepts and applications” – 4th ed, Pearson Prentice Hall, 2004, p. 81
  • 2 Susan E. Jackson, Don Hellriegel and John W. Slocum, “Management- A competetency based approach, 10th ed, Copyright ©2005 by Thomson South-Western, p 197

More on this topic

Comments

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

Advertismentspot_img

Popular stories